entête
entête

Le Catalogue collectif national des périodiques allemand

Dominique Baudin

En Allemagne, les bibliothèques universitaires, comme la plupart des autres bibliothèques importantes, ont une longue tradition de publication de catalogues collectifs régionaux de périodiques. Dès la fin des années soixante, de nombreux bibliothécaires pensent à recourir à l'informatique pour faire face à cette tâche. La bibliothèque d'Etat de la Prusse (Staatsbibliothek preussischer Kulturbesitz, ou SBPK-Berlin) fut parmi les premières à concrétiser ce projet. Elle créa une banque de données de périodiques (ZeitschriftenDatenbank ou ZDB) ayant pour objectif l'automatisation de la publication des catalogues régionaux imprimés. Rapidement, d'autres bibliothèques se déclarèrent prêtes à collaborer à ce projet. A l'époque, le recours à des bases interrogeables en ligne, pour localiser des collections, ou à une messagerie électronique, pour le prêt-interbibliothèques, n'étaient encore que de lointaines perspectives.

Objectifs de la banque de données

Il est important de bien cerner les quatre caractéristiques qui président à l'apparition de cette banque, car elles diffèrent de celles qui débouchèrent sur la création du Catalogue collectif national français. En premier lieu, la création du ZDB résulte de la volonté de coopération de plusieurs bibliothèques scientifiques importantes : les bibliothèques allemandes relèvent de la tutelle du Ministère de la culture de chacun des Etats-régions et non d'un organisme centralisé alors que le Catalogue collectif national français émane de la volonté d'une administration centrale en mesure d'imposer la participation au réseau à un certain nombre d'établissements relevant de sa tutelle.

En second lieu, la banque de données allemande vise avant tout à alléger le travail de publication de catalogues imprimés, alors que le CCN vise essentiellement - tout au moins à ses débuts - à faciliter le prêt-interbibliothèques.

Les catalogues imprimés issus de la banque allemande doivent constituer des outils de référence et utiliser les normes de catalogage en vigueur dans les bibliothèques scientifiques. Le CCN ne met pas l'accent sur la qualité des notices bibliographiques. Il est lié au CIEPS 1 qui n'utilise pas les normes de catalogage en vigueur dans les bibliothèques.

Enfin, le catalogue allemand connaît une montée en charge progressive, puisque ce sont les bibliothèques participantes qui y saisissent progressivement les notices de leurs périodiques. Le CCN, en revanche, s'appuie sur la base du CIEPS, si bien que le fichier contient une majorité de notices correspondant à des titres (journaux d'annonces gratuits, presse à destination du grand public, etc.) qui ne seront jamais localisés dans quelque bibliothèque que ce soit, à l'exception des établissements recevant ces publications dans le cadre du dépôt légal.

Trois exemples pris dans le Land du Bade-Wurtemberg illustrent ce propos :
- à Freiburg-im-Breisgau, la bibliothèque universitaire reçut des crédits spéciaux alloués par la Deutsche Forschungsgemeinschaft (ou DFG), sorte de « mission fédérale de la recherche », lui permettant d'embaucher du personnel vacataire qualifié pour cataloguer et localiser, non seulement l'ensemble de ses périodiques - y compris les collections anciennes -, soit 39 000 titres, mais aussi ceux des bibliothèques des instituts de l'Université de Freiburg : en tout, 100 300 localisations pour la région de Freiburg - l'opération dura six ans ;
- la bibliothèque universitaire de Tübingen, chargée des « Sondersammelgebiete », sortes de CADIST, concernant la théologie chrétienne et la documentation des pays orientaux, a elle aussi enregistré l'ensemble de son fonds, soit aujourd'hui environ 43000 titres, ainsi que celui des instituts de l'Université, soit environ 70 500 localisations pour les bibliothèques « patronnées » par la bibliothèque ; pour sa part, le CCN n'a jamais pu entreprendre un chargement aussi systématique des données rétrospectives, ses moyens humains et financiers n'ayant jamais été comparables à ceux du catalogue allemand ;
- la Bibliothèque du Wurtemberg de Stuttgart n'a pas encore terminé de signaler ses fonds anciens dans la base ; en effet, il lui fallait tout d'abord localiser 17 000 périodiques courants - combien de bibliothèques en France peuvent aligner un tel chiffre ? En ce qui concerne le fonds ancien, la bibliothèque ne disposait pas d'un catalogue séparé des périodiques, intégrés dans le fichier général, si bien qu'elle n'a pu entrer que la moitié environ de ses collections anciennes, soit 53 000 titres localisés à présent dans le catalogue.

