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L'Informatisation dans une bibliothèque ancienne

L'expérience de la Bibliothèque interuniversitaire de médecine

Pierrette Casseyre

La Bibliothèque interuniversitaire de médecine (BIUM), centre d'acquisitions et de diffusion de l'information scientifique et technique (Cadist) en médecine et odontostomatologie a une situation privilégiée, de par ses fonds, ses possibilités d'accroissement ainsi que sa position géographique au cœur de Paris.

Mais, ce dernier avantage présente aussi de nombreux inconvénients en vue d'une modernisation des locaux et d'une adéquation de nouveaux services informatiques à la rationalisation des tâches.

La marge de manoeuvre, dans ce cas, est extrêmement réduite.

Regroupement des services

La première fonction informatisée a été le catalogage. La nécessité d'un câblage spécial, par ailleurs très coûteux, étant donné le choix du réservoir bibliographique (Sibil), a entraîné une rationalisation de la chaîne du traitement du livre.

Dans le même lieu physique sont rassemblés quatre postes de catalogage. A proximité immédiate se trouvent les deux bureaux dévolus à l'indexation matières - Medical Subject Headings (MESH) et Rameau -, la BIUM étant expert Rameau pour la médecine.

Un des services les plus importants de la BIUM, le Service des périodiques, a été regroupé de manière identique.

L'informatisation qui sera évoquée ultérieurement a été entreprise en janvier 1992, c'est-à-dire assez tardivement pour des raisons matérielles : jusqu'à cette date, une partie de la BIUM - dont tous les bureaux des périodiques - était encore en 110 volts. Le regroupement du Service du prêt entre bibliothèques (62 000 transactions par an) a été fait au même étage et concerne tous les services, de l'envoi des ouvrages ou photocopies jusqu'à la facturation.

Celui des services administratifs s'impose lui aussi pour une bonne rationalisation des liaisons informatiques avec l'université. Il sera achevé en 1994.

L'informatisation des services intérieurs va être décrite avant de traiter l'évolution du service public, tant du point de vue de l'informatique que de celui des nouveaux supports.

Informatisation des services intérieurs

Le premier service à avoir fait l'objet d'une réflexion poussée, étant donné le flux des opérations à accomplir, a été le Service du prêt entre bibliothèques, 80 % des transactions s'effectuant par messagerie. Mais, la BIUM étant Cadist, de nombreuses demandes viennent soit de particuliers, soit de laboratoires, ou encore d'hôpitaux.

L'informatisation du prêt des ouvrages et des thèses a permis de supprimer les registres, de faire des relances systématiques et des statistiques très précises sur plusieurs critères en fonction.

Il a de même très vite été étudié la possibilité d'informatiser la facturation, la complexité des tarifs rendant celle-ci très lourde. Deux membres du personnel administratif se sont particulièrement investis dans l'étude d'un logiciel Système de gestion des bases de données (SGBD) et de la grille d'analyse (logiciel Reflex). Les résultats se sont rapidement montrés performants.

Entre-temps, a été commercialisé par la même maison un nouveau logiciel, plus adapté - le logiciel Paradox -, au profit duquel le premier logiciel a été abandonné. Les données ont été transférées sans problème. Restait à mettre ces postes en réseau, ce qui vient d'être accompli.

Le nombre de demandes traitées en prêt entre bibliothèques ne cesse de croître, parallèlement d'ailleurs aux communications dans la salle et ces deux fonctions - prêt inter et communication sur place - sont parfois très difficiles à accomplir conjointement. Pour les périodiques récents, il est évident qu'il y a un recoupement des demandes des deux services.

Il est envisagé de pouvoir prendre, dans le cadre de la contractualisation, un abonnement à Adonis. Ce service de fourniture électronique, utilisant le CD-Rom comme média de diffusion du texte intégral de plus de 300 revues biomédicales, est dirigé par un comité composé de Blackwell, Elsevier, Pergamon et Springer. Outre l'abonnement proprement dit, des redevances par article imprimé sont versées.

