Mettre en place une évaluation des collections

Tenter de mettre en place une évaluation des collections implique des contraintes logistiques et de problèmes de gestion des ressources et des relations humaines. En bibliothèque départementale, une définition affinée des missions du service devrait précéder toute réflexion sur la politique documentaire. A la BDP des Yvelines, seul le secteur des livres adultes a pour l'instant entrepris un bilan approfondi de l'existant. Au stade actuel, l'évolution se ressent essentiellement au niveau de l'état d'esprit de l'équipe, pas encore réellement dans les habitudes de travail. L'examen des différents résultats statistiques obtenus a fait naître une réflexion sur l'utilité d'une appréciation régulière et uniformisée des pratiques, ainsi que sur les nombreuses questions supplémentaires qu'elle induit.

Attempting to put in place an evaluation of collections implies a certain number of logistical constraints and problems of resource management and human relations. In regional libraries as elsewhere, a refined definition of the service missions must precede all considerations of documentation policy. In the regional library of Yvelines, only the adult book sector has, for the moment, adopted an enlarged plan from that existent. In the current stage, evolution relies essentially on the state of the morale of the employees, and not really on their working habits. The examination of different statistical results obtained has given rise to reflection on the utility of a regular appreciation and uniformity of practices, as well as on the numerous supplementary questions it induces.

Der Versuch einer Bestandsevaluierung beinhaltet eine Reihe logistischer Einschränkungen, Schwierigkeiten der Personalführung und zwischenmenschliche Probleme. Zusätzlich sollte in einer Departementsleihbibliothek wie auch anderswo, eine verfeinerte Auftragsbestimmung der Abteilung jeder Überlegung zur Dokumentarpolitik zugrundeliegen. In der Departementsleihbibliothek der Yvelines hat bis jetzt nur der Erwachsenensektor eine gründliche Dreijahresbilanz gezogen. Zum heutigen Zeitpunkt ist die Veränderung hauptsächlich in den Köpfen des Teams spürbar, bleibt jedoch noch ohne tatsächliche Auswirkungen auf die Arbeitsgewohnheiten. Die Auswertung der gewonnenen statistischen Ergebnisse hat Überlegungen zur Nützlichkeit einer regelmäßigen und vereinheitlichten Bewertung der Praktiken angeregt, als auch zu den zahlreichen Zusatzfragen die sie mit sich bringt.

La bibliothèque départementale des Yvelines (BDY), qui existe depuis 1947, soutient actuellement l’activité de 244 lieux de lecture répartis dans l’ensemble des communes du département.

Selon les statistiques de l’année 1997, parmi ces 244 petites bibliothèques, 64 sont classées dans la catégorie « bibliothèque municipale (BM) », telle que définie par la Direction du livre et de la lecture (DLL), ou dans la catégorie « bibliothèque-relais » : c’est-à-dire qu’elles ont un local spécifique, que ce local est meublé avec du mobilier de bibliothèque, qu’un budget d’acquisition est voté chaque année par la mairie ou l’association, que des personnes ayant reçu une formation professionnelle s’en occupent, et que, parmi ces personnes, certaines reçoivent un salaire ou une indemnisation pour ce travail. Outre ces bibliothèques municipales, la BDY a dans son réseau des écoles et des centres de documentation et d’information (CDI), quelques comités d’entreprise et maisons de retraite, les trois prisons des Yvelines, quelques associations spécialisées dans divers domaines.

Le développement de véritables bibliothèques municipales est une priorité dans les objectifs de la BDY. Pour aider à leur création et soutenir leur activité comme celle des autres lieux de lecture, elle a mis en place un certain nombre de services. Il s’agit de conseil à la construction, à l’aménagement, à l’informatisation et à la gestion, de formation à divers niveaux, de prêt d’expositions et autres supports d’animation, de publications bibliographiques en aide aux acquisitions, et, bien sûr, de prêt de documents.

L’organigramme de la BDY se répartit en trois sections et divers services liés aux activités listées ci-dessus : les sections livres adultes, jeunesse et discothèque, le service des expositions, celui de la formation, celui des publications, le secrétariat, et le service magasinage-bibliobus.

L’équipe est composée de vingt-cinq personnes 1. Tous les agents de la filière culturelle (sauf un des chauffeurs et un auxiliaire de bibliothèque) ont des fonctions de bibliothécaire depuis les acquisitions jusqu’au prêt, en ajoutant ou non à ces fonctions d’autres activités (conseil, animation et organisation de formations, publications, gestion d’exposition). Chaque personne occupant des fonctions de bibliothécaire a de plus en charge le suivi d’un certain nombre de lieux de lecture (aide à la gestion, prêt de documents en tournée ou en rendez-vous sur place à la centrale, réponse aux demandes de réservations).

