Les publications des congrès internationaux à la Bibliothèque nationale

I. Prospection

Bibliographes ou bibliothécaires s'attaquant à inventorier ou à réunir les publications émanant de réunions internationales se trouvent aux prises avec deux sortes de difficultés : la première tient à la multiplicité et à la variété, qui vont croissant, de ces manifestations - politiques, diplomatiques, administratives, scientifiques, officielles ou privées - largement internationales ou limitées à un groupe de pays, supposant une nombreuse participation ou restreintes à de petits groupes de spécialistes. Il faut délimiter le terrain, distinguer les conférences tenues par les organismes officiels internationaux - dont les rapports ressortissent à la bibliographie des publications officielles - ou les assemblées ayant pour objet les problèmes administratifs propres à une association, des réunions qui, organisées par des associations internationales non gouvernementales, ont donné lieu à des publications scientifiques ou documentaires; dans ce choix, il y a lieu d'inclure des réunions tenues sous d'autres dénominations que celle de « congrès » mais présentant les mêmes caractéristiques, sans qu'il faille toutefois retenir toutes les « journées d'études », tous les « symposia » dont l'intérêt est inégal. La seconde difficulté, dans ce domaine restreint mais aux frontières assez floues, réside dans le repérage des publications et, pour le bibliothécaire, dans leur acquisition. Pour déterminer les lacunes de ses collections, celui-ci s'appuiera bien entendu sur la précieuse Union list de W. Gregory 1, qui a le mérite d'embrasser les congrès de toutes disciplines mais dont la publication remonte à plus de vingt ans et qui n'a pas reçu de supplément. Pour les congrès concernant les techniques, la Bibliographie des principaux organismes et congrès internationaux dans le domaine des sciences appliquées de H. Grombach date déjà de 1944 2. On sera mieux renseigné sur les congrès touchant aux sciences médicales grâce à la récente Bibliography of international congresses of medical science de W. J. Bishop (Oxford, 1958) 3. A cette exception près, l'information sur les publications des congrès des vingt dernières années usera des moyens les plus divers : bibliographies spécialisées, correspondance avec les secrétariats permanents des organisations responsables. Ceux-ci communiqueront non seulement les date et lieu des congrès passés mais parfois aussi des noms de personnalités susceptibles de procurer les publications qui en sont issues. Pour leur acquisition, on recourra surtout utilement aux offres des libraires d' « antiquariat »; il en est qui, en effet, spécialisés dans la vente de collections de périodiques et suites, consacrent des sections de leurs catalogues, voire un catalogue complet, aux publications de congrès. Il reste que la recherche rétrospective est aléatoire et souvent dispendieuse.

C'est donc une nécessité que de repérer et acquérir ces publications à mesure qu'elles paraissent. Nous nous sommes attachés à cet autre aspect de la recherche qui doit primer, car les résultats, les mises au point, les documents publiés dans le cadre des congrès ont une valeur actuelle qu'il ne faut pas laisser perdre. Les moyens bibliographiques traditionnels - bibliographies nationales courantes, revues critiques, catalogues et prospectus d'éditeurs et de libraires - fournissent sans doute une documentation qui n'est pas négligeable mais qui demeure incomplète. Les publications des congrès scientifiques ne reçoivent généralement pas une large diffusion commerciale; leur tirage est restreint; pour peu qu'un congrès soit situé dans un pays dont la bibliographie nationale est déficiente et la librairie peu active, aucune publicité ne sera donnée à ses publications. D'autre part, les textes émanant des congrès ne sont pas toujours publiés sous forme de volumes ayant une unité bibliographique propre : c'est quelquefois un périodique scientifique qui leur fera place soit en leur consacrant un numéro spécial, soit par une série d'articles étalés sur plusieurs numéros; ainsi, faute d'information suffisante, peut-on croire à des lacunes dans des séries où alternent les deux modes de publication. La périodicité irrégulière des réunions, le caractère provisoire des comités d'organisation ajoutent à la difficulté de la recherche.

