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La Commission de coordination de la documentation administrative et l'Inventaire des publications officielles françaises

Geneviève Boisard

La prolifération des publications officielles, c'est-à-dire, produites par des services publics sur les deniers de l'État est un phénomène généralisé. L'administration tend à élargir de plus en plus son domaine d'action, la démocratie exige que les citoyens soient informés, et les services eux-mêmes sont soucieux de faire connaître ou de justifier leur activité.

Cependant, l'efficacité du système a été mise en doute à de nombreuses reprises. L'avalanche quotidienne de papier décourage le lecteur potentiel, qui se plaint en même temps de ne pas être informé ou tout au moins de ne pas avoir l'information dont il a besoin quand il en a besoin.

Deux catégories d'usagers insatisfaits coexistent : le citoyen « privilégié », parlementaire, haut fonctionnaire, élu local, supposé s'intéresser à tout ce que fait l'administration, qui reçoit sans l'avoir sollicité une masse considérable de papiers divers, et le citoyen « paumé » qui ne sait même pas où s'adresser pour recueillir le renseignement utile.

En la matière le trop ou le trop peu ont les mêmes effets.

Pour les professionnels de l'information eux-mêmes, bibliothécaires et documentalistes, la situation n'est pas plus favorable.

Il faut reconnaître qu'il est particulièrement difficile dans notre pays de savoir qui publie quoi en matière de publications administratives. Pas de catalogue de vente unique commun à toutes les administrations, pas de lieu central de vente, mais une multitude de catalogues et d'adresses qu'il n'est pas toujours facile de découvrir.

Sauf les plus grands et les plus organisés, les éditeurs officiels sont hors des circuits commerciaux, assez peu soucieux de diffuser convenablement leurs publications, encore moins de les vendre, si bien qu'elles n'apparaissent quasiment pas dans les annonces de « Livres-hebdo » pas plus que dans les « Livres de la Semaine » ou du mois.

Par ailleurs, et d'autant mieux qu'elles sont mal connues et que leur nombre peut donner lieu à des estimations fantaisistes, les publications administratives sont très critiquées. A plusieurs reprises, des parlementaires se sont élevés contre une prolifération excessive, un luxe inutile et pour tout dire contre le gaspillage des deniers de l'État.

La création de la Commission de coordination de la documentation administrative par le Premier ministre le 13 juillet 1971 a voulu répondre à ces questions.

Cette Commission de huit membres présidée par un Conseiller d'État, M. Francis de Baecque, est un organisme léger d'impulsion et de coordination. Son secrétariat, composé de six personnes, documentalistes ou personnels de catégorie A détachés de diverses administrations, est dirigé par Mme Gorgeon-Demartres, conservateur en chef.

Le décret de 1971 chargeait la Commission « d'étudier les moyens d'améliorer, dans un souci d'efficacité et de rentabilité, le travail de documentation des administrations publiques ; de veiller à la coordination, sur le plan technique, des activités d'édition des divers services intéressés et à la diffusion la plus adéquate des publications émanant des administrations publiques ».

Le décret précise en outre que la CCDA « fait l'inventaire des publications périodiques et de série d'information générale et le tient à jour. Aucune publication d'information générale, périodique ou de série, considérée comme devant figurer à l'inventaire ne peut être créée sans que le projet d'édition et de financement correspondant ait été préalablement soumis à l'avis de la Commission. »

Au sein de la Commission, c'est le Comité des publications qui est chargé d'établir l'inventaire des publications et d'examiner les demandes d'avis présentées par les administrations pour les nouvelles séries qu'elles doivent éditer. Dans ce Comité sont représentés les grands éditeurs officiels : Imprimerie nationale, Journaux officiels, Documentation française, mais aussi des administrations productrices comme l'INSEE, le Ministère de l'éducation, et des organismes qui collectent ces publications : Archives nationales, Bibliothèque nationale, Bibliothèque administrative de Paris.