Le fonds est d’environ 250 000 documents, dont 217 000 gérés par le système informatique. La BDY est informatisée depuis 1991 avec le logiciel Advance de la société GEAC. Aucun inventaire global n’a été réalisé depuis cette informatisation. Le chiffre total des prêts de documents « code-barrés » était de 154 374 pour l’année 1997.

En 1998, le budget d’acquisition de documents était de 1 490 000 F. S’y ajoute chaque année une subvention du Centre national du livre pour l’aide au développement des fonds de référence des petites bibliothèques, la « première année de fonctionnement » des petites BM créées l’année précédente et un fonds thématique pour la BDY.

Cet article détaillera la tentative d’évaluation des collections mise en place au secteur adultes de la BDY depuis 1996 (soit sur deux à trois années d’activité selon les données). La discothèque et le secteur jeunesse de la BDY ont également élaboré des statistiques, depuis longtemps pour la discothèque et depuis un an pour le secteur jeunesse, mais l’ensemble de ces données n’est pour l’instant ni coordonné (méthodes utilisées), ni compilé.

La problématique des acquisitions en BDP

Les bibliothèques départementales ont peu de contacts avec l’utilisateur final. La pratique du « prêt direct » est en régression au fur et à mesure que les communes ressentent le besoin de proposer sur place à leurs habitants leur propre bibliothèque municipale. Les interlocuteurs privilégiés des bibliothèques départementales de prêt (BDP) sont donc les responsables des divers lieux de lecture. Ceux-ci ont un niveau de formation professionnelle variable : parfois inexistant, parfois un diplôme de l’ABF (Association des bibliothécaires français), parfois un Certificat d’aptitude aux fonctions de bibliothécaire (CAFB) ou un concours de la filière culturelle territoriale. Les remarques qu’ils font sur les demandes de leurs publics sont, par conséquent, souvent considérées avec précaution, voire avec distance, par les équipes des BDP, à tort ou à raison.

La finalité des acquisitions est donc entourée d’un flou relatif. Une question de base devrait au moins être posée : la BDP doit-elle être capable de procurer avec exhaustivité à l’ensemble de ses correspondants l’équivalent d’un fonds de petite bibliothèque municipale avec sa « pulpe » et son « noyau » 2 ? Ou bien doit-elle être capable de compléter des fonds pour des demandes plus variées ou plus spécialisées sur certains domaines, en considérant que la base des collections est élaborée par les petites bibliothèques elles-mêmes avec leur propre budget d’acquisition ?

La réponse à cette question a des conséquences nombreuses sur l’ensemble du fonctionnement de la BDP. Répondre positivement à la première proposition implique une course permanente pour la satisfaction de tous les besoins en présence (244 « besoins » potentiels dans les Yvelines) : des acquisitions en nombre d’exemplaires multiples, un circuit du document extrêmement court pour pouvoir prêter les dernières nouveautés de librairie dans les délais que réclament les lecteurs, un service de desserte fréquent et rapide, éventuellement l’établissement d’une bibliographie standard des ouvrages à fournir à tous les nouveaux dépôts, etc.

Par ailleurs, l’augmentation du nombre des exemplaires entraînant moins de variété dans les titres, la conséquence probable est l’impossibilité, à moyen terme, de continuer à satisfaire les « vraies » bibliothèques municipales. Ces dernières, pourvoyant elles-mêmes aux acquisitions de nouveautés, cherchent, auprès de la BDP, des compléments pour répondre à des demandes plus complexes ou portant sur des ouvrages trop chers pour leur budget (livres d’art, supports autres que le livre…). Répondre positivement à la deuxième proposition conduit à l’abandon progressif des lieux de lecture non performants, c’est-à-dire ceux qui sont incapables de réaliser eux-mêmes des acquisitions adaptées à la demande de leur public faute de local spécifique et suffisamment ouvert, de collections suffisamment importantes, récentes et variées, de budget ou de formation professionnelle. Pour pallier ce problème, la BDP devra nécessairement développer activement ses offres de formation et de publications en aide aux acquisitions, et accroître les soutiens financiers du conseil général (subventions aux petites communes pour leur bibliothèque).

Dans la plupart des cas, on oscille entre ces deux options en permanence et on essaye de répondre aux besoins de tous les types de lieux de lecture. Le flou sur la finalité reste donc présent et les orientations données à la politique d’acquisition peuvent varier considérablement en fonction de la personnalité et de la culture des bibliothécaires de l’équipe.

