La bibliothèque universitaire de Rennes 2-Haute-Bretagne

La politique documentaire fait partie des objectifs et des priorités du contrat d'établissement de l'université de Rennes 2, signé avec le ministère de l'Education nationale en 1990. Le bilan de la contractualisation examine d'abord les limites institutionnelles de l'application du contrat qui a coïncidé avec la partition de la bibliothèque interuniversitaire et la mise en place du service commun de documentation. Il analyse ensuite les grands axes définis dans le volet documentaire : informatisation, moyens financiers et moyens humains. Il fait apparaître la nouvelle orientation de la politique d'acquisition, marquée en 1991 par la constitution de collections dans les disciplines économiques et juridiques, l'établissement d'un processus d'évaluation des ressources documentaires et la définition de paramètres. Le contrat, malgré des faiblesses certaines, a engagé le ministère et l'université dans une politique de développement des services documentaires, basée sur la concertation, l'évaluation des services, le rapprochement des pratiques professionnelles et la recherche de complémentarité des diverses structures documentaires de l'université.

Library policy is a part of the goals and priorities of the contract signed in 1990 between the university of Rennes 2 and the French Ministry of Education. The results of this partnership show the institutional limits of the application of the contract which was drawn up at the same time as the division of the « bibliothèque interuniversitaire » and the setting up of the « Service commun de documentation » (University library together with department libraries). It goes on to analyze the main directions defined in the library element of the contract : computerization, financial and human resources. It shows the new way forward in acquisition policy marked, in 1991, by the building up of collections in the fields of economics and law, the establishment of a library resources evaluation process and the définition of parameters. The contract, despite obvious weaknesses, has engaged the Ministry and the university in a policy concerning the development of library services, a bringing together of professional practices and an attempt to achieve complementarity within the different services of the university.

La politique contractuelle de l'université Rennes 2 Haute-Bretagne a été élaborée globalement dans le contrat d'établissement, signé entre le ministère de l'Education nationale, de la Jeunesse et des Sports et l'université, pour la période 1990-1993. Ce contrat a été adopté par le Conseil d'administration de l'université, le 11 janvier 1990. Avec le Nord, l'Ouest, les DOM-TOM 1, Rennes 2 fait partie des premières universités françaises contractualisées.

Dans ce contrat quadriennal de développement, l'université et le Ministère définissent des priorités et s'engagent, pour une durée de 4 ans (1990-1993), dans une politique d'objectifs à atteindre. La documentation est une de ces priorités. Le principal objectif, affirmé par l'université et soutenu par le Ministère, est d'aboutir à une restructuration du réseau documentaire, afin de permettre une gestion homogène des ressources à l'horizon 1992 2. Cette restructuration est basée sur l'adoption et la conduite d'une véritable politique documentaire, dans le cadre d'une nouvelle structure, créée pour la coordonner et l'animer : c'est le Service commun de documentation, dont les statuts ont été adoptés par le Conseil d'administration de l'université le 25 juin 1990, en application du décret du 4 juillet 1985. Dans le contrat d'établissement, le Service commun de documentation est défini comme une structure au service de la pédagogie et de la recherche, au même titre que le CREA (Centre de ressources et d'études audiovisuelles), le SIRE (Service informatique recherche et enseignement) et les PUR (Presses universitaires de Rennes 2) 3. Le Service commun de documentation regroupe, d'une part, la section Lettres de l'ancienne bibliothèque interuniversitaire de Rennes et d'autre part les différents lieux documentaires des UFR 4. La BU possède les collections pluridisciplinaires les plus importantes de l'université 5 et des locaux relativement vastes d'une superficie de 10 812 m2. Les BUFR de leur côté totalisent 150 000 ouvrages, 800 titres de périodiques, de nombreux documents autres que les livres : diapositives, disques, cassettes, vidéocassettes, cartes, photographies, microformes. Elles occupent des locaux d'une superficie de 1800 m2. Le contrat d'établissement indique que « la notion même du Service commun impliquera un rapprochement des procédures et la recherche d'une synergie entre les deux types de structure » 6.

