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Une heureuse complémentarité

Marie-Thérèse Sart

C'est en 1974 que j'ai été nommée responsable de la bibliothèque municipale et interuniversitaire (BMIU) de Clermont-Ferrand. A l'époque, cette structure bicéphale était regardée comme un « monstre administratif » par certains, y compris à la Direction des bibliothèques. L'un des conservateurs responsable d'un service important adressait d'ailleurs systématiquement le courrier officiel de la bibliothèque municipale à mon adjointe, refusant d'admettre que le directeur de la bibliothèque puisse également être conservateur en chef de la bibliothèque universitaire.

Maintenant, à l'heure des économies d'échelles, de la coopération et des catalogues collectifs, cette structure, originale en France, mais banale en d'autres pays, en intéresse plus d'un.

Une mise en commun originale

Au début du siècle, c'est à un bibliothécaire dynamique et courageux, Jules Laude, que l'on doit cette idée de « mise en commun » des ressources de la bibliothèque municipale (fonds précieux de 55 000 volumes alors) et de la bibliothèque universitaire (35 000 volumes).

Jules Laude s'était inspiré du modèle allemand de « l'Univer sitäts-und-Stadtbibliothek » qu'il connaissait bien et avait su, pour remédier à une situation plus que difficile, faire accepter son idée à la fois par les autorités municipales et par les instances universitaires et ministérielles.

En 1900, la situation est plus que difficile à Clermont-Ferrand : La bibliothèque municipale en est réduite à accumuler des piles de livres sur les parquets faute de place en rayons. Quant à la BU, comme le dira plus tard le rapporteur du projet d'union devant le conseil municipal (22 février 1902), « elle n'est pas logée du tout ». En effet, de quel espace dispose-t-elle dans les placards du rectorat, avec pour unique salle de travail la salle de réunion du conseil académique et du conseil de l'université, dont les étudiants sont expulsés, parfois pour deux ou trois jours, lorsque siège un conseil ?

La première idée qui préside à cette réunion des deux bibliothèques est, bien sûr, l'économie qui en résultera pour la construction du bâtiment et pour le personnel destiné à le gérer. Mais la deuxième idée et, de beaucoup, la plus intéressante pour Jules Laude comme pour nous, est la complémentarité des deux fonds qui, mis en commun, constitueront un ensemble de 90 000 volumes, avec un riche fonds ancien et toutes les collections nécessaires au travail des érudits - on ne parle pas encore de chercheurs.

En 1902 la bibliothèque de Clermont est considérée comme la cinquième bibliothèque de province. En 1919, M Liard, directeur de l'Enseignement public, peut affirmer qu'avec ses 17 000 volumes, « La bibliothèque de Clermont est l'une des plus riches de province ».

Dans un article publié dans la Revue internationale de l'enseignement (1902), Louis Bréhier, chargé de cours à l'Université de Clermont, parle « d'un projet d'organisation de bibliothèque régionale ». Plus loin, à propos des bibliothèques universitaires, il déclare : « Mais l'utilité de ces bibliothèques pourrait être plus grande encore si elles contribuaient par leur organisation à établir des liens vraiment étroits entre l'université et la région », et donne ensuite en exemple le statut de la bibliothèque de Clermont. Quel était donc ce statut ? Ce n'était rien d'autre que la convention signée en 1902 par le maire de Clermont-Ferrand, le recteur et le ministre de l'Instruction publique. Cette convention ne prévoyait pas une fusion des deux établissements, mais une mise en commun de leurs ressources dans un même bâtiment, sous l'autorité du bibliothécaire de l'université.

D'après cette convention, les deux fonds sont confondus, les crédits d'achats, et donc les registres d'achats, restant séparés. Les personnels collaborent et exécutent les mêmes tâches sans distinction d'appartenance à la ville ou à l'université. Le public est composé de tous ceux qui ont besoin des ressources de la bibliothèque, professeurs, étudiants, abonnés municipaux, mais aussi tous les « écudits » quelle que soit leur résidence, pourvu qu'ils aient une autorisation du recteur, du maire ou du bibliothécaire en chef.

Des fonds très spécialisés

En 1991, beaucoup de détails de la convention sont obsolètes mais, bien qu'elle n'ait pas fait l'objet d'avenants, elle reste valable dans son esprit et n'a jamais posé de problèmes sérieux quant à son application. Dès que tous les textes concernant les bibliothèques inter-universitaires seront parus, une commission mixte municipale et interuniversitaire se mettra au travail pour donner un nouveau statut à la BMIU.

