Instructions concernant les nouvelles sections et les sections transférées des bibliothèques des universités (à l'exclusion des sections « Médecine»)

Les premiers collèges scientifiques universitaires (C.S.U.) ont été créés en 1958 et des dotations en livres leur ont été faites dès 1959. Des Instructions à l'intentions des bibliothécaires chargés du dépôt des ouvrages destinés aux collèges scientifiques universitaires (CSU) furent établies le 5 novembre 1959. Ces instructions prévoyaient un classement systématique pour les ouvrages de consultation courante et la Classification décimale universelle (CDU) était adoptée tant pour le classement des ouvrages que pour le catalogue topographique systématique. Ces instructions ont été complétées le 30 novembre 1960 par les Instructions complémentaires pour le classement et le catalogage des livres dans les bibliothèques des collèges scientifiques universitaires. Utilisation des fiches multigraphiées. Enfin, en juin 196I, une Note aux bibliothécaires chargés des collèges scientifiques universitaires sur le classement et le catalogage des périodiques a été diffusée.

En 1960 étaient créés les collèges littéraires universitaires. Aucune instruction n'a encore été donnée à ce jour en ce qui concerne les bibliothèques de ces collèges.

D'autre part, le transfert de certaines facultés et la création de nouvelles facultés ont entraîné l'éclatement de la bibliothèque centrale de l'université, la création de nouvelles sections et la construction de nouveaux bâtiments. Allait-on construire ces bâtiments conformément à la structure actuelle des bibliothèques des universités, à savoir, d'une part, des salles de lecture avec usuels et, d'autre part, des magasins dans lesquels les ouvrages sont rangés par ordre d'entrée et par formats ? A cette question il fut répondu par la négative et une nouvelle organisation des nouvelles sections « Sciences » fut étudiée par la Direction des bibliothèques de France et examinée aux Journées d'étude des 19 et 20 janvier 1961 (B. Bibl. France, mai 196I, pp. 215-230). Les Instructions pour la création des nouvelles sections scientifiques universitaires du 9 juillet 196I en furent l'aboutissement.

La structure à secteurs spécialisés telle qu'elle a été adoptée avait pour but de mettre en libre accès le maximum de documentation vivante à l'intention des professeurs, chercheurs et étudiants avancés (fin du 2e cycle-3e cycle); l'application de la CDU, abrégée pour les cotes, plus développée pour les fiches du catalogue systématique, était prévue.

Aux journées d'étude des bibliothèques universitaires des 30 novembre-Ier décembre 196I (B. Bibl. France, février 1962, pp. 51-85) l'extension de la structure des sections « Sciences » aux sections « Droit » et « Lettres » fut examinée et un groupe de travail fut constitué. Les conclusions auxquelles aboutirent les travaux du groupe de travail ont été diffusées aux membres du groupe sous forme de projet le 16 mars 1962. Elles entraînent des modifications dans les instructions de 196I en même temps qu'une extension de ces dernières aux sections « Lettres » et « Droit ».

C'est pourquoi il a paru nécessaire de reprendre dans un texte unique l'ensemble des instructions concernant les bibliothèques des universités, c'est-à-dire essentiellement les nouvelles sections et les sections transférées dans de nouveaux bâtiments : « Sciences », « Droit », « Lettres » (les sections « Médecine » sont donc exclues) ainsi que les sections : « Collèges universitaires ».

Les présentes instructions abrogent les instructions précitées du 8 novembre 1959, du 30 novembre 1960 et de juin 196I concernant les CSU et du 7 juillet 196I concernant les nouvelles sections « Sciences ».

Les instructions concernant les CSU demeurent encore partiellement valables pour l'utilisation des fiches multigraphiées et la pratique de la CDU.

Avant de donner les instructions proprement dites, il convient de rappeler les principes qui ont dicté la réforme, à savoir, en priorité, mettre le plus grand nombre possible d'ouvrages et de périodiques en libre accès pour faciliter l'utilisation de la bibliothèque, ce qui entraînait obligatoirement l'adoption d'un classement systématique et d'une classification. On sait que la Direction des Bibliothèques de France s'est prononcée pour la Classification décimale universelle (CDU) sans pour autant ignorer ni les critiques faites à cette classification ni ses défauts. Toutefois, les avantages qu'elle présente l'ont emporté sur les inconvénients. C'est, sans aucun doute, la classification qui est la plus largement appliquée sur le plan international et elle convient aussi bien au classement des documents eux-mêmes qu'à l'indexation des notices catalographiques ou bibliographiques.