Il suffit de consulter les statistiques du CCN français publiées dans le numéro de juillet 1990 pour constater qu'à l'exception du département des périodiques de la Bibliothèque nationale de Paris et de l'INIST 2, aucune bibliothèque française ne localise plus de 20 000 titres dans le CCN, surtout en province. Ainsi, toutes sections confondues, la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg localise 15 947 titres. En résumé de tout cela, voici un extrait de la brochure de présentation du catalogue allemand, publiée en 1988 :

« La base de données ZDB doit permettre de mieux répondre aux deux objectifs suivants:
- alléger la tâche de catalogage des périodiques pour les bibliothèques participantes, en leur offrant des notices rédigées selon les normes RAK 3 en vigueur dans toutes les bibliothèques scientifiques, purées sous forme de catalogues collectifs d'une part et d'instruments bibliographiques de référence d'autre part,
- être l'instrument permettant de mieux répartir et organiser les flux du prêt entre bibliothèques, en créant une base d'interrogation et en éditant un jeu de microfiches, tous deux spécialement conçus pour les besoins du prêt-inter, dans lequel les localisations sont classées par régions de prêt interbibliothèques », non dans l'ordre alphabétique des villes.

Il existe bien aujourd'hui deux produits distincts, tant au niveau des bases de données que des jeux de microfiches.

Organisation du réseau

La coordination supra-régionale - on ne peut guère parler de coordination nationale dans un pays fédéral comme l'Allemagne - est réalisée grâce à deux services qui assurent le suivi technique et trois organes de gestion.

Les instances centrales

Il s'agit d'abord du Deutsches Bibliotheksinstitut (ou DBI), instance de coordination fédérale des bibliothèques responsable de la maintenance du logiciel et du traitement matériel des données. C'est lui qui s'occupe de la publication des manuels et des divers produits issus de la base : éditions de travail, jeux de microfiches, catalogues thématiques, etc.

Le second service, service bibliographique de la Staatsbibliothek Preussischer Kulturbesitz de Berlin (SBPK-Berlin) appelé Abteilung überregionale bibliographische Dienste, est responsable de la coordination bibliographique au travers de deux instances de contrôle et d'harmonisation. En effet, lorsqu'une bibliothèque participante entre une nouvelle notice, elle peut encore la modifier directement dans la base pendant sept jours. Au-delà de ce délai, tous les souhaits de correction doivent passer par le service bibliographique de la SBPK-Berlin, via une messagerie électronique. Les corrections sont traitées dans un délai maximum de deux jours ouvrables. Oserons-nous à cet endroit évoquer les délais douloureux de correction imposés au CCN français par la collaboration avec l'ISDS 4, qui envoie les différents bordereaux au centre ISDS du pays dont la publication est originaire ?

Rappelons que la SBPK-Berlin est également responsable du fichier d'autorité des collectivités (le GesamtKörperschaftsDatei, ou GKD, auquel le catalogue allemand est lié. Il s'agit d'un fichier automatisé répertoriant les formulations normalisées selon les normes RAK, de toutes les collectivités, accompagnées des renvois nécessaires. Il est édité régulièrement sous forme de microfiches. La dernière édition de mai 1990 se composait de 99 microfiches pour 336 000 intitulés et renvois de collectivités.

Il arrive également que la SBPK-Berlin reçoive des subventions pour saisir dans la base les états de collection de bibliothèques jugées importantes pour le prêt-inter qui ne peuvent ou ne veulent pas encore participer au catalogue.

