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Premiers pas vers une nouvelle bibliothéconomie

L'Ohio College Library Center

Frederick G. Kilgour

C'est un grand plaisir pour moi d'être à nouveau à Paris 1, et un grand honneur de parler avec vous ce matin. Je vous prie de m'excuser de ne pas parler en français, mais je parle mal français et vous comprendrez mon anglais beaucoup mieux que mon français.

L'automatisation des bibliothèques ne devrait pas reposer sur l'organisation des bibliothèques classiques, car l'utilisation des ordinateurs offre la possibilité aux bibliothèques d'avoir de nouveaux objectifs. C'est de ceux-ci dont je parlerai en premier. Je présenterai ensuite l'organisation du réseau d'ordinateurs que nous appelons « Ohio College Library Center » (O.C.L.C.), puis je décrirai le système dans son fonctionnement actuel, enfin je vous entretiendrai du coût du système.

I. - Nouveaux objectifs pour les bibliothèques

Pendant ces 25 dernières années, les bibliothèques, aux États-Unis, ont perdu leur efficacité et elles ont été très critiquées; j'ai l'impression que ce fut également le cas en dehors des États-Unis. Aux États-Unis, dans les bibliothèques publiques ou dans les bibliothèques universitaires, l'usager obtient seulement la moitié de ce qu'il désire; dans 50 % des cas, il n'est pas satisfait et ce défaut de satisfaction a suscité beaucoup de critiques. Il est devenu évident que les objectifs que nous avions développés au XIXe siècle ne sont plus adaptés au xxe siècle. Comme vous le savez, l'objectif des bibliothèques au XIXe siècle était d'être un service, mais un service passif, un service dans lequel les bibliothécaires ouvraient la porte à 9 heures du matin et laissaient les lecteurs entrer et utiliser la bibliothèque; ce n'était pas un service actif par lequel la bibliothèque, comme le font maintenant les centres de documentation, fournirait l'information à l'usager.

Avec l'ordinateur, de nouveaux objectifs sont possibles.

I. Un des principaux objectifs du système de l'O.C.L.C. est de mettre à la disposition des lecteurs de chaque bibliothèque les ressources de toutes les bibliothèques participant au système. En d'autres termes, nous avons un catalogue collectif consultable immédiatement dans chaque bibliothèque. Cela, une bibliothèque seule, même automatisée, ne peut le faire : il faut qu'il y ait des accords de coopération. Telle est la clé du réseau : la coopération. Non pas une coopération pour s'entraider, mais une coopération pour faire à plusieurs ce qu'un seul ne peut faire. Ceci est le fondement d'une coopération efficace où plus d'un peut faire ce qu'un seul ne peut pas faire.

2. Nous réduisons également le taux d'augmentation des coûts dans les bibliothèques. Je ne connais pas les données économiques des bibliothèques en France, mais aux États-Unis (et je pense qu'il en est de même en France), le prix unitaire du service a augmenté 6 fois plus vite dans les bibliothèques que dans l'ensemble de l'économie. Ce taux d'augmentation des coûts touche au désastre aussi bien du point de vue financier que du point de vue de la recherche et de l'éducation, et il est nécessaire de mettre en œuvre dans les bibliothèques une technologie qui améliore la productivité du personnel comme la technologie dans l'industrie et l'agriculture augmente la productivité des travailleurs. En d'autres termes, les bibliothèques ont d'énormes dépenses qui augmentent régulièrement. Aux États-Unis, le coût des bibliothèques augmente à une vitesse telle qu'il sera 4 fois plus élevé à la fin du siècle qu'il ne l'est actuellement. Ce sont des dépenses qui seront exagérément élevées, je dis exagérément élevées parce qu'il est clair que la société américaine ne pourra pas supporter cette sorte d'augmentation des prix dans les bibliothèques.

3. Le troisième objectif que nous nous sommes fixé est de fournir les informations bibliographiques aux utilisateurs où et quand ils en ont besoin. Vous le savez, dans les bibliothèques classiques, il est nécessaire que les usagers viennent à la bibliothèque pour lire les catalogues. Les catalogues sur fiche en particulier sont désastreux dans ce sens, parce qu'il n'y en a qu'un seul et qu'il est dans la bibliothèque. Dans le système O.C.L.C., par les terminaux, les bibliothécaires ont dès maintenant accès aux catalogues, là où ils se trouvent et quand ils le veulent ; notre objectif est d'étendre ce service aux usagers.