Les périodiques les plus demandés correspondant aux périodiques sélectionnés par Adonis, l'utilisation de CD-Rom procurerait ainsi plusieurs avantages : une usure moins grande des périodiques, un déplacement évité et une utilisation plus dévolue aux lecteurs sur place.

Le deuxième service à avoir fait l'objet d'une étude approfondie a été celui des périodiques.

Service des périodiques

Nous avons distingué la partie gestion (comptabilité, éditeurs, matières, titres indexés dans les bases de données, titres en attente d'abonnements, pays, etc.), de la partie strictement bulletinage avec réclamations.

Il nous a paru plus opportun de voir, en une première partie la gestion, pour laquelle un cahier des charges a été établi.

Plusieurs logiciels de bulletinage, clés en main, existent sur le marché. Nous avons choisi le logiciel Paradox déjà utilisé à la bibliothèque. Après une étude assez longue et une formation à ce logiciel, une grille de saisie a été élaborée et longuement testée.

Actuellement, après un changement de matériel, plus performant quant au temps de réponse, la partie gestion donne toute satisfaction.

L'avantage de cette étude et d'un choix de logiciel non spécifique aux bibliothèques a été une motivation et une implication plus grande de l'équipe pour ce nouveau projet. La bibliothèque possédant 3 500 titres vivants et un accroissement annuel d'environ cent périodiques, de nombreuses données nous ont paru indispensables, qu'il n'était pas possible de trouver dans un logiciel clés en main.

Actuellement, un cahier des charges est réalisé d'une manière très précise pour le bulletinage qui sera entrepris sur le même logiciel. Tous les titres déjà entrés dans la partie gestion seront versés dans la partie bulletinage.

Celui-ci fonctionnera en réseau. Etant donné le nombre de périodiques à entrer chaque jour, il était hors de question d'attendre une semaine pour une remise en état fonctionnelle, c'est pourquoi il nous a semblé primordial de connaître, dans ce nouveau produit, le service maintenance.

Cet élément a été capital dans le choix du logiciel et dans celui du réseau déjà utilisé à la bibliothèque pour les CD-Rom (cf infra).

Gestion comptable

Le budget est saisi par l'agence comptable sur son propre système informatique par section et par compte d'imputation.

Au niveau de la bibliothèque, les engagements ainsi que les mandatements sont entrés directement. Ces opérations sont consultables à partir soit de micros, soit de minitels accessibles par un code. La saisie des recettes de ressources propres à la BIUM se fait également grâce au logiciel Paradox. Il est possible de pouvoir extraire sur listing, à tout moment, en plus des subventions, les recettes des différents services de la bibliothèque.

Ce système ne fait pas double emploi avec celui de l'agence comptable, car la grille d'analyse que nous avons élaborée est beaucoup plus précise et correspond mieux à nos objectifs.

Les services publics

La BIUM ne fait pas de prêt à l'extérieur, donc il n'y a ni Mobibop ni Mobiprêt. Dans l'optique d'un déménagement au Centre technique du livre, il était urgent de connaître exactement le mouvement des ouvrages et des périodiques.

Les statistiques journalières sont entrées sur le logiciel Paradox par les magasiniers. Un cumulatif mensuel et annuel est aussi établi à partir de ces statistiques.

Ces statistiques sur informatique ont permis d'affiner les données et de revoir totalement les tranches chronologiques de périodiques qui devaient initialement partir au Centre technique du livre.

Depuis la rentrée scolaire 1992-1993, une inscription informatique des lecteurs est faite soit par des magasiniers, soit par des administratifs.

Le premier contact permet déjà d'avoir un accueil personnalisé et d'orientation.

La majorité des demandes de communications (85 %) concerne les périodiques, comme dans chaque secteur médecine du niveau recherche. De ce fait, un Opac des périodiques a paru une urgence pour la BIUM.

L'Opac que nous avons mis à disposition des lecteurs fonctionne en réseau. L'étude préalable a été faite conjointement par Data-Trek, Jouve et la BIUM et le réseau choisi a été le réseau Novell.

