Mise en service public d'un CD-ROM en bibliothèque

L'implantation d'un CD-ROM en accès libre exige de pouvoir disposer d'un matériel performant et surtout résistant : compatible PC avec microprocesseur Intel 80286 (ou version supérieure) ; 640 Ko de mémoire vive (RAM) ou plus pour une plus grande rapidité de traitement ; écran VGA offrant un confort de visualisation et de restitution de l'image optimum ; mémoire de masse suffisante (disque dur) afin de permettre l'implantation du ou des logiciels d'interrogation ; lecteur de CD-ROM intégré de préférence à un lecteur externe pour réduire les problèmes de câblage ; imprimante « silencieuse » pour une utilisation en salle de lecture (imprimante laser, imprimante à jet d'encre).

Le matériel doit supporter une utilisation intensive multi-utilisateurs. A cet investissement, viennent s'ajouter des charges supplémentaires : contrat de maintenance du micro-ordinateur, consommables (papier, ruban encreur, toner), mise en place d'une alimentation électrique de qualité, mise à disposition d'un poste de travail ergonomique.

Choix des disques

Le processus d'acquisition est le même que celui des autres documents. Les CD-ROM dont le contenu nécessite des mises à jour régulières et rapprochées (banques de données, annuaires d'événements, annuaires statistiques...) s'acquièrent par abonnement. Remarque importante : pour la plupart, c'est à un droit d'utilisation qu'on souscrit. En cas de rupture du contrat d'abonnement, l'ensemble des disques doit être restitué au distributeur.

Face à une production sans cesse croissante, il est important, avant achat, de connaître exactement le contenu de chaque titre. Celui-ci étant encore rarement un produit original, il est à comparer avec la version imprimée, on-line... De nombreux producteurs proposent en effet une version CD d'un produit, amputée de données (limite dans le temps), de champs (notice réduite) ou une sélection du contenu du produit original. De même pour les produits originaux, ce sont souvent des compilations de produits existants **.

Pratiquement, à l'achat d'un nouveau CD-ROM il faut veiller à plusieurs points :
- s'assurer que la configuration micro est correcte et compatible : type de micro-ordinateur (PC, Apple) ; n° version DOS ; taille mémoire vive ; capacité de la mémoire de masse ; carte écran ;
- savoir si l'application nécessite ou non une souris ;
- si l'application comporte du son, il est indispensable que la configuration présente une sortie audio ;
- si l'application exige un mode d'affichage particulier (EGA, VGA) ;
- si elle comporte des images vidéo numérisées, il faut prévoir une carte interface spécifique ;
- format de l'application: High Sierra, ISO 96.60.

Mise en accès libre

Contrairement aux idées reçues, le CD-ROM n'est pas éternel. Sa durée de vie serait même relativement réduite si le disque n'était pas manipulé par l'intermédiaire de cartouches spécifiques du support... L'utilisation de disques CD-ROM doit être contrôlée afin d'éviter toute disparition (système de prêt sur place). Il est indispensable de protéger l'accès au système d'exploitation (DOS) du micro-ordinateur : ceci peut être réalisé par le logiciel PC-MENU, édité par Chadwyck Healey France, qui permet le blindage du système avec en sus une gestion facilitée des choix proposés à l'utilisateur, ainsi qu'une facilité d'implantation d'une application remarquable.

La gestion d'une station CD nécessite un minimum de connaissances du micro-ordinateur, de son système d'exploitation et du vocabulaire technique utilisé. Le responsable de la configuration doit être capable d'installer un logiciel d'interrogation, de remédier aux diverses causes de plantage du système (microcoupures, mauvaises manipulations...).