Nous avons distingué dans les sections « Sciences », « Droit », « Lettres » deux niveaux : un premier niveau correspondant au premier cycle et à une partie du deuxième cycle et un deuxième niveau correspondant à la fin du deuxième cycle, au troisième cycle, aux professeurs et aux chercheurs. Pour ce deuxième niveau nous avons eu la préoccupation de créer au sein de chaque section des secteurs spécialisés très souples par grandes disciplines.

Pour les collèges universitaires, c'est la même structure que pour le premier niveau (premier et deuxième cycles des sections « Lettres », « Sciences » et « Droit ») qui a été adoptée: Nous n'ignorons pas que ces bibliothèques de collèges doivent également tenir compte des besoins des professeurs, et que certains de ces collèges évolueront vers de véritables sections « Sciences » ou « Lettres », mais l'adoption d'un classement systématique dès l'origine permettra facilement la transformation d'une bibliothèque de collège en une véritable section « Sciences » ou « Lettres » si celle-ci s'avère nécessaire dans quelques années.

Les Instructions conservent sur beaucoup de points un caractère général. Elles laissent une certaine latitude d'adaptation compte tenu notamment de la disposition des locaux qui, si elle obéit à des principes communs, peut toutefois comporter des variantes.

Bien entendu, nous n'avons pas cherché dans ces Instructions à reprendre toutes les règles bibliothéconomiques; nous avons seulement donné les règles d'un caractère particulier et attiré l'attention sur certains points spéciaux.

Dans l'établissement des règles nous avons dû tenir compte de l'obligation d'équiper rapidement les sections en livres, de procéder à des transferts d'anciens fonds dans des délais relativement courts et de faire fonctionner des nouvelles sections ou sections transférées avec des effectifs de personnel qui ne seront pas aussi élevés qu'on aurait pu le désirer. C'est pourquoi, tout en essayant de mettre le plus possible d'ouvrages en accès libre au deuxième niveau des sections « Droit », « Lettres » et « Sciences », nous avons limité provisoirement le nombre des ouvrages qui seront classés suivant la CDU. Cette période transitoire offrira la possibilité aux bibliothécaires de se familiariser avec la pratique de la CDU.

On trouvera ci-après une première partie consacrée aux sections « Lettres », « Droit » et « Sciences » des bibliothèques des universités : deuxième niveau ou niveau supérieur.

Une deuxième partie est consacrée aux sections « Lettres », « Droit », « Sciences » des bibliothèques des universités : premier niveau ainsi qu'aux sections « Collèges universitaires ».

Le prêt à domicile sera abordé brièvement dans une troisième partie.

I. SECTIONS « LETTRES », « DROIT », « SCIENCES » DES BIBLIOTHÈQUES DES UNIVERSITÉS : DEUXIÈME NIVEAU OU NIVEAU SUPÉRIEUR.

On distinguera le traitement des nouvelles acquisitions qui intéresse également les sections nouvelles et les sections transférées dans de nouveaux bâtiments et les problèmes concernant le transfert de l'ancien fonds qui n'intéressent, cela va sans dire, que les sections transférées dans de nouveaux bâtiments.

A. NOUVELLES ACQUISITIONS.

Inventaire et magasins.

L'ensemble des disciplines couvertes par les sections « Sciences », « Droit », « Lettres » a été divisé en vingt divisions spécialisées désignées par des lettres 1 selon le tableau ci-joint.

Dans les lettres correspondant aux « Généralités » de chaque section, c'est-à-dire les lettres « A », « G » et « R », on met les ouvrages généraux (classe 0), les ouvrages (y compris les bibliographies) portant sur l'ensemble des divisions de la section ou sur plusieurs des divisions de la section et les périodiques d'intérêt commun.

A chaque division correspondent deux inventaires :
a) un inventaire des périodiques. Les périodiques sont entrés dans un ordre unique sans qu'il soit fait une distinction entre les formats. Le numéro d'entrée du périodique est précédé de la lettre correspondant à la division (A, B, C, etc.) suivie elle-même de la lettre « P » (périodique);
b) un inventaire des ouvrages, brochures et collections. Les numéros 1 à 4000 sont dans chaque lettre, réservés aux collections (sans faire de distinction de formats).