Le secteur adultes en 1996

Début 1996, dans le secteur des livres pour adultes de la BDY, plusieurs constats semblaient pouvoir être faits, constats fondés sur l’observation des nouveaux documents arrivant régulièrement et sur les premières réunions de commande.

La grande majorité des acquisitions était constituée de documents de type « grand public », de livres pratiques, de romans en plusieurs exemplaires, la littérature étrangère traduite était bien présente, les ouvrages techniques et scientifiques et de gestion étaient pratiquement absents, ainsi que la science-fiction. La bande dessinée pour adultes et pour jeunes et les livres en grands caractères faisaient l’objet (et c’est toujours le cas) d’acquisitions spécifiques.

Par ailleurs, le budget était réparti entre plusieurs fournisseurs : deux libraires locaux dont l’un livrait mensuellement un office de 150 à 200 titres représentant un nombre assez restreint d’éditeurs, un grossiste parisien, des représentants de petits éditeurs et de livres soldés, des éditeurs de livres en grands caractères. Ce budget était dépensé au fur et à mesure des besoins, essentiellement en fonction des propositions des fournisseurs et de Livres Hebdo.

L’opinion communément répandue était que, chacun se fondant sur les emprunts des responsables de bibliothèque qu’il suivait, les acquisitions étaient assez proches des besoins du réseau.

Les réservations de documents étaient (et sont toujours) suivies par chacun pour les lieux de lecture dont il avait la charge : si un titre réservé manquait (quelle qu’en soit la raison), chaque bibliothécaire avait le libre choix de répondre par la négative à la demande ou de faire acheter le document. Aucun recensement global des réservations n’était effectué.

Objectifs et résultats attendus

Chaque année, les activités de la BDY font l’objet de deux rapports d’activité : l’un pour le conseil général, l’autre pour la Direction du livre et de la lecture (DLL). Chacun de ces rapports reste très général quant aux types et à la quantité de documents achetés et prêtés. On y distingue essentiellement les publics adultes et jeunesse et les différents supports imprimés, sonores ou autres. Cela donne une idée très globale du fonctionnement, ce qui est effectivement l’objectif de ces rapports, mais ne permet pas de suivre les pratiques de constitution des collections en détail.

Afin de rationaliser le fonctionnement, de mieux savoir où nous allions (et peut-être aussi où nous voulions aller et comment y aller), d’être plus pertinent dans le service que nous devions rendre en mettant en adéquation les moyens et les besoins, de pouvoir en outre rendre des comptes et justifier de nos choix sur des bases solides, une évaluation chiffrée de l’activité de la BDY liée aux collections a semblé incontournable. On pouvait ainsi envisager de résoudre au moins en partie le flou sur la finalité des acquisitions, d’évaluer l’adéquation entre l’offre et la demande, d’éclairer donc à la fois le chemin emprunté et la direction prise. Cela passait par un bilan global, basé sur l’état réel des collections, les chiffres de prêts, la répartition du budget, etc., complété par une analyse des besoins et, en corollaire, une analyse des pratiques.

La difficulté de mise en œuvre est venue, d’une part, des moyens techniques que nous avions à notre disposition (main d’œuvre formée ou non aux techniques statistiques, outils logiciels) et, d’autre part, des habitudes de travail des uns et des autres (méthodes de sélection et de commandes, rapports avec les fournisseurs, mode d’utilisation du catalogue, rapports de chacun avec les lieux de lecture dont il assure le suivi, etc.). Il a donc fallu jouer sur deux tableaux : améliorer les moyens techniques quand le besoin s’en est fait sentir et essayer de ne pas forcer trop vite les habitudes pour ne pas se trouver face à un rejet global de la tentative.

Plusieurs points devaient être mis à plat pour réaliser un premier examen du fonds :

– la répartition des collections existantes par domaines ;

– la répartition des acquisitions annuelles par domaines (en nombre d’exemplaires et en budget consacré) ;

– la répartition du désherbage annuel par domaines.

Par ailleurs, la répartition du budget par fournisseur et par modalité d’acquisition devait rendre compte des pratiques. La répartition des prêts par domaines et par types de lieux de lecture permettait ensuite d’évaluer les besoins, bien que de manière partielle. Plusieurs années de comparaison étaient de toute façon nécessaires pour suivre l’évolution et avoir un aperçu plus juste de la réalité. On devait pouvoir ainsi observer les efforts faits et les points à surveiller, en fonction d’orientations à définir au départ.

Il est cependant difficile de définir des orientations à l’avance sans avoir une idée un peu précise de l’état des lieux, d’autant plus que le choix initial sur les objectifs généraux de l’activité de la BDP n’a pas été fait (cf. la question de base préalable supra).