Compte tenu des conditions « historiques » de l'élaboration du volet documentaire du contrat, il apparaît donc difficile de détacher le bilan de la contractualisation de celui de la création et de la mise en place du Service commun de la documentation qui en est la première étape indispensable et importante.

Elaboration et application du contrat

L'application du contrat s'est heurtée à plusieurs limites : tout d'abord, une limite chronologique qui est la date tardive de la partition de l'ancienne BIU de Rennes, effective au 1er janvier 1991 (arrêté ministériel du 14 mai 1991), un an après la signature du contrat par l'université. Ce délai obligatoire a retardé la mise en application du contrat, puisque, pour l'année 1990, les moyens alloués par le ministère au Service commun de documentation de Rennes 2 ont été gérés dans le cadre de la structure interuniversitaire, selon les pourcentages et la répartition définis et votés par le Conseil de la BIU 7. La deuxième limite est celle de la nomination du directeur du Service commun de documentation : nommé le 1er octobre 1990, il a dû mettre en œuvre un contrat qu'il ne connaissait pas, faute d'avoir pu participer à son élaboration. En outre, cette nomination est intervenue après une période de vacance longue et difficile du poste de responsable de la section Lettres de 1988 à 1990.

En avril 1991, de nouvelles élections ont abouti à un changement complet de l'équipe de direction de l'Université, au sein de laquelle a été élu un vice-président chargé de la documentation, afin d'inscrire, de façon encore plus étroite, la politique documentaire dans la politique générale. Il y a aussi un certain nombre de limites techniques (état et sous-équipement du bâtiment et absence de connexion au réseau informatique (ETHERNET) de l'université).

Cet ensemble a nécessité une reprise complète des dossiers inscrits dans le contrat et de mise en place du Service commun de documentation, à partir du 1er janvier 1991.

Analyse du volet documentaire

La première partie du « volet documen-taire » du contrat (cf. annexe) établit tout d'abord un diagnostic très rapide de la situation documentaire qui débouche sur l'urgence et la nécessité de mettre en place le Service commun de documentation dès la première année d'application du contrat, après la scission de la BIU. L'informatisa-tion est envisagée comme le moyen essentiel d'organisation du SCD. Trois étapes sont proposées :
- 1990-1991 : missions d'étude ; étude de la possibilité d'une saisie informatique des fichiers-auteurs actuels ; choix d'une source de catalogage ;
- 1992-1993 : mise en place du catalogage informatisé des acquisitions courantes de toutes les composantes du Service commun de documentation ; réorganisation des bibliothèques d'UFR liée aux nouveaux aménagements de locaux, en particulier avec la mise en service du nouveau Centre d'étude des langues, en 1993 ;
- 1993-1994 : mise en réseau informatique des différents lieux documentaires par des travaux d'investissement estimés pour l'ensemble du plan à 650 KF.

La deuxième partie du volet documentaire énonce et détaille les moyens attribués par le Ministère pour permettre à l'université de remplir son objectif essentiel de restructuration du réseau documentaire. Dans ce but, l'Etat s'engage à fmancer un audit sur l'organisation et la gestion de la documentation. Cette étude devra préciser les options relatives au choix en matière d'informatisation du catalogage et de système de gestion informatisée, en cohérence avec les catalogues collectifs nationaux.

Ce deuxième domaine de moyens attribués par le contrat porte d'abord sur les acquisitions documentaires en Lettres et Sciences humaines. Une dotation annuelle de fonctionnement de 852 KF doit permettre au Service commun de documentation d'acheter la documentation nécessaire pour les besoins de la formation et de la recherche. Pour permettre une adéquation plus juste des moyens attribués par rapport à la demande des utilisateurs, l'université s'engage à fournir, en 1990, une évaluation des besoins et des coûts de la documentation nécessaire par macro-discipline. Les autres moyens attribués au Service commun de documentation, en 1990, sont :
- les créations de postes : 1 poste de conservateur destiné à assurer le développement de la coordination documentaire au sein de l'université et un poste de magasinier ;
- des crédits pour la rémunération des moniteurs (200 KF/an) de façon à ouvrir plus largement 12 bibliothèques d'UFR, à raison de 15 h/semaine pendant 30 semaines/an ;
- des crédits d'équipement en matériel de 125 KF.