Dès sa création, le Comité s'est mis au travail pour entreprendre l'Inventaire dont il était chargé. Il a fallu en définir le champ avec précision, ce qui n'était pas toujours facile, car qu'est-ce qu'une « publication périodique ou de série d'information générale » ?

Quant au fond, le décret de 1971 exclut pratiquement de l'inventaire les publications scientifiques et techniques, qui ne sont pas soumises à la procédure d'avis préalable à la publication.

Pour les publications administratives, après de nombreux tâtonnements, on s'est accordé à penser que relevaient de l'inventaire tous les documents, quel que fût leur mode de fabrication, diffusés en dehors du service d'origine et de ses niveaux hiérarchiques supérieurs ou inférieurs. Sont donc exclus les documents strictement internes ou réservés au seul personnel de l'administration dans l'exercice de ses fonctions. Cette dernière condition est toutefois tempérée par le chiffre même du tirage. Il est certain que dans des Ministères tels que les PTT ou l'Éducation, les bulletins intérieurs sont diffusés à un nombre d'exemplaires tels qu'on ne peut plus guère parler de publications internes.

Si les demandes d'avis lui permettent de connaître les publications nouvelles, pour inventorier les publications vivantes, le Comité des publications est obligé de recourir à l'enquête auprès des administrations par l'intermédiaire des représentants de la CCDA au sein de chaque Ministère. Ce système fait à la fois sa force et sa faiblesse car le nombre et la pertinence des réponses d'un Ministère sont directement fonction du dynamisme et de l'autorité du représentant de la CCDA. Or l'administration française est tellement diversifiée et parfois cloisonnée qu'il arrive qu'un représentant, compétent pour telle direction ou ensemble de directions, soit totalement impuissant dans les secteurs voisins.

Une première enquête effectuée dès 1972 a abouti à la parution en 1973 du Répertoire des publications périodiques et de série de l'administration française, qui comportait 852 notices de publications administratives de tous les niveaux.

Ce répertoire, très incomplet, avait l'immense mérite d'être le premier du genre et de donner, outre les indications bibliographiques d'usage, des renseignements très pratiques sur le lieu et les conditions de diffusion.

Une nouvelle enquête étalée sur 1978 et 1979 a permis de faire paraître le Répertoire des publications officielles (séries et périodiques) 1 sous une présentation légèrement différente en trois volumes.

Le premier volume, est consacré aux administrations centrales et comprend 437 notices classées par ordre alphabétique pour chaque ministère. Sous un certain nombre d'entre elles figurent les sigles des bibliothèques parisiennes où l'on peut consulter la publication. Cette indication, nouvelle par rapport à l'édition précédente, a pu être obtenue grâce à une coopération entre la CCDA et la section des bibliothèques administratives de l'ABF. Outre des index par titres et par sujets, le volume 1 comprend une liste des adresses des principaux points de vente de publications officielles à Paris et en province et une annexe consacrée aux documents législatifs, réglementaires et budgétaires et aux publications des assemblées.

Le second et le troisième volumes viennent de paraître à la Documentation française. Ils sont consacrés l'un aux établissements publics, l'autre aux administrations locales.

Le volume répertoriant les publications des établissements publics est le fruit d'une enquête menée en 1979 par la CCDA directement auprès des établissements. Seuls y figurent les établissements publics nationaux à caractère administratif. Les établissements publics à caractère scientifique et culturel ou industriel et commercial ont été exclus de l'enquête, de même que tous les établissements d'enseignement et de recherche. Les établissements publics locaux ont été quant à eux inclus dans le volume consacré aux administrations locales. Le domaine ainsi défini est représenté par 286 notices, complétées par des index par titres et par ministère de tutelle.