Ces diverses considérations - évoquées au cours d'une séance de la Commission d'achat des principales bibliothèques de Paris en 1954 - nous ont amenés à compléter les moyens classiques de dépistage bibliographique en effectuant en permanence une enquête sur les publications des congrès récents ou prévus. De semblables préoccupations ont engagé M. Jean Meyriat à entreprendre une enquête de même ordre dans les domaines propres à la Bibliothèque de la Fondation nationale des sciences politiques. Ces enquêtes tendent l'une et l'autre à devancer l'information bibliographique et à prendre rang pour recevoir les publications des congrès. Leurs points de vue diffèrent quelque peu : la Fondation nationale des sciences politiques s'oriente très précisément vers les publications touchant aux domaines politique, social, économique et de qualité scientifique; elle cherche à atteindre non seulement les publications générales des congrès - rapports ou actes - mais aussi les publications annexes, plus aptes encore que les précédentes à échapper aux bibliographies : rapports édités par les délégations nationales pour être distribués aux congressistes, documents publiés au cours des réunions, simplement ronéotypés et voués à une destruction rapide. Pour sa part, la Bibliothèque nationale embrasse l'ensemble des sciences humaines et les généralités des sciences exactes ou naturelles; elle tend à inclure dans sa recherche, à côté des congrès de caractère savant, des réunions dont l'objectif est documentaire ou professionnel.

Notre enquête, comme celle de la Fondation nationale des sciences politiques, s'adresse aux centres qui prennent l'initiative des réunions : soit le secrétariat permanent d'une organisation non gouvernementale internationale, soit le secrétariat particulier d'un congrès. Elle cherche à préciser quelles ont été - dans un passé récent - ou quelles seront les publications (rapports, actes, comptes rendus) d'un congrès et comment il sera possible de les obtenir. Les éléments de base sont fournis par les « calendriers » des réunions internationales publiés par divers organismes qui, en définitive, se complètent mutuellement : en France, la Documentation française publie annuellement un numéro des Notes et études documentaires consacré au Calendrier des réunions et congrès internationaux prévus pour l'année suivante ou l'année en cours (n° 2246, 31 décembre 1956 pour 1957; n° 239I, 17 mars 1958 pour 1958); elle cite, avec les congrès internationaux, un certain nombre de congrès nationaux, offre souvent les adresses des secrétariats de congrès, fait largement état de congrès intéressant les sciences humaines, ce qui n'est pas le cas de la publication que nous citerons ensuite; on peut regretter quelque imprécision dans l'identification d'un certain nombre de congrès. La List of international and foreign scientific and technical meetings est publiée trimestriellement par la National science foundation (Washington, n° 1, 1954) 4. Très clairement présentée, elle est surtout riche en congrès proprement scientifiques ; elle a le mérite de donner très complètement les adresses des organismes responsables ainsi que des indications détaillées sur le programme des réunions. Le calendrier publié dans Associations internationales. Revue des organisations et réunions internationales NGO (Bruxelles, Union des associations internationales) complète encore ces données et, par des renvois au Yearbook of international organizations permet de préciser un certain nombre d'adresses; dans une section bibliographique (Études et travaux des organisations internationales non gouvernementales) cette revue donne de courtes notices sur des publications issues de congrès internationaux. Le Bulletin de l'Unesco à l'intention des bibliothèques contient également une liste semestrielle des Principales manifestations internationales et régionales à caractère éducatif, scientifique et culturel dont les indications sont un peu succinctes. La Special libraries Association s'est également préoccupée de diffuser des informations sur les réunions scientifiques à venir et publie, trois fois par an, une liste intitulée Scientific meetings : a list of forthcoming meetings (Cincinnati, vol. I, 1957) qui s'efforce de fournir des indications bibliographiques.

Près de 400 congrès ont été inclus dans le relevé effectué sur les « calendriers ». Les organismes atteints par le questionnaire de la Bibliothèque nationale ont répondu dans la proportion de 98 %. Près de la moitié des demandes ont été suivies d'un don, tandis que les réponses aux autres demandes ont permis d'effectuer l'achat des publications repérées ou de noter dans quels périodiques les textes émanant de certains congrès avaient été ou devaient être publiés.