La pratique

Une encyclopédie ou une bibliographie en version imprimée se compose généralement de plusieurs volumes, cela signifie que pratiquement il est possible d'envisager une utilisation simultanée du répertoire par plusieurs utilisateurs. Le CD-ROM n'autorise pour l'instant qu'un seul utilisateur à la fois. Il devient alors souhaitable de gérer l'utilisation de la station de travail par un système de rendez-vous, à moins de disposer d'un nombre suffisant de configurations, et par là-même, d'abonnements, les logiciels d'interrogation étant encore monopostes.

La formation des utilisateurs est une étape importante. Elle commence par une bonne signalisation du produit. Dans certains cas, une présentation du poste de travail est indispensable. Il faut ensuite présenter les spécificités du logiciel d'interrogation, car la standardisation n'existe pas encore dans ce domaine : elle serait pourtant la bienvenue, notamment dans les fonctions attribuées aux différentes touches. Une présentation précise du contenu du fichier permet d'en extraire plus pertinemment l'information. Cette formation peut être proposée soit à des catégories de publics ou d'utilisateurs soit à jour fixe, quel que soit le type d'utilisateurs.

Ce support, encore trop peu répandu, exige une assistance permanente et quelquefois éprouvante. Il faut penser à mettre à la disposition des usagers tous les manuels, lexiques ou thésaurus correspondant aux CD-ROM proposés. Le CD-ROM ne fait gagner du temps qu'à l'utilisateur : cette réflexion ne provient pas d'une vision négative du produit, mais de l'expérience et de la pratique quotidienne.

Point de vue de l'utilisateur

Présenté à ses débuts comme le concurrent direct des bases de données en ligne, le CD-ROM s'impose aujourd'hui - les applications le démontrent - comme un instrument complémentaire. Son succès tient à sa convivialité mais, surtout, comme le micro-ordinateur, au fait qu'il soit un outil personnel. Il semble que l'utilisateur maîtrise mieux l'information qu'à travers une recherche en ligne, car il visualise la totalité matérielle de ce qu'il explore. D'autre part, le coût de ce support est indépendant de la fréquence d'utilisation. Le problème majeur actuel pour l'utilisateur est l'impossibilité de prévoir l'évolution du catalogue.

Dans l'esprit des personnes et dans la réalité, le lecteur de CD-ROM doit devenir un périphérique du micro-ordinateur. Cet outil touche tous les publics, professionnels ou non.

Sur un CD-ROM, il y a une grande quantité de données. Il est donc nécessaire de lui associer un logiciel de recherche rapide et performant afin de faire face à la masse d'information à explorer. Actuellement, la recherche en ligne ou sur CD s'effectue principalement à l'aide de la logique booléenne (ET, OU, SAUF) dans les champs descripteurs (indexation sur le contenu) ou de la recherche en langage naturel (présence de mots significatifs dans un texte). Les opérateurs booléens ne permettent que des syntaxes simples et peu élaborées. Ainsi, il est impossible de traduire l'antériorité d'un fait ou d'une action par leur intermédiaire.

La recherche d'informations est un processus difficilement automatisable. La personne qui effectue la recherche procède en effet à tout instant à des jugements, rejetant une part de l'information, acceptant l'autre, ce qu'en quelque sorte permet de faire l'hypertexte : feuilleter et parcourir l'information par fragments successifs. Son adaptation au support CD-ROM permettra à celui-ci de gagner du terrain sur les autres technologies ; son avenir est entre les mains des développeurs de logiciels de recherche sur CD.

Pour conclure, on constate que, globalement, le support CD-ROM permet un accès performant à une quantité impressionnante d'informations dans le cas où l'utilisateur est lui-même performant sur le système. Il faudra quelque temps avant que la plupart des utilisateurs maîtrisent ce nouveau support. L'aide viendra principalement d'une amélioration de la convivialité et de la normalisation des fonctions d'interrogation. Il est à remarquer que le service offert sur CD-ROM tend à occulter les ressources des autres supports. D'autre part, la création de nouveaux produits destinés aux bibliothèques doit se faire avec la participation des bibliothécaires afin d'adapter le produit aux exigences professionnelles.