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Respect des traditions ou analyse des besoins ?

la cotation à la bibliothèque départementale de la Savoie

Alain Caraco

Les bibliothèques départementales ne sont pas des bibliothèques comme les autres : elles ne sont généralement pas accessibles directement au public. Leur fonction de tête de réseau représente la majeure partie de leurs préoccupations, à défaut d’occuper le plus clair de leur temps. Pourtant, comme toutes les autres bibliothèques, elles constituent des collections qu’elles traitent, s’appuyant en partie sur les pratiques professionnelles traditionnelles et en partie sur l’analyse de leurs besoins propres. C’est dans le cadre d’une démarche consistant à faire passer l’analyse des besoins avant le respect des traditions que la bibliothèque départementale de la Savoie (BDS) a réformé son système de cotation des documentaires.

Les constats de départ

La bibliothèque départementale de la Savoie avait le goût des cotes construites à partir de longs indices Dewey, censés être précis. Une règle orale disait qu’il ne fallait pas dépasser les six chiffres, et s’empressait d’ajouter : « sauf lorsque c’est nécessaire ». Ces longues cotes rendaient difficile le classement en rayon, en particulier celui des livres dont le dos est mince. Deux exemplaires du même ouvrage pouvaient facilement être cotés différemment par des personnes différentes, voire par la même personne à des époques différentes (première édition et réédition, par exemple), sans que ce soit une volonté délibérée 1.

A ces défauts inhérents à la classification décimale de Dewey (CDD) s’ajoutaient des règles maison, comme l’ajout systématique de « 092 » à la fin de l’indice des biographies, sans respect des règles de construction. Afin de disposer d’un outil de repérage dans ce monde aux contours flous, chaque bibliothécaire annotait soigneusement au crayon son exemplaire de l’Abrégé de la Dewey. Il n’est pas sûr, en revanche, qu’il y ait réellement eu deux exemplaires annotés de façon identique. Les nouvelles recrues finissaient par découvrir et intégrer progressivement le non-dit des cotes de la bibliothèque départementale.

On enseignait la cotation aux responsables des bibliothèques-relais selon les mêmes principes. Quelques-uns en conservaient une pratique hypertrophiée et ludique : construire systématiquement l’indice le plus long possible, faisant appel au maximum aux tables auxiliaires, pour le plaisir d’utiliser un savoir-faire maîtrisé au prix d’efforts certains, mais sans se poser de question sur l’intérêt et la cohérence de cette cotation. Beaucoup d’autres trouvaient cela bien compliqué et se contentaient d’une cotation la plus simplifiée possible, limitée aux dix classes de la CDD.

On l’aura compris, la CDD n’est pas exempte de défauts. Il est évident qu’un sujet peut être abordé de plusieurs points de vue et que l’on n’obtiendra jamais une classification offrant une cohérence parfaite. On peut cependant tenter de limiter les inconvénients du système. La CDD a vécu 130 ans grâce à ses avantages, qu’il faut conserver : elle est décimale, ce qui la rend simple, universelle et évolutive.

Il faut en revanche corriger ses défauts : elle a vieilli et est inadaptée à la lecture publique. Il faut bien garder à l’esprit qu’un livre ne peut avoir qu’une seule place, et donc qu’une seule cote. Or la CDD actuelle ne permet pas d’affecter une place pour chaque livre et de retrouver chaque livre à sa place : c’est ce défaut qu’il faut corriger. D’une certaine façon, il s’agit de la faire évoluer d’une classification par disciplines à une classification par sujets.

L’expérience du fonds professionnel

Les livres du fonds professionnel étaient classés par thèmes (lecture jeunesse, bibliographie, catalogage et indexation, etc.) avec une tentative de signalisation sur les tablettes. Ces livres étaient cotés au plus précis, mais la cote ne servait pas à les classer. Ce n’était plus une cote, mais un rite. On aboutissait ainsi à 128 indices pour sept mètres linéaires, soit environ 250 livres. En bref, une moyenne d’un indice pour deux livres, une nette impression de désordre et un fonds professionnel peu utilisé. Tout était d’ailleurs censé être exclu du prêt, « au cas où quelqu’un en aurait besoin pour travailler ».

Pendant l’année scolaire 1992-1993, la mise en place d’un centre de formation ABF (Association des bibliothécaires français) a permis de rompre avec l’exclusion du prêt. Le fonds a commencé à sortir et le désordre à s’accroître. Pendant l’été 1993, avec une stagiaire CAFB, nous avons décidé de mettre de l’ordre. Nous avons fait des piles homogènes par sujet, et attribué un indice Dewey à chaque pile. On est ainsi passé de 128 à 24 indices, constituant une liste d’autorités cotes. Chaque indice a reçu un libellé qui correspond non pas au contenu précis du livre, mais à l’usage le plus probable auquel il est destiné. La question n’est pas « De quoi parle ce livre ? », mais « A côté duquel doit-il se trouver en rayon ? ». L’ensemble a été complété par une signalisation, sur le chant des tablettes, de quatorze libellés, soit une moyenne de deux par tablette. Les cotes servaient enfin à indiquer l’adresse du livre : en bref, elles étaient redevenues des cotes. Un index alphabétique des libellés des cotes était également affiché dans la salle de documentation professionnelle.

