De la Bibliothèque nationale à la Bibliothèque de France

La Bibliothèque de France - niveau recherche - s'appuie sur les collections de trois départements de la Bibliothèque nationale : Livres imprimés, Périodiques et Phonothèque. Depuis septembre 1990, l'EPBF et la BN travaillent ensemble sur le transfert de ces fonds : il faut inventorier les collections à déménager et déterminer leur organisation matérielle dans les nouveaux bâtiments de Tolbiac et de Marne-la-Vallée. Il faut aussi définir les procédures qui permettront au déménagement de se dérouler dans les meilleures conditions (sécurité, rapidité, efficacité) pour les livres comme pour les lecteurs.

The Research section of the Bibliothèque de France will inherit the holdings of three departments presently in the Bibliothèque nationale : printed books, periodicals, and sound archives. Since september 1990, the EPBF and the BN have been working together to prepare an orderly transfer of these collections : they need to be inventorized, and decisions must be taken about their precise location in the new buildings at Tolbiac and Marne-la-Vallée : procedures must also be defined to provide for a transfer that should be safe, fast and efficient, to meet readers needs and preserve the collections.

Die Bibliothèque de France (Forschungsabteilung) beruht auf den Sammlungen von drei Départements der Bibliothèque nationale : gedruckte Bücher, Zeitschriften, Schallarchiv. Seit September 1990, die Publikanstalt der Bibliothèque de France und die Biblothèque nationale bereiten den Umzug dieses Bestands vor : die umzuziehenden Sammlungen müβen besichtigt und aufgenommen werden ; ihre künftige materielle Einrichtung in den neuen Gebäuden in Tolbiac und Marne-la-Vallée wird geplant, sowie auch die Verfahren, die diesen Umzug den besten Bedingungen (d.h. Sicherheit, Schnelligkeit, Wirksamkeit) den Büchern und den Lesern gegenüber unterwerfen können.

La Bibliothèque nationale a entrepris, outre le lancement les chantiers préalables au transfert dont il est largement question dans ce numéro, de préparer de longue date le déménagement de ses collections 1 de concert avec les représentants de l'Etablissement public Bibliothèque de France qui en finance les études. Cette préparation a pour objectif de recenser en détail les collections à transférer, de les répartir dans les nouveaux bâtiments de la Bibliothèque de France, tant sur le site de Tolbiac que sur celui de Marne-la-Vallée, et de mettre au point une stratégie du transfert qui en identifie les contraintes et en propose les modalités à l'intérieur d'un calendrier strictement défini.

En fait, il s'agit de répondre aux questions : quelles collections seront déménagées ? Où, quand et comment ? Nous évoquerons successivement ces différents points.

Les collections à transférer

Les collections à transférer sont actuellement réparties dans trois départements : Livres imprimés, Périodiques et Phonothèque et audiovisuel, et regroupées principalement sur deux sites : Paris (dans le quadrilatère Richelieu, mais aussi dans les bâtiments situés à proximité, rue Louvois et rue Vivienne) et Versailles.

Les collections du département des Livres imprimés, estimées à 9 millions de documents conservés sur 120 km de rayonnages, comprennent : l'ensemble des ouvrages français et étrangers, en nombre presqu'équivalent, entrés par dépôt légal, achat, don ou échange ; les périodiques entrés jusqu'en 1959, à l'exception de certaines séries regroupées au département des Périodiques ; les livres ou périodiques rares et précieux, français ou étrangers, anciens ou modernes, remarquables à différents titres, conservés à part à la Réserve ; les publications officielles, dont de riches collections étrangères et certains fonds spécifiques : catalogues d'éditeurs, de libraires et de cabinets de lecture, factums, affiches, tracts, faire-part, mais aussi recueils rassemblant des documents divers, tels catalogues d'entreprises ou guides touristiques, etc.

La majeure partie des collections de ce département est regroupée sur le site de Richelieu dans le magasin central, celui de la Réserve et celui des fonds spécifiques et des publications officielles. Les publications officielles relèvent actuellement du département des Entrées françaises ; pour le transfert, elles seront regroupées avec les collections du département des Livres imprimés dont elles partagent les magasins.

Il faut y ajouter les collections d'imprimés conservées à Versailles pour raison de faible communication, qui comprennent les ouvrages de vulgarisation, les affiches, les faire-part, une partie des recueils et des publications officielles et les doubles.