4. Enfin, le quatrième objectif sera la « repersonnalisation » des grandes bibliothèques. C'est seulement la petite bibliothèque, où il n'y a qu'un bibliothécaire, qui est une bibliothèque personnalisée; car ce bibliothécaire sait ce qu'il y a dans ses collections, il connaît les usagers et il met en contact collections et usagers. Mais dans une grande bibliothèque, le bibliothécaire ne voit jamais les lecteurs et les livres sont classés dans un « ordre magnifique ». Les bibliothécaires ne parlent pas d'individus, ils parlent d'usagers, de communauté, mais jamais d'individus. Dans ce domaine, l'ordinateur a le magnifique pouvoir de traiter les individus comme tels, ou un livre individuel comme tel, ou un événement individuel comme tel, et ceci, nous devons le prévoir dans notre système pour « repersonnaliser » une grande bibliothèque.

Ainsi, il y a 4 grands objectifs qu'actuellement les bibliothèques n'ont pas atteints, et ne peuvent pas atteindre, et que nous atteindrons en utilisant l'ordinateur.
- Rendre les sources d'informations disponibles.
- Réduire l'augmentation des prix.
- Fournir les informations aux utilisateurs où et quand ils veulent.
- « Repersonnaliser » les bibliothèques.

II. - Organisation du réseau O.C.L.C.

Il y a plusieurs sortes d'organisations. L'O.C.L.C. n'est pas une organisation gouvernementale; c'est un organisme privé, sans but lucratif. Ce n'est pas une société, mais plutôt une organisation dont chaque bibliothèque est un membre, un membre actif. Chaque bibliothèque membre de l'organisation a un rôle dans l'organisation. Les petites bibliothèques ont les mêmes responsabilités que les grandes pour diriger les activités de l'organisation. Il s'agit, en fait, comme je l'ai dit tout à l'heure, d'une société de coopération.

Le système que nous avons prévu est un système bibliothéconomique complet. Il comprend 6 sous-systèmes dont un seul est actuellement opérationnel. Je parlerai surtout de ce sous-système.

I. Le premier sous-système, qui est opérationnel, nous l'appelons « catalogue collectif en conversationnel » et « catalogage partagé ». « En conversationnel » veut dire qu'il est utilisable par téléphone; il y a une ligne téléphonique qui relie chaque participant à l'ordinateur central.

2. Le 2e sous-système est un système de contrôle des publications en série. Ce sera également un catalogue collectif en conversationnel, de telle sorte qu'il sera possible en une seconde de déterminer où tel périodique se trouve et quel est l'état de la collection dans chaque bibliothèque. En même temps il sera possible, sur le terminal, de contrôler l'arrivée de chaque fascicule dans chaque bibliothèque et de déclencher automatiquement la réclamation des fascicules qui ne sont pas arrivés.

3. Le 3e sous-système est un système d'acquisitions. Ce système éditera les ordres de commandes. Cette édition se fera au niveau central, mais sera contrôlée par chaque bibliothèque. Le système gérera aussi les comptes de chaque bibliothèque et déclenchera automatiquement la réclamation des livres qui n'auront pas été reçus. Ces deux derniers systèmes ont été analysés : ils sont maintenant en cours de programmation. Le mois prochain, nous commencerons la saisie des données qui constitueront les fichiers des publications en série. Début janvier, le bulletinage commencera en mode conversationnel. Les trois derniers systèmes sont orientés vers les lecteurs. Toutes les activités de l'O.C.L.C. sont en fait tournées vers les lecteurs; mais nous devions commencer par faire les systèmes de gestion interne des bibliothèques.

4. Le 4e sous-système est le prêt interbibliothèques qui rendra possible l'utilisation du réseau téléphonique pour savoir si un livre est disponible dans une autre bibliothèque, et demander si nécessaire, que le livre soit envoyé à la bibliothèque où un lecteur souhaite le consulter.

Aux États-Unis, nous sommes une société de gens qui se déplacent facilement, et on n'hésite pas à faire 20 km en voiture pour avoir un livre. Certes, le livre pourrait être envoyé directement au lecteur par la poste, mais le plus souvent le lecteur accepte de se déplacer à la bibliothèque voisine pour le consulter ou l'emprunter.