Le conseil d'administration du ZDB se compose d'un représentant de chacune des instances suivantes : Deutsches Bibliotheksinstitut, SBPK-Berlin, Deutsche Forschungsgemeinschaft, direction du DBI (Deutsches Bibliotheksinstitut), ainsi que de deux membres du Conseil des bibliothèques de la DFG. Le conseil d'administration délibère et statue sur les orientations générales, les finalités et les priorités du catalogue. Il est l'instance de dernier recours quant aux nouvelles adhésions susceptibles de poser problème.

Le comité de pilotage de la base de données se compose de trois représentants du Deutsches Bibliotheksinstitut et de la SBPK-Berlin : il délibère sur les grandes orientations à donner à la base de données. Le comité des participants au catalogue se compose, quant à lui, de deux représentants de chacune des régions de prêt-interbibliothèques.

Le CCN, quant à lui, est coiffé par un Centre national chargé de coordonner l'activité du réseau et de développer ses relations avec les partenaires extérieurs (Ministère, ISDS, etc.) S'il y eut bien une tentative de création d'un conseil scientifique, elle n'aboutit jamais. Les responsables des centres régionaux peuvent se faire l'écho de leurs utilisateurs lors de la réunion nationale qui se tient une fois par an.

Instances régionales, instances locales

En République fédérale allemande, le prêt-interbibliothèques est organisé par régions - une région pouvant déborder le cadre administratif d'un seul Land -, et le découpage géographique du catalogue reflète celui du prêt-interbibliothèques. La Bibliothèque du Wurtemberg de Stuttgart abrite par exemple le Baden-Württembergische Zeitschriftenkatalog ou BWZ, qui n'est finalement que la partie du catalogue concernant les bibliothèques du Bade-Wurtemberg. En tant que tel, le centre régional BWZ représente les intérêts des bibliothèques de la région auprès du catalogue national et veille à ce qu'un échange d'informations ait lieu entre les instances supra-régionales et les bibliothèques participantes (enquêtes, bulletin d'information, réunion, etc.). Il se charge également de la formation des adhérents qu'il accepte de patronner.

Dans les années soixante-dix, seules les bibliothèques participant au prêt-interbibliothèques entraient leurs états de collections dans le catalogue allemand. Cette limitation a totalement disparu aujourd'hui : les bibliothèques de taille modeste, qui ne disposent ni du personnel compétent ni du matériel nécessaire, sont « patronnées » par une bibliothèque dite « de premier niveau » capable de les prendre en charge, ou directement par le catalogue du Bade-Wurtemberg. Cela concerne essentiellement les bibliothèques des instituts universitaires. La bibliothèque universitaire de Freiburg prend ainsi en charge environ 150 bibliothèques, qui sont non seulement des bibliothèques de l'Université de Freiburg mais aussi des bibliothèques du Pays de Bade. Certaines sont éloignées géographiquement mais interviennent dans des disciplines qui intéressent l'Université.

En ce qui concerne le centre ZDB de la Bibliothèque universitaire de Tübingen, la coordination avec les bibliothèques d'instituts est considérablement simplifiée par deux règles fondamentales appliquées à la gestion de la masse documentaire présente dans l'Université : d'une part, tout achat supérieur à une certaine somme, d'environ 400 DM, doit être soumis au conseil de la bibliothèque ; d'autre part, tout nouvel abonnement doit être signalé à la bibliothèque. Pour éviter que cette règle ne soit qu'une obligation purement théorique, c'est le service comptable de l'Université qui fait parvenir au centre du catalogue une copie des factures des abonnements souscrits dans les instituts.

Si le cas ne s'est encore pratiquement jamais posé, il peut arriver qu'une petite bibliothèque ne trouve aucune bibliothèque à laquelle se rattacher. Inversement, une bibliothèque membre actif peut décider de s'occuper d'une petite bibliothèque très éloignée géographiquement si elle pense que c'est important pour gérer ses collections et son prêt-interbibliothèques.

La décentralisation du réseau ZDB correspond plus ou moins au mode d'organisation régionalisé du CCN français. Notons cependant que le catalogue allemand n'a jamais caressé l'illusion de voir chaque bibliothèque - quelles que soient sa taille et les compétences de son personnel - entrer ses données elle-même, et que le réseau s'articule autour des bibliothèques institutionnelles qui patronnent les plus petites... et assument le travail de catalogage et de localisation.