La politique conduite par l'URFIST 8 Bretagne-Pays de Loire est également inscrite dans le volet documentaire du contrat : ses pôles d'action et sa vocation de formation sont réaffirmés. Ses crédits de fonctionnement et d'équipement sont déterminés, pour la durée du contrat.

Le bilan de la contractualisation consiste à reprendre les objectifs et les orientations définis dans le contrat, examiner leur réalisation sur le terrain et, éventuellement, constater les manques (moyens, analyse, réflexions), de façon à faire une évaluation très précise à mi-parcours et déterminer, si nécessaire, de nouvelles orientations.

Organisation administative et création du SCD

A la suite de la signature du contrat par les deux parties le 16 février 1990, l'année 1990 a été consacrée à l'examen et à la résolution de problèmes d'organisation administrative et financière liés à la scission de l'ancienne BIU et à la mise en place du nouveau Service commun de documentation. Comme le contrat le stipule, une commission provisoire interuniversitaire s'est réunie entre le 24 avril et le 26 novembre 1990. Dans le cadre d'un planning général des travaux de partition de la BIU, cette commission a examiné les aspects financiers, bibliothéconomiques ou documentaires et de gestion des personnels liés à ce partage, et mis au point un protocole d'accord qui a pour objet de préciser, à compter du 1er janvier 1991, les modalités de coopération entre les deux SCD de Rennes 1 et de Rennes 2 et celles du partage de l'ensemble des moyens existant au sein de la BIU de Rennes. Dans ce protocole d'accord, signé par les deux universités le 13 décembre 1990, la coopération documentaire se réduit à l'utilisation sans conditions des deux SCD par l'ensemble des personnels enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels de l'université, étudiants de 3e cycle et de maîtrise et établit des conditions particulières d'accueil et d'utilisation de certaines collections, pendant une période de 5 ans : les collections de Droit et d'Economie de Rennes 1 par les étudiants d'AES 9 de l'université de Rennes 2 et les collections de Philosophie de Rennes 2 par les étudiants de Philosophie de Rennes 1. Seule la consultation sur place est autorisée aux étudiants de 1er cycle et de licence inscrits dans l'autre université.

Ce nouveau schéma documentaire des bibliothèques universitaires de Rennes, s'est traduit, au Service commun de documentation de l'Université de Rennes 2, par la nécessité de reconstituer un fonds documentaire dans les secteurs juridique et économique couverts, jusqu'en 1991, par la section Droit et Sciences économiques de la BIU de Rennes. Ceci a fait l'objet, dès avril 1991, d'un réajustement du contrat d'établissement qui avait pris en compte initialement les acquisitions nécessaires en Lettres et Sciences humaines. Des crédits supplémentaires de 200 KF ont été attribués par le Ministère, en octobre 1991, sur la base d'une évaluation précise des besoins et des coûts de la documentation en Sciences sociales, établie par le Service commun de documentation. Cette analyse des besoins documentaires d'une filière a permis de démarrer un processus d'évaluation et de sondage de toutes les collections de la BU (cf. plus loin l'évaluation des ressources.) La scission de la BIU s'est finalement achevée après la clôture définitive de son compte financier, adopté le 24 octobre 1991 par le dernier Conseil de la BIU. Le partage définitif des personnels de l'administration centrale de la BIU a été effectif au 1er mars 1991.

Etude d'opportunité et de faisabilité de l'informatisation

Conformément au contrat d'établissement, une étude d'opportunité a été menée en 1990 par une société de conseils et d'études en informatique et organisation. L'étude a été confiée par l'université de Rennes 2 au cabinet SILOGIA qui a rendu son rapport en novembre 1990. Ce rapport comprend 3 éléments : un cahier technique des charges du système de gestion du Service commun de la documentation, un rapport sur l'impact du projet d'informatisation sur l'organisation de la bibliothèque universitaire centrale et un document de synthèse sur l'informatisation du SCD, le calendrier et le coût du projet.