5. Le 5e sous-système est un système de consultation bibliographique et de prêt à distance. L'O.C.L.C. est situé à Colombus dans l'Ohio, où se trouve une grande université, l' « Ohio State University ». La bibliothèque de cette université a mis sur pied un système de consultation bibliographique et de prêt à distance qui est très proche de notre projet. Je le décrirai assez longuement, parce qu'il est la première cassure importante entre les bibliothèques classiques et les bibliothèques actuelles, du point de vue des utilisateurs.

Cette bibliothèque a mis sur ordinateur son catalogue (du moins son catalogue auteurs), que l'on peut consulter au moyen de terminaux. Elle a en outre créé un service qui dispose de téléphones et de terminaux connectés au catalogue automatisé : vous pouvez, pour demander un livre, téléphoner à ce service qui vous répond si la bibliothèque a ou non le document. Si oui, l'opérateur peut vous dire si oui ou non le livre est disponible. Si oui, et si vous avez une adresse à l'université, on vous enverra le livre. Généralement, j'obtiens un livre le lendemain du jour où je le demande, ou peut-être deux jours après. Une fois, je l'ai eu le jour même. Depuis que ce système existe, je « consomme » à peu près trois fois plus de livres; car, bien que je sois bibliothécaire, je me sens aussi frustré que n'importe qui d'autre quand mes demandes dans une bibliothèque normale ne sont satisfaites qu'une fois sur deux. Maintenant, il me suffit d'une minute pour savoir si j'aurai le livre que je cherche et je n'ai pas à perdre la moitié de mon après-midi pour ne pas avoir ce que je désire.

Le nombre de livres qui circulent de cette façon est actuellement de 1 600 ooo par an. Et ce système coûte un peu moins cher que le système traditionnel, bien que plus efficace, puisqu'il fournit aux usagers les informations bibliographiques quand et où ils en ont besoin.

6. Le 6e sous-système est un système d'interrogation du catalogue par sujets et par titres. Pour le moment, nous avons une interrogation par titres, mais elle est trop compliquée pour être utilisée directement par les lecteurs. Ainsi, le système O.C.L.C. comprend six sous-systèmes dont seul le Ier est actuellement opérationnel.

III. - Fonctionnement du catalogage partagé.

Comme il n'y a pas beaucoup d'informaticiens parmi vous, je ne parlerai pas beaucoup d'ordinateurs. Je parlerai de l'organisation des fichiers du système, de telle façon que vous en ayez une connaissance globale.

A. Les fichiers O.C.L.C.

I. Importance du catalogue.

Laissez-moi vous dire un petit mot au sujet de l'importance des fichiers du système. La semaine dernière, la dernière fois que j'ai vu une statistique journalière de l'activité du système, il y avait 716 000 enregistrements bibliographiques accessibles immédiatement par les bibliothèques du réseau. Ceci est l'équivalent d'une bibliothèque d'environ 2 000 000 de volumes. Toutefois ces enregistrements n'ont pas encore été tous utilisés; au début d'octobre, ils ne correspondaient qu'à un million et quart de volumes.

2. Organisation des fichiers.

Les enregistrements bibliographiques sont classés dans les fichiers magnétiques selon l'ordre de leur création. Chaque enregistrement a un numéro qui correspond à sa place dans le fichier, et que nous appelons « numéro O.C.L.C. ». Pour accéder aux enregistrements bibliographiques, nous utilisons des index. Nous avons un index par numéro O.C.L.C., mais ce mode d'accès n'est pas très utilisé par les bibliothécaires qui cataloguent sur terminal; il est très utilisé par l'ordinateur, mais non par les usagers. Récemment, nous avons analysé l'utilisation des index : il y avait 13 000 accès en un jour, et dans ces 13 000, seulement 103 ont utilisé ce numéro. Les index les plus utilisés sont l'index « auteur-titre », l'index « titre » et l'index « numéro de la fiche de la Bibliothèque du Congrès ». Actuellement les index « auteur-titre » et « titre » sont complets, c'est-à-dire que tous les enregistrements ont une entrée par un de ces deux index. Ce n'est pas le cas de l'index « numéro de la fiche de la Bibliothèque du Congrès », car ce numéro ne se trouve pas dans toutes les notices bibliographiques.

