Le système universitaire de documentation

SUD – système universitaire de documentation –, tel sera peut-être le nom du nouveau système documentaire des bibliothèques universitaires, malicieusement proposé par l’équipe de l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (abes). On n’en attendait pas moins d’une équipe sise, justement, à Montpellier…

Les enjeux et les services

L’état actuel du projet a été présenté le 14 octobre dernier, lors d’une journée d’étude organisée par la Direction de l’information scientifique, des technologies nouvelles et des bibliothèques (DISTNB) au ministère de l’Éducation nationale et l’ABES. Bernard Dizambourg, directeur de la DISTNB, en a présenté d’abord les enjeux.

Le réseau des bibliothèques universitaires est déjà riche d’un héritage : le catalogue collectif des bibliothèques universitaires (Pancatalogue), riche de 2,5 millions de notices, le CCN-PS (Catalogue collectif national des publications en série), riche de 60 000 notices, Téléthèses, riche de 250 000 notices, et le réseau de prêt entre bibliothèques, par lequel transitent annuellement 600 000 transactions. Mais ces outils sont hétérogènes et souvent redondants, vieillis et peu évolutifs. L’objectif du nouveau système universitaire est d’améliorer la qualité du service rendu aux usagers en modernisant les outils documentaires proposés. De 1992 à 1994, un schéma directeur a été élaboré 1, puis un appel d’offres a été lancé et un marché passé. Depuis 1997, on est entré dans la phase de mise en œuvre du système.

Les principales orientations retenues ont été présentées par Bernard Dizambourg. Les fonctions seront différentes au niveau collectif et au niveau local. On privilégiera la récupération de données déjà créées. On contrôlera les points d’accès par une liste d’autorités pour en garantir la fiabilité. L’usager consultera un seul catalogue quels que soient le document ou le service recherchés. La continuité entre recherche documentaire et commande éventuelle du document sera assurée. Le système devrait, à l’ouverture (l’an 2000) être riche de quatre à cinq millions de notices et proposer des liens avec d’autres catalogues, notamment le Catalogue collectif de France, par reroutage des demandes si nécessaire, grâce à une passerelle Z39.50.

L’état du chantier

Maggy Pézeril a ensuite présenté plus précisément le projet. L’ABES emploie quarante-cinq personnes. Son budget 1997 était de 37,7 MF. Plusieurs principes guident la démarche de mise en œuvre du système universitaire. Celui-ci part des systèmes existants, les développements spécifiques seront donc limités. Les prestataires choisis pour la réalisation du système ont une obligation de résultats dans les délais prévus. Les normes et standards seront respectés. Un calendrier de migration des données sera précisé. Cette migration va être difficile puisque ces données sont hétérogènes. Il sera également difficile de déployer une implantation sur 332 sites en douze mois. Maggy Pézeril et ses collaborateurs ont insisté sur l’aspect collectif du projet, qui sera mené à bien grâce à la coopération de tous, et notamment des personnels des services communs de documentation.

L’appel d’offres sur performances lancé en 1995-96 a reçu les propositions de huit candidats, dont trois ont été retenus dans un premier temps (IBM, GEAC, PICA). En janvier 1997, PICA a été placé premier. Le marché (passé avec PICA-BULL) a été notifié le 23 septembre dernier. Il s’élève à 50 MF ht sur cinq ans, dont trois pour le déploiement, un de garantie, dix mois de maintenance. Il comprend six tranches. Les partenaires en sont bien évidemment les bibliothèques universitaires et services communs de documentation, les centres de ressources informatiques des universités, le CNUSC (Centre national universitaire sud de calcul), mais aussi la Bibliothèque nationale de France (fournisseur des données aux bibliothèques universitaires par bn-Opale et gestionnaire de RAMEAU), ainsi que les autres fournisseurs de données (notamment OCLC et SIBIL), avec lesquels devra être négocié un droit d’accès au niveau national et non plus local.

Un travail en orchestre

Maggy Pézeril n’a pas caché les embûches existant sur le chemin. Le risque est d’abord technologique : PICA par exemple, a plus de 400 prestataires. L’évolution technologique est extraordinairement rapide. La concurrence d’autres systèmes collectifs sera grande : le système universitaire aura à être compétitif. Les plannings sont serrés. La proposition doit répondre exactement aux besoins.

Marie-Thérèse Martini et Michel Auffret ont prolongé cette présentation du travail en cours. L’ABES s’est organisée en neuf équipes-chantiers (pilotage, suivi, qualité, reprise des données, études fonctionnelles, études techniques, migration, déploiement, communication). Le sud en l’an 2000 concernera 110 bibliothèques réparties sur 330 sites et offrant 1 800 postes professionnels. Il donnera accès à 12,5 millions de notices et 7 millions de localisations et traitera 800 000 demandes de fourniture de documents. Il rend nécessaire le développement de logiciels complémentaires, la reprise des données en provenance de cinq sources différentes, le déploiement du système sur les sites concernés, la formation des professionnels fournisseurs des données.

Les utilisateurs auront le choix entre diverses interfaces graphiques : l’une destinée aux professionnels, l’autre de type Web pour les non-professionnels. Ils pourront aussi consulter le système selon des procédés plus traditionnels, en mode terminal ou par Minitel. Chaque établissement aura aussi la possibilité de constituer différents profils d’interrogation. Des sites pilotes seront choisis en avril 1998, dont les personnels seront formés par PICA, les formations complémentaires ultérieures étant prises en charge par les diverses instances de formation (enssib, ifb, Centres régionaux de formation, etc.).

Un ensemble de propositions ambitieux, qui demande une grande collaboration des bibliothèques universitaires concernées, comme l’ont montré les travaux de l’après-midi consacrés à l’articulation entre les systèmes locaux de gestion des bibliothèques et le système universitaire, consacrés aussi à la situation de l’informatisation locale. Un dossier sur lequel le Bulletin des bibliothèques de France reviendra dans le courant de l’année 1998. On souhaite bonne chance à l’ABES pour ce grand chantier.