Bien que le Catalogue soit un organisme aspirant à couvrir tout le territoire allemand, le fédéralisme fait qu'un Land n'est pas obligé d'adhérer au réseau. Il suffit de consulter la liste des bibliothèques membres actifs pour constater que la couverture de l'ancienne Allemagne de l'Ouest n'est pas homogène. La Bavière n'y participe pas directement et les Lander du nord, y compris la Basse-Saxe, sont faiblement représentés. Le Bade-Wurtemberg, la Rhénanie-Westphalie, la Sarre, la Rhénanie-Palatinat ainsi que Berlin forment par contre l'ossature du catalogue. La Hesse est un cas à part, puisqu'elle dispose d'un système informatique incompatible avec le catalogue, même si elle accepte de fournir des bandes rechargeables.

Dès le début 1990, la bibliothèque d'Etat de la Prusse (SBPK-Berlin) s'est chargée d'intégrer les collections des bibliothèques des environs de Berlin situées dans l'ancienne Allemagne de l'Est, y compris les périodiques reçus à la Deutsche Staatsbibliothek, ancienne bibliothèque centrale de la République démocratique allemande. Outre la région de l'ex Berlin-Est, l'édition du jeu de microfiches d'octobre comprend déjà des localisations réparties sur l'ensemble du territoire de l'ancienne RDA.

Pour conclure, mentionnons deux projets très particuliers, qui ont amené des bibliothèques étrangères à adhérer au catalogue allemand : certaines bibliothèques allemandes, anglaises et scandinaves utilisent la base du ZDB pour créer une base européenne de périodiques répertoriant les publications chinoises ; dans un tout autre domaine, quelques bibliothèques artistiques italiennes financées sur des fonds allemands y ont adhéré aussi.

Le CCN français est un organisme national qui couvre l'ensemble du territoire et relève d'une administration centrale qui était en mesure, à l'époque de sa création, d'imposer ses vues aux établissements placés sous sa tutelle. S'il fut admis que toute bibliothèque relevant de l'ex-DBMIST 5 devait localiser ses périodiques courants, le Ministère n'imposa ni le chargement des données rétrospectives, ni l'inventaire complet des bibliothèques situées dans une région géographique. Ces deux décisions furent laissées à l'appréciation des chefs d'établissements. Ces derniers se virent fortement sollicités pour créer un Centre régional dans leur bibliothèque, sans toutefois recevoir le moindre moyen supplémentaire en personnel. Le CCN fut d'ailleurs mis en place durant les années de gel des postes, si bien que les chefs d'établissements ne furent pas enclins à attribuer des moyens conséquents.

Contenu et produits de la base

En septembre 1990, la base ZDB contient environ 560 000 notices pour 2 065 000 localisations dans environ 2 000 bibliothèques participantes - la préface du jeu de microfiches d'avril 1990 du CCN annonce 202 813 notices pour 828 000 localisations dans 2 756 bibliothèques.

Il existe trois différences essentielles par rapport au CCN français : le contenu de la base reflète les fonds des bibliothèques participantes - il n'existe quasiment pas de notice non-localisée ; cette base est tout à fait indépendante de l'ISDS et de son centre allemand - le catalogage correspond aux normes en vigueur dans les bibliothèques ; les statistiques font apparaître qu'environ la moitié des notices correspondent à des périodiques anciens. Comme dans le CCN, le terme « périodique » est pris dans son sens le plus vaste : il englobe toutes les publications paraissant à intervalle régulier, quel que soit le pays ou la langue de publication, qu'il s'agisse d'un titre mort ou courant.