Si pour les ouvrages et les brochures on juge utile de distinguer des formats, on se limitera cependant à deux, le format inférieur à 30 cm et le format égal ou supérieur à 30 cm. Dans ce cas, les 200 derniers numéros de chaque tranche de 2 ooo seront réservés aux formats égaux ou supérieurs à 30 cm.
4 00I à 5 800
6 00I à 7 800
8 001 à 9 800
formats inférieurs à 30 cm.
5 80I à 6000 }
7 801 à 8 000 formats égaux ou supérieurs à 30 cm.
9 801 à 10 000

Les brochures font l'objet de petites tranches numériques selon les besoins (par exemple une vingtaine de numéros).

Dans les magasins deux solutions sont possibles : ou bien un emplacement est réservé à chaque lettre et cet emplacement comprend lui-même deux parties : les périodiques et les non périodiques,

Ex. : B Périodiques (P)
Ouvrages, brochures et collections

ou bien les magasins comportent un emplacement pour les périodiques, un autre emplacement pour les ouvrages, brochures et collections,

B
Ex. : Périodiques C
etc...

B
Ouvrages, brochures et collections C
etc...

Dans chaque lettre et catégorie (périodiques d'une part, ouvrages de l'autre), le classement se fait selon les numéros d'entrée. L'ordre peut être discontinu, une partie des publications étant mise dans les secteurs spécialisés de libre accès.

Secteurs spécialisés de libre accès.

Les secteurs spécialisés correspondent aux divisions spécialisées du tableau joint, mais la place qui leur est réservée est extensible et il n'y a pas de véritable séparation entre deux secteurs voisins; les usagers doivent pouvoir passer facilement d'un secteur à l'autre.

Dans chaque secteur on trouvera :

a) des usuels et ouvrages de références classés systématiquement selon leur cote (indices abrégés de la CDU) avec des possibilités de certains rapprochements. Des divisions ou subdivisions de la CDU non successives pourront être juxtaposées dans un même secteur. C'est ainsi que dans le secteur J « Droit public et Sciences politiques » on trouvera juxtaposés le 32, le 342, le 35.

La cote CDU sera reportée sur le registre inventaire en face du numéro d'entrée.

On notera qu'un classement systématique est difficilement conciliable avec un classement par format, mais qu'il est toujours possible de ranger dans un meuble à part des publications de très grand format et de les remplacer par un fantôme à leur place normale.

Il convient de souligner la nécessité absolue d'une signalisation très claire orientant le lecteur à l'entrée de chaque secteur spécialisé et à proximité des catalogues (index alphabétique de sujets de la CDU), sur les parois de chaque travée, en haut de chaque élément de rayonnage, sur le rebord de chaque tablette et par des fantômes épais pour marquer certaines subdivisions.

Lorsque les publications mises en accès libre auront perdu leur actualité, elles retourneront en magasins.

b) Les acquisitions de la dernière année ou au plus des deux dernières années classées en accès libre avec la lettre de la division spécialisée et dans l'ordre des numéros d'inventaire 2.

Il va sans dire que certains ouvrages, par exemple les dictionnaires, doivent immédiatement prendre leur place dans les usuels classés selon la CDU.

C'est avec le souci de simplifier le travail des bibliothécaires que nous avons prévu pour les nouvelles acquisitions le classement par numéro d'entrée, mais rien ne s'opposerait à leur classement immédiat suivant l'indice abrégé CDU.

Au bout d'une période de un ou deux ans, les nouvelles acquisitions sont intégrées dans les usuels et ouvrages de référence ou bien, si leur usage est devenu très exceptionnel, elles sont envoyées en magasins.

Les catalogues généraux de chaque section sont placés dans le secteur « Généralités ». Ils comprennent :
- le Catalogue alphabétique d'auteurs;
- le Catalogue alphabétique de sujets qui devra être obligatoirement établi dans les bibliothèques nouvelles et poursuivi dans les bibliothèques transférées;
- le Catalogue systématique CDU;
- le Catalogue des périodiques.

Pour chaque secteur spécialisé, est établi un catalogue topographique servant au récolement ; il n'est pas mis à la disposition du public.

Les normes de catalogage sont obligatoirement appliquées (voir annexe : Indexation, classement et catalogage).

