entête
entête

L'Informatisation d'une bibliothèque centrale de prêt

Peut-on parler de spécificités ?

Bertrand Calenge

Dans le mouvement torrentueux qui automatise à qui mieux mieux les bibliothèques publiques, on entend souvent un avertissement qui met en garde sur « les spécificités des bibliothèques centrales de prêt (BCP) ». Certes, les fonctions des BCP sont quelque peu différentes de celles des bibliothèques municipales, mais il est parfois malaisé de distinguer ce qui fait leur spécificité en matière d'informatisation... On peut trouver excessif de considérer leur histoire (promesses du réseau Libra de catalogage partagé, et projets subséquents de prêt déporté) comme une spécificité de fonctionnement. Après tout, qu'est-ce qu'une bibliothèque centrale de prêt, du point de vue des fonctionnalités automatisables ? On se limitera à l'exemple de la Saône-et-Loire.

Une bibliothèque délocalisée, éclatée, symbiotique

C'est d'abord une bibliothèque délocalisée; la dénomination de bibliothèque « centrale » de prêt ne doit pas faire illusion : son activité de desserte se situe « hors les murs », et l'essentiel de la communication des documents vers le réseau s'effectue à partir des bibliobus mobiles et coupés de la BCP elle-même. Or, l'informatisation d'une bibliothèque est très complexe, et exige le temps réel pour équilibrer les mouvements des documents et des usagers, comme on le verra plus loin. Autant dire que le fonctionnement d'une BCP s'accommode mal du temps réel, du moins si on l'examine dans l'actuelle réalité. Certes, les bibliothèques municipales ont aussi des bibliocars..., mais cette activité ne représente pour elles au mieux que 10 % des transactions effectuées ; dans le cas des BCP, il faut prendre conscience que la situation « anormale » des bibliobus représente au moins 90 % de l'activité !

La BCP est ensuite une bibliothèque éclatée : chacun des relais de la bibliothèque centrale de prêt est une sorte d'« annexe » de cette BCP, et il prête lui-même des documents aux usagers individuels ou collectifs. La politique volontariste du Centre national des lettres a d'ailleurs, depuis 1986, encouragé les BCP à compléter, à titre permanent, les collections locales avec des documents acquis par la BCP, appartenant à cette dernière, et inscrits dans ses catalogues. A côté des collections propres de la bibliothèque-relais sont donc présents des documents de la BCP, tous étant communiqués indifféremment aux usagers de cette bibliothèque locale. Pour la BCP ainsi constituée en « tête de réseau », l'informatisation ne saurait négliger ces dépôts permanents, pas plus d'ailleurs que les collections propres des relais de son réseau, ou que les dépôts renouvelés qu'elle y effectue.

Enfin, ces « usagers-relais » sont pour la BCP des partenaires autonomes : à la différence des bibliothèques municipales et de leurs annexes - qui forment une seule unité administrative -, la BCP et ses relais composent une bibliothèque symbiotique. Même si le département et les communes coopèrent de façon étroite à la réalisation d'un service collectif de lecture publique, même si chaque relais et chaque BCP ne sauraient survivre et se justifier l'un sans l'autre, l'identité des projets n'amène pas pour autant une confusion des responsabilités : chaque collectivité garde la totale maîtrise de ses choix en matière d'acquisition, de gestion... et d'informatisation ! La BCP devra donc faire face à des choix locaux d'informatisation, qui rendront plus complexe sa propre organisation.

C'est à la lumière de ces spécificités de fonctions que l'on peut proposer quelques réflexions sur les particularités de l'informatisation d'une bibliothèque centrale de prêt. Dix-huit mois (c'est court !) d'informatisation de la BCP de Saône-et-Loire peuvent peut-être dégager quelques pistes, dont la première est sans aucun doute que l'informatisation n'est aucunement une solution technique à des problèmes actuels, mais plutôt l'occasion de mettre en oeuvre le projet global qu'on souhaite réaliser à moyen ou long terme...

Perspectives télématiques

Il paraît quelque peu excessif de présenter les bibliobus comme une spécificité des BCP. Somme toute, ces véhicules ne sont qu'un mode d'organisation destiné à répondre aux besoins d'une bibliothèque « délocalisée », sans qu'il soit démontré que ce mode de fonctionnement soit réellement efficace. Notre expérience « Saône-et-Loirienne » nous a amenés à poser quelques questions :

Un prêt déporté

Les configurations informatiques proposées pour les bibliobus sont de divers types, et sont conçues comme des solutions plus ou moins sophistiquées d'un « prêt déporté », fonctionnant à partir de divers terminaux intelligents, mais en général plutôt à partir de micro-ordinateurs portables. On peut ainsi :

1. Enregistrer les simples codes-à-barres des usagers, des documents prêtés et des documents rendus : cette solution non discriminante est très économique, mais ne permet aucun contrôle; les ouvrages réservés, les titres inconnus du système, ... ne seront connus que trop tard, après transfert des transactions effectuées dans l'ordinateur central.

2. Charger, avant la tournée, l'ensemble des réservations sur un micro-ordinateur, pour « piéger » au retour les documents réservés, afin de les mettre de côté. Deux gros problèmes persistent : dans la réalité concrète, on ne « piégera » les livres réservés qu'à la condition expresse qu'ils soient bien rendus dans le bibliobus. Or, ce sont souvent ces livres-là qu'un relais conserve ou n'a pu récupérer à temps ! De plus, les livres du bibliobus ne sont pas distingués de ceux classés dans les magasins de la BCP: pour cette dernière, le bibliobus représente 3 000 à 4 000 titres « en vadrouille », et toute réservation à effectuer devra attendre le soir, tard, pour que soit vérifiée l'éventuelle présence du document (s'il n'a pas été déposé entre-temps !).

2 bis. Une variante envisage de charger, outre les réservations, le contenu du bibliobus. L'efficacité de la récupération des livres réservés demeure tout aussi limitée. Par ailleurs, cette solution néglige le facteur humain : peut-on croire que le personnel, en toute rigueur, enregistrera systématiquement tout livre entrant dans le bibliobus ou en sortant ? Ce serait méconnaître la précipitation des départs hâtifs et des retours tardifs lors de certaines tournées.