Les collections du département des Périodiques sont réparties sur deux sites : à Paris, sont conservés les quotidiens nationaux français et les hebdomadaires de grand format depuis 1800, les principaux quotidiens et hebdomadaires étrangers de grand format ainsi que les principales revues depuis 1960 ; à Versailles, dès l'origine, les journaux régionaux et des séries spéciales comme les bulletins paroissiaux mais aussi à présent les revues syndicales, publications scientifiques et techniques, la presse professionnelle, la presse associative, soit les neuf dixièmes de la production française courante. Les périodiques étrangers les moins demandés sont également conservés à Versailles.

A Paris, les 13 km de rayonnages consacrés à ces collections permettent d'estimer, à raison de 30 volumes par mètre, le fonds de périodiques à près de 500 000 volumes ; à Versailles, avec 32 km selon le même calcul, le fonds de périodiques approcherait un million d'unités.

Les collections du département de la Phonothèque et de l'audiovisuel sont conservées sur 9 km ; elles comprennent 1 100 000 documents sonores, 28 000 vidéogrammes et 25 000 documents multimédias ainsi que le musée Charles Cros et un ensemble documentaire imprimé. La majeure partie de ces collections est stockée dans le département, situé rue Louvois. Les doubles de conservation sont en cours de transfert à Provins.

S'ajouteront à cet ensemble imposant, constitué par les collections de la Bibliothèque nationale, les 6 à 700 000 documents imprimés et audiovisuels acquis par l'EPBF entre 1991 et 1995, qui sont actuellement logés à Ivry 2.

Le cadre de classement actuel

L'organisation des collections a une incidence directe sur leur future localisation. Or les collections d'imprimés (monographies, périodiques, feuilles volantes et recueils) sont encyclopédiques jusqu'au début du XXe siècle. Elles le restent pour la production française grâce au dépôt légal, mais se limitent pour l'étranger, à partir de 1914, aux humanités et plus précisément à l'histoire et à la littérature. Cette orientation de la politique d'acquisition de la Bibliothèque nationale l'a conduite à devenir une bibliothèque de sciences humaines.

Le cadre de classement des collections d'imprimés traduit pour des raisons différentes la large part accordée aux sciences humaines. Etabli au XVIIe siècle, il préside encore à ce jour à la répartition des livres et de certaines revues qui continuent d'entrer. C'est en effet à l'aide de ce système dont l'origine remonte à 1684, mais qui a cependant été maintes fois revu et corrigé, notamment au XIXe siècle, que les deux départements continuent de ranger leurs collections, à l'exception de Versailles qui, à partir de 1934, a utilisé un nouveau classement par format et par ordre d'entrée.

Le cadre de classement de 1684 repose sur 29 séries : 23 correspondant à une lettre de l'alphabet concernant un ou plusieurs sujets et les 6 autres à des lettres dédoublées au fur et à mesure de l'identification de sujets nouveaux.

Les premières séries sont consacrées à la religion. On y retrouve l'Ecriture sainte A, la liturgie B, les pères de l'Eglise C, la théologie catholique D, la théologie non catholique D2, le droit canonique E.

Le droit n'occupe que deux séries : le droit de la nature et des gens E* (E étoilé) et la jurisprudence F.

L'histoire monopolise une bonne partie de l'alphabet allant du général au particulier : la géographie et l'histoire générale G, l'histoire ecclésiastique H, l'histoire ancienne J et ensuite, regroupées par pays ou par aire géographique, l'histoire de l'Italie K, l'histoire de France L, l'histoire des pays du nord de l'Europe M, l'histoire de la Grande-Bretagne N, l'histoire d'Espagne et du Portugal O, l'histoire de l'Asie O2, l'histoire de l'Afrique O3, l'histoire de l'Amérique P, et enfin l'histoire de l'Océanie P2. La plupart de ces lettres, dites lettres cataloguées, ce qui signifie qu'elles sont classées méthodiquement sans distinction de format, sont elles-mêmes réparties en de multiples subdivisions dont la lettre L, avec son millier de subdivisions, constitue l'exemple le plus complexe.

Les ouvrages sur l'histoire du livre et les bibliographies sont rassemblés dans la série Q. Les sciences philosophiques, morales et physiques sont réunies dans la série R qui accueille également les phénomènes de société, la chimie et l'électronique. Les sciences, encore peu représentées, excepté dans la série précédente, se trouvent regroupées pour les sciences naturelles en S, la médecine en T, les mathématiques en U, où elles côtoient les arts, l'architecture, les techniques et la vie pratique.

