entête
entête

Normalisation documentaire

Le défi de l'électronique

Annie Le Saux

L'Afnor recrute. En effet, la normalisation n'attire pas assez de vocations. C'est en partie pour en susciter que l'Association française de normalisation avait organisé le 22 septembre dernier, à la Bibliothèque nationale de France, une journée d'étude sur la normalisation documentaire. Cette journée avait également pour objectif de diffuser une information transversale auprès des membres des commissions de normalisation, « afin que chacun puisse déborder sa spécialité en s'informant des travaux voisins », comme l'a précisé en introduction Geneviève Boisard, présidente de la Commission générale de l'Afnor, CG 46 « Information et documentation ».

L'intérêt de la normalisation n'est plus à démontrer, encore moins dans un monde de l'information où, malgré les frontières abolies, les différences de langues, de matériels et de logiciels… rendent les échanges difficiles à réaliser. En conclusion de son intervention, Geneviève Boisard a souligné également la nécessité « d'augmenter l'audience et la crédibilité des positions françaises vis-à-vis d'une situation internationale largement dominée par le monde anglo-saxon ». Car l'information, et surtout l'information électronique, s'échange de plus en plus en anglais. Car l'information, et surtout l'information électronique, s'échange de plus en plus en anglais.

Activité des commissions

Huit commissions de normalisation ont été présentées par leurs présidents respectifs, qui en ont retracé l'historique, en ont fait le bilan et dessiné les perspectives.

Les commissions de normalisation s'efforcent de réunir, autour de préoccupations communes mais d'intérêts souvent divergents, des membres d'origine professionnelle ou culturelle diverse – bibliothécaires, documentalistes, archivistes, producteurs, éditeurs, utilisateurs… Enjeux scientifiques, économiques et bibliothéconomiques se mêlent et s'affrontent jusqu'à aboutir à des compromis conciliant toutes les parties. Si de nombreux travaux sont en cours d'examens au sein des commissions, certains ont abouti, souvent après un temps assez long, à des traductions en français de normes internationales, ou à l'élaboration de normes françaises 1.

L'âge des commissions de normalisation varie suivant les évolutions des professions de l'information et de la documentation. La commission nationale 3, par exemple, intitulée Modélisation conceptuelle des données, a été créée en 1996, afin de regrouper en une seule commission différentes normes concernant les documents électroniques, qui étaient, auparavant, placées sous la responsabilité de cinq commissions différentes. Responsable entre autres du vocabulaire, la CN 3 rédige actuellement, sous la direction d'Arlette Boulogne, une nouvelle édition du vocabulaire français de la documentation, qui devrait voir le jour fin 1999. Responsable également des normes de catalogage françaises, cette commission mène une réflexion sur l'avenir des normes ISBD.

L'essor de l'électronique

Le support privilégié de l'information étant de plus en plus l'électronique, plusieurs commissions travaillent à faciliter l'identification – le marquage des documents fait partie de la réflexion de la CN 6, Numérotation et identification –, le signalement, l'échange – la CN 4, Réseaux et interconnexion, articule ses travaux autour de 3 axes : l'interrogation des banques de données, le prêt entre bibliothèques et l'échange de documents numérisés – et la conservation de ce type de documents. La CN 7, Structure logique et physique de l'information, suit de près ces évolutions et, comme le souligne Catherine Lupovici, de chez Jouve, s'emploie à « lancer de nouveaux travaux indispensables pour accompagner l'évolution des publications électroniques, tout en maintenant des normes qui ont fait leur preuve et qui sont encore utilisées pour les publications papier ».

Ces domaines indispensables, parfois arides, toujours en perpétuel développement, nécessitent une fonction de veille permanente, dont les formations ne devraient pas faire l'impasse.

Bien que faisant partie des ressources plus traditionnelles, les archives, dont a la charge la CN 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires, voient leurs problématiques accrues par l'essor de la documentation électronique. Ensemble de documents, quels que soient leur âge, leur forme et leur support, produits par un organisme dans l'exercice de ses activités, les archives se définissent par trois âges. Les lettres font partie des archives courantes, les archives intermédiaires, elles, n'ont pas d'utilité quotidienne, alors que les archives définitives ont un intérêt patrimonial et juridique à très long terme 2.

Les travaux du sous-groupe Responsabilités, dans lesquels bien des bibliothécaires devraient puiser un enseignement, visent en effet à faciliter les actions de tri et d'inventaires en incitant à prendre dès le départ, c'est-à-dire dès la création même du document, la décision de ce qui doit être conservé. Afin que les documents ne leur parviennent plus dans un grand désordre et en de multiples exemplaires, les archivistes ont développé un certain nombre de stratégies, commençant par la formation des personnes à l'intérieur même des entreprises et des administrations.

Cette journée a permis de prendre conscience de l'ampleur des domaines couverts par la CG 46 et des travaux menés au sein de chaque commission. L'importance des normes n'est plus à prouver, mais ne se reflète guère dans le nombre de participants à leur élaboration et à leur évolution en France. Un appel est fait à l'implication des bibliothécaires dans les processus de normalisation, si liés à leur vie professionnelle. Assiduité, sens du dialogue et constance sont les qualités requises pour collaborer aux échanges d'expériences au niveau national et participer aux groupes de travail tant au sein des commissions nationales qu'au niveau international. Avis aux amateurs !

  1.  (retour)↑  La CN 8, Évaluation des résultats, a participé, ces dernières années à l'élaboration de la norme ISO 11620, Indicateurs de performance des bibliothèques, publiée en 1998, ainsi qu’à son adaptation en français. Cf. Pierre Carbone, « Évaluer la performance des bibliothèques : une nouvelle norme », BBF, n° 6, 1998, p. 40-45.
  2.  (retour)↑  L'expression anglaise Records Management regroupe les archives courantes et intermédiaires, alors que le terme anglo-saxon Archives signifie les archives définitives.