3. On peut envisager de charger sur un micro-ordinateur, avant la tournée, la totalité de ce que possèdent les relais qui vont être visités, ainsi que les réservations afférentes. Dans ce cas, effectivement, on pourra indiquer aux relais la liste des documents à retourner d'urgence, voire contrôler sur place la concordance des ouvrages non rendus avec leurs propres fichiers. Mais la « coupure » d'avec la centrale (qui ne peut localiser des documents en circulation et peut-être en voie d'être prêtés) persiste. De plus, la vérification du dépôt in situ est de peu d'intérêt, si on ne souhaite pas récupérer précisément un titre demandé par ailleurs.

4. La solution ultime consiste à embarquer... la totalité de la base ! Mais, outre le fait que les capacités de recherche documentaire, de tri, etc., seront on ne peut plus limitées, cela n'empêche pas cette « base » d'être fictive : au même moment, d'autres bibliobus ont la même base, et eux aussi prêtent et récupèrent des documents, pendant que la centrale essaye - en vain - de faire des réservations sur un fonds évanescent. Si l'important est de savoir ce dont la BCP dispose, d'autres solutions existent qu'on verra plus loin.

Des bibliothèques à roulettes

On remarquera que toutes ces solutions assez peu satisfaisantes tournent autour des bibliobus, véhicules possédés et équipés par la BCP. On peut s'interroger sur le détournement de sens qui fait transmuter la délocalisation de la BCP en une gestion de véhicules : les propositions des fournisseurs de sytèmes informatisés tournent autour de cette mobilité de la BCP ; on notera, parmi des solutions plus élaborées et plus astucieuses (et combien plus coûteuses !), l'utilisation du radio-téléphone, voire de réseaux de communication par rayons infrarouges. Toutes ces hypothèses me paraissent négliger trois aspects :
- même si le transport des documents implique leur mobilité, les transactions se font toujours à l'arrêt, dans un lieu fixe, bien déterminé, et non pas dans un véhicule qui roule ;
- le transfert de documents de la BCP à un relais précis n'implique aucunement que la transaction elle-même soit effectuée dans un bibliobus, ni même dans le relais destinataire ;
- le fonctionnement du réseau de la BCP persiste dans le moindre de ses relais bien au-delà du passage d'un bibliobus, et c'est sur ces longues heures d'ouverture qu'il faudrait mettre l'accent, bien plus que sur les quelque 6 à 10 heures annuelles où le bibliobus stationne à côté du relais.

En fait, toute la réflexion se focalise sur ces « bibliothèques à roulettes », qui ne sont strictement qu'un moyen de transport dès qu'on ne les utilise pas pour un prêt direct aux usagers. Or, comme on l'a vu, ces « roulettes » induisent une rupture du temps réel pour toutes les transactions informatisées, et provoquent une désorganisation qui empêche une gestion rigoureuse et bloque tout développement de la BCP comme organisme « fournisseur à la demande ». La solution idéale (qui respecterait la délocalisation de la BCP tout en la rendant plus efficace) serait l'approvisionnement des relais à la BCP elle-même, que leur dépôt leur soit adressé par transporteur, ou qu'ils se déplacent à la BCP. Est-ce irréaliste ? Après tout, beaucoup de « biblios » québécoises pratiquent ainsi, avec le support sophistiqué d'un système informatisé de rotation des collections. On présentera en objection les réticences de nombre de « dépositaires » à subir un choix préétabli, ou à se déplacer à la BCP.

Je ne m'attarderai pas sur la première objection: les dépôts par caisses de livres, composées par la BCP elle-même, laissent encore un goût amer associé au souvenir de la période noire des BCP. Je ne suis pas sûr quant à moi que cette solution ne soit pas la plus efficace pour assurer un renouvellement de variété, de furetage sur les rayons des bibliothèques locales, pourvu bien sûr qu'un système sophistiqué de réponse rapide aux demandes précises vienne compléter cette offre renouvelée, et que la présence de bibliothécaires, soutiens techniques, soit assurée périodiquement auprès des relais desservis. Mais je veux bien croire que les réticences psychologiques (des personnels de BCP surtout, d'ailleurs !) rendent difficile ce qui serait perçu comme une modification rétrograde...

Approvisionnement à la source

Envisageons donc la venue des bibliothécaires locaux à la BCP: trop loin ! trop cher ! Vraiment ? Faisons les comptes. Un bibliobus effectuant en moyenne 100 tournées par an (100 dépôts, au rythme de 4 passages annuels et 4 dépôts par tournée) coûte environ 100 000 F (cf. tableau). Ces 100 tournées représentent en outre environ 600 heures de travail totalement inutile et improductif pour un personnel d'exécution (magasinier conduisant 300 heures) et technique (bibliothécaire-adjoint regardant son collègue conduire... pendant 300 heures !).

Bien sûr, ces chiffres sont moyens, et peuvent être modulés selon les cas, mais chaque bécépiste en reconnaîtra la justesse globale.

Le coût annuel de la venue des relais à la BCP est le suivant. Imaginons que nous décidions de rembourser à chaque dépositaire ses frais kilométriques (1,47 F/km) et son repas de déplacement (47 F). Pour une distance moyenne de 70 km de la commune desservie à la BCP (et je crois être large la plupart du temps), cela revient à 250 F par déplacement. 100 dépôts x 4 fois par an x 250 F par déplacement = 100 000 F. D'un point de vue strictement budgétaire, c'est là une opération blanche, avec beaucoup d'autres avantages :
- les pannes, maladies, etc., ne bouleversent plus le service, et surtout ne touchent pas une équipe de deux personnes lorsque l'une est indisponible ou que le bibliobus défaille ;
- les heures de travail « improductives » sont disponibles à la BCP, même si cette solution implique bien sûr quelques visites individuelles des bibliothécaires dans le réseau, pour compenser l'absence des bibliobus sur le terrain (mais, en ce cas, seul(e) le(la) bibliothécaire doit partir en tournée) ;
- les responsables locaux ont à leur disposition un choix plus vaste, un cadre de travail mieux approprié ;
- recherches bibliographiques et transactions s'effectuant en temps réel, les meilleurs contrôles peuvent être effectués...