Tout le monde pouvant constater une croissance de l’usage du fonds professionnel, ainsi que la quasi-disparition du désordre sur les rayonnages, j’ai alors proposé d’étendre la démarche à tout le fonds de la bibliothèque départementale.

Les obstacles

La rupture avec les traditions professionnelles n’est jamais exempte de difficultés. La nouvelle démarche de cotation a d’abord été l’objet de plusieurs objections.

« On ne va pas faire comme tout le monde ». C’était vrai. Et ce n’était pas bien grave, sauf en matière identitaire. Mais l’obstacle identitaire se surmonte vite lorsqu’on est conscient de la nécessité d’un changement. Et puis, fallait-il faire comme tout le monde, surtout quand tout le monde se plaint du système actuel, mais ne fait rien pour le changer ?

« Il faut respecter les normes ». Il s’agit d’une variante de l’objection précédente. En matière de cotation, il y a des habitudes, mais pas de normes.

« Cela va faire beaucoup de travail ». C’était vrai et cela en a probablement fait plus qu’on ne l’imaginait au début.

Comme pour l’informatisation et pour toute démarche constructive, on passe beaucoup de temps à s’organiser, mais on va beaucoup plus vite après, tant pour la cotation que pour la recherche documentaire et le reclassement. C’est du temps dépensé en investissement. On augmente le patrimoine de savoir-faire de la bibliothèque. Il est néanmoins vrai que ce type de réflexion est d’intérêt national et non local. Dans toute démarche, quelques expérimentateurs sont nécessaires, mais il n’est pas indispensable que chacun redécouvre la poudre. Un jour ou l’autre, il faudra passer à une phase institutionnelle. Actuellement, plusieurs bibliothèques départementales et municipales travaillent dans ce sens, sans compter la Bibliothèque publique d’information et la Bibliothèque nationale de France.

« On ne sera pas capables de tenir à jour notre liste d’autorités, de la faire évoluer. La preuve : on a déjà annoté nos Deweys et pourtant, elles ne sont jamais à jour ». Ce qui représentait un travail énorme à l’époque des fiches 75 x 125 mm et des machines à écrire s’est bien simplifié depuis l’apparition de l’informatique. Un simple tableur permet de tenir à jour une liste d’autorités sans grande difficulté.

« Ça ne sera pas mieux qu’avant. De plus, les nouvelles cotes vont être incompatibles avec les anciennes, ou bien il va falloir tout reclasser ». En fait, cette objection n’était que très partiellement fondée, pour plusieurs raisons. D’abord, le problème irait en s’atténuant au fur et à mesure de l’introduction de nouveautés et des éliminations. Et surtout, l’usage que nous faisions de la CDD dispersait déjà les livres de sujets voisins lorsqu’ils étaient traités selon des disciplines différentes. On ne créerait donc pas un problème qui existait déjà ; on se contenterait simplement d’apporter une solution dont l’effet ne serait pas immédiat, mais qui se ferait sentir progressivement. Enfin, on finirait par recoter le fonds, par petits morceaux, en commençant par ceux où dispersion et incohérence seraient les plus insupportables.

La méthode

Le chantier s’est déroulé du printemps 1994 au printemps 1996. A l’époque, la bibliothèque départementale de la Savoie était informatisée avec la version 7.03 d’Opsys, dans laquelle les cotes ne sont pas distinctes des indices.

En premier lieu, le fichier d’autorité des cotes d’Opsys a été exporté vers DOS. On l’a ensuite ouvert sous Word – pour supprimer certains retours à la ligne et sauts de pages intempestifs –, puis sous Excel afin d’obtenir un état des lieux : on utilisait 4 147 indices différents, auxquels il fallait ajouter environ 500 doublons dus à des fautes de frappe !

Chaque bibliothécaire a reçu un classeur de travail, contenant une section méthodologique et dix sections correspondant aux classes de la CDD. La section méthodologique rappelait les objectifs de la démarche : éviter la trop grande dispersion des documentaires en rayons et faciliter le reclassement, proposer aux bibliothèques du réseau une cotation en cohérence avec la nôtre et faciliter la recherche documentaire informatisée. Elle précisait aussi la façon de déterminer la bonne longueur d’un indice 2.

De façon générale, on ne devait utiliser des constructions à partir de tables auxiliaires que lorsqu’elles étaient vraiment indispensables, principalement dans les classes 8 et 9. A chaque indice retenu devaient correspondre un ou plusieurs libellés, qui serviraient à réaliser l’index.

La mise au point d’un projet de liste d’autorités des cotes a été répartie entre les bibliothécaires par classes de la CDD. Plusieurs réunions ont permis de critiquer et d’améliorer les projets de liste, puis d’assurer la cohérence entre les différentes classes.