B. ANCIEN FONDS.

Lorsqu'une bibliothèque universitaire est scindée en sections qui doivent être transférées dans de nouveaux bâtiments, on procède :
I° Au pointage de l'ancien inventaire et à la répartition de l'ancien fonds en sections « Lettres », « Droit » et « Sciences » suivant les cas (la mention du transfert sera, bien entendu, portée sur l'ancien inventaire) 3.
2° A l'établissement de listes de cotes (ordre discontinu) tenant lieu d'inventaire provisoire pour les fonds transférés dans de nouveaux bâtiments.
3° Au transfert global de chaque section dans les nouveaux bâtiments suivant l'ordre discontinu des anciennes cotes.
4° A l'extraction de ce fonds transféré dans de nouveaux bâtiments des ouvrages qui doivent prendre place avec les usuels et ouvrages de référence des secteurs spécialisés; ces ouvrages seront réinscrits aux nouveaux inventaires et cotés selon la CDU (indices abrégés).
5° A l'extraction de ce fonds transféré dans de nouveaux bâtiments des ouvrages qui sans être traités en usuels devront prendre place dans les secteurs spécialisés et être librement accessibles. Pour ne pas retarder la mise à la disposition du public, les ouvrages seront classés dans l'ordre discontinu des anciennes cotes précédées d'une des lettres des divisions spécialisées, les lettres ayant été préalablement cerclées.
6° A l'extraction de ce fonds transféré dans de nouveaux bâtiments des ouvrages destinés au premier niveau (voir ci-après, p. 407).
7° On laisse dans la partie des magasins réservée à l'ancien fonds (ordre discontinu des anciennes cotes) tous les autres ouvrages. Une liste des cotes est établie et peut tenir lieu d'inventaire.

Autrement dit, dans une section transférée dans de nouveaux bâtiments, on trouve dans un même secteur spécialisé :
- les usuels et ouvrages de référence cotés selon la CDU (indices abrégés), qu'il s'agisse de nouvelles acquisitions ou de publications provenant de l'ancien fonds;
- les acquisitions de la dernière ou des deux dernières années (numéros d'entrée);
- des ouvrages de l'ancien fonds (cote ancienne maintenue provisoirement en attendant le reclassement qui pourra se faire par tranches chronologiques).

En ce qui concerne le catalogue, on partage les anciens fichiers auteurs et matières en trois sections « Lettres », « Droit » et « Sciences », suivant les cas. On porte des lettres cerclées sur les fiches des livres destinés aux secteurs spécialisés (voir ci-dessus § 5). Les fiches des usuels sont refaites et intercalées dans les fichiers des nouvelles acquisitions.

Aux catalogues que nous avons signalés ci-dessus, p. 405, à propos des nouvelles acquisitions, s'ajoutent donc pour prendre place dans chaque section « Généralités », les fichiers de l'ancien fonds renvoyant aussi bien aux ouvrages en magasins qu'aux ouvrages mis en accès libre par ordre de cote ancienne.

Dans chaque secteur spécialisé, il y aura lieu d'avoir une liste ou un fichier topographique (pouvant ne comporter que les cotes) pour les ouvrages mis en accès libre par ordre de cote ancienne. Cette liste ou ce fichier nécessaire au récolement ne sera pas mis à la libre disposition du public.

II. SECTIONS « LETTRES », « DROIT », « SCIENCES » DES BIBLIOTHÈQUES DES UNIVERSITÉS : PREMIER NIVEAU ET SECTIONS « COLLÈGES UNIVERSITAIRES ».

A. NOUVELLES ACQUISITIONS.

Inventaire et magasins.

On utilise deux inventaires :

a) Périodiques.

Les périodiques sont entrés dans un ordre unique sans qu'il soit fait une distinction entre les formats. Le numéro d'entrée du périodique est précédé de la lettre « P » (Périodique).

b) Ouvrages, brochures et collections.

Un seul inventaire.

Les numéros 1 à 4 000 sont réservés aux collections (sans faire de distinction de formats).

Si, pour les ouvrages et les brochures, on juge utile de distingue les formats, on se limitera cependant à deux formats : le format inférieur à 30 cm, le formal égal ou supérieur à 30 cm. Dans ce cas les zoo derniers numéros de chaque tranche de 2 ooo seront réservés aux formats égaux ou supérieurs à 30 cm (voir ci-dessus, p. 403). Les brochures font l'objet de petites tranches numériques selon les besoins.

Dans les magasins les ouvrages, brochures, collections et publications vieillis, retirés de la salle de lecture, sont classés par numéros d'entrée (ordre discontinu).

Salle de lecture.

Les ouvrages sont classés en libre accès selon la cote CDU (indices abrégés). La cote CDU sera reportée sur le registre inventaire en face du numéro d'entrée. On oriente les lecteurs en adoptant une signalisation semblable à celle mentionnée ci-dessus, p. 404.