A partir de cette idée, on peut imaginer des solutions complémentaires (par exemple, faire appel à un transporteur, pour les allers et retours des stocks de documents, s'ils sont trop importants). Notons au passage que les municipalités peuvent parfaitement, par délibération du conseil municipal, reconnaître la présence de bénévoles comme participant au service public et, par ce moyen, leur rembourser tous frais de déplacement et de repas ; seule condition pour les bénévoles qui utiliseraient leur véhicule personnel: que leur assurance prévoie ces déplacements à caractère administratif (cf. en annexe la note diffusée en Saône-et-Loire, facilement applicable aussi pour des déplacements des bénévoles à la BCP) ; le Conseil général peut lui aussi prendre la même décision vis-à-vis du réseau de sa BCP, ou utiliser par exemple l'Association des amis de la BCP, pour indemniser les bibliothécaires bénévoles. En Saône-et-Loire, le Conseil général envisage une indemnisation directe des bénévoles.

Il est absolument évident que ce déplacement des animateurs locaux à la BCP n'est pas toujours réalisable, loin de là. Le temps « perdu » sur la route n'est après tout que transféré de la BCP aux bibliothèques-relais (mais avec peu de temps perdu pour chaque relais !), et les usages traditionnels des BCP peuvent rendre malaisée une systématisation de cet approvisionnement à la source, tant pour les relais eux-mêmes (qui pourraient y voir une régression du service, même si des services « à la demande » sont mis en place parallèlement) que pour les personnels de la BCP (rythme acquis, modulation à étudier sur des indemnités de tournées devenues caduques dans leur définition).

En outre, cette solution ne résoud en rien le problème essentiel de la communication quotidienne des relais avec leur centrale, leur bibliothèque centrale de prêt, même si le problème de la fiabilité d'un approvisionnement documentaire à la demande est beaucoup plus garantie (en complétant les « dépôts renouvelés » avec un système de fourniture à l'unité par voie postale ou par navette).

Imaginons donc une persistance des bibliobus, au moins pour une partie du réseau départemental (car, pour plusieurs points au moins du réseau, l'approvisionnement à la BCP même peut représenter une aubaine malgré tout !). Le « micro-portable » est-il inéluctable ? Il me paraît important de rappeler qu'un relais de la BCP existe en dehors du passage d'un bibliobus, et que ce relais est un lieu fixe, aménagé (ou aménageable), en somme beaucoup plus important que le véhicule qui peut lui amener une pâture supplémentaire. Si c'est en ce lieu que s'effectuent les transactions vis-à-vis des usagers, si c'est en ce lieu que les mêmes usagers viennent s'informer, se renseigner, pourquoi ne pas en faire le site privilégié de toutes les avancées en matière de communication, plutôt qu'en un véhicule coupé de tout, y compris de sa « base » ?.

Des minitels dans les relais

Comment ? Il suffit de disposer dans ce relais d'une prise téléphonique, d'y connecter un minitel (ou bien à la rigueur un terminal et un modem) équipé d'un lecteur de codes-à-barres (voir par exemple les matériels proposés par la société BARCODE), pour accéder en temps réel à l'ordinateur de la BCP. Certes, la communication ne s'effectue qu'à une vitesse de 1 200 bauds, mais le ralentissement du temps de réponse est largement compensé par l'efficacité du temps réel. De plus, une simple imprimante pour minitel (matricielle, et non thermique) permet, si on le désire, de produire un listing des documents déposés, ou bien un listing des documents en retard. Toute réservation lancée depuis la BCP « bloquera » instantanément un document rendu ou en passe d'être prêté, etc. Le relais devient un point d'accès au catalogue informatisé, au même titre qu'un terminal situé dans la BCP elle-même.

On objectera la difficulté qu'il y a à installer une telle ligne téléphonique dans chacun des relais de la BCP. Encore une fois, faisons les comptes ! Installer une ligne téléphonique dans 100 relais correspond à un investissement de 25 000 F (250 F d'installation Télécom x 100 relais), qu'il est aisé d'inclure dans un marché global d'informatisation d'une BCP. On objectera encore que nombre de municipalités sont réticentes devant la mise en place d'une ligne téléphonique qui permettrait les pires excès de consommation télématique (!). A cela, deux solutions peuvent être offertes :
- l'abonnement de la ligne téléphonique ne peut hélas plus être limité à une ligne « arrivée » (téléphone passif), il peut toutefois réserver les appels à la circonscription de taxe ou au territoire national. Bien entendu, la communication pour les transactions de la BCP peuvent être à sa charge (appel sur télécarte par exemple) ;
- si la ligne téléphonique est tolérée pour les liaisons téléphoniques ordinaires, mais redoutée pour les éventuelles « dérives télématiques » (minitel rose, etc.), la municipalité peut faire le choix d'un « minitel 2 », sur lequel on peut verrouiller la capacité de connexion à un maximum de 10 numéros préprogrammés (location 20 F TTC par mois).

Une telle organisation ne nécessite pour la BCP qu'une porte ouverte sur son ordinateur, ainsi que la mise en place d'un modem et d'une ligne téléphonique par porte ouverte (une par bibliobus en fait) ; le minitel choisi sera de type 1B, donc émulable en terminal ASCII 80 colonnes, afin de se comporter comme un terminal « ordinaire » et d'avoir accès à toutes les fonctions des terminaux de la BCP, pourvu que le système choisi soit capable d'émuler ainsi un minitel conçu comme terminal ASCII.

Bien entendu, toute vérification doit être menée sur la fiabilité du réseau commuté dans le département (un crayon-lecteur à mémoire simple, de type « calculette », pouvant demeurer en dépannage).