La base de travail KAT-ZDB

Le Deutsches Bibliotheksinstitut travaille sur un ordinateur SIEMENS. Le catalogue national n'autorise la saisie en ligne que depuis octobre 1989 - les travaux se faisaient auparavant par l'envoi de disquettes ou de bandes. La saisie se fait grâce à des terminaux TANDBERG qui sont des terminaux assez onéreux car spécialement adaptés au travail de catalogage en ligne - jeu élargi de caractères et de signes diacritiques, fonctions de connexion préparamétrées. La base se compose de huit fichiers dont les trois plus importants sont le fichier des notices catalographiques, le fichier d'autorité des collectivités auteurs et le fichier des localisations. Un enregistrement se composant de données réparties entre ces fichiers, les notices sont reliées entre elles par des numéros d'identification. L'un des champs de la notice catalographique est destiné à l'enregistrement éventuel du numéro d'identification de la collectivité auteurs tel qu'il figure dans le fichier d'autorité des collectivités (GKD). Il en va de même pour les localisations, qui relient un numéro de notice au(x) numéro(s) d'identification des sigles des établissements conservant le titre en question.

Il n'existe donc qu'un seul fichier source de chaque type, ce qui contribue à économiser de la place en mémoire et à simplifier le processus de correction. Cet avantage est surtout précieux dans le cas des collectivités, puisqu'une éventuelle modification de l'intitulé se fera en une seule fois dans le fichier d'autorité : les notices catalographiques, qui renvoient au numéro d'identification de la collectivité, reprendront automatiquement cette correction dans autant de notices que de titres publiés par une même collectivité. Qui plus est, on est sûr que tous les titres publiés par une même collectivité sont bien entrés sous un même intitulé. Cela facilite grandement le contrôle d'éventuels doublons.

C'est là une grande différence avec le CCN français, dans lequel il faudrait corriger chaque titre publié par une même collectivité pour en harmoniser la formulation.

Le catalogage respecte les normes RAK-WB, soit Regeln zur alphabetischen Katalogisierung wissenschaftliche Bibliotheken, appliquées aux périodiques et empruntées aux normes internationales ISBD(S) 6. Le format de saisie répartit ce catalogage très complet sur un maximum théorique de 300 champs. Six champs sont obligatoires :
- type de données : ce champ sert à effectuer ensuite un contrôle de « plausibilité », le programme contrôlant la cohérence des indications fournies dans certains champs ;
- rythme de publication (quotidien, hebdomadaire, etc.) ;
- classification systématique décimale propre au catalogue ;
- titre principal ;
- lieu de publication ;
- publication en cours ou arrêtée.

Le système produit automatiquement les renvois de titres et de collectivités.

Dans le cas où une même publication a changé plusieurs fois de titre, les différentes notices s'y rapportant sont chaînées entre elles par leur numéro d'identification respectif. Le système peut appeler successivement toutes les filiations se rapportant à une même publication. Il en va de même pour les changements de formulation de la ou des collectivité(s), ce qui n'existe pas dans le CCN français.

Autre élément purement matériel facilitant grandement le travail de saisie des notices : les terminaux spécialement conçus pour ce travail permettent de marquer un bloc, de l'affecter à une des touches de fonction, pour ensuite interroger un autre fichier avec cette même formule. Exemple concret : lorsque le bibliothécaire constate que le titre à saisir est publié par une collectivité, il lui suffit de taper un point d'interrogation dans le champ collectivité pour passer dans le fichier d'autorité. S'il y retrouve la collectivité concernée, il peut marquer le numéro d'identification de celle-ci, retourner dans le fichier de saisie des notices bibliographiques, dans lequel il réinjecte le bloc marqué par un simple appui sur la touche de fonction à laquelle il avait été affecté. Ceci évite le recopiage fastidieux, et source d'erreurs, de chaînes numériques dénuées de sens.

Notons que la procédure est la même pour les zones de filiation, à la différence que l'on reste dans le même fichier de saisie.

En ce qui concerne le CCN français, il se présentait jusqu'à fin 1990 sous la forme d'une base unique, qui était en fait une version professionnelle nécessitant une formation préalable ou au moins une bonne lecture du manuel d'interrogation pour le néophyte. Il existe maintenant une version vidéotex. Dans la version professionnelle du CCN, on ne peut ni interroger le fichier sans ressortir, par les menus, du mode saisie, ni reprendre des données dans le fichier d'interrogation pour les « importer » dans le fichier de saisie : de toute façon, il n'y a pas de fichier d'autorité. Les terminaux utilisés sont très divers, puisque la saisie se fait en code ASCII, et l'interrogation en caractères ASCII pauvres, sans aucun signe diacritique.