Par conséquent, on part d’un certain nombre d’idées préconçues sur ce que devrait être une bonne gestion. L’examen attentif de ces différentes statistiques mène peu à peu à une vision plus claire de ce qui est adéquat et de ce qui ne l’est pas dans les a priori de départ. D’autres questions apparaissent ensuite, découlant des résultats obtenus, et les méthodes de compilation des données comme le choix des données à compiler, évoluent d’une année sur l’autre.

La méthode

Nous avons donc démarré un peu à l’aveuglette, en rassemblant d’abord dans des tableaux un certain nombre de chiffres sur l’état des collections.

Première difficulté : le logiciel Advance (Société GEAC) ne nous permettait pas d’obtenir des statistiques affinées en standard. Le module réservé à cet usage, théoriquement prévu pour répondre aux demandes de la DLL, ne semblait pas pouvoir être utilisé comme nous le souhaitions. Il a donc fallu procéder à des interrogations à l’aide du langage du système de gestion de la base de données (Universe®), langage maîtrisé par un seul membre de l’équipe. Ces interrogations prennent à chaque fois un certain temps ralentissant le travail sur les autres postes.

A la fin de la troisième année de pratique, nous commençons à savoir exactement comment poser les questions et lesquelles abandonner parce que trop coûteuses en temps ou donnant des résultats aléatoires. En effet, certains descripteurs aux noms évocateurs pour nous, élaborés en standard par le fabricant, pointent en fait sur d’autres données que sur celles auxquelles nous pensions : nous devons éviter de les utiliser ou nous pencher de manière plus approfondie sur le langage pour créer nous-mêmes nos propres descripteurs. Cette première difficulté a aussi mis en évidence la nécessité de réunir nos compétences pour mener à bien ces interrogations.

Il est vrai que, dans l’idéal, une méthode d’évaluation devrait être définie avant informatisation : des choix faits en matière de paramétrage, de création informatisée de sections, de fonds et de cotes découlent les possibilités ou les impossibilités de comptabilisation. On arrive néanmoins à obtenir des résultats en utilisant la recherche sur chaînes de caractères, mais c’est souvent plus long et quelquefois très variable ou non pertinent 3.

Deuxième difficulté : le choix de ne pas utiliser le module Acquisitions d’Advance, décision prise une première fois en 1991, après l’achat du logiciel et une première journée de formation. Nous souhaitions des statistiques, et une gestion informatisée semblait le seul moyen d’en obtenir ; mais la mise en place de ce module aurait nécessité une organisation du circuit du document très différente, sur l’ensemble de la BDY et pas seulement en secteur adultes, et la saisie des suggestions d’achat de manière centralisée, directement en UNIMARC, sur deux à trois pages-écrans. Cela semblait beaucoup trop lourd étant donné notre mode de fonctionnement et nous n’étions de plus pas sûrs d’obtenir au final les statistiques désirées, vu les difficultés que nous avions déjà sur la partie catalogue. Cette décision a donc entraîné l’impossibilité d’obtenir des statistiques d’acquisitions par le logiciel de gestion de bibliothèque. Les questions posées sur le nombre de notices bibliographiques créées dans le catalogue sur une période donnée apportaient des résultats variables selon la date d’interrogation. Les données obtenues de cette manière ont fini par être considérées comme inadaptées pour le comptage des documents acquis.

Nous avons alors introduit un système parallèle. Ce système a été mis en place en 1998 en combinant l’utilisation du cédérom Électre et du tableur Microsoft Excel. Il a malheureusement lui aussi ses lourdeurs et crée une charge de travail supplémentaire assez importante, mais il nous a permis de suivre les dépenses et leur répartition de manière très affinée (cf. encadré ci-dessus).

Troisième difficulté : le manque d’habitude de l’équipe de voir les activités du service « mises en statistiques », en dehors du rapport annuel réalisé pour le conseil général et distribué à l’ensemble du personnel. Plusieurs tentatives avaient déjà été réalisées sur des sujets divers, en particulier sur la demande en matière de réservations. Les résultats rassemblés restaient partiels, peu nombreux et, de fait, inutilisables. De manière générale, l’objectif et l’intérêt de ce type d’enquête pour le fonctionnement de l’établissement semblaient ne pas apparaître clairement à tout le monde. A l’heure actuelle, le personnel reste d’ailleurs divisé sur ce point.