Pour faire le bilan de cette opération, il faut tout d'abord noter le décalage important entre deux procédures : celle de la conduite d'un audit sur l'organisation et la gestion de la documentation qui était inscrite dans le contrat et celle d'une étude d'opportunité et de faisabilité qui a été finalement réalisée. La conduite d'un audit qui suppose un travail sur place et en profondeur de la société d'études, aurait très largement dépassé les contraintes financières de l'université qui a participé à l'étude pour une somme de 30 KF. Les objectifs de l'étude, définis par la société et l'université, étaient d'examiner les besoins et les scénarios techniques bibliographiques et organisationnels permettant de répondre à ces besoins. L'étude d'organisation a été conduite uniquement sur la BU.

La reprise de l'ensemble des dossiers du Service commun de documentation, dans une perspective globale du développement de l'université, de structuration logistique du campus ainsi que la nécessité de préparer la 2e phase de la contractualisation, à partir de 1992, ont amené le responsable du projet d'informatisation du Service commun de documentation à tirer un premier bilan du rapport SILOGIA.

Cette nouvelle étude a abouti à la rédaction d'un nouveau projet d'informatisation, établi avec les secteurs concernés et adopté par le Conseil de la documentation le 16 décembre 1991.

Il apparaît que l'étude SILOGIA est venue trop tôt : au moment de la prise de fonctions du directeur du Service commun de documentation et avant la désignation d'un chef de projet, recommandé par ailleurs dans les conclusions du rapport. En l'absence de cette collaboration, garante de la cohérence et de la pertinence du projet, tout au long de son développement, l'étude de la société SILOGIA n'est pas parfaitement adaptée à la situation et ne tient pas compte de la complexité d'un Service commun de documentation, en cours de constitution. Il apparaît quelque peu extérieur, irréaliste et trop ambitieux. De plus, l'étude prend en compte des schémas qui, depuis, ont été remis en cause : le schéma directeur d'aménagement de l'université est en cours de réflexion après les projets définis dans un rapport de la SCET (Société centrale pour l'équipement du territoire). Enfin, le projet SILOGIA méconnaît la capacité budgétaire d'une université et sous-estime certains coûts : il n'y est fait aucune mention des difficultés de réalisation d'un tel projet : formation du personnel, coûts de fonctionnement du catalogage en réseau qui se révèlent supérieurs à ce que l'étude annonçait (achats de notices, télécommunications). L'informatisation de toutes les bibliothèques associées, proposée par SILOGIA, n'apparaît pas raisonnable, compte tenu de leur volume annuel d'acquisitions, ce qui impose des regroupements ultérieurs, dans le cadre du projet global du Service commun de documentation.

L'adhésion du Service commun de documentation à un réseau de catalogage, inscrite dans le contrat est effective depuis la signature de la convention entre l'université et la Bibliothèque nationale en octobre 1991. La formation des personnels concernés a commencé en janvier 1992. L'équipement informatique nécessaire a été pris en charge par la Sous-direction des bibliothèques. Un programme d'édition des fiches papier, à partir des données UNIMARC de la Bibliothèque nationale a été développé localement, en attendant la possibilité pour le Service commun de documentation, d'acquérir un système informatique de gestion de bibliothèque.