Le logiciel du catalogue allemand comprend, quant à lui, un module de contrôle des doublons, qui s'effectue en comparant les mots significatifs du titre clé et le lieu de publication. Ce ne sont sans doute pas là des critères infaillibles, mais cela permet de dépister les erreurs grossières.

La zone de localisation est également normalisée : sigle de la bibliothèque, cote, état de collection, indication des lacunes dans la collection (facultatif), bref commentaire si nécessaire. De nombreux participants remplissent la zone des lacunes, de façon à obtenir des listes de numéros manquants. Les bibliothèques allemandes ont les crédits nécessaires pour combler leurs lacunes... Signalons au passage que toutes les collections de périodiques que j'ai vues sont entièrement reliées.

La base de travail offre de nombreuses possibilités d'interrogation :
- fichier des collectivités: numéro d'identification de la collectivité, mots clés de la collectivité, demandes de correction ;
- fichier des notices bibliographiques : numéro d'identification ZDB, mots significatifs du titre, codes, ISSN, lieu de publication, demandes de correction, mots significatifs de la collectivité ;
- fichier des localisations : numéro d'identification de la notice, cote dans la bibliothèque, mots significatifs du titre et de l'intitulé de la bibliothèque ;
- fichier des bibliothèques : numéro d'identification, sigle alphabétique, mots significatifs ;
- fichier des renvois : numéro d'identification, mots significatifs de la collectivité ou du titre selon le cas.

Ces possibilités correspondent en gros à celles du CCN, à la différence qu'il est possible dans le catalogue allemand d'interroger les champs composant la localisation, y compris par cote ! Qui plus est, tous ces critères d'interrogation sont combinables entre eux à l'aide des opérateurs booléens classiques, ce qui est impossible dans le CCN où la seule combinaison est celle du champ titre (et variantes) avec le champ collectivité (et variantes).

La version prêt-inter

Cette version de la base est accessible par les lignes ordinaires DATEX-P 7 ou par le réseau Euronet depuis l'étranger. Elle est interrogeable en ligne à l'aide d'un modem ordinaire ( 1 200 bd/sec) et d'un terminal (ou PC) compatible TTY et tourne sous le logiciel GRIPS/DIRS - le serveur du Deutsches Bibliotheksinstitut offre quatre autres bases de données bibliographiques interrogeables à l'aide de ce logiciel. L'interrogation en mode page 8 permet des vitesses de transport nettement plus élevées, mais ne fonctionne qu'avec des terminaux compatibles SIEMENS.

Cette version du catalogue est une copie de la base de travail. Réservée à l'interrogation, elle n'est pas mise à jour en continu, mais rechargée à intervalles espacés. De même, le format d'affichage des notices a été repensé pour être plus convivial : alors que dans la version de travail l'affichage de la notice est sommaire (présence des codes champs, affichage successif des champs à la demande, etc.), il est standardisé dans la version ZDB/prêt-inter et les champs sont décodés.

Cette base ne retient que les localisations des bibliothèques participant effectivement au prêt-interbibliothèques.

L'indexation est encore plus fine que dans la version de travail, puisqu'il s'agit de faciliter au maximum la recherche. Les champs interrogeables sont indexés en unitermes, et le système en tire autant d'index permutés. Tous les critères d'interrogation sont combinables entre eux à l'aide des opérateurs booléens.

Champs interrogeables : tous ceux qui composent la notice bibliographique, c'est-à-dire titre principal complet, variantes du titre, sous-titre, intitulé de la collectivité tel qu'il est normalisé dans le fichier d'autorité des collectivités et tel qu'il figure sur le périodique, en tenant compte des variantes éventuelles, sous-collection dans une collection, lieu(x) de publication, année d'apparition, année de cessation, titre-clé abrégé, ISSN, code systématique, pays de publication. La recherche peut se faire dans toute la notice ou en spécifiant un champ donné.

L'utilisateur peut ensuite afficher les notices en divers formats plus ou moins complets. Chaque notice est accompagnée de ses localisations.