Les régions ont été créées en tant que collectivités locales. Si la BMIU n'est pas bibliothèque de la région, elle joue toutefois, avec son très riche fonds Auvergne de plus de 35 000 volumes, le rôle de bibliothèque régionale. Sa double appartenance à la ville et à l'université a attiré vers elle de très importants dons. Ainsi la création du centre Henri Pourrat, avec tous les manuscrits et dossiers de l'écrivain (250), les 15 000 lettres d'écrivains et d'hommes de lettres qu'il a reçues tout au long de sa vie, enfin sa bibliothèque riche de 7 000 volumes qui ne doublent pas les collections, les livres qui auraient pu le faire ayant été gardés, après vérification, par les héritiers d'Henri Pourrat.

Ce don fait à la ville pour la section « étude » de la BMIU s'adressait, en fait, à la bibliothèque régionale puisqu'aussi bien Pourrat n'était pas Clermontois. La BMIU offrait, pour le centre créé, la garantie de la pérennité de la ville en même temps que le prestige attaché à une direction universitaire. Le directeur scientifique du centre est, en effet, obligatoirement, un professeur de littérature française de la faculté des lettres, selon la convention passée entre la ville et les héritiers d'Henri Pourrat.

Mentionnons aussi le legs Ojardias fait par ce spécialiste de Pascal de tous ses livres de Pascal, sur Pascal ou en rapport avec le jansénisme, que la bibliothèque ne possédait pas. De cette donation déjà lointaine (1943) est né en 1980 le Centre international Blaise Pascal, par une convention ville-université, centre devenu plus tard unité mixte du CNRS (Centre national de la recherche scientifique). Il est dirigé, au sein même de la bibliothèque, par un universitaire spécialiste du XVIIe siècle, qui recherche systématiquement tous les documents, originaux ou reproductions (microfilms, microfiches, photographies), ayant rapport avec la vie, l'œuvre et l'époque de l'écrivain. Bientôt, « c'est à Clermont qu'il sera le plus pratique de travailler sur Blaise Pascal », comme le disait Jean Mesnard le 5 mars 1991 lors de la présentation par les éditions Desclée De Brouwer. Là encore, le fonds ancien de la BM a été heureusement complété par les ouvrages d'érudition de la BU et par les livres de bonne vulgarisation que la BM d'étude se doit d'acheter et qui, à eux tous, forment un fonds tendant à l'exhaustivité. Le CIBP a un rayonnement international incontestable. Il est amusant de constater qu'il a à peu près autant de membres correspondants japonais que clermontois.

Il est remarquable que les deux centres de recherche dont nous venons de parler sont nés tous deux à la suite d'une grande exposition conçue plus spécialement par la section municipale d'étude, plus directement responsable des fonds régional, ancien et précieux. Ces fonds sont constamment enrichis par des achats d'éditions précieuses qui passent dans des ventes publiques. Très récemment, par exemple, une édition originale des Pensées de Pascal et une édition des Provinciales ont été acquises, salle Drouot, par la partie municipale de la BMIU, aidée du ministère de la Culture.

L'éclatement universitaire

De 1966 à 1970, la bibliothèque de Clermont, comme la plupart des BU, a éclaté en sections spécialisées. On aurait pu craindre que cela ne nuise à l'union BM-BU. Mais heureusement la section droit, qui fut la première à partir (1966), n'allait pas bien loin, seulement de l'autre côté du jardin public, et était viscéralement liée à la BM qui avait acheté pour son public les collections juridiques et économiques générales nécessaires.

Le conservateur en chef de l'époque demanda à la Ville l'autorisation de faire traverser le jardin aux collections juridiques municipales, en échange de quoi la bibliothèque de droit accueillerait les lecteurs municipaux exactement comme les étudiants. Le conseil municipal approuva cette disposition, dont bénéficièrent les sections qui devaient partir plus tard. En 1967, ce fut la section médecine ; en 1970, la section sciences. La BMIU évitait ainsi la mise à jour en deux lieux différents de collections importantes.

La section « lecture publique » de la BMIU offre, quant à elle, dans ses deux médiathèques des ouvrages de toutes disciplines à ses lecteurs mais, dès qu'il s'agit d'une recherche un peu poussée, elle les oriente vers les sections spécialisées, qui les accueillent, les renseignent et leur prêtent les livres dont ils ont besoin.