La littérature est répartie en deux séries : Y (la poésie, le théâtre et autres) et Y2 (exclusivement les romans) ; la linguistique occupe la série X. Enfin la série Z accueille toutes les disciplines qui n'ont pas trouvé leur place dans les séries précédemment décrites et surtout les mélanges et collections, ce qui en fait un incroyable fourre-tout bien connu des lecteurs qui l'utilisent abondamment.

Les départements de la BDF

Cette organisation des collections quelque peu anachronique n'est pas adaptée à la gestion rationnelle d'un fonds de cette importance. Elle n'est plus assez significative, tantôt trop précise, notamment pour certaines séries, par exemple les subdivisions de l'Histoire de France, tantôt trop vague pour d'autres séries, qui s'autorisent les regroupements les plus inattendus et frisent le classement aléatoire. Elle ne correspond pas, au moins pour une partie des séries, à l'organisation des collections prévue par la Bibliothèque de France.

En effet, l'EPBF a pris le parti du thème plutôt que de la nature du document, au moins pour l'imprimé. Il faut dire que la division des collections d'imprimés à la Bibliothèque nationale en deux départements distincts de livres et de périodiques ne fut effectuée que pour des raisons de place. Le lecteur a tout intérêt à ce qu'elles soient regroupées. L'idée d'une répartition thématique a vu le jour au cours du dernier trimestre 1990 dans les réunions du groupe de travail « schéma fonctionnel ». Le principe de la départementalisation est une idée force qui influe sur l'organisation de l'ensemble de la future bibliothèque.

Les quatre départements de la Bibliothèque de France, est-il nécessaire de le rappeler, sont :
- département 1 : Philosophie, histoire, sciences de l'homme et de la société ;
- département 2 : Sciences politiques, économiques et juridiques ;
- département 3 : Sciences et techniques ;
- département 4 : Littérature et art.

A côté des quatre départements thématiques seront ouverts : le département de l'Image et du son dont les collections de la Phonothèque constituent le noyau ; la Réserve des livres rares et précieux, héritée de la Réserve actuelle, considérablement accrue de livres et de périodiques transférés du fonds général ; le service de Recherche bibliographique qui correspond à l'actuelle salle des catalogues.

Si les trois derniers départements ou services cités ne posent pas de problème majeur de transfert parce que les collections qui s'y rattachent sont globalement intégrées dans de nouveaux départements, il n'en est pas de même pour la collection encyclopédique, qu'il faut répartir entre les quatre grands départements thématiques 3 en faisant coïncider le contenu au plus près des thèmes choisis. Nicolas Clément, l'auteur de la classification de 1684, n'avait pas prévu une telle réorganisation.

Le département 1, Histoire, philosophie, sciences de l'homme et de la société, accueillera également la religion. Lui seront affectées les séries suivantes : A, B, C, D, D2, E pour la religon ; G, H, J, K, L, M, N, O, O2, O3, P, P2 pour l'histoire ; R pour la philosophie et les sciences de l'homme. Il faudra y adjoindre les recueils et une partie des fonds spéciaux dont l'intérêt historique domine, comme la collection Le Senne sur l'histoire de Paris.

Le département 2, Sciences politiques, économiques et juridiques, accueillera à ce titre les séries E* et F pour l'aspect juridique mais aussi les publications officielles et l'ensemble des collections de journaux et de périodiques de Versailles puisqu'en réalité ce département s'étend à la presse et à son histoire.

Le département 3, Sciences et techniques, regroupera les trois séries scientifiques, S, T et U et s'y ajouteront les thèses de toute discipline.

Le département 4, Littérature et art, conservera les séries consacrées à la littérature Y et Y2 et la linguistique X ainsi que la série Z (mélanges et collections) qui concerne pour une grande partie les Lettres. On y adjoindra la bibliographie Q, des fonds spéciaux tels que les catalogues de libraires et d'éditeurs Q 10, ou encore les catalogues de ventes de livres, ainsi que d'autres collections à dominante littéraire comme les fonds Barrès, Renan ou Anatole France.