Certaines bibliothèques offrent déjà la possibilité de faire déboucher ces recherches sur une commande en ligne des documents : bibliothèque centrale de médecine de Cologne, BU/TIB Hannovre, SBPK Berlin, Bayerische Staatsbibliothek Munich, Institut d'économie de Kiel.

Les données du catalogue étant rechargées dans les bases des réseaux locaux, les modules de commande en ligne de documents s'articuleront probablement autour des ces réseaux locaux. Il n'existe pas à l'heure actuelle de connexion automatisée entre le catalogue collectif des périodiques et le circuit de prêt-inter.

Depuis fin 1990, il existe une version vidéotex du CCN français, accessible pour l'instant par le kiosque grand public (36-15). Les possibilités d'interrogation sont plus étendues : outre l'ISSN, le titre et la collectivité, la recherche peut également se faire par « pays » et « langue d'édition » ainsi que par « sujet » (regroupements opérés par les indices CDU 9 et Dewey simplifiés). Elles sont également plus conviviales, avec une présentation qui garantit une bonne lisibilité de la notice et une recherche par approches successives.

Les produits issus de la base

La base produit un jeu de microfiches interne pour le travail courant des membres actifs, édition qui contient les notices complètes rangées par ordre alphabétique des titres (comprenant les renvois), suivies des états de collection de toutes les bibliothèques classées par ordre alphabétique des sigles. Ce jeu d'environ 320 microfiches est publié deux fois par an, et complété par 10 suppléments mensuels cumulatifs - environ 40 microfiches pour le supplément de décembre 1989 - paraissant entre les deux éditions complètes.

La base produit également un jeu de microfiches pour le prêt-interbibliothèques, édition qui contient des notices de format moyen, classées par ordre alphabétique des titres. Seules sont consignées les localisations des quelques 250 bibliothèques acceptant de participer au prêt-inter, rangées par régions de prêt-inter. Ce jeu de microfiches paraît deux fois par an, complété par des index permutés - à titre de comparaison, le jeu de microfiches du CCN français comprend 151 microfiches, est édité une fois par an et sans supplément mensuel. Il n'y a pas d'édition reflétant le contenu de la base entière, puisqu'elle devrait inclure les notices non localisées, propriété du CIEPS.

Il existe par ailleurs un jeu de microfiches du fichier d'autorité des collectivités (GKD), dont l'édition complète paraît une fois par an, accompagnée de cinq suppléments et des index permutés.

Les catalogues régionaux ou thématiques sont aujourd'hui tirés plutôt sur microfiches. Au début des années 80 parurent les derniers catalogues régionaux sur papier, par exemple à Heidelberg, Stuttgart ou Tübingen. Les bibliothèques allemandes sont si riches qu'ils représentaient plusieurs volumes très épais, ce qui s'avérait très onéreux. Certains catalogues thématiques, limités à un groupe de bibliothèques, paraissent encore toutefois sur papier, comme par exemple les catalogues liés aux deux CADIST 10 de Tübingen (théologie chrétienne et documentation asiatique).

Toute bibliothèque participante peut demander un extrait du catalogue selon ses besoins. Elle a le choix entre deux formats de notices, les critères de sélection étant multiples et combinables entre eux:
- sélection sur un sigle d'une bibliothèque, sur un groupe de sigles ou une région - le CCN français offre les mêmes possibilités ;
- sélection thématique à partir de l'indexation propre au catalogue, sélection sur un domaine CADIST, sur un pays d'édition, sur l'état du périodique (mort ou courant), sur le rythme de parution (quotidien, hebdomadaire) : mêmes possibilités pour le CCN mais le tri thématique est peu satisfaisant et de surcroît payant.

Les catalogues peuvent être accompagnés d'une foule d'index et d'index permutés : index systématique, index par cote pour le travail en magasins, index des lacunes dans le fonds - le CCN français n'offre pas ces possibilités gratuitement. Le catalogue de théologie du CADIST de Tübingen se compose par exemple d'une liste principale comprenant les notices, les renvois des collectivités et les renvois des titres classés en une seule séquence dans l'ordre alphabétique. Il est complété par un index systématique et un index par pays de publication.