Quatrième difficulté : la compétence variable de l’équipe en matière de bureautique. Début 1996, la BDY venait de recevoir ses trois premiers PC équipés pour l’utilisation d’Advance. Nous leur avons ajouté des logiciels de bureautique. Par la suite, les terminaux installés depuis 1991 commençant à flancher les uns après les autres, la BDY a vu son parc de micro-ordinateurs se développer à grande vitesse en quelques mois. Au début cependant, la formation du personnel n’a pas suivi. En secteur adultes pourtant, la mise en place du nouveau système de suivi des acquisitions nécessitait la participation de chacun. Nous avons donc utilisé les stages du département des Yvelines pour l’acquisition des bases ; de plus, ceux qui possédaient déjà des notions plus ou moins approfondies ont aidé les autres à se former. Par ailleurs, nous avons bénéficié de l’arrivée dans l’équipe d’une assistante bien formée en informatique, qui a largement contribué à cette mise à niveau et a réalisé la petite application qui nous permet de comptabiliser les documents réceptionnés en secteur adultes sur Excel. Cette application a ensuite été adaptée pour être utilisée de manière variable dans chaque section.

Quelques résultats

De cette façon, un certain nombre de résultats ont pu être rassemblés et comparés sur ces deux dernières années.

Le budget

La comparaison entre les répartitions budgétaires 1997 et 1998 pour l’ensemble de la BDY figure dans le graphique 1 ci-contre.

En dehors des budgets des sections, des enveloppes spécifiques ont été distinguées dans le budget dit « de documentation générale », en fonction d’objectifs particuliers. Certaines enveloppes sont gérées sous la responsabilité d’une seule personne 4, d’autres sont transversales et se répartissent à l’amiable entre les sections selon les besoins de chacune : le fonds théâtre 5 et les usuels, par exemple. Le budget « multimédia » a été créé pour l’achat de vidéos et de cédéroms destinés à être insérés dans des lots de documents en soutien aux animations ou pour la bibliothèque profes- sionnelle. La BDY n’a pas de véritables fonds vidéos et cédéroms. Par ailleurs, un rééquilibrage a été réalisé entre les différents secteurs sur l’année 1998, suivant les dépenses de l’année précédente et des projets de l’année à venir.

Au sein de la section livres adultes, un premier type de résultat budgétaire s’est révélé intéressant à observer, bien que peu satisfaisant d’un point de vue déontologique en ce qui concerne la répartition par fournisseurs. Sur trois années d’activité, nous avons pu constater une dégradation progressive de nos rapports avec la librairie locale malgré nos souhaits. En 1996, nous faisions appel à deux libraires locaux : l’un d’entre eux assurait avec une grande fiabilité une partie de nos commandes, l’autre nous proposait un choix varié et des conseils dans sa librairie. A eux deux, ils se partageaient 53 % de notre budget. Une centrale d’achat recevait 27 % du restant, par ailleurs réparti entre livres en grands caractères et représentants divers.

En 1997, la part des deux libraires locaux s’est un peu réduite (37 %) pour faire la place à des livres reliés, achetés à la société Biblioteca et à un peu plus de livres en grands caractères acquis directement auprès des éditeurs spécialisés. Début 1998, la BDY est passée en procédure de marché pour la fourniture de livres et documents sonores. Nous avons pu affiner le découpage par lots en nous fondant sur les pratiques d’acquisition de la section, constatées les deux années précédentes (cf. graphique 2 ci-dessous).

Malheureusement, les bonnes intentions concernant la protection de la librairie locale n’ont pu tenir face aux remises accordées par les centrales d’achat qui ont obtenu les lots les plus importants. De plus, la rigidité des procédures administratives liées aux marchés est difficile à respecter par les petites structures qui voient leurs factures régulièrement rejetées pour non-conformité. Finalement, la rapidité, le sérieux et les réponses adéquates de l’une des centrales d’achat, bien habituée à travailler avec les bibliothèques, ont fait basculer le budget en sa faveur, malgré les axes définis au départ. Ce point est une des questions qui doivent être débattues lors des premières réunions de la section en 1999. Une augmentation de la part prévue pour les commandes hors marché aux petits éditeurs est par exemple envisagée.

Parmi les autres données compilées, la répartition par éditeurs, comparée à leur production, n’a pour l’instant pas encore été étudiée en détail. Comme on pouvait s’y attendre cependant certains semblent sur-représentés 6, d’autres sous-représentés 7. Il faudra faire la part de la capacité de diffusion et de distribution de chacun et du coût et du niveau de spécialisation de leurs ouvrages avant de pouvoir réellement tirer partie des résultats pour réorienter (éventuellement) les achats 8.

Une autre des difficultés rencontrées lors de cette compilation, et qui nécessite un travail de tri préalable, est le manque de normalisation dans la saisie des noms des éditeurs. Cela va nous donner l’occasion de créer une « liste d’autorité » utilisable par toute la BDY, y compris en catalogage. Il faudra légèrement contourner les normes de description bibliographique. Notre logiciel n’indexe pas pour l’instant les noms d’éditeurs, mais cela doit pouvoir être envisagé dans le futur.