R. Doré dans la préface de son Essai d'une bibliographie des congrès internationaux 5 (Paris, 1923), exprimait l'opinion que la liste qu'il présentait donnerait « une curieuse et utile idée de l'activité internationale au cours de ces cinquante dernières années ». Les réunions internationales sont trop bien passées dans' les mœurs pour que nous puissions encore éprouver quelque étonnement devant leur développement. Le rôle qu'elles jouent dans la vie contemporaine nous fait par contre sentir l'urgence de réunir dans les bibliothèques de recherche les publications qui en résultent. On a vu que le repérage de ces imprimés pose un problème. L'énumération, volontairement restreinte, des calendriers établis par différents organismes qui, en ordre dispersé, s'efforcent de recenser les futurs congrès sans parvenir à des résultats tout à fait satisfaisants, montre assez que ce problème attend une solution. Le germe s'en trouve peut-être dans une proposition formulée dès 1953 par Mrs. Cunningham et reprise à la 24e session du Conseil de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires (Madrid, octobre 1958) tendant à la création d'un bureau réunissant toutes informations en ce domaine. A défaut d'un tel centre, nous souhaitons que les enquêtes dont il a été question ici, qui iront s'enrichissant, contribuent à l'information générale sur cette importante littérature.

II. Traitement

Les publications des Congrès internationaux sont traitées comme des publications de collectivités 6. Cette règle, d'un usage assez récent à la Bibliothèque nationale, a permis le regroupement de publications qui, traitées autrefois en anonymes, se trouvaient dispersées sous des titres divers, en langues diverses. Il a donc été nécessaire de reprendre dans les différents catalogues de la Bibliothèque nationale les fiches rédigées au premier mot du titre (congrès, rapports, actes, comptes rendus, délibérations, etc...) et les équivalents en langues étrangères. Le répertoire de Gregory, International congresses and conferences, 1840-1937 (New-York, 1938) a grandement facilité ce travail de regroupement.

Les vedettes adoptées désormais sont constituées par le nom officiel du congrès sous sa forme française si elle existe 1. La vedette est la même pour la fiche de suite et pour la fiche catalographique 7.

Traitement des « suites » par le Service étranger.

Les publications émanant des Congrès internationaux sont toutes enregistrées sur les fiches de « suites » du Service étranger du Catalogue. Les publications émanant des sessions tenues en France y sont également enregistrées bien que les volumes, publiés en France, soient entrés par dépôt légal.

Les fichés de suites des congrès (colloques, conférences, journées, réunions, semaines, etc... et leurs équivalents en langues étrangères) sont groupées à part au Service étranger, dans un fichier spécial réservé à l'usage des services de la Bibliothèque 8. Pour chaque congrès elles offrent trois types de fiches :
a) une fiche récapitulative (rose) énumérant les sessions successives du congrès (exemple I). Cette fiche est appelée « fiche d'orientation ». Elle donne, éventuellement, l'historique du congrès (exemples I,7,8);
b) une fiche de suite proprement dite, enregistrant les actes, procès-verbaux, comptes rendus des différentes sessions d'un même congrès (exemple 2). Une cote unique, dans chaque format, est affectée à l'ensemble des publications du congrès que possède le Département des imprimés. Cette fiche donne, dans la mesure du possible, l'état complet de tout ce qui a été publié par les différentes sessions de chaque congrès. Les publications que possède la Bibliothèque nationale, dans quelque département que ce soit, y sont inscrites à l'encre, avec les précisions suivantes : mode et numéro d'entrée, cote si elle est différente de la collection des imprimés. Les publications qui manquent à la Bibliothèque nationale sont inscrites au crayon avec l'indication des démarches qui ont été faites pour signaler ces lacunes aux services d'entrée :
Demande de don
- d'acquisition date et numéro de la demande
- d'échange international ou de la réclamation
Réclamation de dépôt légal éventuellement, réponse à la demande ou à la réclamation, transmise par l'un des services d'entrée.

De plus en plus, les actes de congrès paraissent en numéros spéciaux de périodiques. Ces actes sont également enregistrés sur les fiches de suite. En étendant aussi largement la notion de suite, le Service étranger s'efforce de recenser aussi complètement que possible toutes les publications émanées des congrès internationaux.

c) une autre fiche (exemple 3) réunit sous le titre « Publications diverses » les rapports isolés, les tirages à part, les circulaires, les publications faites à l'occasion du congrès (exposition par exemple). Chacune de ces publications reçoit une cote particulière.

L'expérience ayant prouvé que la difficulté des recherches vient de ce qu'il est souvent très malaisé de retrouver le titre exact du congrès, il a été établi, à l'usage du Service étranger, une table par mots typiques, tirés des intitulés des congrès (exemple 6). Sauf exception, les termes étrangers sont traduits. Les mots typiques choisis figurent au verso de la fiche de suite (verso fiche 2).