Cette répartition représente l'état de la question au début de l'année 1993 ; elle est susceptible de modifications minimes, mais le dispositif restera globalement valable. Deux remarques s'imposent : la répartition traduit l'inadéquation du contenu de certaines séries avec les thèmes des futurs départements. Sans entrer dans le détail, on signalera le cas de la physique et de la chimie situées dans le département 1, Philosophie, histoire... à cause de la série R à laquelle elles appartiennent, ou encore le cas des arts, situés dans le département 3 Sciences... du fait de leur classement actuel dans la série V avec les mathématiques. Cette répartition induit une inégalité des collections conservées dans chaque département. La différence peut aller du simple au triple ou presque dans le cas du D3 et du D1 (D1 : 61 km, D2 : 58 km, D3 : 24 km, D4 : 37 km).

Nous n'avons jusqu'ici abordé que le site de Tolbiac. Marne-la-Vallée sera destiné à accueillir l'exemplaire de conservation du dépôt légal ainsi que le stockage de certaines collections telles que les doubles ou les affiches et faire-part et une partie des collections de la Phonothèque 4.

La date, la méthode et les moyens

Nous avons regroupé ces deux questions qui nous semblent étroitement liées. Il va de soi que la date et le calendrier influent sur la méthode et les moyens à mettre en œuvre.

« Quand ? Quand déménagez-vous ? » Cette question est régulièrement posée par des lecteurs anxieux pour qui le début du transfert signifie la fin de leurs recherches à la Bibliothèque nationale. Les plus inquiets sont souvent les étrangers qui organisent leur séjour à Paris longtemps à l'avance.

Sans préjuger de décisions qui seraient prises ultérieurement, il convient de rappeler que le bâtiment sera livré, équipé à la fin du premier trimestre 1995. Le transfert pourra alors démarrer au cours du second trimestre 1995. L'ouverture de la Bibliothèque de France se situerait au début du premier trimestre de l'année 1996.

Comment ? Le transfert de plusieurs millions de volumes n'est pas une entreprise banale. Déménager ne s'improvise pas. Chacun de nous a pu le constater. Cette règle est a fortiori applicable au transfert de cette imposante bibliothèque. Heureusement, nous disposons de plusieurs expériences tant françaises qu'étrangères, partielles ou totales, provisoires 5 (P) ou définitives (D), qui par leur variété sont les unes et les autres pleines d'enseignements : à Paris, la bibliothèque de l'Arsenal (P), les Archives de la Seine (D), à Bordeaux, la médiathèque (D), à Nancy, l'INIST 6 (D), à Barcelone, la Bibliothèque nationale de Catalogne (P), à Londres, la British Library et à New York, la New York Public Library.

Conscients de l'ampleur de la tâche, les deux établissements se sont dotés très tôt d'un comité de pilotage, composé à parité de leurs représentants, chargé de travailler sur la préparation du transfert. Son premier rôle fut de préparer le cahier des charges d'une étude de stratégie qui définisse les principes et les modalités du déménagement.

Les principes

Dès le dernier trimestre 1990, la préparation du cahier des charges conduisait à adopter quelques principes de base concernant : la durée, le basculement, la continuité de la communication.

L'exemple de la British Library dont la stratégie du transfert était alors très avancée nous a fourni d'utiles indications. Nous avons repris à notre compte le métrage moyen déménagé par jour qui se situait aux alentours de 400 mètres pour les collections courantes et 200 mètres pour la Réserve et le fonds ancien. Si l'on maintient une moyenne de 400 mètres par jour, il faut compter environ deux ans pour transférer 200 km. La durée ne doit en aucun cas excéder 2 ans. Le rythme moyen de transfert quotidien se situera entre 400 et 500 mètres. Toute amélioration doit aller dans le sens de la réduction des délais, quitte à augmenter le rythme quotidien après une étude approfondie des capacités offertes simultanément par les différents sites, spécialement après l'ouverture de Tolbiac.

Tous les documents transférés à Tolbiac pourront être communiqués à Richelieu jusqu'à une date dite de « basculement ». Après cette date, les documents à déménager seront consultables à Tolbiac. Ceci signifie que la Bibliothèque nationale ferme les portes de ses trois départements « déménageurs » à Richelieu à un jour J et que la Bibliothèque de France ouvre ensuite les siennes à Tolbiac. Entre les deux, il est nécessaire de prévoir une période de fermeture. La fermeture annuelle de la Bibliothèque nationale étant traditionnellement de deux semaines, nous proposons de la doubler de manière à faire les opérations indispensables à la réouverture. C'est le principe de basculement.