En fait, on peut dire que les index par numéro ne sont pas suffisants. Je crois que, de toute façon, un accès par des numéros qui ne sont pas ceux du système ne peut être qu'un moyen d'entrée accessoire. Un bon catalogue automatisé doit partir de l'utilisation des informations qui se trouvent sur la page de titre ou au début de l'article. C'est pourquoi notre système repose sur les index « auteur-titre » et « titre ». Nous ajouterons prochainement un index « auteur » et plus tard un index « numéro de classification ».

3. L'index « auteur-titre ».

Prenons l'exemple de SMITH. - The Age of the Reformation. Pour interroger, on utilise les 3 premières lettres du nom de l'auteur et les 3 premières lettres du premier mot du titre, après l'article : SMI, AGE. Vous n'avez donc pas à en savoir beaucoup au sujet des informations de la page de titre. Et vous qui travaillez avec les lecteurs, vous savez qu'ils n'en savent généralement pas long sur les pages de titre. Ainsi, vous pouvez avoir des informations très vagues et obtenir ce que vous désirez.

A la bibliothèque de l'Université d'État de l'Ohio, qui dispose de 2 700 000 volumes, si vous posez la question avec les 6 lettres (SMI, AGE, vous obtenez 2 réponses, une pour la première édition, l'autre pour le « reprint » de la première édition. Pourquoi en est-il ainsi? Parce que tout catalogue sur fiche ou catalogue imprimé présente les informations classées d'une manière linéaire, sur une seule ligne, alors que dans l'interrogation avec l'ordinateur vous avez une matrice à 2 dimensions. Nous avons, par exemple, l'auteur en abscisse et le titre en ordonnée, s'il y a un millier de positions dans chaque direction, il y a un million de positions pour l'ensemble. Alors que dans un catalogue sur fiches, il n'y en a que 1 ooo. Ceci pour vous donner une idée sur le principe de l'index « auteur-titre ».

4. L'index « titre ».

Dans l'index « titre », nous utilisons les 3 premières lettres du premier mot du titre, après l'article et la première lettre des 3 mots suivants. Ainsi, l'ouvrage SMITH. - The Age of the Reformation donnera AGE,O,T,R. Nous utilisons chaque mot; nous n'en sautons aucun. L'accès par le titre est plus précis encore, car ce n'est pas une matrice à 2 dimensions qui est utilisée, mais une matrice à 4 dimensions.

B. Catalogage partagé.

Actuellement, nous cataloguons environ 4 ooo livres par jour. Il y a 90 bibliothèques qui participent au système : un peu plus de 100 terminaux (110 ou 120 parce que quelques bibliothèques ont 3 ou 4 terminaux). Le plus qui ait été fait, c'est le 3 octobre où il y a eu'4 664 livres catalogués en un jour sur le système par les bibliothèques participantes. Le jour suivant, nous avons imprimé 32 709 fiches pour ces bibliothèques.

Voici comment le réseau est organisé :

L'ordinateur est à Colombus, le terminal le plus éloigné est à environ 1 ooo km pour le moment. Les disques de l'ordinateur contiennent 716 000 enregistrements, leurs index et les informations qui sont nécessaires à leur gestion. Nous avons des lignes de téléphone spécialisées, 6 pour le moment, et chaque ligne téléphonique peut avoir jusqu'à 30 terminaux. Un terminal ressemble à un poste de télévision avec un clavier de machine à écrire. Quand vous tapez quelque chose sur le clavier, cela apparaît sur l'écran de télévision. Quand vous demandez quelque chose à l'ordinateur, l'ordinateur inscrit la réponse sur l'écran. Le catalogage est fait sur ces terminaux en liaison avec les fichiers centraux. Sur 4 000 titres catalogués chaque jour, il y en a environ 1 ooo qui n'existent pas encore dans les fichiers centraux. Ceux-là sont immédiatement ajoutés en mémoire et indexés. Ils sont disponibles pour d'autres utilisateurs dans la seconde qui suit. Les autres 3 ooo livres sont déjà dans les fichiers centraux. Ainsi, il n'est pas nécessaire que le bibliothécaire refasse le catalogue sur le terminal. L'enregistrement arrive sur l'écran pour vérifier si la description correspond au livre et porter des indications particulières à l'exemplaire de la bibliothèque.

- Performances.