Un produit à la carte

Cette installation d'une ligne téléphonique dans les relais présente de multiples intérêts complémentaires, dans la mesure où elle offre aux relais la possibilité d'accès permanents à tout ce que le réseau téléphonique permet en matière de communication. Nous réfléchissons à diverses options possibles à partir de cet accès relativement économique :
1. Prêt automatisé déporté: un relais peut équiper son minitel d'une mini-mémoire et d'un crayon optique (système MR-Tel de BARCODE) : avec ce matériel très peu coûteux, les transactions d'un petit relais peuvent être stockées localement, puis rapidement transférées dans l'ordinateur de la BCP en quelques secondes, une ou deux fois par jour. Ce système est utilisé par des magasins à succursales multiples de type CASINO.
2. Un relais disposant d'un catalogue manuel de son fonds propre - et ne souhaitant pas l'informatiser vu le faible nombre de ses acquisitions propres - peut équiper son minitel d'une imprimante et « pomper » sur étiquettes auto-collantes ou sur ruban de fiches pré-découpées les notices de la BCP correspondant à ses acquisitions, pour les intercaler dans son catalogue.
3. Un développement vidéotex permet au relais de s'intégrer davantage dans le réseau de la BCP:
- système de boîtes aux lettres interactives: demandes de documents, avis de retour, de prêt interbibliothèques, messagerie libre, etc. (un tel service existe déjà sur le serveur départemental - BIBLIOTEL - et 40 bibliothèques communiquent ainsi entre elles et avec la BCP) ;
- consultation du catalogue, voire aussi possibilité de réservations (avec garde-fous éventuels : limitation du nombre de réservations par titre, par exemple).

Toutes ces extensions visent en fait à rapprocher les interrogations et transactions d'un véritable « temp réel », indispensable pour conserver au réseau départemental sa cohérence : un accès aisé et rapide au catalogue induit inévitablement le voeu d'une réservation aisée. On peut ajouter que cette logique aboutit à accélérer la fourniture du document matériel lui-même : l'organisation d'un service rapide d'envoi des documents est indispensable (en attendant l'hypothétique réalisation « économique » d'une transmission des documents par RNIS jusque dans les plus petites bibliothèques !). Par ailleurs, l'accès vidéotex prévu sera, pour la BCP, de type Télétel 2 (accès 36-14; 0,37 F/min), afin de respecter un indispensable équilibre géographique entre toutes les parties de la Saône-et-Loire, sans qu'une discrimination soit opérée entre les différents relais, du fait des « circonscriptions de taxe » des Télécoms (coût annuel Transpac + code 36-14 = 19 200 F HT).

Prêt direct par téléphone

Evidemment, la question d'un prêt direct aux lecteurs dans un bibliobus poserait d'autres problèmes : il n'y a en effet pas de lieu fixe, de relais, de point de desserte équipé dans la commune... Mais cette activité n'est guère prioritaire ni essentielle dans les BCP. Il paraîtrait raisonnable de considérer que si ce « prêt direct » ne représentait pas plus de 10 % des transactions, il pourrait être considéré à l'égal de la situation d'une bibliothèque municipale avec un bibliocar : même si la problématique générale (accéder au temps réel) ne change pas, on quitterait là une spécificité de BCP. Par ailleurs, je pense que des solutions éprouvées dans certaines villes (bornes téléphoniques, éventuellement intégrées dans le mobilier urbain) sont adaptables aux bibliobus ruraux de BCP : au pire, la mise en oeuvre nécessite :
- des prolongateurs de fil téléphonique ;
- la gratuité de la communication pour celui qui « prête » sa prise téléphonique (les Télécoms commercialisent une « carte pastel sélection » par laquelle on peut appeler, aux frais de la BCP, à partir de n'importe quel poste téléphonique, moyennant un très léger surcoût - unité de taxe à 0,80 F TTC).

A ce stade, pour ce qui concerne les transactions de la BCP et la gestion de son fonds en circulation, on peut résumer les spécificités en deux points :
1. Le prêt doit pouvoir être maîtrisé par réseau commuté, et les transactions assurées à l'aide d'un simple minitel connecté à un appareillage de lecture optique, ce en temps réel. Cela suppose bien sûr, outre la présence de prises téléphoniques, l'installation des modems nécessaires sur le site central, le minitel étant utilisé ici dans sa version ASCII 80 colonnes.
2. Une extension vidéotex doit ouvrir des services interactifs et personnalisés.

Quant à l'équipement des bibliobus eux-mêmes, s'il peut être évoqué à titre de transition et de dépannage (simple crayon-lecteur à mémoire vive), on peut difficilement le considérer comme un problème spécifique à moyen terme, eu égard aux avantages qu'offre un accès du réseau départemental à la BCP en temps réel.

La BCP réseau éclaté

Dans une bibliothèque municipale moyenne, l'essentiel des transactions est effectué auprès d'un usager final, et les relations avec cet usager sont parfaitement déterminées comme étant à deux termes : l'usager, et la bibliothèque. Pour les bibliothèques centrales de prêt, l'activité est en général totalement différente : les BCP confient à leurs relais des documents qui seront eux-mêmes communiqués à un utilisateur final, voire même (dans le cas de bibliothèques intercommunales) re-déposés auprès d'organismes eux-mêmes prêteurs. Cette situation a amené la BCP de Saône-et-Loire à maintenir dans chacun des documents de son fonds courant une pochette équipée de deux fiches de prêt, le document étant par ailleurs doté d'un code-à-barres identifiant l'exemplaire dans la base :
- Prêt de la BCP à une bibliothèque du réseau : lecture optique du code-à-barres ;
- Prêt de la bibliothèque intercommunale à un de ses relais : utilisation d'une des fiches de prêt ;
- Prêt du relais à l'usager : utilisation de la seconde fiche de prêt.

Si l'étape 2 ci-dessus n'a pas lieu d'intervenir, la première fiche de prêt est toutefois utile à la bibliothèque locale, à la fois pour constituer un catalogue des documents fournis par la BCP, et pour pointer les documents manquants avant restitution d'un dépôt à la BCP.