Les acquisitions

Comme il a été dit plus haut, les statistiques d’acquisitions des années 1996 et 1997 ont été établies sur la base des nouvelles créations de notices dans le module Catalogage d’Advance. Bien qu’elles ne puissent pas être considérées comme totalement fiables, étant donné les variations dans les résultats selon les périodes d’interrogation, elles donnent un ordre d’idée de l’évolution dans ce domaine. Pour 1998, les statistiques réalisées sur Excel ont pu être utilisées.

Nous constatons pour le moment un manque apparent de continuité que nous pensons dû au travail en cours sur la politique documentaire.

Une comparaison a par ailleurs été réalisée avec la production éditoriale dans chaque domaine. En ce qui concerne les documentaires, la plupart du temps acquis par le secteur adultes en un seul exemplaire, la comparaison est valable avec les données d’exemplaires compilées pour le moment. Pour la fiction, nous allons, à partir de 1998, compter également le nombre de titres. Nous avons ainsi pu constater qu’il était là aussi très difficile de réaliser des acquisitions représentatives de la production éditoriale par secteurs. Dans certains domaines, cela peut paraître normal ou même souhaitable étant donné la surproduction (en sciences humaines, par exemple).

Nous essayons d’ailleurs de freiner encore les commandes, car la demande est loin de suivre dans les petites bibliothèques comme cela apparaît dans les statistiques de prêt (cf. infra).

Dans d’autres domaines, cela peut paraître regrettable, car le choix en rayon reste très limité (en sciences exactes et techniques notamment).

Cependant, la production est souvent très spécialisée dans ces secteurs, et il faut une grande attention et de bons instruments bibliographiques pour renverser la tendance tout en apportant des documents adaptés au public de la BDY.

Pour pouvoir réellement réfléchir et tirer des conclusions pour la politique d’acquisition, une mise à plat de chaque domaine semble nécessaire, avec un rapprochement, dans une même grille, des différents chiffres obtenus.

Souhaits des responsables de petites bibliothèques

Ont été comparées les acquisitions par domaines et la demande formulée par les dépositaires. Une petite enquête sur questionnaire a en effet été réalisée en 1998 auprès de l’ensemble de notre réseau pour connaître les souhaits en matière d’emprunts de livres pour adultes. Dans certains cas, les réponses au questionnaire ne recouvrent pas exactement les classes de la Dewey ; nous avons cherché à employer un vocabulaire plus quotidien : les romans ont été subdivisés par grands types comme peuvent le faire des lecteurs (romans historiques, prix littéraires, thrillers, etc.) et les documentaires n’ont pas tous été détaillés (une rubrique « autres à préciser » était bien sûr proposée). Avec ces nuances, les résultats sont tout à fait significatifs et sont, qui plus est, les premiers du genre dans l’histoire de la BDY. Certains de nos correspondants nous ont d’ailleurs remerciés de leur demander leur avis.

Au vu des résultats comparatifs, la BDY achète un peu trop de romans et de romans policiers par rapport à la demande, pas assez de biographies et, curieusement, pas assez de sciences humaines. De même, la BDY achète un peu trop de sciences appliquées et, de manière plus attendue, pas assez de sciences exactes. Ces conclusions sont à nuancer toutefois avec les chiffres des prêts qui infirment quelquefois ces intentions formulées sur questionnaire. On se pose alors diverses questions sur l’adéquation du vocabulaire employé, la compréhension et les représentations de la personne qui a répondu et, en somme, la qualité du dialogue que nous avons en règle générale avec nos responsables de petites bibliothèques. 66 dépôts ont néanmoins retourné le formulaire adressé à l’ensemble des 244 lieux de lecture du réseau. Si on considère qu’une bonne partie des écoles et des CDI pouvaient ne pas se sentir concernés, cela constitue un pourcentage de réponses assez satisfaisant et représentatif. De plus, une répartition de ces souhaits d’emprunts par type de dépôts a été réalisée (cf. graphique 4 ci-dessus).

Nous pouvons éprouver un certain plaisir devant le fait que les demandes les plus équilibrées, faisant appel à tous les types de documents, avec une part de documentaires un peu plus large, proviennent des bibliothèques les plus importantes de notre réseau. Ce sont en particulier les deux catégories de bibliothèques qui préfèrent venir à la centrale et la catégorie qui emprunte le plus en tournée. Les résultats sur les divers (DS3) et les écoles (SA1) sont d’un intérêt relatif, car un seul dépôt dans chaque catégorie a répondu à l’enquête.