Je suis passé un jour en Géorgie où il y a un terminal du système, et j'ai parlé pendant une demi-heure avec un bibliothécaire. Pendant cette demi-heure, la personne qui était au terminal a catalogué 24 livres. 20 de ces livres étaient déjà dans le système, et furent catalogués dans ces 30 minutes. 4 ne l'étaient pas, et furent mis de côté pour catalogage dans le système. Cela se passait tôt le matin, je suis sûr que l'après-midi, ce n'était pas tout à fait aussi rapide, mais cette personne n'essayait pas d'aller vite, elle allait juste à son allure normale.

On catalogue en moyenne 15 à 20 livres par heure sur le terminal. Cela entraîne évidemment une réduction du prix de revient unitaire, puisqu'on ne catalogue un ouvrage dans le système qu'une fois. Je n'ai pas de données chiffrées sur le coût du catalogage partagé, je suis en train de les réunir maintenant. Je vais vous donner quelques exemples pris dans une grande bibliothèque et dans une petite bibliothèque. En ce moment, nous avons aux États-Unis moins d'argent qu'avant; peut-être y en a-t-il plus en France? Nous ne sommes pas dans de bonnes conditions, et de nombreuses bibliothèques ont dû réduire leur personnel. L' « Ohio University Library » a réduit son personnel pour le catalogage de 10 personnes, mais son rendement est passé en un an de 25 ooo titres à 39 000 titres. Comme vous le savez, dans le catalogage manuel, plus il y a de personnes dans le service, plus le rendement par personne baisse. Ainsi, dans une bibliothèque, il faut doubler l'équipe de catalogage pour passer de 25 000 à 40 000 ouvrages à traiter. Dans le cas que je viens de citer, le service de catalogage a été diminué de 10 personnes et le rendement général a augmenté.

Dans une très petite bibliothèque, il y avait une personne qui faisait du catalogage et qui ne voulait pas travailler à plein temps. Cette bibliothèque est entrée dans le système et cette personne ne travaille plus qu'à mi-temps. Dans ce cas, l'économie globale brute a été de 4 250 dollars (le salaire de la personne), alors que le système coûte 2 100 dollars. Une économie sensible est donc faite. En fait, la première bibliothèque à faire une économie sensible, économise plusieurs milliers de dollars car ce n'est pas seulement dans le catalogage que l'on fait des économies. Dans une bibliothèque du New Hampshire, qui est assez éloignée de Columbus, le personnel chargé des recherches pour savoir s'ils avaient déjà des livres avant de les commander a été réduit de 3 personnes à plein temps à une seule personne, et de 7 personnes à temps partiel à 5; et cela depuis le début de 1972. Ainsi, vous voyez qu'en un an et demi, des économies considérables ont pu être faites.

Je pense que, comme tous les bibliothécaires, vous êtes très intéressés par les problèmes de prix. Avant de vous en parler, laissez-moi vous donner une idée sur la façon dont le catalogue sur fiches est produit.

- Production des fiches.

Les catalogues sur fiches sont produits en fonction des désirs exprimés par chaque bibliothèque, pour chacun de ses catalogues. Une fois de plus, dans un système automatisé, on peut faire ce que l'on ne peut pas faire dans d'autres systèmes. Dans le catalogage manuel, il y a des normes. Ce qu'il y a en réalité, c'est l'uniformité. L'uniformité n'est pas quelque chose de beau, alors on lui donne un joli nom, on l'appelle « norme ». Avec un ordinateur, vous n'êtes pas obligé d'avoir l'uniformité. Personnellement je suis très opposé à l'uniformité, car l'uniformité devient si profonde que l'on finit par ne plus penser aux autres problèmes. J'en ai fait personnellement l'expérience.