Cette adhésion à une source de catalogage marque une évolution essentielle pour le service. En effet, la diminution des tâches de catalogage prévue a été estimée à 60 % par la Société SILOGIA, en tenant compte des taux de couverture pour les livres français (65 % des collections) et étrangers (35 % des collections), calculés très précisément par sondages, ainsi que du temps nécessaire à la création de notices en INTERMARC, plus important que dans un cadre de catalogage manuel. La diminution de la pression exercée au niveau du catalogage représente donc une amélioration. En revanche, des goulets d'étranglement demeurent : ce sont la gestion des acquisitions, très partiellement informatisée sur micro-ordinateur et l'intercalation des fiches qui seront éditées à partir des bandes magnétiques de la Biblio-thèque nationale. Le contrat n'a pris en compte qu'un aspect de la chaîne de travail et, à cause de l'augmentation très positive des crédits d'acquisition, le temps gagné sur le catalogage est contrebalancé par le retard qui aura tendance à s'accumuler corrélativement à l'accroissement des achats au niveau de la gestion des acquisitions et surtout de l'intercalation des fiches qui se compte en mois. Sur ce point, le contrat est très déficient et on peut regretter qu'une informatisation globale de la biblio-thèque universitaire n'ait pas été envisagée au moment de son élaboration.

L'étude SILOGIA a eu le mérite d'analyser la situation et de souligner les problèmes majeurs de coordination des politiques d'acquisition, de formation des personnels, d'absence de normalisation, de lourdeur des tâches administratives liées au circuit du livre. En cela, elle reste fort utile, mais elle apparaît seulement comme l'ébauche du projet d'informatisation du Service commun de documentation. Aussi était-il très important d'en dresser le bilan et de le recadrer à une échelle plus modeste : celle de la bibliothèque universitaire, cœur du Service commun de la documentation. Les objectifs du contrat d'établissement ne sont pas fondamentalement remis en cause : ils sont seulement réexaminés pour s'adapter aux nécessités et aux évolutions de la politique documentaire locale.

En effet, l'automatisation n'est pas la seule voie d'établissement de la coopération documentaire. Cette coopération passe aussi par des structures qui ont été mises en place et fonctionnent, comme le Conseil de la documentation et les correspondants documentaires, ou qui seront installées en 1992, comme les commissions scientifiques consultatives de la documentation. Elle passe aussi par les personnels des unités documentaires. Elle implique enfin des prises de décision, notamment en matière d'acquisitions, à partir d'une meilleure connaissance des besoins des utilisateurs.

Conséquences sur les moyens d'équipement et de fonctionnement

Les moyens de fonctionnement et d'équipement alloués au Service commun de documentation par le contrat, ajoutés au reversement total des droits de bibliothèque des étudiants de Rennes 2, à la prise en charge par l'université des principaux coûts de maintenance et d'entretien du bâtiment, ont permis à la biblio-thèque universitaire (seule biblio-thèque intégrée en 1991), de disposer, en 1991, d'un budget de fonctionnement de 2 648 460 F. Les crédits attribués pour la rétribution des moniteurs affectés dans les BUFR (300 KF) et les crédits d'équipement matériel (125 KF) ont été gérés par les services généraux de l'université.

Equipement et maintenance

La gestion interuniversitaire était responsable du retard important dans les équipements et du mauvais état général de la maintenance des installations et de l'entretien des locaux auxquels l'université a commencé à remédier, dès 1991, par un programme pluriannuel de mise en conformité des installations électriques, par une étude d'architecture pour la rénovation et la restructuration interne du bâtiment, de façon à accueillir le public dans de meilleures conditions, améliorer le circuit du livre, créer de nouveaux bureaux, prévoir l'informatisation et par un complément d'aide pour l'équipement de la bibliothèque universitaire, en micro-informatique notamment (remise en état de l'atelier informatique pour tous, aide à la mise en place d'un service public de consultation de CD-ROM, achat d'une unité de sensibilisation-désensibilisation pour les prêts).