Le fichier du Service étranger comprend actuellement les publications d'environ 2.000 congrès, qui ont fait l'objet de remise en ordre systématique à la suite de la mise en vigueur du système des collectivités; les lacunes ont été signalées aux services d'entrées. Un millier de fiches 9 établies avant 1936 (date d'adoption du format international à la Bibliothèque nationale), émanant de congrès internationaux dont aucune publication n'est entrée récemment à la Bibliothèque nationale, n'ont encore fait l'objet d'aucune recherche. Il faut ajouter au nombre de fiches cité, un nombre triple environ de fiches de renvois.

Traitement catalographique.

Les fiches catalographiques sont rédigées, par les différents services de rédaction de fiches, suivant les règles énoncées dans la norme Z 44-060, pp. 15-18. A l'occasion de l'entrée de nouvelles sessions d'un congrès, ou à la suite de la remise en ordre systématique de congrès anciens, de très nombreuses fiches catalographiques ont été rédigées d'après les normes. Parmi ces fiches de congrès anciens, un nombre considérable, classées à des titres particuliers, se trouvent encore dans le fichier des anonymes antérieurs à 1936. Seule une révision totale de ce fichier groupant plus de 600.000 fiches permettrait de repérer toutes les publications des congrès internationaux anciens. Ces congrès anciens ont pu également être traités à des noms d'auteurs. Ces noms ont passé au catalogue général ou dans les suppléments de ce catalogue. Pratiquement, il est impossible de les repérer. Précisons qu'un répertoire tel que celui de Gregory ne mentionne jamais d'auteur ou d'éditeur de publications de congrès.

Pour la période postérieure à 1936, le Service des anonymes profite de la révision en cours pour dépister les actes des congrès.

Dans le cas de remise en ordre des publications d'un congrès, les fiches-matières elles-mêmes font l'objet de révisions, notamment dans le cas où elles peuvent être faites une fois pour toutes. La fiche-matière renvoie alors, pour le dépouillement, au fichier des collectivités (exemple 9).

Traitement des congrès internationaux par le Service des collectivités.

C'est au Service des collectivités qu'incombe le choix des vedettes.

Ce choix implique des recherches minutieuses, soit pour établir la filiation de certains congrès entre eux, soit pour les différencier malgré la similitude des noms (exemple 10), soit, éventuellement, pour repérer les collectivités qui les ont organisés. Le répertoire le plus souvent employé pour de telles recherches est, outre Gregory déjà cité : l'Annuaire des organisations internationales publié par l'Union des associations internationales. - Bruxelles. (L'édition la plus récente est de 1956-57.)

Les changements de noms qu'on peut observer assez fréquemment pour les congrès sont résolus d'après la règle énoncée dans la norme Z 44-060, 2° Changement de nom, p. 6.

L'ensemble des vedettes adoptées constitue une table, conservée dans le fichier spécial, réservé aux bibliothécaires. Y figurent également les doubles des fiches d'orientation du type de l'exemple 1 et des renvois. Aucune nouvelle vedette n'est adoptée sans vérification préalable dans le fichier-table.

Les fiches catalographiques dont il a été question plus haut sont, suivant l'usage de la B. N., intercalées dans le fichier spécial des publications des « Collectivités officielles et privées » et non dans les fichiers auteurs et anonymes. L'intercalation dans les fichiers de collectivités est faite par les soins du Service des collectivités. Il existe deux exemplaires de ce fichier dont l'un est à la disposition du public dans la Salle des catalogues. Outre les fiches catalographiques, figurent dans le fichier des collectivités les fiches d'orientation du type de l'exemple 1 et les fiches de renvoi dont il a été question pour le fichier des « suites » et pour le fichier-table du Service des collectivités. Actuellement, ce fichier rassemble environ 6.000 fiches de publications de congrès internationaux.

Les efforts combinés du Service étranger et du Service des collectivités tendent à faire figurer, parmi les fiches catalographiques, les fiches de toutes les sessions des congrès qui sont représentés dans le fichier des collectivités, quelle que soit la date d'entrée des publications à la B. N.

En résumé, les fiches consacrées aux Congrès internationaux se trouvent dans trois types de fichier :
a) le fichier des suites étrangères, sous forme de dépouillement;
b) le fichier-table du Service des collectivités, sous forme de vedettes;
c) le fichier des « Publications des collectivités officielles et privées » sous forme de fiches catalographiques.