Pour en revenir à la section droit, dès son installation dans les nouveaux locaux, elle effectua, grâce à la location d'une Rank Xerox travaillant sur bristol, la photocopie des catalogues de toutes les bibliothèques de départements (cinq en droit et une en sciences économiques) pour en faire un catalogue collectif à la disposition de ses lecteurs. Le doyen accepta que tous les achats des bibliothèques des départements et de la section soient effectués en accord entre les responsables. Pour rendre cette mesure plus efficace, il avait été créé un service commun des achats des bibliothèques de départements qui effectuait, et effectue encore, le catalogage auteurs de tous les livres acquis par eux. C'est ce service qui transmet à la BU une fiche auteurs pour son catalogue collectif. Le catalogage matières, quant à lui, est fait dans les bibliothèques de départements.

Cette coopération entre la section droit de la BMIU et les professeurs ou documentalistes de la faculté, qui dure depuis toujours, fut si appréciée des enseignants et si efficace que, plus tard, lorsque les commissions scientifiques consultatives spécialisées furent officiellement créées, elles ne purent jamais fonctionner normalement, professeurs et reponsables des bibliothèques de départements ne voyant pas leur utilité. C'est durant cette époque « d'éclatement » des facultés dans des bâtiments quelquefois éloignés que certains universitaires comprirent le rôle de pivot central de la documentation que le conservateur en chef était tout disposé à faire jouer à la BMIU. Le doyen de la faculté des lettres, Monsieur Vian, vint un jour lui demander l'aide d'un bibliothécaire pour les bibliothèques de la faculté qui déménageaient et se trouvaient confrontées à de très gros problèmes : classements topographiques qui ne pouvaient être adaptés aux nouveaux locaux, catalogues inexistants ou incomplets, désordre et inorganisation. La BMIU « prêta » un bibliothécaire à mi-temps. Pendant cette période de transition, en accord avec le conservateur en chef, le doyen alla à la Direction des bibliothèques réclamer la création d'un poste de bibliothécaire et d'un poste de sous-bibliothécaire à la BMIU pour gérer toutes les bibliothèques des départements ou instituts de lettres qui en éprouvaient le besoin.

Catalogues collectifs et rationalisation

La Direction des bibliothèques créa un poste de bibliothécaire en 1966. Un nouveau service était né. Composé d'abord d'une bibliothécaire de la BMIU et d'une secrétaire de la faculté des lettres, il prit en charge sept des plus importantes bibliothèques (30 000 volumes). Un énorme travail de classement et de catalogage fut progressivement réalisé. Plus tard un poste de sous-bibliothécaire fut ajouté au service. Le service fonctionne toujours aujourd'hui avec seulement en plus une deuxième secrétaire à mi-temps appartenant aux effectifs de la faculté des lettres. Il effectue les achats, classe et catalogue les ouvrages, et forme les moniteurs pour assurer l'ouverture des bibliothèques et le prêt. Il tient dans ses locaux un catalogue collectif de toutes les bibliothèques qu'il gère et envoie à la BMIU un double de ses fiches auteurs pour le catalogue collectif de toutes les sections et services. Le service gère maintenant douze bibliothèques (60 000 volumes) avec des localisations dispersées, les unes avenue Carnot, les autres boulevard Gergovia, c'est-à-dire à 600 mètres environ de distance, sur quatre étages, dans chaque bâtiment. C'est un service aussi utile que difficile à gérer avec si peu de personnel et les restrictions que les UFR 1 connaissent pour recruter des moniteurs.

Un des problèmes les plus cruciaux reste en effet celui de l'ouverture insuffisante des salles de travail. Quant à la gestion du catalogue collectif, elle ne prendra toute son efficacité qu'avec l'informatisation du service.

Il est à noter que quatre bibliothèques ne peuvent pas actuellement être prises en charge faute de personnel suffisant.

En 1976, à ma demande, fut créé à Clermont ce que l'on appelait alors une « cellule de rationalisation ». Il s'agissait tout simplement d'un poste de conservateur et d'un poste de sous-bibliothécaire dont la tâche était de rationaliser ce qui en avait besoin entre les BU et leurs petites sœurs, les bibliothèques dépendant des facultés. Dieu sait que la tâche était vaste.