Acquisitions documentaires

En 1991, 66,03 % du budget total de la BU ont été consacrés aux achats documentaires. La gestion interuniversitaire, d'un point de vue financier, défavorisait nettement l'université de Rennes 2, qui, malgré l'augmentation croissante de ses effectifs (16 235 étudiants au 6 janvier 1992) et, corrélativement, celle des lecteurs de la bibliothèque, ne percevait que 27 % du budget total de la BIU (23,50 % du budget documentation). Ce pourcentage explique en partie le chiffre très faible des acquisitions documentaires annuelles, jusqu'en 1991, de l'ancienne section Lettres de la BIU et, par comparaison, l'augmentation importante du volume des achats de livres dès la première année de fonctionnement du Service commun de documentation (cf. tableaux sur la base des statistiques annuelles d'acquisitions de 1988 à 1991)

Moyens de fonctionnement en personnel

Dans le cadre du contrat d'établissement, le Ministère attribue au Service commun de documentation des moyens en personnels : ce sont, d'une part, des postes de personnels de bibliothèques et d'autre part des crédits attribués pour la rémunération de moniteurs.
- les créations d'emplois sont faites au titre de l'année 1990. Deux emplois sont créés : le poste de directeur du Service commun de documentation et un poste de magasinier. Le poste vacant de responsable de section Lettres de l'ancienne bibliothèque interuniversitaire de Rennes est également pourvu, en octobre 1990, par un conservateur stagiaire. Les crédits attribués pour la rémunération des moniteurs (200 KF en 1990, 300 KF en 1991). en cofinancement avec l'université, sont prévus spécifiquement pour permettre l'augmentation des heures d'ouverture de 12 bibliothèques d'UFR.
- Au titre de la 2e année du contrat (1991), le Service commun de documentation a obtenu 2 postes : un poste de magasinier et un poste de bibliothécaire-adjoint, à la suite d'une transformation d'un emploi d'ingénieur d'études vacant dans une biblio-thèque d'UFR. Le poste de bibliothécaire-adjoint a été mis à la disposition de cette bibliothèque d'UFR intégrée au Service commun de documentation en décembre 1991.

En mars 1991, la partition de la bibliothèque interuniversitaire a eu aussi pour conséquence la répartition des personnels administratifs de son administration centrale, entre les deux SCD de Rennes 1 et de Rennes 2 : 3 postes ont ainsi été attribués à l'université de Rennes 2, dont 2 au Service commun de documentation et 1 au Service du budget pour y assurer le surcroît de travail lié à l'entretien des locaux de la BU et à la maintenance générale du service.

Les crédits annuels attribués pour la rémunération des moniteurs ont permis d'augmenter les heures d'ouverture des bibliothèques de proximité des UFR et d'atteindre une moyenne de 32 h/semaine pour 10 d'entre elles. Le Service commun de documentation ne gère pas ces crédits alloués essentiellement à des bibliothèques associées.

Le bilan de la contractualisation en matière de personnels est un des principaux points faibles du contrat. En effet, au 1er octobre 1991, la BU de Rennes 2 dispose de 2 agents pour 1 000 étudiants, ce qui la situe au-dessous de la moyenne française qui était en 1989 de 3,25 agents pour 1000 étudiants  10.

Evaluation des ressources

En 1991, plusieurs raisons ont conduit le Service commun de documentation de Rennes 2 à démarrer un processus d'évaluation des ressources documentaires et d'examen global de l'offre et de la demande en documentation :
- la constitution d'un fonds documentaire dans les secteurs juridique, économique et de gestion après la scission de la BIU et l'évaluation du montant financier de cette opération, en vue de demander des crédits supplémentaires, au titre du contrat, dès 1991 ; :
- la mise en place du service et la préparation du budget ; :
- le contrat d'établissement dans lequel l'université s'était engagée à fournir au Ministère une évaluation des besoins et des coûts de la documentation, par macro-discipline ; :
- la nécessité de préparer le bilan à mi-parcours du contrat, en 1992.

