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Stages en organisation et gestion

Essai de synthèse des fiches d'évaluation

Janine Miquel

Cet essai a pour objet de mesurer l'impact et les résultats des stages organisés par le Service central d'organisation et méthodes (SCOM) du Ministère de l'Économie et des finances, en collaboration avec le bureau de la formation du Service des bibliothèques.

Les stages en organisation et gestion qui font l'objet de cette étude (juin 1977, octobre 1977) ont réuni 42 participants : 20 au premier ; 22 au second. Cette population d'auditeurs, très comparable en nombre d'un stage à l'autre, était également très semblable par sa répartition : pour le premier stage il y avait 16 représentants des bibliothèques universitaires et 4 des bibliothèques publiques ; le second groupait 17 représentants des bibliothèques universitaires et 5 des bibliothèques publiques. 33 réponses au questionnaire ont été enregistrées pour un total de 42 stagiaires.

Leur exploitation est ici envisagée séparément, pour permettre de cerner la physionomie de chacun des stages, au triple point de vue retenu par le questionnaire, à savoir : la mise en œuvre des principes d'organisation, les difficultés d'application, les insuffisances du stage et les suggestions éventuelles.

On trouvera « in fine », en bilan global, un rappel des principales conclusions communes aux 2 stages.

Stage de juin 1977

I. Les réponses au premier point du questionnaire, concernant la mise en œuvre des principes font apparaître les résultats suivants :

I° Un approfondissement des fonctions de direction, se traduisant par une meilleure appréciation des tâches prioritaires et une étude plus minutieuse des problèmes importants ; parallèlement l'élimination progressive des tâches de routine et la délégation de responsabilités plus étendues aux collaborateurs semblent constituer des acquis du stage.

Il faut excepter un chef d'établissement de taille modeste, qui n'a de ce fait - selon lui - aucune raison d'entreprendre une quelconque organisation, et deux autres stagiaires qui disent avoir en réalité retrouvé, à l'occasion du stage, l'expression, sous une forme raisonnée et technique, de principes et de pratiques mis en œuvre par eux de façon empirique depuis longtemps.

2° L'amélioration de la relation avec les collaborateurs. Toutefois, en dépit des efforts accomplis pour la meilleure information de ceux-ci grâce à des réunions fréquentes, courtes et structurées (où sont notamment précisées les tâches et les responsabilités aux différents niveaux), on signale que la difficulté restera grande longtemps - surtout dans la relation responsables d'établissements/chefs de section - tant que les collaborateurs eux-mêmes n'auront pas suivi des stages d'organisation et méthodes.

3° Les tentatives de réorganisation, faites par les stagiaires à la suite de leur stage, restent limitées à des secteurs particuliers (comme le courrier, le classement, l'ordre du jour des réunions), ou ne sauraient le plus souvent intervenir de manière plus étendue, qu'à l'occasion d'une création de service, justifiant une réorganisation générale.

II. Les difficultés rencontrées (qui constituent le point 2 du questionnaire) concernent :

I° D'abord le budget-temps du conservateur ; les stagiaires paraissent convaincus de la nécessité de lutter contre l'habitude de tout faire soi-même, et de gagner ainsi du temps ; de ne pas se laisser déborder par les tâches immédiates et les sollicitations continuelles qui assaillent le responsable de bibliothèque et ainsi d'être plus disponibles pour précisément mettre en œuvre les principes énoncés au cours du stage. Cependant, de retour chez eux, les stagiaires hésitent : « on pourrait fermer sa porte à certaines heures de la journée ; n'est-il pas plus important de recevoir le personnel qui le souhaite ? » « Comment concilier les exigences de la relation au public et celles du travail inscrites au planning de la journée ? »...

2° A ces difficultés, s'ajoute, en les accroissant, l'accueil réservé, sceptique, que l'on rencontre lors de toute tentative d'organisation nouvelle, surtout de la part des collaborateurs non immédiats. Des réticences psychologiques parfois inconscientes s'observent chez ceux-ci, jeunes ou vieux.

Les acquis du stagiaire, son enrichissement même risquent d'accentuer son isolement au sein de l'établissement dont il est responsable.

III. Les jugements portés sur le stage sont à coup sûr encourageants. Bon nombre de réponses soulignent son caractère très complet. Cependant, les stagiaires regrettent souvent aussi son caractère trop général, trop théorique : l'absence de travaux pratiques est souvent dénoncée ainsi que la méconnaissance du terrain d'application des principes étudiés. Le stage tient à s'adresser à des responsables de bibliothèque considérés comme de véritables chefs d'entreprise et l'enseignement ne prend pas assez en compte les contraintes auxquelles se heurte une bonne organisation.

IV. Certains compléments sont donc souhaités.

Essentiellement, il est demandé des stages de portée moins générale, moins longs, traitant des méthodes d'analyse et d'appréciation du travail administratif des bibliothèques. En outre, on souhaite bénéficier de stages d'organisation appliquée comportant des expériences sur le terrain dans une section de la spécialité concernée avec la présence d'un ingénieur-conseil du SCOM ; des stages de bilan, au cours desquels serait exposée l'expérience menée à son terme dans de petits établissements et qui seraient suivis de journées d'étude permettant la confrontation d'expériences vécues par les stagiaires.