Les deux personnes affectées à ce poste furent immédiatement chargées d'étudier la possibilité de réaliser un catalogue collectif informatisé de périodiques pour la BMIU, les bibliothèques de départements, instituts ou laboratoires des universités et les bibliothèques et centres de documentation de la région. Gros travail, qui fut effectué selon le système CPI 2 mis au point par la bibliothèque de Grenoble. La première édition fut publiée en 1979. Ce catalogue alla en grossissant et en se perfectionnant au cours des années : périodiques vivants ; puis périodiques vivants et périodiques morts ; nouvelles bibliothèques adhérentes, etc. Il est à remarquer que tous les périodiques recensés ont été vus par les catalogueurs qui se déplaçaient dans la région avec la voiture de service.

Ce grand inventaire eut l'énorme avantage de permettre aux sections de la BMIU et aux bibliothèques des UFR, départements ou laboratoires, d'éliminer les doubles, les rigueurs du temps ne permettant aucun gaspillage. Les commissions scientifiques consultatives spécialisées eurent quelquefois cette seule tâche de décider qui gardait telle ou telle revue.

Plus tard, lorsque le catalogue collectif national des publications en séries fut créé, les périodiques de la région Auvergne entrèrent massivement dans l'inventaire national grâce au travail effectué par « la cellule ».

Une collaboration scientifique

En 1970, la section sciences a quitté la bibliothèque centrale pour suivre les facultés, au moins une partie d'entre elles, au campus universitaire des Cézeaux. C'est dans les disciplines scientifiques que le problème de la coopération avec les bibliothèques de départements et de laboratoires se pose de la façon la plus difficile. Il existe en effet, dans les UFR de sciences, une trentaine de bibliothèques spécialisées relevant de huit UFR d'importance très inégale, qui vont de moins de 3 000 à 30 000 documents.

C'est à la section sciences que les commissions scientifiques consultatives spécialisées ont travaillé avec le plus de régularité et d'efficacité. En effet, non seulement elles ont eu, rôle bien négatif, à approuver toutes les suppressions de périodiques rendues nécessaires par les compressions budgétaires, même s'il ne s'agissait pas toujours de doublons, mais encore, depuis 1974, elles répartissent, par discipline, les crédits que la section consacre aux achats de documentation. A ces commissions participent les techniciens chargés des bibliothèques de départements, les professeurs responsables de ces bibliothèques et les représentants désignés par les UFR. Les discussions sont bien argumentées, et parfois longues, mais on arrive toujours à établir une cote mal taillée, chacun se faisant une raison.

La section sciences doit également très souvent aider les bibliothèques « de proximité » dans un autre domaine, celui de la conservation de leurs revues - c'est un problème que connaît également la section droit. En effet, les bibliothèques sont souvent trop étroitement logées pour pouvoir conserver autre chose que l'année en cours. Les années antérieures sont alors stockées dans les magasins (trop petits) de la section. Plusieurs centaines de cartons attendent qu'un équipement en rayonnages permette de les ouvrir avec tout ce que cela peut présenter d'inconvénients pour les usagers et le personnel. C'est un gros problème du secteur scientifique. La création d'un poste de bibliothécaire-adjoint en novembre 1983 a permis d'entreprendre, à partir de cette bibliothèque, un recensement de tout ce qui existe en documents audiovisuels, et spécialement en vidéo, à l'université Blaise Pascal. Malheureusement, le poste ayant été supprimé en 1985 à la suite d'une mutation, le travail a dû être interrompu.

Actuellement, c'est surtout dans l'enseignement de l'information scientifique et technique que la bibliothèque collabore avec les UFR scientifiques. Tout d'abord au niveau de la première année de DEUG 3, par une présentation du travail en bibliothèque dans un amphithéâtre, puis par des visites de la bibliothèque. A la fin du deuxième cycle et au début du troisième, elle reprend cette formation par une initiation à la recherche bibliographique sur tous supports. Pour des cours et des travaux dirigés, les personnels scientifiques et techniques coopèrent avec les professeurs en vue de former les étudiants à la préparation de leur mémoire.

Coopération multiple

De même, à la section lettres de la bibliothèque centrale, les étudiants des 2e et 3e cycles en histoire suivent, en début d'année universitaire, une formation bibliographique de niveau scientifique prise en charge par le personnel scientifique et technique de la section.