Affectation à double niveau

Par ailleurs, la BCP a vocation à encourager l'essor des bibliothèques qu'elle dessert. Ces dernières auront donc : des dépôts de la BCP renouvelés périodiquement ; des fonds qui leur appartiennent, provenant de leurs acquisitions propres; des dépôts « permanents » de la BCP : ouvrages de référence, documents acquis sur crédits d'achat de livres octroyés par la BCP, etc. L'attribution aux BCP de crédits du Centre national des lettres réserve d'ailleurs des ressources à de tels dépôts permanents, embryons ou compléments d'une politique d'acquisition autonome.

Sans même évoquer encore la situation des acquisitions propres de ces bibliothèques-relais dans l'informatisation du réseau départemental, la BCP est donc obligée de considérer qu'une partie de son fonds est « éclaté » en permanence à l'extérieur de ses murs et de ses véhicules : ces dépôts permanents ont leur vie propre, sont partie intégrante des collections de la bibliothèque-relais. La BCP ne peut plus considérer cette affectation comme un simple prêt à un usager : c'est véritablement d'une localisation permanente du fonds qu'il s'agit (chacun des documents reçoit de la bibliothèque dépositaire une cote propre, et sa notice bibliographique trouve aussi sa place dans les fichiers de cette bibliothèque locale). En fait, pour ces dépôts permanents, la bibliothèque-relais devient en quelque sorte une annexe de la BCP, au même titre qu'une bibliothèque de quartier est une annexe de la bibliothèque municipale centrale. Le système informatique doit donc jouer sur deux échelons :
- affectation du document à un fonds (BCP, bibliothèque-relais de X...) ;
- Prêt du document ainsi affecté, à un usager final.

Accessoirement, cette exigence a une autre conséquence importante, qu'on croit évidente, mais qu'il n'est peut-être pas inutile de répéter : un système informatique doit faire la distinction absolue entre la notice bibliographique et les notices d'exemplaires, les multiples exemplaires d'un même titre pouvant avoir des affectations et/ou localisations différentes, tout en étant rattachés à une description bibliographique évidemment unique (il serait souhaitable sur ce point que la Bibliothèque nationale cesse de présenter comme un « avantage » - ? - le fait de pouvoir substituer sur ses notices bibliographiques informatisées la cote - ? - de la bibliothèque locale à celle de la BN, cette dernière raisonnant par exemplaire unique).

Pourquoi, dira-t-on, ne pas considérer la bibliothèque-relais dépositaire d'un tel fonds permanent comme un usager, le fonds permanent étant alors simplement prêté jusqu'à une date de retour... quasi illimitée ? Cette position se heurte à deux problèmes :
- si la bibliothèque-relais s'informatise en liaison avec l'ordinateur central de la BCP, comment fera-t-elle pour prêter les documents de la BCP... déjà en prêt à son nom ? En outre, comment pourra-t-elle établir ses propres règles de prêt sur ces documents ?
- l'affectation permanente d'un dépôt a souvent des conséquences particulières pour la BCP (réservations « interdites », contrôle différent de l'état des documents, etc.), qui doivent être traduites spécifiquement dans le système informatique.

Bien sûr, nous n'avons pas encore de bibliothèque informatisée dans le réseau, mais le temps en est proche, et la présence d'une seule rendrait impératif ce souci d'une affectation « à double niveau » des exemplaires des documents ; ou alors, ce serait couper cette bibliothèque du réseau de la BCP. Un comble !

Propriété des fonds

Allons plus loin encore : une bibliothèque, relais de la BCP, souhaite informatiser son catalogue en l'intégrant dans l'ordinateur de la BCP. Elle entrera donc ses exemplaires propres dans le système, exemplaires qui sont affectés à son fonds (cf supra) : il sera utile, tant pour la BCP que pour cette bibliothèque, de distinguer nettement à qui revient la propriété d'un exemplaire particulier. On aboutit ainsi à un troisième niveau de distinction, le propriétaire de l'exemplaire, qui s'ajoute au niveau d'affectation de l'exemplaire, et aux caractéristiques du prêt à l'utilisateur final. Ce triple niveau est, à mon sens, une des clés de l'avenir du réseau départemental de la BCP, permettant :
- une vision collective des fonds du réseau ;
- une circulation des documents d'un point du réseau à l'autre, ce aussi bien entre la BCP et ses relais que, pourquoi pas, entre les relais eux-mêmes, chaque exemplaire pouvant être soit réaffecté à un point du réseau (par exemple en cas de conservation partagée), soit prêté à ce point (et, dans ce cas, retourné ensuite à sa bibliothèque affectataire) ;
- une connaissance précise des propriétés et des affectations des fonds, respectant l'autonomie de tous les partenaires, tout en favorisant une gestion commune des ressources documentaires.

On notera que, avec la consultation par minitel (cf. supra), même les petits relais non informatisés pourront bénéficier de cette richesse accrue, la BCP étant, quant à elle, tête et coordinatrice d'un réseau de circulation documentaire dans le département. Cela peut aboutir par concertation à une coopération pour les acquisitions ou, plus facilement encore, pour la conservation : une expérience comme celle des bibliothèques de l'Oise, qui se sont réparti des secteurs de conservation des livres (en fonction des classes de la Dewey), peut être favorisée par cette connaissance précise des trois niveaux de situation des exemplaires : qui en est propriétaire ? Qui le détient dans son fonds ? Quel usager l'a en sa possession ?

A bien regarder, cette exigence, qui me paraît capitale pour l'avenir du réseau de la BCP, n'est guère différente de celle d'une grosse bibliothèque municipale disposant d'annexes et coopérant en outre avec la bibliothèque universitaire, ou avec des centres de documentation situés dans la commune. Il n'est pas indifférent que le système retenu par la bibliothèque centrale de prêt de Saône-et-Loire (Libs-100, de la société CLSI) soit un système conçu pour des réseaux de grandes villes, comme New York, Paris, Bordeaux, etc. Notre développement en cours prouve combien il est important, pour les bibliothèques centrales de prêt, d'avoir une vision ambitieuse de leur réseau, même si leurs personnels et leurs collections propres restent modestes : après tout, le nombre d'habitants desservis, le nombre de points de desserte, la masse des personnels et collections des relais, et la complexité des relations dans le réseau, font de la plus petite des BCP l'égale d'une bibliothèque municipale très importante !