Chaque fiche est produite individuellement par l'ordinateur. Il y a une longue liste d'options qu'une bibliothèque peut utiliser. Si une bibliothèque veut une marge de 2 espaces, elle peut en avoir 2, si elle en veut 3, elle peut en avoir 3, 4, elle peut en avoir 4... On peut placer la cote n'importe où. S'il s'agit d'un livre de grand format, on peut mettre un signe particulier indiquant qu'il s'agit d'un grand format, au-dessous de la cote, au-dessus, ou au milieu. Ceci est fait automatiquement, la bibliothèque indique simplement une fois pour toutes que tous les livres entre 29 et 39 cm doivent avoir un Q au milieu de la cote, que les livres de 40 cm et plus doivent avoir un F au-dessus de la cote, et cela est fait. Si l'on désire une entrée supplémentaire, comme la vedette-matière en capitales ou en petits caractères, sur le côté gauche, ou sur le côté droit, sur la Ire ligne ou sur la 2e ligne ou sur une autre ligne, on peut l'obtenir. On peut obtenir aussi d'autres vedettes, par exemple une entrée au titre de la longueur souhaitée (nous recommandons toutefois qu'elle n'ait pas plus de 8 lignes). On commence généralement la première ligne de la notice sur la 4e ligne de la fiche. S'il s'agit d'une vedette de 5 lignes, l'ordinateur descend automatiquement le texte sur la fiche pour lui ménager la place.

Nous produisons les fiches en paquets classés pour être intercalés dans les fichiers, qu'il s'agisse des fichiers « auteurs », des fichiers « titres », des fichiers « matières », des fichiers topographiques ou d'autres fichiers que les bibliothèques peuvent avoir. En résumé, nous produisons les fiches selon des dessins variés. Et nous avons plus de 6 ooo dessins de fiches différents pour un seul titre. Vous voyez qu'il y a beaucoup d'options dans le système et que toute bibliothèque peut obtenir ce qu'elle veut.

IV. - Coût du système O.C.L.C.

Je vais d'abord vous donner quelques exemples d'économie, pour vous montrer que le coût n'atteint pas l'énorme total auquel vous vous attendez. Le prix des fiches : pour le moment, nous faisons payer 3,4 cents pour chaque fiche. Ceci est beaucoup moins cher que n'importe quelle fiche produite manuellement. Par exemple, il y a une moyenne d'un peu moins de 7 fiches par livre, ce qui fait environ 24 à 25 cents pour les fiches de catalogue pour un titre. Si vous achetez les fiches de la Bibliothèque du Congrès, cela vous coûtera 35 cents par jeu de fiches et, en plus, vous devez faire la dactylographie des vedettes secondaires et la relecture. Ainsi, cela coûte moitié moins qu'une technique manuelle. Laissez-moi vous rappeler que nous sommes une corporation indépendante et que nous devons payer nos locaux, notre électricité, notre chauffage et toutes les charges générales. Nous payons l'ordinateur, etc. Ce n'est pas comme la plupart des bibliothèques d'institution où vous n'avez pas à payer le local, l'électricité et où vous n'avez pas besoin de faire payer vos services pour continuer à travailler, ce que nous, nous devons faire.

Nous faisons payer tous les utilisateurs du système pour chaque catalogage seulement. En d'autres termes, les bibliothèques ne paient rien quand elles utilisent le système en interrogeant le catalogue soit pour obtenir des informations bibliographiques ou topographiques, soit pour commander des livres, ou en créant de nouvelles notices. Je m'explique : quand une bibliothèque catalogue un livre dont la description se trouve déjà dans le système, il lui en coûte actuellement 2 dollars 2 cents, même si elle a plusieurs exemplaires de ce livre. Si la notice du livre n'est pas dans le système, la bibliothèque la crée et il ne lui en coûte rien. Actuellement, on crée environ 1 ooo notices par jour, alors que 250 seulement proviennent de la bande MARC de la Bibliothèque de Congrès. Vous voyez donc que la plupart des nouveaux enregistrements proviennent des bibliothèques du réseau et non de la bibliothèque nationale.

Les 2 dollars 2 cents par notice utilisée couvrent le prix de l'ordinateur central, le prix des lignes de téléphone et le prix des terminaux. Les membres du réseau supportent 2 sortes de dépenses : l'équipement du réseau et le personnel, plus 3,4 cents pour chaque fiche reçue. J'insiste sur le fait qu'ils ne paient rien pour les terminaux. L'importance du personnel que nous employons est d'environ 40 personnes. II personnes sont payées sur des crédits extérieurs à l'O.C.L.C.; 23 autres personnes à plein temps (dont 6 ou 8 pour la recherche) sont payées par l'O.C.L.C., et nous avons 6 personnes à temps partiel.

