À propos de...

On sait que les activités de la commission « Documentation » de l'AFNOR sont réparties au sein de sous-comités spécialisés dont les plus connus sont sans aucun doute ceux qui se consacrent à l'élaboration des normes de catalogage. On connaît moins les activités des autres sous-comités, et assez peu celles du sous-comité « Terminologie ». Créé en 1969, ce groupe se compose d'une part de membres permanents représentant divers organismes documentaires et les principales administrations de tutelle. et d'autre part de membres temporaires spécialisés dans un domaine précis (par exemple les langages documentaires) et dont l'aide est sollicitée de manière ponctuelle. Jusqu'en 1981, le sous-comité « Terminologie » s'est essentiellement consacré à l'étude et à la préparation au sein de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) d'une norme internationale de terminologie de l'information et de la documentation 1. Cependant, depuis quelques années, à l'instar de la « British Standard Institution » qui a publié en 1976 un excellent instrument de travail 2, le sous-comité français, tout en suivant attentivement les progrès de la norme ISO, s'est orienté vers l'élaboration, et si possible la publication rapide, d'un vocabulaire français comprenant les termes les plus couramment employés tant par les archivistes, les bibliothécaires et les documentalistes que par tous les professionnels de l'information. Ce sont les premiers travaux issus de cette nouvelle orientation qui viennent de paraître dans la collection « Les dossiers de normalisation » sous le titre de Vocabulaire de la documentation 3.

La parution d'un tel instrument de référence vient combler une lacune : depuis plusieurs années en effet, ni les bibliothécaires, ni les documentalistes, ni les archivistes n'avaient à leur disposition un vocabulaire technique récent et en langue française. Cette situation était d'autant plus regrettable que l'accroissement de la coopération entre organismes documentaires, la pratique de plus en plus fréquente du travail en réseau liée à l'expansion de la télématique. le développement considérable de la formation professionnelle initiale et continue rendaient indispensable la mise au point d'une terminologie communément admise par tous les professionnels. C'est la raison pour laquelle le développement du Vocabulaire de la documentation est activement soutenu par des administrations centrales (DBMIST 4, DLL 5 MIDIST 6), par de grands établissements scientifiques (CNRS 7, Bibliothèque nationale, Fondation nationale des sciences politiques), industriels (Aérospatiale), par des institutions de formation (ENSB 8, INTD 9, IUT 10) ou encore par des associations professionnelles (ADBS 11 par exemple).

Tel qu'il est publié aujourd'hui. le Vocabulaire de la documentation n'est que la première version d'un instrument de travail que viendront corriger et compléter des éditions ultérieures. La présente édition ne comprend en effet que six cents définitions correspondant à une partie du programme de travail que s'est fixé le sous-comité : notions fondamentales en documentation, divers types de documents (audiovisuels et de type traditionnel), acquisition et traitement des documents, langages documentaires, termes les plus couramment utilisés en archivistique. Sur chaque sujet, le sous-comité s'est volontairement limité aux termes les plus essentiels, éliminant à la fois le vocabulaire très spécialisé et les termes généraux dont le sens en bibliothéconomie ou en documentation ne diffère pas vraiment de l'acception courante. Classé selon l'ordre alphabétique, chaque terme accompagné de sa traduction en anglais est suivi d'une définition assez brève, une note venant parfois préciser un usage ou fournir un exemple. Dans l'esprit des rédacteurs, le Vocabulaire de la documentation doit rester un outil de travail d'utilisation facile et rapide, un premier recours en somme, qui ne se veut ni un manuel ni une encyclopédie. Deux index complètent l'ouvrage. Un index systématique détaillé autorise la recherche par sujet et rend possible une évaluation rapide du degré d'exhaustivité du Vocabulaire sur un thème donné. Un index des termes anglais fournit l'équivalent français et permet de retrouver rapidement une définition. Certaines définitions avaient déjà été publiées dans des normes de vocabulaire (normes expérimentales Z 40-001, Z 40-002, Z 40-003), d'autres étaient dispersées soit dans les normes de catalogage, soit dans la norme « Thesaurus ». Beaucoup sont inédites et toutes ont été revues, l'ensemble du vocabulaire ayant été soumis à la procédure de l'enquête publique en 1984. La présentation des définitions sous forme alphabétique devrait satisfaire davantage les utilisateurs que les précédentes normes de vocabulaire publiées en chapitres séparés.

Comment les professions concernées accueilleront-elles ce nouvel instrument de travail ? Bien que chaque définition ait été soigneusement revue, il est à peu près certain que des améliorations peuvent être apportées sur bien des points. La nouvelle méthode de publication choisie - document commercialisé sous la forme et au prix d'un ouvrage ordinaire - devrait permettre d'atteindre un public plus large que la publication sous forme de norme. Cette nouvelle formule éditoriale, beaucoup plus souple, aura également l'avantage de faciliter la prise en considération rapide des corrections, ajouts, suggestions proposés par les professionnels. Le Vocabulaire de la documentation devrait être ainsi une publication vivante, fréquemment mise à jour, et recueillant progressivement une large adhésion auprès des professions concernées. Parmi les travaux en cours citons celui du groupe de travail « Archives » qui achève actuellement de réviser une liste de 300 termes relatifs aux documents d'archives. D'ores et déjà le sous-comité travaille activement à la préparation d'une seconde édition qui comprendra, outre les suggestions formulées par les utilisateurs du Vocabulaire, la terminologie relative à la recherche et à la diffusion de l'information ainsi qu'aux termes de télématique et d'informatique les plus usités dans le domaine des archives, des bibliothèques et de la documentation 12.