Les résultats

Les réunions de mise au point des listes ont été animées, voire passionnées. On a pris conscience de l’aspect affectif de la cotation. Des sujets comme la drogue, le tiers-monde, la politique ou l’écologie ont suscité de longs débats. Il a fallu prendre conscience qu’on ne cotait pas des pays, des gens, des animaux, des idéologies ou des religions, mais seulement des livres...

Ces réunions ont été stimulées par l’équipe de la médiathèque du Village 92 (à La Léchère), centre de la bibliothèque départementale de la Savoie qui est également ouvert au public. De 4 147, le nombre d’indices finalement retenus est passé à 800, soit une division par plus de cinq. Le nombre d’entrées d’index s’est stabilisé à 2 150, soit environ 2,7 par indice.

Finalement, le fonds de la Bibliothèque de Savoie n’était pas si important qu’il en avait l’air. Il se compose certes de 165 000 volumes, mais il y a une moyenne de 2,5 volumes par titre. Les documentaires représentent un peu moins de la moitié des collections. Comme dans toutes les bibliothèques, le fonds est réparti entre les sections adultes et enfants. Il est de plus éclaté entre les trois centres de la bibliothèque départementale 3.

Enfin, la moitié du fonds est en dépôt dans une bibliothèque du réseau à un instant T. De ce fait, nous n’avons pas 800 indices pour 165 000 livres, mais au maximum 800 indices pour 12 000 documentaires adultes susceptibles d’être physiquement présents dans la même salle de prêt, soit environ 2,5 indices par tablette. S’est-on jamais plaint qu’on ne retrouvait pas les romans parce qu’on ne disposait comme indice que de la lettre R ? Autre approche de la question : nous avons 800 indices pour 25 000 titres de documentaires adultes susceptibles d’être recherchés informatiquement, soit une trentaine de titres par indice. Cela est un atout lorsqu’on cherche à obtenir une sélection suffisamment large sur un sujet. C’est au contraire un handicap lorsqu’on a une demande beaucoup plus précise. Mais, dans ce cas, on peut compléter la recherche avec les mots du titre ou du sujet, voire avec l’auteur ou la date de parution.

Le résultat final se présente sous la forme d’un manuel de cotation d’environ 70 pages, comprenant une partie méthodologique, un plan de la CDD, 24 pages de tables, et 38 pages d’index alphabétique. Si nécessaire, les cotes peuvent êtres complétées par des notes d’application 4. Il n’y a pas de tables auxiliaires, toutes les constructions jugées utiles ayant déjà été faites dans les tables principales.

Ce document sert à coter les livres de la bibliothèque départementale sans qu’il soit nécessaire de construire des indices. Il sert aussi de support de formation à la cotation pour les responsables des bibliothèques du réseau. Il est prévu de le remettre à jour annuellement, après une réunion d’harmonisation, chaque bibliothécaire devant noter pendant l’année les améliorations dont elle a pu ressentir le besoin.

Une signalisation mobile, harmonisée avec le manuel de cotation de la bibliothèque départementale de la Savoie, a également été mise en place dans la salle de prêt.

La gestion des collections

Les bibliothécaires se sont approprié la liste des cotes. Elles ont un autre regard, beaucoup plus critique, sur la CDD. Elles ont acquis de nouveaux réflexes et se posent de nouvelles questions : à combien de livres va servir cette cote ? Sa longueur est-elle justifiée ? Ce sujet n’est-il pas dispersé en plusieurs cotes ? Le cas échéant, elles vont voir en rayon le secteur concerné et font une recherche informatisée par indice pour mieux se rendre compte de la réalité.

La gestion des cotes a permis d’amorcer une réflexion plus globale sur la gestion des collections. Elle incite à un désherbage régulier, qui lui-même encourage la mise au point de règles communes d’élimination. De là découle rapidement le besoin d’élaborer une politique d’acquisition. Les bibliothèques départementales ne sont pas des bibliothèques comme les autres, mais elles redécouvrent qu’elles sont aussi des bibliothèques.

Mai 1997

Illustration
Extrait du manuel de cotation de la bibliothèque départementale de Savoie. Classe 3 : Société

  1.  (retour)↑  Ainsi, on trouvait au hasard des rayons les mémoires d’Edgar Faure en histoire contemporaine (944.08) et en politique (320.944).
  2.  (retour)↑  Par exemple, l’indice 352.007 3 (départements et régions) comportait quatre chiffres de plus que l’indice 352 (collectivités territoriales), sans apporter une réelle précision supplémentaire, puisqu’il ne permet même pas de distinguer les départements des régions. Il convenait donc de retenir le plus court. Au contraire, devaient être conservés les indices 914.89 (géographie du Danemark) et 914.897 (géographie de la Finlande), la Finlande n’étant pas une région du Danemark.
  3.  (retour)↑  Chambéry, La Léchère et Saint-Jean-de-Maurienne.
  4.  (retour)↑  Par exemple, l’utilisation de l’indice 320.9 (Conjoncture politique) est illustrée par la note « Livres généraux sur la situation politique de notre époque, en France ou dans le monde entier ou dans une grande partie du monde. Autre période ou pays précis : classer en histoire » (cf. encafréci-contre).