Les périodiques seront groupés selon la division de forme (05) de la CDU et sous-classés comme ouvrages par matières selon l'indice CDU. Exemple :
(05) 5/6 Archives des sciences
(05) 5I Acta mathematica
(05) 54 Annales de chimie.

Si les dimensions de la salle de lecture ne permettent pas de mettre en libre accès autant d'ouvrages qu'il serait nécessaire, il est recommandé d'utiliser en libre accès, dans toute la mesure du possible, la partie du magasin contiguë à la salle de lecture, les ouvrages étant classés dans cette partie des magasins comme ils le sont dans la salle de lecture.

Lorsqu'un ouvrage sera renvoyé en magasins, la cote CDU sera cancellée et le numéro d'entrée qui figure au verso de la page de titre sera porté sur les fiches en bas et à droite.

Catalogues.

Un catalogue alphabétique d'auteurs, un catalogue alphabétique de matières, un catalogue topographique systématique CDU, ce dernier pour les ouvrages en libre accès, un catalogue des périodiques.

B. ANCIEN FONDS.

Au moment du tri de l'ancien fonds, certains livres non périmés auront été mis de côté pour le premier niveau.

A titre provisoire, ces livres pourront rester classés suivant leur ancienne cote (leurs fiches constituant une série à part de catalogues; on aura cependant intérêt à faire passer dans le nouveau fonds le plus d'ouvrages possible et à les coter décimalement suivant la CDU (indices abrégés) pour les mettre à la libre disposition des lecteurs.

Cas particuliers des sections « Collèges universitaires ».

Les règles ci-dessus applicables au premier niveau des sections « Lettres », « Droit », « Sciences » sont valables pour les sections « Collèges universitaires », qu'il s'agissse des bibliothèques des CSU ou des CLU.

Que des publications plus spécialement réservées aux professeurs soient classées avec celles destinées aux étudiants ne paraît pas présenter d'inconvénients dans ces bibliothèques.

Si un Collège scientifique universitaire ou un Collège littéraire universitaire devenait ultérieurement une Faculté, il serait alors nécessaire de distinguer dans la bibliothèque deux « niveaux ». Il suffirait pour cela d'extraire des collections les publications destinées au deuxième niveau qui prendraient immédiatement place dans les secteurs spécialisés.

Les règles prévues ci-dessus pour le deuxième niveau seraient alors appliquées.

III. - PRÊT A DOMICILE.

Au premier niveau, deux solutions peuvent être envisagées pour le classement des exemplaires destinés au prêt à domicile :
a) constitution d'un fonds spécial des exemplaires destinés au prêt à domicile;
b) le rangement des exemplaires destinés au prêt à domicile à côté des exemplaires destinés à la communication sur place. Dans ce cas, des pastilles de couleurs permettent d'établir une distinction entre exemplaires réservés à la communication sur place et exemplaires réservés au prêt.

Il y aura lieu d'examiner pour chaque section quelle solution devra être choisie.

Au deuxième niveau, c'est la solution b) qui doit être préférée. Pour les ouvrages n'existant qu'en un seul exemplaire dans la section, le prêt à domicile ne devra être consenti qu'exceptionnellement. Le prêt du soir au lendemain matin, celui du samedi au lundi devraient être généralisés.

ANNEXE

INDEXATION, CLASSEMENT ET CATALOGAGE

L'adoption d'une cote systématique et l'établissement de catalogues systématiques développés impliquent une analyse attentive des ouvrages et la consultation des tables de la CDU.

Cette analyse permettra de dégager :
a) le sujet principal;
b) le (ou les) sujets (s) secondaire (s).

Le sujet principal déterminera la cote de l'ouvrage; elle est constituée de l'indice décimal abrégé complété par les trois premières lettres du nom d'auteur.

Des indices développés seront affectés d'autre part, pour l'établissement de la fiche destinée au catalogue systématique, au sujet principal et aux sujets secondaires ou combinés.

La fiche (I) figurera au catalogue topographique-systématique de la salle spécialisée Les fiches (2) et (3) figureront au catalogue systématique développé.

Le numéro d'inventaire qui sert au classement des ouvrages en magasins et au classemens des nouvelles acquisitions est placé en bas et à droite de la fiche. Sur les fiches des ouvraget qui avaient été d'abord classés avec les usuels et qui sont ensuite rangés en magasins, la cote CDU est cancellée au crayon.