Les prêts

L’étape suivante est logiquement l’étude des prêts par domaines. Les chiffres doivent eux aussi être comparés avec les acquisitions pour établir la pertinence de nos choix. Nous ne perdons toutefois pas de vue que la BDP est plutôt dans une logique de l’offre et que nous sommes aussi là pour apprendre aux responsables de petites bibliothèques à diversifier leurs collections et à dépasser la simple réponse à la demande (cf. graphique 5 ci-dessous).

On constate une augmentation globale des prêts, plus ou moins importante par secteur, sauf en biographies et en sciences de l’information (classe 0). Une baisse draconienne peut être observée en sciences humaines (classe 3) et en histoire et géographie (classe 9). Deux années ne suffisent toutefois pas à se rendre compte d’une évolution.

Les chiffres de la catégorie histoire ont posé beaucoup de problèmes lors de l’interrogation sur Advance sans que nous ayons pu en déterminer la cause : il n’est pas certain que le chiffre de 1996 soit exact. En sciences humaines également, nous avons eu un certain mal à faire la différence dans la base entre « toutes les cotes commençant par 3 » jusqu’à 399.99 et « toutes les cotes commençant par 3 » jusqu’à 309.99. Ce n’était pas tant un problème de logiciel qu’un problème de choix de la structure de la phrase d’interrogation.

La fiction semble en augmentation importante. On note en particulier le bond dans le domaine de la science-fiction, bond tout à fait réel, également constaté cette année au niveau des demandes, dans les bibliobus comme à la centrale. Au-delà des chiffres, cela correspond à un effort dans les acquisitions, le désherbage, mais aussi en matière de formation et de publication de bibliographies. Le fonds a été mis à jour, les documents trop anciens éliminés, les textes importants rachetés à leur réédition : nous avons profité d’une part de la politique de réédition systématique mise en place par Denoël, d’autre part de la sélection de classiques reliés proposés par Biblioteca. Une journée sur ce thème a été organisée, accompagnée d’une bibliographie de référence et d’une sélection de nouveautés. La formation s’est également développée dans le cadre des cours ABF, dont la BDY est un des centres. L’afflux soudain d’informations dans ce domaine, souvent mal connu, a manifestement permis de développer l’intérêt de nos correspondants.

Il apparaît incontestable qu’un simple effort sur les acquisitions ne peut suffire pour augmenter la demande et pousser les dépositaires à développer leurs collections dans tel ou tel champ. Les bibliothèques départementales n’ont pas la possibilité de réaliser des « tables de nouveautés » comme en bibliothèque municipale, mais nous pouvons mettre en valeur certains secteurs par d’autres moyens : le réaménagement des bus ; la formation du personnel afin de développer son intérêt et de lui faciliter le conseil aux responsables de petites bibliothèques ; des bibliographies thématiques succinctes, très ciblées et largement distribuées, etc.

Taux de rotation

Le taux de rotation est un élément important d’information sur la vie et la valeur du fonds. En bibliothèque départementale, un pourcentage très important des collections (de 40 à 60 % selon les secteurs) est en permanence à l’extérieur, en dépôt dans les petites bibliothèques.

Savoir ce qui sort le plus et le moins permet non seulement d’ajuster les acquisitions, mais aussi d’organiser les magasins de manière rationnelle, adaptée au turn over. Le rangement est, comme en bibliothèque municipale, une fonction majeure, mais ici on manipule plusieurs centaines de documents à chaque session de prêt et ne pas pouvoir les mettre en rayons parce que ceux-ci sont trop pleins pose de très gros problèmes.

Les secteurs dont les chiffres de prêt étaient les plus élevés ont aussi un taux de rotation important, presque alarmant en fiction puisqu’il frise les 70 % pour le roman policier et la science-fiction. Les chiffres de l’année 1998 devraient être plus raisonnables, les budgets d’acquisition dans ces domaines ayant été fortement augmentés.

L’hypothèse émise en effet était que ce fort taux de rotation provenait d’une insuffisance des collections en nombre de titres. En sciences de l’information, en sciences humaines et en histoire, le taux de rotation a en revanche fortement baissé d’une année sur l’autre. L’hypothèse a cette fois été que c’est la qualité du fonds qui était en cause, hypothèse cependant plus difficile à vérifier. Ces secteurs vont devoir faire l’objet d’une surveillance attentive en 1999, si les chiffres ne se sont pas améliorés en 1998 malgré le désherbage.