Ce travail d'évaluation a commencé en janvier 1991 pour déterminer les critères d'un « plan de développement des collections » minimal, pour les premiers et deuxièmes cycles des disciplines de Sciences sociales enseignées à l'université. Cette élaboration s'est basée sur le découpage des disciplines correspondantes de la classification Dewey à trois chiffres, retenue par ailleurs pour le classement des ouvrages en rayons, conformément aux recommandations de 1988. Une réunion avec les directeurs et les enseignants de l'UFR SSMA (Sciences sociales et Mathématiques appliquées) a été consacrée à la définition d'une grille d'acquisitions très précise et à l'évaluation des besoins des étudiants et des enseignants de la filière. Des objectifs quantitatifs d'acquisitions ont été définis pour porter l'offre documentaire existante de 1 à 2 ouvrages par étudiant (estimation faite début 91 dans les collections en libre accès) à 3 ouvrages par étudiant en 1995, en tenant compte d'un accroissement de la population étudiante de 30 %.  11Le budget annuel nécessaire pour atteindre ces objectifs a été calculé sur la base du prix moyen d'un livre en sciences sociales, estimée à partir d'un échantillon de 60 ouvrages. Les mêmes bases de calcul ont été utilisées pour déterminer le budget nécessaire à l'achat d'équipement en rayonnages.

La création du Service commun de documentation et le rôle essentiel de sa politique d'acquisitions, la nécessité de rééquilibrer les collections de la BU, l'obligation de se situer dans une démarche prospective ont abouti, pour la préparation du budget 1991, à l'élaboration de quotas documentaires (périodiques et collections non comprises) pour calculer le budget d'acquisitions d'ouvrages par discipline. La première tâche consistait d'abord à dénombrer précisément toutes les collections offertes aux étudiants dans les salles de lecture en libre accès. Cette évaluation n'a pas pu prendre en compte l'ensemble des collections stockées en magasins qui ne sont pas découpées en disciplines. Une fois le dénombrement effectué, la détermination des quotas a été faite, de façon concertée, par le directeur et les conservateurs de la BU, les structures du Service commun de documentation (correspondants documentaires, commissions consultatives spécialisées de la documentation) n'étant pas encore mises en place.

Les quotas obtenus sont basés sur différents paramètres : le prix moyen des livres par discipline, le nombre de livres offerts en accès libre et le nombre d'étudiants par discipline. Comme pour l'évaluation « sciences sociales », la combinaison de ces divers paramètres a permis de déterminer des objectifs annuels d'acquisitions d'ouvrages sur 5 ans (1990-1995) par étudiant et de calculer un budget annuel d'acquisitions par discipline. Un service des acquisitions a été créé et un conservateur a été nommé responsable de sa coordination, en liaison avec la Division des affaires générales du Service commun de documentation.

Cette évaluation des ressources a permis de déterminer les disciplines dominantes des collections de la BU : la littérature (9,95 livres (étudiants), l'histoire et la géographie (3,95 et 3,93), la philosophie et la psychologie (3,38), les langues et littératures étrangères (2,25), les arts et les sports (2,09), les sciences sociales (1,2). La constatation du niveau faible ou inexistant de l'offre documentaire dans les filières d'enseignement plus récentes ou moins traditionnelles a permis d'établir des budgets de rattrapage pour certaines filières.

Cette évaluation des ressources a permis :
- de mettre en place une méthode de travail à la BU ;
- de développer des outils statistiques pour un suivi régulier, sorte d'observatoire des coûts documentaires pour affiner les prévisions en matière d'acquisitions ;
- de déterminer des budgets annuels d'acquisitions d'ouvrages pas discipline.

Une étude des besoins conduite, en juin 1991, avec les équipes de recherche et le Conseil scientifique, pour l'élaboration du programme pluriformations du Service commun de documentation, dans le cadre du contrat quadriennal de la Recherche (1992-1995) devrait permettre d'élaborer des indicateurs aussi précis pour les acquisitions documentaires du niveau « Recherche ».

Enfin, ce travail d'évaluation a été poursuivi, en novembre et décembre 1991, dans les bibliothèques de proximité des UFR, associées et intégrées, pour avoir une vue d'ensemble des ressources de toutes les composantes documentaires de l'université et de déterminer le coût global de la documentation de la BU et des BUFR par étudiant et par discipline : ce coût moyen, basé sur les acquisitions d'ouvrages pour la BU, d'ouvrages et de périodiques pour les BUFR, se situe dans une fourchette de 140 à 160 F par étudiant.

Manques et perspectives du contrat

Le contrat d'établissement, s'il comporte des faiblesses certaines, ouvre des perspectives de développement.