Le volume consacré aux administrations locales est le plus volumineux des trois. Pour couvrir ce secteur, l'enquête a été menée auprès des correspondants de la CCDA dans les départements durant l'année 1979. Ont été recensées les publications des administrations de l'État au niveau de la région ou du département, celles des établissements publics régionaux, des assemblées délibérantes, conseils régionaux ou généraux, les services extérieurs des ministères. Ont été exclus les municipalités et établissements publics locaux. Les publications qui se retrouvent dans chaque circonscription de même niveau, tels que procès-verbaux de délibérations de conseils, budgets, comptes, annuaires, n'ont pas donné lieu à des notices individuelles, mais seulement à des notices globales, les publications confidentielles ou internes, les publications à mise à jour ont été exclues du répertoire ; y figurent par contre celles d'associations de la loi de 1901 étroitement liées à l'administration, qui sont distinguées par un signe particulier. Le Répertoire des publications est présenté par régions et départements suivant l'implantation géographique des services auteurs, mais il a paru nécessaire de le faire précéder d'une table où ces services sont regroupés suivant les organismes dont ils dépendent : Établissements publics régionaux, départements, ministères. C'est dans cette table qu'ont pu figurer les notices globales se rapportant à des publications de même genre représentées dans chaque circonscription.

Comme on le voit, les trois volumes du Répertoire des publications officielles forment un tout indissociable.

Au total, ils comportent 2 360 notices auxquelles il faut ajouter les notices globales, ce qui porte à plus de 2 800 le nombre des publications recensées. On a donc multiplié par plus de trois les renseignements fournis dans la première édition.

Il faut souhaiter que ce répertoire connaisse des rééditions régulières qui permettront de suivre l'évolution de la production des administrations. Elles devraient permettre de l'améliorer encore en rectifiant quelques défauts mineurs. Il serait préférable en effet de ne pas s'arrêter à des critères administratifs trop stricts et d'inclure des organismes comme le CREDOC ou le Centre d'études sur les revenus et les coûts qui n'ont pas trouvé leur place ni dans les administrations centrales ni dans les établissements publics. D'autre part, on peut regretter que le volume sur les administrations centrales ne soit plus, comme dans la première édition, présenté par directions à l'intérieur de chaque ministère, ce qui permettait de mieux regrouper les publications.

Quoi qu'il en soit, c'est la première fois qu'est réalisé pour l'administration un inventaire de cette ampleur pour un domaine presque entièrement ignoré. D'un volume à l'autre, les tables par matières permettent de repérer de nombreuses publications publiées sur un même sujet par des services différents tant au niveau national que local. Dans la plupart des cas, ces publications représentent des sources de la documentation, statistiques, enquêtes, tableaux comparatifs, indispensables à qui veut entreprendre une étude sérieuse dans le domaine concerné. Cependant, l'intérêt bibliographique de cet ensemble est doublé d'un intérêt essentiellement pratique. En effet, des indications très précises permettent de se procurer les collections ; les adresses détaillées, les conditions de diffusion figurent pour chaque publication. Pour la première fois, bibliothécaires et documentalistes pourront se référer à ce répertoire pour leurs acquisitions. Les centres de province seront particulièrement intéressés par le volume consacré aux administrations locales. Il faut noter que, fait appréciable dans une période de restrictions budgétaires, un grand nombre des publications répertoriées sont diffusées gratuitement. Elles ne grèveront donc pas le budget des bibliothèques et leur permettront cependant d'accroître leurs fonds dans un domaine trop souvent méconnu et sous-exploité.

  1.  (retour)↑  France. Commission de coordination de la documentation administrative. - Répertoire des publications officielles : Séries et périodiques / Commission de coordination de la documentation administrative. - Paris : la Documentation française, 1979-1980. - 3 vol. ; 24 cm.
    [1] : Administrations centrales françaises. - 1979. - 236 p. ISBN 2-11-000301-4.
    [2] : Établissements publics. - 1980. - V-84 p. ISBN 2-11-000561-9
    [3] : Administrations locales de l'État. - 1980. - 490 p. ISBN 2-11-000562-9.