En examinant les statistiques de prêt et de rotation par secteurs sur deux années, nous avons tenté d’élaborer une répartition budgétaire cohérente et détaillée, à partir de 1998. Certains ajustements ont été faits en cours d’année (légère augmentation du budget alloué aux romans, diminution du budget alloué à la cote 800). Nous avons pu dès le début d’année 1999 comparer les intentions aux résultats (cf. graphique 6 ).

État global de la base

La base augmente relativement peu. C’est assez souhaitable puisque le chiffre global des prêts évolue doucement et que la surface de stockage ne peut être agrandie. A cette étape, une autre question se pose : la BDP doit-elle considérer comme un indicateur de performance l’augmentation annuelle du chiffre total de ses prêts ? Autrement dit, sa mission est-elle de prêter toujours plus ?

Un réseau de petites bibliothèques municipales ne peut se développer indéfiniment sur un département. Au bout de quelques années d’existence de la BDP, le maximum de lieux de lecture à soutenir doit être atteint.

C’est donc la qualité de fonctionnement qu’il faut alors viser. Comme il a été dit plus haut, cette qualité passe par des locaux adaptés, de la formation pour le personnel et un budget d’acquisition suffisant. A terme, par conséquent, les prêts ne peuvent que diminuer, ce qui justifierait la réduction progressive des collections de la BDP, au profit des activités de conseil et de formation.

Le désherbage

Étant donné les problèmes de rangement déjà évoqués, un désherbage régulier des collections découle logiquement de l’étude des taux de rotation d’une part, et du constat effectué quotidiennement en rayon par nos chauffeurs d’autre part. Le désherbage systématique de tous les secteurs est par conséquent organisé chaque été. De plus, un tri est fait au long de l’année parmi les exemplaires abîmés ou dépareillés. Plusieurs milliers d’ouvrages sont ainsi éliminés. Ceux qui sont encore en bon état et qui ont un contenu valable (non périmé) sont proposés en don à nos dépôts (cf. graphique 7 ci contre).

Dans certains secteurs, l’adéquation éliminations/acquisitions a été réalisée durant l’année 1997 : romans policiers, science-fiction, sciences de l’information, sciences humaines, art, histoire. Dans d’autres secteurs, l’état du fonds a nécessité un désherbage plus important, qui ne pourra être compensé par les acquisitions que sur plusieurs années (cas des sciences exactes) pour les raisons de limitation de la production éditoriale, évoquée plus haut.

Quand le choix dans le rayon devenait vraiment trop limité, nous avons placé dans une « réserve » certains titres au contenu périmé ou dont l’état laissait à désirer, mais dont l’auteur était important, ou dont il n’existait pas de réédition.

L’objectif a été, ces trois dernières années, de « rénover » les collections adultes : éliminer ce qui avait mauvaise apparence ou était manifestement périmé, éliminer aussi les exemplaires trop nombreux et inutiles qui donnaient une impression d’encombrement.

Les mouvements de la base sur deux années

Le graphique 8 ci-dessous apporte une vue d’ensemble des changements globalement intervenus sur les collections adultes en deux ans. On peut y apprécier d’emblée le travail réalisé. Là encore, deux années d’activité sont bien insuffisantes pour déterminer une tendance et en tirer les conséquences. En ce qui concerne l’augmentation des prêts, un examen systématique de la répartition par types de publics est envisagé pour les années à venir, dans l’optique de l’évaluation des besoins. Le graphique 9 ci-dessus permet en effet de constater que les prêts suivent bien la politique de développement des lieux de lecture qui a été mise en place.

Il est très difficile de savoir à ce stade ce que sera la politique documentaire de la bibliothèque départementale des Yvelines dans les années à venir. Nous avons un certain nombre de convictions sur lesquelles nos choix des deux dernières années ont été fondés : les responsables de petites bibliothèques doivent être de mieux en mieux formés et responsabilisés, afin d’être capables, par eux-mêmes et avec notre aide, de constituer des fonds de bibliothèques municipales encyclopédiques et pluralistes adaptés à leurs publics ; nos collections de BDP doivent par conséquent être vivantes, régulièrement désherbées, et, tout en suivant de près la demande du réseau, permettre la découverte et le développement d’autres domaines éditoriaux.

Par ailleurs, les chiffres sont des données de base dont on ne peut se passer pour commencer à réfléchir. La manière de les rassembler, de les comparer entre eux, de les interpréter, s’ajuste sur la durée, surtout si l’on en discute à plusieurs et si l’on observe parallèlement la réalité du terrain, les réactions humaines.

Par conséquent, la mise en place d’un dispositif d’évaluation demande énormément de temps, des moyens techniques, du développement de compétences et de la constance car, pour obtenir des résultats utilisables, il faut maintenir le même cap sur une certaine période, même si on n’est pas sûr de suivre la bonne route.

Janvier 1999