Dans la salle de l'ordinateur, il n'y a pratiquement personne. L'ordinateur est très rarement en panne. Il n'y a personne dans la salle machine, à moins que l'on ne soit en train de mettre des cartes. Quand l'ordinateur tombe en panne, une lampe rouge s'allume dans une autre pièce pour que nous sachions qu'il y a un arrêt. Cela n'arrive pratiquement jamais dans la journée de 7 h du matin à 7 h du soir. Quand il tombe en panne, cela dure rarement plus de 15 minutes. Quelquefois, nous avons des « désastres » qui durent plus longtemps que cela, mais heureusement, c'est très rare. Le personnel est donc très réduit.

Combien cela a-t-il coûté pour mettre le système en route? A peu près 600 ooo dollars pour obtenir un système opérationnel par téléphone. 300 ooo dollars venaient des bibliothèques coopérantes, 105 ooo dollars ont été donnés par l'extérieur sous forme de subventions de recherche, 160 000 dollars ont été donnés, en un sens, par le constructeur de l'ordinateur, parce que nous avons eu l'ordinateur pendant 82 mois et nous n'avons payé que 72 mois. Comme chaque mois coûtait 16 000 dollars, nous avons économisé 160 000 dollars. Les autres dépenses couvrent les salaires, les déplacements du personnel, etc. Je pense que tout cela comprend toutes les dépenses. Ce n'est pas une somme très importante. Il y a aux États-Unis une bibliothèque qui a dépensé 3 fois plus pour obtenir quelque chose qui ne marche pas encore.

En définitive, nous avons un réseau dans l'Ohio, et des accords avec 5 ou 6 autres régions. Ce réseau regroupe différentes bibliothèques, notamment quelque 50 bibliothèques universitaires, et 10 bibliothèques publiques. Le système se transforme peu à peu en un réseau national et international et je ne vois pas pourquoi ce système ne pourrait pas être relié à l'Europe. La différence de prix proviendrait évidemment des lignes téléphoniques, mais si vous divisez le prix de ces lignes entre une trentaine d'institutions, la dépense devient abordable. Je n'ai pas fait d'évaluation, mais je suis sûr qu'un système international est économiquement viable.

Je voudrais terminer en vous disant que cette époque est exaltante pour les bibliothécaires. Nous avons beaucoup de bibliothécaires enthousiastes dans notre équipe. Quelques mois après la mise en place du système de catalogue partagé, nous avons eu une réunion avec les bibliothécaires participants parce que chacun avait trouvé des choses différentes dans sa propre expérience. Un des bibliothécaires était une dame près de la retraite qui faisait du catalogage dans une petite bibliothèque, et c'était une des personnes qui parlait le plus. En terminant, elle dit qu'elle était très reconnaissante que cela soit arrivé avant sa retraite parce qu'elle n'avait jamais eu une période aussi exaltante dans sa carrière de bibliothécaire. Je sais que beaucoup sont venus dans les bibliothèques parce qu'il n'y a pas de changement, et maintenant voici que cela change. Mais laissez-moi vous rappeler que les périodes instables de l'histoire ont été les plus exaltantes, et c'est de l'exaltation que nous ressentons dans nos bibliothèques à l'heure actuelle.

Questions

M. Dennery. - Si le premier système est le seul des 6 qui ait été appliqué, est-ce que vous avez un calendrier pour les 2 suivants ?

M. Kilgour. - Le 2e système, celui sur les publications en série, sera opérationnel le 3 novembre 1973, c'est-à-dire le mois prochain, et le bulletinage le sera à partir du mois de janvier. Le 3e système, celui des acquisitions sera opérationnel en décembre 1974. Les systèmes suivants, qui sont plus dirigés vers les utilisateurs, le prêt et les recherches documentaires, seront étudiés seulement à partir de 1975.

M. Poindron. - En ce qui concerne les coûts, est-ce que les 600 ooo dollars dont vous avez parlé ont couvert toutes les charges d'investissement du système central ?

M. Kilgour. - Les 600 ooo dollars étaient le montant des dépenses pour faire démarrer le système. Cette année, le budget est de 1 500 ooo dollars, dont la répartition est à peu près la suivante :
- Bibliothèques membres de l'État de l'Ohio : 600 ooo dollars
- Bibliothèques en dehors de l'État : 400 ooo dollars
- Frais de téléphone pour les bibliothèques en dehors de l'État : 370 ooo dollars
- Fiches : 200 ooo dollars

M. Poindron. - Ceci est le budget d'une année où tout n'est pas encore en service; est-ce que vous avez pu étudier d'une manière approximative quel serait le coût annuel lorsque le système fonctionnerait entièrement?