Deux exigences

On notera que cette conception entraîne deux exigences pour la BCP:
1. Rendre accessible à tous les relais le catalogue général: on a déjà vu l'intérêt du minitel, qui reste cependant difficilement utilisable en permanence pour les bibliothèques-relais, à cause des coûts de connexion (un seul minitel connecté 8 heures par semaine en 36-14 amène une facture annuelle de plus de 9 200 F !) et de la charge pour la BCP (nombre de postes à prévoir, sur l'unité centrale pour de telles connexions simultanées et ininterrompues). On peut donc imaginer complémentairement l'édition du catalogue sur microfiches COM ou, pourquoi pas, sur CD-ROM : selon la société Chadwyck-Healey (distributeur de la BN), un tel CD-ROM édité en « charter » par 5 BCP reviendrait à moins de 100 000 F pour chacune d'entre elles ; il resterait à équiper les relais d'un poste de lecture de CD-ROM (coût maximal micro + lecteur = 20 000 F), ce qui peut entrer dans une politique de prêt de mobilier déjà largement pratiquée ;
2. Maîtriser une circulation documentaire accrue : il ne s'agit pas tant de la gestion des dépôts effectués par les bibliobus que de la satisfaction des demandes ponctuelles rendues plus nombreuses grâce aux liaisons télématiques, voire des demandes effectuées les unes auprès des autres par les bibliothèques du réseau de la BCP. Aucune approche informatique ne résoud le problème de la circulation matérielle des documents: en Saône-et-Loire, la circulation est réalisée par voie postale à l'heure actuelle (7 100 envois par la BCP en 1989), puis le sera par navette rayonnant depuis la BCP à partir de l'automne 1990... tout cela pour apporter des exemplaires de la BCP bien sûr, mais aussi, à terme, pour assurer une circulation transversale de tel ou tel document d'une bibliothèque à l'autre.

La conjonction de ces deux éléments devrait amener rapidement la BCP à renforcer son réseau et à le rendre de plus en plus cohérent, favorisant ainsi l'irrigation efficace du territoire départemental.

Les transferts d'informations bibliographiques

Les arguments présentés jusque-là ne prennent en compte que deux cas de figure :
- la BCP effectuant des dépôts renouvelés et des dépôts permanents dans des relais dont la gestion reste manuelle ;
- l'existence éventuelle de relais dont l'informatisation est faite en liaison directe avec l'ordinateur de la BCP, et donc se comportant vis-à-vis d'elle un peu comme une annexe vis-à-vis d'une bibliothèque municipale centrale.

Le temps vient déjà où des bibliothèques, relais de la BCP, vont s'informatiser de façon autonome : nombre de sociétés informatiques proposent à l'heure actuelle des sytèmes de gestion intégrée coûtant moins de 300 000 F, tels Opsys, Dékalog, Datatrek, GIR Bellila, etc. On va donc assister à une floraison d'informatisations intégrées, d'abord dans des communes de plus de 5 000 habitants, puis de plus en plus en-dessous de cette taille. Ces bibliothèques, en plein essor, voient croître leur personnel professionnel (en Saône-et-Loire, nous sommes passés dans ces communes - de moins de 10 000 habitants - de 2 professionnels en 1982 à 7 en 1989, et à 10 prévus pour 1990-91). Elles représentent pour le réseau de la BCP des points d'appui très forts, et la poursuite de l'informatisation de la BCP ne peut négliger les besoins, les exigences des ces partenaires. Car ce sont bien des partenaires, et non des usagers : leurs informatisations relèvent de leurs municipalités, en toute souveraineté, et les choix opérés localement peuvent très bien être différents de ceux de la BCP, et le seront certainement.

Un problème de compatibilité

Un des problèmes essentiels qui se pose à ces bibliothèques est l'intégration dans leurs systèmes des notices des exemplaires déposés par la BCP, pour disposer d'une gestion unique et cohérente à trois points de vue :
- effectuer des recherches indifféremment sur leur fonds et sur le dépôt que leur a fait la BCP ;
- réaliser toutes les opérations de prêt, réservation, rappels de façon unique, quelle que soit l'origine des documents ;
- pointer l'état de leurs collections en fonction de l'appartenance des fonds : vérification des manques lors de la restitution d'un dépôt, affinement des statistiques.

Bref, les dépôts de la BCP doivent se fondre dans les collections de la bibliothèque-relais, et leur évolution doit être tenue à jour par le système informatique local. Cela revient à informatiser le système de « double fiche » qui était décrit plus haut. Il faut intégrer temporairement dans la base de données de la bibliothèque locale non seulement des éléments de la notice d'exemplaire correspondant au document de la BCP précisément déposé (au moins le numéro du code-à-barres et la cote), mais aussi la notice bibliographique, au moins à un niveau minimal, pour que les usagers accèdent à ce fonds, plus ou moins temporaire, déposé par la BCP. De plus, contrairement aux habituelles requêtes de notices bibliographiques informatisées, ce n'est pas un élément quelconque de la notice bibliographique (ISBN, clé auteur-titre,...) qui servira à récupérer cette dernière, mais le numéro d'exemplaire, habituellement situé « en aval » de la requête, mais, ici, déterminant : en effet, c'est le dépôt d'exemplaires, enregistrés par lecture optique, qui provoquera un état des notices bibliographiques à transférer, et non l'inverse. Dans le même esprit, c'est le retour d'un exemplaire à la BCP qui provoquera la suppression de la notice bibliographique correspondante dans la base de données de la bibliothèque locale, pourvu, du moins, qu'aucun autre exemplaire n'y soit rattaché.