Bien plus, et pour rester dans ce domaine de l'étude de cas concrets tenant compte des contraintes existantes, il serait intéressant - note-t-on dans une réponse originale - que l'on puisse faire appel aux spécialistes-conseils en organisation de l'administration centrale ; qu'on prévoie aussi un enseignement de méthodologie à l'École nationale supérieure de bibliothécaires.

A l'inverse, mais de manière complémentaire, on souhaite voir organisés des stages plus théoriques sur le droit administratif et comptable, la gestion du personnel, l'animation de réunion et le travail de groupe.

Stage d'octobre 1977

I. S'agissant de la mise en œuvre des principes étudiés pendant le stage, les responsables de bibliothèques, ayant participé au stage d'octobre ont manifesté des préoccupations assez semblables à celles des stagiaires de juin.

Ils déclarent s'efforcer, depuis, dans leur travail personnel, de distinguer les priorités dans la hiérarchie des urgences et de définir une utile répartition des charges, suivant un planning consciencieusement élaboré ; ils signalent que la difficulté la plus grande et la plus fréquente naît de l'imbrication des tâches.

Ils affirment leur souci d'assurer l'information, mais paraissent hésitants sur les moyens de réaliser une meilleure circulation de cet objectif.

Notamment l'initiation des collaborateurs est fréquemment reportée à plus tard, comme devant être entreprise avec circonspection, ou à l'occasion de circonstances favorables.

Ils n'envisagent guère de procéder à une révision de l'organisation de la Bibliothèque de l'université en cas d'instabilité des personnels et notamment bien sûr du responsable lui-même. En revanche ils sont encouragés à le faire si une situation matérielle nouvelle se présente, due par exemple à un changement de local.

Au total, il semble que beaucoup de patience doive accompagner toute mise en œuvre des principes d'organisation et de méthodes étudiées en stage.

II. Parmi les principales difficultés rencontrées par les stagiaires on doit signaler :
- la difficulté de rationaliser l'emploi du temps, en raison de l'importance des tâches difficiles à définir, et qui ne se prêtent ni à la pondération, ni à la prévision.

Il en résulte une inaptitude à gagner du temps, ce qui est particulièrement fâcheux en cas d'insuffisance numérique du personnel et de son inexpérience.

C'est le manque de temps qui semble constituer un obstacle majeur à la diffusion de méthodes nouvelles, exposées d'ailleurs trop brièvement durant le stage. Les réponses varient quant à la relation avec les collaborateurs ; si l'on parle d'eux dans la plupart des réponses, c'est souvent pour signaler leur méfiance à l'égard de la nouveauté. Toutefois certains responsables signalent qu'un certain enthousiasme né du stage semble se communiquer à autrui, et ils tirent satisfaction de cet effet second et différé de leur stage.

III. Les jugements émis sont de nature assez différente : on peut lire :
- ou bien « l'aspect théorique, la symbolisation, les graphiques étaient et sont restés pour nous une langue étrangère » ;
- ou bien « il est regrettable surtout que les principes d'organisation et méthodes n'aient pas été présentés dans le cadre d'une bibliothèque avec les servitudes propres à la profession, mais qu'ils aient au contraire été proposés de façon quasi désincarnée ». « Plusieurs aspects des " travaux de Maître Jacques " incombant aux directeurs de bibliothèques universitaires ont été laissés de côté ». « Nous sommes en effet intendants, comptables, conseillers psychologiques » et « notre entreprise est aussi et peut-être même d'abord un service du public ».

IV. Pour prolonger l'incontestable acquis du stage, il est demandé de façon pressante, l'envoi en mission d'un ingénieur-conseil itinérant (I jour sur place dans les établissements concernés) ; l'ouverture de stages semblables à l'adresse des principaux collaborateurs ; la communication de la liste des bénéficiaires des stages pour qu'on puisse s'adresser à tel ou tel ; des comptes rendus des travaux, des bilans comparatifs en séminaires restreints.

Par ailleurs, sur d'autres points de l'activité des bibliothèques, on souhaite des stages sur la gestion financière et comptable, sur la formation de formateurs (comment apprendre rapidement le métier au personnel débutant), enfin et principalement, sur les relations humaines.

Bilan global des deux stages

A travers l'ensemble des réponses, il est possible de dégager ce qui semble constituer les conclusions essentielles des stagiaires.

- En premier lieu, et au plan individuel l'effort de réflexion déployé par chacun des stagiaires, semble développer en lui une nouvelle confiance en soi, donnant le sentiment d'un allègement du travail personnel, et d'une amélioration de celui-ci. L'assurance personnelle paraît aller de pair avec une amélioration du rendement.

- Au plan collectif, les stagiaires semblent mettre tous plus ou moins l'accent sur la nécessité d'améliorer la relation hiérarchique. Ils ressentent plus ou moins clairement la possibilité d'instaurer, à l'issue d'un effort de méthode et éventuellement d'une remise en ordre des tâches et des fonctions de chacun, des relations humaines confiantes entre les membres d'une équipe, plus cohérente, et au sein de laquelle chacun saurait mieux se rendre utile, et se sentirait plus estimé, de ce fait.

Tous les stagiaires ont exprimé leur préférence pour les réorganisations mûrement préparées et mises en œuvre avec prudence : il semble que la méthode, l'organisation, leur paraissent découler de la cohérence d'une équipe, de l'identité de son langage, et de sa communauté de vues quant à ses principaux objectifs.