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Fichiers d'autorités

Création et utilisation

Maria Witt

Le colloque international organisé par l’IFLA-UBCIM (Universal Bibliographic Control and International Marc Programme) à Saint-Pétersbourg, du 4 au 6 octobre 1995, a réuni environ cent cinquante personnes, pour la plupart des bibliothécaires européens, parmi lesquels beaucoup de Russes. La France était représentée par la Bibliothèque nationale de France et la médiathèque de la Cité des sciences et de l’industrie.

Un projet anglo-américain

Aujourd’hui, plus personne ne doute de l’utilité des fichiers d’autorités. Les problèmes qui se posent sont liés à la gestion des fichiers des auteurs aussi bien que des sujets. Le travail sur ces fichiers demande un investissement certain en temps et en personnel, et est considéré comme une tâche extrêmement coûteuse. Il offre cependant de nombreux avantages. Un fichier d’autorités automatisé permet un gain de temps : la vedette, saisie une fois pour toutes, est récupérable pour un nouveau titre. Dans de nombreux systèmes intégrés de gestion de bibliothèques, le lien entre le fichier d’autorités et le fichier bibliographique permet une mise à jour automatique des informations contenues dans toutes les notices bibliographiques. Des témoignages apportés lors du colloque à la Bibliothèque Saltykov-Chtchedrin (officiellement Bibliothèque nationale de la Russie 1) ont confirmé ces faits.

Il convient de noter un intéressant projet de fichier commun anglo-américain (accord de 1993 entre la British Library et la Library of Congress. Ce fait est à remarquer, car les mondes anglais et américain traitent de manière très différente leurs autorités, noms de personnes et collectivités.

Une étude comparative des données créées par les agences bibliographiques « anglo-saxonnes » démontre que seule la moitié des notices de ces fichiers se recoupent, les noms étant pris sous des formes variées 2. Les origines de ces différences sont d’ailleurs très diverses : politique de catalogage, règles de translittération (ou transcription), usage courant (national) de certaines notions, abréviations, présentation de la page de titre plus ou moins rigoureuse selon le pays et l’éditeur, etc.

Identification des auteurs

En Europe « non anglophone », l’identification des auteurs est aussi quelque peu épineuse. La Finlande présentait onze variantes au nom de Tchekhov, images des nombreux usages éditoriaux 3. Les règles de transcription des noms de collectivités peuvent être différentes selon les pays. Toujours en Finlande, la forme originale du nom de l’organisation est privilégiée, sinon c’est la forme anglaise plutôt que la finnoise. L’équivalent dans cette dernière langue figure dans un renvoi de type « voir ».

Dans ce même pays, on constate des différences de traitement entre bibliothèques spécialisées et organismes nationaux. Par exemple, pour les collectivités administratives, la Bibliothèque du Parlement emploie le nom du pays dans sa forme originale, et non en finnois ou en suédois.

Des propositions de solutions sont à l’étude. A ce propos, a été soulevée la question déjà ancienne de l’attribution d’un numéro d’autorité qui permettrait l’identification d’auteurs à travers le monde (ISADN ou International Standard Authority Data Number). La proposition française date du début des années 1990, et a été discutée entre autres lors du congrès de l’IFLA en 1992. L’affaire semble insoluble au niveau international, chaque pays voulant imposer sa propre forme d’autorité. Les normes ISO de conversion des langues sont loin d’être respectées par tout le monde.

La position finlandaise est de ne privilégier aucune forme parmi les variantes rencontrées et de les traiter toutes parallèlement. Dans un environnement multilingue, multiculturel, d’alphabets et d’écritures multiples, il serait plus judicieux de créer des liens entre des formes existantes sans hiérarchie. Encore faudrait-il que les systèmes le permettent, non seulement techniquement, mais aussi clairement, pour l’utilisateur professionnel et final.

Fichiers existants

Certains fichiers déjà existants sont plus ou moins complets. Pour mieux situer le contexte, il convient de rappeler quelques faits et chiffres 4.

En 1981, la British Library a commencé à constituer un fichier d’autorités pour la British National Bibliography (BNB) ; courant 1995, il contenait 600 000 formes autorisées. Il concerne seulement la BNB, pas le fonds de la bibliothèque dans son ensemble.

Il en est de même pour la BNF : le fichier d’autorités dont l’élaboration est automatisée depuis une dizaine d’années est strictement lié à la bibliographie nationale. Aujourd’hui, les bases BN-Opale et BN-Opaline contiennent 1 300 000 notices d’autorité.

Quant à la Library of Congress, 3 500 000 notices d’autorités couvrent en grande partie ses collections, ainsi que la plupart des langues et littératures.