Le système informatique de la BCP devra donc être capable d'extraire, à partir des codes-à-barres des exemplaires prêtés, les notices bibliographiques correspondantes, le système de la bibliothèque locale devant être capable de les intégrer, et de les détruire automatiquement lorsque les exemplaires sont rendus à la BCP. On remarquera qu'en l'occurrence la BCP devient productrice de notices, contrairement aux bibliothèques municipales qui sont des utilisateurs de dernière instance. Cela pose à l'évidence un problème de compatibilité entre le système de la BCP et celui de la bibliothèque-relais. Afin de favoriser au mieux cette compatibilité, on peut suggérer 3 exigences supplémentaires pour le système informatisé de la BCP (les deux premières ont été formalisées en Saône-et-Loire dans un « protocole de coopération documentaire » établi entre l'ensemble des bibliothèques publiques du département) :
1. L'extraction sélective des notices bibliographiques devra être effectuée en format UNIMARC, pour répondre à une norme devenue maintenant européenne (les petites bibliothèques, afin de recevoir une subvention de l'Etat pour leur informatisation, doivent d'ailleurs être capables de comprendre et d'intégrer dans leurs systèmes des notices extérieures en format UNIMARC). Répétons-le, le système de la BCP devra être capable de produire de telles notices, et pas seulement d'en intégrer dans sa base comme le font les bibliothèques municipales ;
2. Les codes-à-barres des exemplaires de la BCP devront être aisément lus par tout petit système de son réseau : en Saône-et-Loire, pour cette raison, nous avons retenu le type « E39 Libra » (c'est le code-à-barres le plus répandu dans les BCP). Cette lecture devra être discriminante, le système local distinguant nettement les codes-à-barres de la BM de ceux de la BCP (par des préfixes ou des suffixes distincts et reconnus).
3. La BCP enfin devra être capable de produire ces notices UNIMARC, accompagnées des notices d'exemplaires, sur un support aisément lisible par le système d'une petite bibliothèque. Le dérouleur de bandes étant exclu pour ces bibliothèques, vu son coût, c'est par disquettes que les informations pourront le plus aisément circuler : une disquette de 340 Ko contient aisément 1000 notices bibliographiques minimales, ainsi que les courtes notices d'exemplaires correspondantes, et la capacité des disquettes va croissant. Pour des raisons de sécurité et de fiabilité, il peut être préférable d'opter pour la disquette 3 pouces, plus rigide et mieux protégée que la disquette souple 5 pouces. Pour la petite bibliothèque locale, l'achat d'un lecteur de disquettes sera peu coûteux, en admettant même qu'il ne soit pas prévu dans l'informatisation initiale.

Nous avons hésité à retenir la requête en ligne : cette dernière est déjà plus complexe (protocoles de communication, formats internes différents entre la base de la BCP et celle de la bibliothèque-relais, contraintes de calendrier de connexion), donc plus coûteuse, mais resterait à étudier.

La disquette, produit fiable

Concrètement donc, on peut imaginer une des scènes suivantes :
1. Le bibliobus arrive à la bibliothèque, où le dépôt est effectué par crayon optique connecté au minitel local. Le soir même, une disquette portant les notices bibliographiques minimales et des information minimales d'exemplaires est produite et adressée à cette bibliothèque locale; si quelques prêts à des lecteurs ont eu lieu entre-temps, la quasi-totalité des systèmes locaux accepte d'enregistrer le prêt d'un exemplaire « inconnu-à créer ».
2. Le bibliothécaire d'un relais vient à la BCP emprunter un dépôt. Enregistré à la BCP, ce dépôt « produit » une disquette, que le bibliothécaire du relais emporte avec lui.

Dans chaque cas, la restitution d'un exemplaire à la BCP doit détruire les notices minimales correspondantes dans la base de la bibliothèque-relais, si aucun autre exemplaire n'y est rattaché.

Evidemment, les exemplaires envoyés à l'unité par navette ou par voie postale ne voient pas leurs notices bibliographiques intégrées localement : on peut soit les assimiler à une procédure de prêt interbibliothèques (prêt au lecteur d'un numéro anonyme, puis retour de l'exemplaire à la BCP), soit intégrer manuellement de très brefs éléments d'identification si ce document est appelé à rester dans les collections locales, soit effectuer pour ces exemplaires isolés une requête en ligne. L'analyse est loin d'être close sur ce point.

Cette production de notices UNIMARC par la BCP est également indispensable à un autre titre pour les bases de ces bibliothèques-relais informatisées: en effet, pourquoi ne pourraient-elles pas récupérer sur leur propre système les notices des documents qu'elles possèdent en propre et que la BCP possède sûrement aussi... et a donc déjà intégrées dans la base ? Dans ce cas, la clé de requête prendra une forme « traditionnelle » - ISBN ou clé auteur-titre -, et ne sera pas comme précédemment le numéro d'un exemplaire. Bien sûr, la BCP pourrait devenir serveur en ligne... Là encore, la disquette peut rester un produit fiable, la requête elle-même pouvant s'effectuer soit par disquette, soit, pourquoi pas, par le biais du minitel (consultation du catalogue - identification de la notice - touche de commande - production régulière des disquettes contenant les notices correspondantes, au format UNIMARC). Ce service de fourniture de notices aux bibliothèques-relais peut être complété par l'édition d'un CD-ROM contenant la base de la BCP et régulièrement mis à jour (cf. supra), CD-ROM autorisant le versement des notices en format UNIMARC.

A ce stade, il ne faut pas perdre de vue les problèmes juridiques qui peuvent se poser: la BCP peut-elle disposer librement de ses notices dans son réseau ? Une avancée intéressante a été élaborée par le Cercle de la librairie, dont certains modèles de contrats, prévus pour les BCP, acceptent la libre rediffusion des notices vers les bibliothèques des réseaux départementaux de ces BCP *.

L'absence de tels accords pour toutes les notices acquises par la BCP aboutirait paradoxalement à isoler cette dernière de ses relais informatisés !

