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Daniel Goldwaser

Michèle Lénart

Marc Maisonneuve

Applications documentaires de la GED dans les bibliothèques et centres de documentation

Paris : A Jour, 1993. - 181 p. ; 24 cm. - (Nouvelles technologies documentaires)
ISBN 2-903685-50-9 : 250 F

par Yves Desrichard

L'intéressante collection « Nouvelles technologies documentaires », dirigée au sein des éditions A Jour par Serge Chambaud et Pierre Pelou, compte déjà à son actif un certain nombre d'ouvrages, consacrés notamment à la reconnaissance optique de caractères, aux supports optiques, et à ce qu'un ouvrage de référence sur la question 1 qualifiait de SGEDDO : « Systèmes de gestion électronique de documents à base de disques optiques ».

Par rapport à l'ouvrage cité, le propos d'Applications documentaires de la GED dans les bibliothèques et centres de documentation est à la fois plus large et plus modeste.

Plus large car, pour les auteurs, la gestion électronique de documents (GED) se définit avant tout comme l'ensemble des « traitements qui permettent de transformer le document de départ... en un document que la forme et le support rendront gérable par des moyens électroniques ». Se trouvent de ce fait inclus des applications de type photothèque, notamment à partir de supports analogiques comme le vidéodisque.

Notions de base

Plus modeste, car, d'une part, il s'agit d'un ouvrage d'initiation, et non de référence, à l'usage des professionnels de la documentation, qui ne sont pas tous des experts en informatique et a fortiori en électronique, et, d'autre part, l'accent est mis sur une approche pragmatique, illustrée de onze exemples correspondant à des réalisations effectives, même si plus ou moins heureusement abouties.

Pour correspondre à ces ambitions, l'ouvrage est donc divisé en deux parties, à vrai dire d'inégal intérêt.

La première partie propose un survol rapide des principales étapes d'un traitement faisant appel à la GED : recensement des matériels, caractéristiques des supports de stockage, modes de compression et de décompression des données (quand elles sont numériques), typologie des fonctions pouvant être assurées selon les configurations de matériels et de logiciels choisies, présentation des principes de la reconnaissance optique des caractères 2, et présentation des grandes typologies d'application, dans le secteur documentaire, de la GED, qu'elles portent sur l'amélioration et l'enrichissement des références bibliographiques, par exemple par l'adjonction de pages de sommaires numérisées, ou, applications plus classiques, sur la gestion de documents sous forme électronique, notamment numérisée.

Un peu rapide, parfois brouillonne, et pas toujours directement utilisable, cette première partie ne remplacera pas d'autres présentations de la GED (cf. Cinnamon), même si elle permettra au lecteur exagérément profane de se poser les bonnes questions, et d'acquérir des notions techniques et informatiques de base.

Onze applications

La seconde partie, en revanche, qui présente, d'une manière daire et succincte, onze applications venues d'horizons divers, est plus convaincante, puisque, tout en en résumant les principaux aspects, elle donne envie d'en savoir plus sur les applications présentées, dans leurs réussites (affichées) comme dans leurs échecs (devinés...).

Du vidéodisque haute définition (et non Laservision) du Musée Albert Kahn à la revue de presse régionale sur bandes magnétiques de la bibliothèque municipale de Lyon, de la gigantesque opération de l'Office européen des brevets (près de 20 millions de pages numérisées à terme !) à l'application à un usage interne du service de documentation de Paribas, chaque cas, judicieusement choisi, ouvrira aux bibliothécaires et documentalistes d'utiles pistes de réflexion, à compléter par les comptes rendus plus détaillés de certaines de ces réalisations, parus dans la presse spécialisée, ou par une prise de contact avec les équipes et organismes concemés.

Pour autant, ces études de cas viennent souligner, pour qui sait lire entre les lignes, que bien des déboires dans la concrétisation des projets sont dus à une mauvaise analyse de l'existant, des besoins, nouveaux ou répétés, à satisfaire, et des processus à mettre en œuvre pour y parvenir d'une façon efficace, sinon rentable.

C'est que les applications GED, comme les processus stricto sensu d'informatique documentaire, relèvent avant tout d'une démarche humaine, fonctionnelle et organisationnelle : on regrettera grandement que cet aspect, qui aurait pu être purement et simplement ignoré dans un ouvrage résolument technique et applicatif, soit relégué dans les annexes de l'ouvrage : un chapitre de 5 pages (!), consacré aux « étapes de mise en place d'une application », est proposé pour tout viatique à des décideurs potentiels d'applications fort coûteuses, et dont tout indique que, vue l'évolution rapide des techniques et des marchés, elles doivent être amorties (au moins intellectuellement !) sur des périodes qui n'excèdent pas trois ans.

Il est vrai que, comme le soulignent les auteurs, ce type de démarche est proche de celles présidant à l'élaboration d'un projet informatique, sur lesquelles existent de nombreux ouvrages de référence. Pour autant, il ne fallait pas, et de manière si symbolique, reléguer en fin d'ouvrage et en annexe une réflexion qui doit être première. Pourtant, le lecteur attentif trouvera dans Applications documentaires de la GED dans les bibliothèques et centres de documentation de quoi mûrir les éléments d'un projet GED avant de se lancer - éventuellement - dans l'aventure 3.

  1.  (retour)↑  Cf. B. CINNAMON, Gestion électronique de documents sur disques optiques, Paris, Afnor, 1989.
  2.  (retour)↑  Dont l'importance en nombre de pages paraît quelque peu disproportionnée, dans un ouvrage d'initiation, et par rapport à l'importance de ses applications pratiques actuelles.
  3.  (retour)↑  Regrettons enfin et sans mesquinerie aucune le prix excessif de l'ouvrage, correspondant à 1,42 F par page imprimée.