En Finlande, la constitution du fichier d’autorités a commencé avec l’automatisation de la bibliographie nationale en 1978. Un réel contrôle des autorités (système VTLS, format Unimarc), présenté par Eeva Murtomaa, d’Helsinki, a commencé après 1989, quand le système VTLS (Virginia Tech Library System) a offert de nouvelles possibilités. A présent ce fichier contient 62 500 notices, revues et corrigées (36 % des vedettes existantes).

En Europe, quelques pays (Belgique, Espagne, France, Grande-Bretagne, Portugal), étudient la possibilité de création d’un fichier collectif des noms d’auteurs. Il s’agit du programme nommé Author, dont le but est de convertir les fichiers nationaux existants en format d’échange Unimarc/Autorités et de faire évoluer ce format par le biais du PUC (Comité permanent de l’Unimarc). Michèle Guy, de la BNF, cita également un autre projet européen : Mulis (projet d’un thésaurus trilingue allemand-anglais-français). Les deux programmes font partie de CoBRA (Computerized Bibliographic Record Action).

Les problèmes de gestion des fichiers d’autorités sont les mêmes dans le monde entier, et particuliers à chaque environnement : pays (bi-, tri-, multilingue), langue (mondialement connue ou pas), rôle de l’agence bibliographique (nationale, régionale, locale), bibliothèque (taille de collection, types et besoins du public).

Lors des conclusions, Ross Bourne (British Library et Division bibliographique de l’IFLA) soulignait la nécessité de tenir compte avant tout de la situation et du rôle de l’établissement chargé de l’élaboration du fichier d’autorités. En raison des coûts, il serait judicieux de mener une réflexion dans chaque bibliothèque sur le niveau d’information et de détails dont les utilisateurs ont besoin.

Michèle Guy présenta la politique, l’organisation, et les produits de la BNF, ainsi que les rapports de cette bibliothèque avec d’autres établissements au niveau national (par exemple, avec l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur sur la gestion des sujets) ou international.

Unimarc

En l’absence de Mirna Willer, de Croatie, membre du PUC, sa communication sur l’Unimarc a été présentée sous forme abrégée par Marie-France Plassard, de l’IFLA/UBCIM et complétée par Maria Witt.

Des exemples de l’utilisation concrète de ce format dans le système GLIS (GEAC Library Information System) illustrèrent cette présentation : par exemple, les quelques réels problèmes qu’une bibliothèque publique de taille moyenne (la médiathèque de la Cité des sciences et de l’industrie) se pose sur la gestion des autorités auteurs noms de personnes en utilisant plusieurs sources d’autorités : BNA, LCNA ou Library of Congress Name Authority, NAF-BL ou Name Authority File-British Library 5.

Tout au long du colloque auront donc été abordés divers thèmes, tels que l’intérêt et la nécessité de l’élaboration des fichiers d’autorités, le coût de leur gestion, les questions concernant la transition entre catalogues manuels et informatisés, la translittération des alphabets et le multilinguisme, la gestion des fichiers des titres de collections (choix du titre retenu : titre propre ou titre clé), la coopération entre bibliothèques de différents pays, la coopération entre bibliothèques nationales – problèmes récurrents, mais toujours difficiles à résoudre.

Pour la Russie, bâtir un fichier national d’autorités est devenu une priorité : lors des deuxième et troisième journées, consacrées aux problèmes locaux (Russie ou pays d’ex-URSS), l’accent a d’ailleurs été mis sur ce sujet. La situation des bibliothécaires de ce pays et des pays voisins est tout à fait intéressante. Ils bénéficient naturellement de l’avancée des technologies informatiques, et vont pleinement profiter de l’expérience de leurs collègues, tout en évitant de commettre les mêmes erreurs.

  1.  (retour)↑  A ne pas confondre avec la Bibliothèque de l’État russe, à Moscou.
  2.  (retour)↑  Le texte intégral de la communication d’Alan Danskin (British Library), qui portait sur ce sujet, sera publié dans le BBF cette année.
  3.  (retour)↑  Dans l’ouvrage, Management and Use of Name Authority Files, de Marcelle BEAUDIQUEZ et Françoise BOURDON (Saur, 1991), figure l’exemple d’Alexandre Soljenitsyne : on y trouve trente-trois formes différentes.
  4.  (retour)↑  Cf. aussi l’ouvrage de Françoise BOURDON, International Cooperation in the Field of Authority Data : an Analytical Study with Recommendations, München, K. G. Saur, 1993.
  5.  (retour)↑  Un récent article de bibliothécaires russes traite de l’application de l’Unimarc en Russie. A. C. MASEVICH, V. P. ZAKHAROV, « The role of a machine-readable format in planning an electronic catalogue in the two largest libraries of Saint-Petersburg », International Cataloguing and Bibliographic Control, 1995, vol. 24, n° 1.