Il ne peut y avoir d'interruption de la communication en dehors du délai de transfert proprement dit. Ce délai d'immobilisation d'une partie des collections, du fait de leur transfert, sera de deux semaines. C'est également une consigne de nos collègues anglais que nous appliquons déjà pour le récolement. Après deux semaines d'immobilisation, dûment annoncée, les livres d'une tranche donnée seront à nouveau disponibles, mais sur le site de Tolbiac d'où ils reviendront par navette pour la consultation à Richelieu. Après le basculement et l'ouverture à Tolbiac, la navette fonctionnera en sens inverse : les documents encore stockés à Richelieu seront communiqués par navette à Tolbiac. Pour être efficace, le système de navettes devra fonctionner au moins deux fois par jour.

Pendant les travaux, la boutique reste ouverte. Pendant le transfert, la bibliothèque continue d'accueillir des lecteurs et de les servir.

Les modalités

La société SETEC Organisation, qui a été retenue, à la suite d'un appel d'offres, pour mener l'étude de stratégie, a étroitement travaillé avec les deux équipes. Elle a proposé une méthode de transfert dont les axes essentiels ont été adoptés par le comité de pilotage.

Les collections des trois départements seront scindées en lots caractérisés par une unicité de lettre et de format, de lieu de départ et de lieu d'arrivée. Les lots appelés lots homogènes de transfert (LHT) permettent de découper le linéaire des documents à déménager en plusieurs centaines d'unités cohérentes.

La gestion des lots homogènes de transfert sera assurée par deux systèmes informatiques distincts : une base de données correspondant à la totalité des lots homogènes de tranfert saisis qui en permettra le suivi et l'implantation ; une extension du système SYCOMORE du suivi informatisé de la communication et du récolement (ou Système de communication des ouvrages et de récolement) qui permet le lien avec chaque document transféré 7.

Le lieu d'implantation des collections, et par conséquent de chaque lot homogène de transfert, sera déterminé avant le déménagement.

La notion de journée de déménagement prévaut : les lots homogènes de transfert seront regroupés ou divisés suivant les cas en ensembles de 400 à 500 mètres linéaires. La journée de déménagement consiste à effectuer les opérations nécessaires : mettre en caisse les collections (environ 500 mètres), les regrouper, les transférer, les installer, éventuellement les fusionner. La journée de déménagement qui suit ne se met en place que lorsque le travail de la journée précédente est achevé.

La préparation et les opérations de transfert doivent être confiées à une équipe spéciale appelée « cellule de transfert » qui rendra compte à un comité directeur composé de représentants des deux établissements.

Il va de soi que d'autres questions importantes feront l'objet d'études complémentaires de la part de cette cellule ; le conditionnement des collections, particulièrement le cas des livres rares ou encore celui des livres fragiles, les assurances.

Au début de l'année 1993, la cellule transfert se met en place avec à sa tête un directeur assisté de deux adjoints, l'un pour le site de Tolbiac, l'autre pour celui de Richelieu. Différentes tâches deviennent urgentes : les études des travaux à effectuer à la Bibliothèque nationale tant à Paris qu'à Versailles, la planification des opérations avec les incompressibles délais des appels d'offres, le contrôle des fiches LHT, le suivi informatique mais aussi l'ordre des collections à transférer, les différents scénarios possibles. Le chargé de mission pour le transfert des collections, le comité directeur, issu du précédent comité du pilotage, et la cellule transfert travaillent tous ensemble à la préparation du transfert des collections de la Bibliothèque nationale qui, sans être « celui du siècle », comme le montre l'exemple de la British Library dont les ambitions sont proches des nôtres, risque d'apparaître comme un traumatisme pour la recherche si tous les moyens ne sont pas mis en œuvre pour faire accepter par tous l'indispensable déménagement des collections de Richelieu à Tolbiac.

Il y a une absolue nécessité de renforcer la cohésion de tous les acteurs : la cellule et le comité, les personnels au premier plan qui doivent dès maintenant être pleinement informés et étroitement associés à l'avancement du chantier, les lecteurs ou plus généralement les utilisateurs qui doivent le moment venu avoir une connaissance précise du calendrier du transfert et de ses modalités. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle nous avons accepté de faire le point sur le transfert deux ans avant son commencement.

Mars 1993