A la section droit, dans le cadre des travaux dirigés, tous les étudiants de 1ère année sont formés, par le conservateur et les bibliothécaires, à l'utilisation de la bibliothèque et des recueils de législation et de jurisprudence.

Une forme de coopération particulière est mise en place par le dépôt permanent d'une collection de périodiques spécialisés consenti par la bibliothèque des lettres à la bibliothèque de l'UFR de psychologie.

La section médecine, quant à elle, a, dès sa création, été très orientée vers les travaux bibliographiques par Jacques Archimbaud, qui fut l'un des meilleurs bibliographes dans les disciplines médicales, et ceci sur le plan mondial 4. Dès 1975, elle créa un catalogue collectif des périodiques médicaux conservés dans la région Auvergne, catalogue constamment tenu à jour jusqu'à la création du CCN 5. Grâce aux nombreuses et cordiales relations existant entre la bibliothèque et les laboratoires publics et privés, cette section joue un rôle primordial auprès de tous pour l'enseignement comme pour la recherche.

Inutile de rappeler les thésindex médicaux, à l'origine de la base « Téléthèses » : ce sont des entreprises que leur dimension nationale fait connaître de tous. Mentionnons simplement qu'elles ont pris naissance au pays de Blaise Pascal et qu'elles doivent leur régularité au dévouement et à la compétence de l'équipe de la section médecine. Pendant que les sections spécialisées se développaient, la section centrale s'accroissait jusqu'à remplir à nouveau ses magasins : 1991 devrait voir le début d'une extension de 2 000 m2 impulsée par la ville.

Sur un plan régional, la section municipale d'études a réalisé, avec l'aide du ministère de la Culture, le microfilmage de l'ensemble des périodiques régionaux possédés par la bibliothèque, sous réserve qu'ils soient nés avant 1900. Elle a ensuite mené une étude pour l'évaluation du travail restant à faire sur les collections des autres bibliothèques d'Auvergne. Cette étude sert actuellement de bibliographie. Elle a également réalisé une étude de faisabilité d'une bibliographie régionale.

Tandis que les sections sciences et médecine s'attachaient à développer la coopération avec le secteur industriel - il existe plusieurs laboratoires pharmaceutiques aux environs immédiats de Clermont -, la section « étude » de la BMIU développait la coopération avec les éditeurs et les imprimeurs de la région à partir de son service de dépôt légal régional.

Plusieurs expositions ont mis en valeur les documents entrés grâce à ce service : livres illustrés par un artiste, plus belles affiches, etc. La dernière (janvier 1991) était centrée sur l'œuvre d'un éditeur-typographe et poète, Jean-François Manier, et les éditions du Cheyne. Avec l'aide du ministère de la Culture, la BMIU venait en effet d'enrichir sa réserve précieuse d'un livre de Manier, La maison dans l'allée, illustré d'aquarelles originales de Pierre Lafoucrière.

D'abord ouverte pour un mois, l'exposition a dû être prolongée à cause de son succès.

Cette même section « étude » collabore fréquemment avec le Centre régional de documentation pédagogique (CRDP) ou d'autres organismes, par exemple l'ORACLE (Office régional artistique et culturel de liaison et d'échanges), association qui regroupe certaines communes de la région. Cette collaboration aboutit à des expositions sur panneaux, qui circulent soit dans le cadre de l'Académie, par le CRDP, soit dans celui de l'ORACLE, dans les communes de la région.

Faut-il conclure ces quelques notes ? Espérons simplement qu'à la veille, probable, de son informatisation, la BMIU, riche d'un million de documents, ne fera que rendre plus faciles et surtout plus efficaces les efforts de coopération, « de mise en commun », des richesses intellectuelles collectées par la section municipale depuis plus de deux siècles. Et ceci, pour le plus grand bien de l'Auvergne.

Mars 1991

  1.  (retour)↑  UFR : Unité de formation et de recherche.
  2.  (retour)↑  CPI : Catalogue collectif de périodiques interrégional.
  3.  (retour)↑  DEUG : Diplôme d'études universitaires générales.
  4.  (retour)↑  Jacques Archimbaud, Bibliographie et recherche documentaire en médecine et pharmacie, Rueil-Malmaison, Ed. Sandoz, 1970-1972, 2 vol. Cet ouvrage, qui n'est plus à jour depuis la mort de son auteur, a été, à son époque, un modèle du genre.
  5.  (retour)↑  CCN : Catalogue collectif national.