Manques

- Dans l'ensemble, le volet documentaire est peu développé et argumenté pour une université de 16 000 étudiants, 408 professeurs, 256 personnels Atos. Il n'est ni assez précis, ni assez chiffré ;
- ses conditions d'élaboration n'ont pas permis une participation réelle des professionnels de la biblio-thèque ;
- ses principales faiblesses concernent les postes et l'équipement, notamment dans le domaine informatique informatique ;
- plus grave encore, il n'a pas de perspectives à long terme ;
- il ne comporte pas de paramètres précis d'évaluation, par exemple sur les acquisitions ;
- il n'envisage pas la modernisation du service ;
- dans l'ensemble, le contrat est basé sur des fonctionnements antérieurs. Il n'a pas véritablement envisagé des changements structurels nécessaires, dans le cadre d'un projet documentaire global ;
- dans la dernière partie du contrat, intitulée « Evaluation », aucune évaluation de la politique documentaire n'est prévue. A l'instar des ratios envisagés pour l'encadrement pédagogique des étudiants, il serait intéressant de calculer des ratios « d'encadrement documentaire » :
. personnels de bibliothèque ou de documentation/étudiant ;
. personnels de bibliothèque/filière ;
. quotas documentaires : nombre de documents /étudiant/filière, nombre de documents achetés par an/filière.

La rubrique « Qualité de vie sur le campus » n'inclut pas les bibliothèques ou centres de documentation, alors que l'évaluation conduite par la SCET dans le cadre du schéma directeur de l'université qualifie les bibliothèques d'espaces de convivialité très appréciés des étudiants. La BU est aussi un lieu d'animation culturelle et d'expositions : accueil d'expositions itinérantes, organisations d'expositions thématiques liées à l'enseignement ou à la recherche ou à un événement culturel externe, présence de la Galerie « Art et Essai » dans ses locaux depuis 1985. La rubrique « Politique de l'enseignement » envisage seulement l'aspect « relations internationales » comme la participation de l'université à des réseaux liés à l'enseignement ou aux enseignants. La participation du Service commun de documentation à des réseaux nationaux ou internationaux, d'accueil de bibliothécaires et de stagiaires, de fourniture de documents, d'échanges de données bibliographiques, à des catalogues collectifs nationaux et internationaux n'apparaît pas encore comme une donnée digne d'être évaluée. Elle ne semble pas reconnue comme une activité susceptible de valoriser l'« image de marque » externe de l'université.

En conclusion, l'activité documentaire conduite par les différentes composantes du Service commun de documentation ne semble pas devoir faire l'objet d'une évaluation très précise. Elle paraît oubliée parce que pas connue ou sous-estimée. Or, elle est fondamentale : c'est une activité transversale, située à la charnière des activités pédagogique, de recherche et de gestion de l'étudiant. Elle mériterait d'être reconnue comme telle.

Perspectives et développement du contrat

L'université, en affirmant sa volonté politique de modifier l'organisation documentaire actuelle, a engagé une réflexion globale, notamment en organisant un groupe de travail, qui s'est réuni à plusieurs reprises (septembre-novembre 1991).

Cela a permis :
- de faire un premier bilan quantitatif et qualitatif des services documentaires de l'université (cf. questionnaire en annexe) ;
- préciser le cadre juridique et fonctionnel des bibliothèques d'UFR, de laboratoires de recherche et les statuts de leurs personnels ;
- d'envisager l'extension des espaces documentaires dans le cadre du schéma directeur de l'université : Centre d'étude des langues, futur pôle Sciences sociales, mise en valeur de l'axe Recherche avec un équipement des locaux spécifiques.

Malgré ses limites, la contractualisation a engagé le Ministère et l'université dans une politique de développement documentaire, basée sur la concertation, l'évaluation des services, l'examen des situations antérieures, la recherche de cohérence d'organisation et de rapprochement des pratiques professionnelles, de complémentarité des diverses structures documentaires de l'université.

Janvier 1991