Les bibliothèques membres actifs reçoivent des catalogues de travail deux fois par an. Elles peuvent demander deux impressions supplémentaires incluant jusqu'à trois index, le tout sans rien débourser! Les possibilités de tri sont donc à peu près les mêmes que dans le CCN français, à deux grandes différences près : le catalogue allemand peut éditer des catalogues ou index classés systématiquement ainsi que des listes de lacunes pour le contrôle en magasin - les bibliothèques allemandes ont les moyens de combler les trous... Les bibliothèques participantes reçoivent plus de produits gratuitement que leurs homologues françaises.

Des extraits du catalogue sont livrés régulièrement sous forme de bandes magnétiques qui sont rechargées dans les bases de réseaux locaux, comme par exemple le réseau des bibliothèques du Sud-Ouest.

Rechargement des notices dans la base du réseau

Entre juillet et octobre 1989 fut réalisé le premier chargement des données présentes dans le catalogue collectif qui se rapportaient à l'ensemble des bibliothèques comprises dans la zone géographique du réseau Sud-Ouest, en incluant celles qui participaient au catalogue mais pas au réseau. Ces rechargements se font maintenant à un rythme mensuel.

Le réseau comprend un fichier BIB-INFO, dans lequel chaque bibliothèque précise ses modalités de prêts ou de consultation sur place.

Toute saisie ou correction concernant des notices de périodiques ou leur localisation doit obligatoirement se faire dans le catalogue qui se charge de renvoyer des bandes tenant compte des ajouts et modifications : tous les mois en ce qui concerne les notices bibliographiques, et tous les trimestres en ce qui concerne les localisations. Les anciennes notices sont alors écrasées par les nouvelles.

Dans le cas d'une collection, on récupère la notice de tête du catalogue, et les notices individuelles des monographies cataloguées par le réseau sont reliées à celle-ci, toujours par le biais d'un numéro d'identification. Il est parfois assez malaisé de savoir si une collection sera ou non cataloguée dans le catalogue.

En ce qui concerne le contrôle des doublons, rappelons que la base du réseau Sud-Ouest fut lancée par la bibliothèque de Constance, laquelle avait déjà commencé à y entrer ses périodiques avant que la collaboration avec le Catalogue collectif ne se mette en place. C'est pourquoi le logiciel comprend un module de contrôle des doublons, qui servit à éliminer ceux-ci lors du rechargement des données issues du ZDB -le CCN a lui aussi fait l'objet de rechargements sur des sites locaux, en général pour alimenter des OPAC 11.

L'existence et la longévité du ZDB montrent combien il est nécessaire de disposer d'un catalogue collectif national automatisé des périodiques. Le CCN est encore loin, en France, de rendre les mêmes services. Il faudrait pour cela améliorer les performances du logiciel pour qu'il puisse chaîner les notices de filiation, travailler en parallèle avec un fichier d'autorité des collectivités - à créer ! -, permettre l'interrogation de tous les champs et leur combinaison à l'aide des opérateurs booléens, charger tous les fonds anciens dans la base et associer étroitement les chefs d'établissements et les utilisateurs à la gestion de la base.

Il semble que la conjoncture soit maintenant plus favorable pour les bibliothèques universitaires françaises qu'elle ne l'était au moment de la création du Catalogue collectif national. Il est permis d'espérer que l'on en profite pour relancer l'enrichissement de la base et la dynamique du réseau. La réalisation de la version vidéotex semble être un signe très encourageant.

Novembre 1990

  1.  (retour)↑  Centre international d'enregistrement des publications en série.
  2.  (retour)↑  Institut national de l'information scientifique et technique.
  3.  (retour)↑  Adaptation allemande de l'ISBD.
  4.  (retour)↑  International serials data system.
  5.  (retour)↑  Direction des bibliothèques, des musées et de l'information scientifique et technique.
  6.  (retour)↑  International standard bibliographic description.
  7.  (retour)↑  Equivalent de Transpac en France.
  8.  (retour)↑  Transmission et application de données écran par écran (opposé à une transmission ligne a ligne).
  9.  (retour)↑  Classification décimale universelle.
  10.  (retour)↑  Centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique.
  11.  (retour)↑  Online public access catalog.