Partant du module Data-Trek (Module Catalogage et USM), la saisie des titres à partir du CCN a été faite par Jouve. Les notices ont été considérablement allégées en fonction des demandes habituelles de nos entrées.

En revanche, ont été entrés toutes les abréviations des bases de données biomédicales correspondant à nos périodiques et tous les mots-matières.

Une mise à jour est effectuée pratiquement journellement et nous entrons actuellement les titres des périodiques morts les plus anciens qui ne figuraient pas encore au CCN.

Les lecteurs ont 9 postes de lecture à leur disposition. Le 10e poste est situé au Service des périodiques et sert à la mise à jour et aux corrections éventuelles.

De ces postes, les lecteurs ont également accès à Myriade qui a été mis en réseau, ce qui leur permet, s'ils ne trouvent pas sur l'Opac un titre qu'ils souhaitent, de savoir, sans se déplacer, quelle bibliothèque le possède en France.

La deuxième urgence en Service public, était la mise en réseau de CD-Rom bibliographiques.

Le réseau CD-Rom

Les CD-Rom bibliographiques en réseau - pour l'instant, cinq postes de lecture - ont été mis à disposition des lecteurs en mars 1992. Le réseau est le réseau CBIS installé par la société Pulcra.

Un système évolutif a été choisi pour ne pas être pénalisé d'ici un an ou deux ans face aux transformations rapides qui se dessinent et à l'avancée des CD-Rom multimédias.

Vu la fréquence d'utilisation, il est prévu l'adjonction d'autres postes. Sont proposés actuellement : Biosis, Excerpta Medica, Pascal, Medline.

Myriade est sur l'Opac des périodiques. Quant à CD-Thèses, il est installé sur monoposte.

Comme tous les utilisateurs de réseaux de CD-Rom bibliographiques, nous constatons qu'une assistance s'impose. De ce fait, les permanences en service public ont doublé. Le public fréquentant la BIUM est à 90 % un public de passage (provinciaux, étrangers, Parisiens ayant besoin de la documentation médicale ne se trouvant pas dans leur bibliothèque de CHU).

Une formation est envisagée dans l'année à venir avec la participation d'autres bibliothèques médicales parisiennes. Toutefois, il faut être réaliste. Les bibliothèques de médecine qui organisent des cours de formation sont obligées, malgré tout, d'aider les lecteurs.

Le médecin, à part certains cas bien précis, a des recherches ponctuelles à faire et oublie donc, d'une fois sur l'autre, la manière d'interroger les CD-Rom.

La BIUM propose, gratuitement, trois années de bibliographies médicales sur CD-Rom, estimant que la possibilité d'interroger quatre bases avec résumés devrait permettre une bonne approche bibliographique.

Les recherches bibliographiques en ligne qui avaient légèrement chuté, ont repris d'une manière très importante.

Pour l'instant, l'ajout, tout à fait possible techniquement, de nouveaux postes de lecture nous poserait le problème d'une aide accrue en service public. C'est cependant un objectif que nous espérons pouvoir atteindre en 1994.

Le coût de l'informatisation, de la maintenance (12 % de l'installation) nous a conduits à faire suivre une formation à deux magasiniers pour le dépannage classique concernant les micro-ordinateurs et les CD-Rom.

Reste, dans les années à venir, à bien essayer de délimiter le coût d'une informatisation, du renouvellement du matériel informatique sans oublier le coût de la maintenance qui en découlerait, pour continuer à acquérir la documentation médicale la plus adéquate sans en baisser le pourcentage budgétaire, ce qui est la fonction majeure de la BIUM *.

Novembre 1993

  1.  (retour)↑  Pour tous renseignements complémentaires concernant les installations et les coûts, contacter :
    - pour les CD-Rom Marie-Annick Delanoue : 40-46-19-82
    - pour l'OPAC des périodiques Geneviève Le Quang : 40-46-19-74
    - pour la gestion des périodiques Danièle Roberge, Marie-Hélène Bouquay, Christine Vaillie 40-46-19-99
    - pour la facturation du prêt inter, les statistiques de communication Monique Blondel : 40-46-19-58 Irène Martin: 40-46-19-57