Bilan

Au terme de cette promenade, brève et lacunaire, dans les problèmes d'accès et de communication envisagés à la BCP de Saône-et-Loire, peut-on dire que cette bibliothèque présente des spécificités pour l'informatisation de ses fonctions ? Cela ne fait pas le moindre doute, si on considère sa double particularité de coordination d'un territoire géographique desservi d'une façon hétérogène, et de tête d'un réseau administrativement hétérogène lui aussi. Toutefois, l'hypothétique spécificité des bibliobus semble peu crédible, eu égard aux possibilités ouvertes par les télécommunications, aux contraintes du « temps réel » dans une politique de suivi de la demande, et à la perspective d'un réseau réellement partenarial. Vers quelles orientations tendent donc les spécificités informatiques d'une BCP comme celle de la Saône-et-Loire, au moins à moyen terme ? On peut tenter de les récapituler en trois domaines :
- Maîtrise des communications par le réseau téléphonique commuté, et plus particulièrement par le biais du minitel, tant pour la recherche documentaire que pour les transactions et pour les développements d'un réseau télématique interactif et personnalisé (messageries, boîtes aux lettres, etc.), toutes autres solutions télématiques posant le problème des coûts de fonctionnement pour un réseau dispersé et de niveaux de ressources extrêmement contrastés.
- Maîtrise des différents niveaux d'affectation des documents (à partir d'une base bibliographique unique), pour permettre à un réseau autonome de constituer sa politique propre de développement et de gestion des collections, tout en laissant à la BCP la capacité de coordonner ce foisonnement. Il faut le répéter: le réseau d'une BCP est complexe, et le nombre de bibliobus, d'agents ou de documents possédés en propre par la BCP n'est pas un critère de choix d'un système d'informatisation !
- Capacité de production de notices bibliographiques en format UNIMARC, et ce avec 3 exigences particulières : à partir de clés de requêtes « traditionnelles » (ISBN, clé auteur-titre), mais aussi à partir de références d'exemplaires (pour les dépôts renouvelés) ; requêtes transmises soit par minitel, soit sur disquettes ; notices produites sur un support adapté à la typologie d'un réseau de petites bibliothèques, donc sur disquettes.

On remarquera que, dans tous les cas, c'est le problème de la dispersion technique, administrative et géographique d'un réseau qui est posé, face aux avantages contraignants d'une informatisation qui n'est efficace qu'en temps réel. Cela conduit à rappeler une autre question spécifiquement « bécépiste » : répondre aux nouveaux défis d'une circulation de documents matériels qui devra s'adapter tant à la souplesse d'une recherche documentaire étendue qu'à l'exigence d'une rapidité accélérée de la fourniture documentaire. A quoi bon obtenir une référence sur CD-ROM ou minitel, effectuer une réservation dans l'instant, s'il faut attendre le passage d'un bibliobus trois mois plus tard pour disposer du document ? Nous sortons là d'une réflexion sur l'informatisation proprement dite, mais ce problème est une conséquence inéluctable de l'informatisation d'un réseau géographiquement étendu, et de l'accès télématique de ce réseau à sa centrale.

A notre connaissance, il semble qu'aucune société n'offre à l'heure actuelle une réponse efficace pour la totalité des trois spécificités évoquées plus haut; en Saône-et-Loire, le choix fait de la société CLSI n'offre une réelle assurance que pour les points 1 et 2. On peut cependant être confiant pour l'avenir, et ceci pour deux raisons : les BCP représentent un marché non négligeable (leurs réseaux, et les BCP elles-mêmes, couvrent, en 96 institutions, la moitié de la population française) ; l'informatisation des petites bibliothèques, celles qui entrent dans les réseaux des BCP, n'en est qu'à ses balbutiements, et les choix qui seront opérés se feront sans doute en liaison étroite avec les BCP.

Pour la BCP donc, jouer un rôle de tête de réseau ne signifie pas, ne peut pas signifier assujettissement ou abandon des petites bibliothèques en développement, mais au contraire action de partenariat avec des communes autonomes. L'informatisation de la BCP est en définitive l'occasion d'élaborer un réseau beaucoup plus cohérent ; ce faisant, il faudra prêter une attention particulière à la formation destinée aux petites bibliothèques, pour qu'elles envisagent elles aussi une informatisation réfléchie dans le cadre du réseau de la BCP. Cette situation particulière les oblige à introduire deux paramètres particuliers : ne pas se couper des services d'une BCP informatisée, et tirer parti de toutes les ressources complémentaires de cette BCP, notamment sur le plan bibliographique. Si la tâche est lourde pour le personnel de la BCP, il ne faut pas oublier qu'elle l'est aussi beaucoup pour les bibliothécaires et animateurs des relais locaux, confrontés à des exigences nouvelles de la part de la BCP !

Pour finir, on ne peut manquer de souligner que les spécificités décrites induisent des problématiques qui dépassent le cadre strict de l'informatisation interne des BCP. On en présentera brièvement deux aspects :
- l'actuelle aide de l'Etat à l'informatisation des BCP semble vouloir encore considérer ces BCP comme des institutions closes, d'un type de fonctionnement analogue à celui d'une bibliothèque municipale. Soutenir le réseau d'une BCP, ce n'est pas soutenir une BCP « isolée » et des petites bibliothèques municipales : la problématique peut inclure par exemple des terminaux « décentralisés », l'achat d'un ordinateur-serveur, des imprimantes pour les minitels des petits relais, ... Sans prétendre apporter de solution définitive, nous souhaitons que cette notion de réseau symbiotique soit prise en compte.
- Dans la même réflexion, il reste beaucoup à faire en ce qui concerne le droit d'usage des notices bibliographiques, afin de régler la situation juridiquement ambiguë des BCP qui laissent, et veulent laisser, un accès et un large usage de leur base auprès des bibliothèques de leurs réseaux. Là encore, une dissociation arbitraire entre bibliothèques municipales (petites) et bibliothèques centrales de prêt ne peut que nuire au développement de ces réseaux conçus comme « unités documentaires » puissantes et efficaces.

Mai 1990

Illustration
Coût annuel. Desserte par bibliobus

Illustration
Annexe - Note d'information sur les remboursements des frais (déplacements, repas, etc.) engagés par des responsables bénévoles de bibliothèques municipales

  1.  (retour)↑  Cf. Transversales, 1989, n° 9, p. 14-15.