M. Kilgour. - Quand les trois premiers systèmes seront opérationnels, il y aura une augmentation de 20 %.

M. Poindron. - Par rapport au budget actuel des bibliothèques concernées, ceci constituera-t-il une augmentation ?

M. Kilgour. - En réalité, cela va faire des économies pour les bibliothèques membres. En ce moment, où un seul des systèmes est opérationnel, on a déjà pu réduire les dépenses de personnel. Mais, lorsqu'il s'agira des publications en série, les bibliothèques de recherche, les bibliothèques scientifiques de l'Ohio qui sont abonnées à 130 000 titres de revues dont 10 % sont des doubles plus ou moins utilisés, pourront faire aussi des économies sur les abonnements des périodiques, parce qu'il y aura une gestion centralisée. Et on obtiendra des économies du même genre avec le système d'acquisitions.

M. Dennery. - Mais déjà, actuellement, à Colombus, les coûts ont-ils pu être réduits ?

M. Kilgour. - Oui, quand les bibliothèques utilisent le système correctement. Il y a une bibliothèque qui utilisait 2 personnes pour cataloguer; après connexion au système, les bibliothécaires avaient tant de temps libre, qu'au lieu de faire confiance à l'ordinateur, ils refaisaient les fiches, sur lesquelles ils vérifiaient les fiches fournies par le système. Ils ont gardé le catalogueur qui devait partir à la retraite et ils ont dit à leur administration que c'était trop cher de faire partie du système, alors qu'en réalité, le salaire qu'on donnait à ce catalogueur était plus élevé que la participation au système. Pour utiliser le système, il faut changer les façons de travailler dans les bibliothèques et même quand le système d'acquisitions entrera en action, il sera nécessaire de changer l'organisation des bibliothèques utilisatrices.

Quand le système d'acquisitions sera automatisé, il y aura une seule personne chargée de recevoir le livre, d'indiquer sur l'écran qu'il a reçu le livre et le prix qu'il a coûté. Sur l'écran apparaîtra alors un signal indiquant que la description bibliographique a déjà été faite ailleurs. Le livre n'aura pas à passer du service des acquisitions au service du catalogage. Il faudra donc revoir l'organisation, surtout pour les grandes bibliothèques et donner une formation différente au personnel.

M. Dennery. - Combien de temps avez-vous mis pour que le premier système soit fonctionnel ?

M. Kilgour. - Le principe de la coopération a été établi en juillet 1967. J'étais le premier employé en septembre 1967. Il n'y avait aucune autre organisation semblable aux États-Unis et personne ne pensait que cela marcherait vraiment; les premiers membres de l'équipe, à l'exception de ma secrétaire, sont arrivés en janvier 1969. Nous avons commencé la production des fiches en juillet 1970. Nous avons eu la première subvention en janvier 1970. Il s'est donc passé 2 ans et I/2 avant que nous n'ayons le premier argent. Nous avons mis en place le système de production des fiches 6 mois plus tard, et le système conversationnel 1 an et 1/2 plus tard.

Autre question. - Avez-vous déjà étudié les liaisons de ce système avec d'autres systèmes existants ?

M. Kilgour. - Oui. Pas en détail, mais suffisamment pour savoir quels seraient les principes de connexion des systèmes entre eux. Supposons que vous ayez en France le même système que nous, nous pourrions connecter votre ordinateur et le nôtre par une ligne de téléphone sous l'Atlantique. Une bibliothèque nous demande une notice que nous n'avons pas; dans ce cas, notre ordinateur pourrait demander à l'ordinateur français s'il l'a. Il y a des normes internationales pour les communications des informations bibliographiques, des normes internationales pour la codification des caractères. Tout système qui se plie à ces normes peut être relié à d'autres systèmes.

  1.  (retour)↑  Conférence prononcée en anglais par Frederik G. Kilgour, directeur de l'Ohio College Library Center (Colombus, États-Unis) à Paris, le 26 octobre 1973, dans les locaux de l'Ecole nationale supérieure de bibliothécaires. Adaptation française par Michel Boisset, directeur du Bureau pour l'automatisation des bibliothèques.