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L’enjeu documentaire dans les politiques de site

Un état des lieux contrasté

Laurie Aoustet

À partir du milieu des années 1960, le nombre d’établissements et d’antennes universitaires a considérablement augmenté afin de répondre à l’accroissement des effectifs étudiants. La mise en place d’une politique de rationalisation et de structuration du paysage de l’enseignement supérieur s’est donc avérée nécessaire. Celle-ci se construit depuis une dizaine d’années sous l’impulsion du ministère chargé de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, qui encourage particulièrement les rapprochements et les regroupements entre les établissements acteurs de l’ESR. Ce mouvement de restructuration dépasse d’ailleurs largement le cadre de l’enseignement supérieur, comme en témoigne la récente réforme des territoires qui a notamment entraîné l’évolution de la carte et des compétences des régions et encouragé le regroupement des collectivités.

De 2006 à 2013, le paysage de l’enseignement supérieur et de la recherche français s’est structuré autour de pôles de recherche et d’enseignement supérieur (PRES). La loi du 22 juillet 2013 relative à l’enseignement supérieur et à la recherche a déterminé de nouveaux modes d’organisation : les établissements doivent désormais choisir entre la fusion et le regroupement, ce dernier pouvant prendre la forme d’une association ou d’une communauté d’universités et établissements (COMUE). Ces modalités de structuration visent à assurer la coordination de l’offre de formation et de la stratégie de recherche des établissements d’enseignement supérieur et des organismes de recherche sur un territoire donné. Sur chaque site, un seul établissement d’enseignement supérieur est chargé d’organiser la coordination territoriale sur la base d’un projet partagé : on parle de la définition de « politiques de sites ».

Les réorganisations du paysage de l’ESR ont un impact non négligeable sur la documentation. La place accordée à celle-ci dans les compétences et axes d’action des regroupements est variable : tous les sites n’affichent pas clairement la documentation dans leurs statuts et leurs projets de site. Cependant, des coopérations documentaires se construisent à l’échelle des territoires dans tous les domaines d’activité des bibliothèques.

Politique(s) de sites : définitions

La politique de sites s’entend au sens de la politique nationale visant à faire émerger les grands sites universitaires. La contractualisation avec le ministère s’effectue désormais à l’échelle de ces sites, avec chacun des 25 regroupements constitués d’après les termes de la loi du 22 juillet 2013.

Les politiques de sites font référence à l’ensemble des politiques propres à chaque territoire. Ces politiques mobilisent tous les acteurs d’un site autour d’un « projet stratégique partagé ».

    Les compétences des regroupements

    Actuellement, on dénombre 25 sites dont 20 COMUE (8 en Île-de-France et 12 en région) et 5 associations. Par ailleurs, on compte 7 universités fusionnées  1. Fusion et regroupement ne sont pas incompatibles : certains regroupements comptent ainsi parmi leurs membres un établissement fusionné, comme la COMUE d’Aquitaine à laquelle participe l’université fusionnée de Bordeaux.

    Chaque site doit élaborer ses statuts, qui fixent le fonctionnement du regroupement et déterminent le champ de ses compétences.

    Illustration
    Carte des 25 regroupements

    Que prévoit la loi ?

    La loi ESR, désormais codifiée dans le Code de l’éducation, laisse une grande marge de manœuvre aux regroupements en ce qui concerne les compétences qu’ils souhaitent prendre en charge. Elle ne donne aucun détail quant aux compétences qui doivent être assumées par les associations, et en donne très peu sur celles des COMUE, à l’exception notable des questions numériques qui sont explicitement mentionnées comme partie intégrante de la politique qu’elles doivent mener  2.

    Quelle place pour la documentation ?

    L’intégration des questions documentaires dans les statuts des regroupements dépend donc de la bonne volonté des établissements qui y participent. De fait, sur les 20 COMUE existantes, 12 mentionnent la documentation dans leurs statuts. La place accordée à la documentation dans ces statuts est variable : elle peut aller de la simple mention au service d’objectifs plus vastes (Université Grenoble Alpes, Université Bourgogne Franche-Comté), jusqu’à la définition de compétences propres, coordonnées ou partagées  3 en matière de politique documentaire (Université de Champagne, Université Bretagne Loire), en passant par la détermination de projets précis : l’Université Paris Seine liste ainsi la mise en place d’une carte de lecteur et d’un portail documentaire commun, l’élaboration d’une charte documentaire et d’un plan de développement des collections ou encore la mutualisation des abonnements électroniques. Deux COMUE prévoient en outre d’assumer la gestion de structures spécifiques : le CRFCB  4 Média Normandie pour la COMUE Normandie Université et la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier pour la COMUE Languedoc-Roussillon Universités.

    Parmi les associations, trois prévoient la mise en commun de compétences documentaires entre l’établissement chef de file et un ou plusieurs établissements associés.

    L’inscription de la documentation dans les statuts permet d’afficher la volonté d’un regroupement de travailler sur ce sujet. Cependant, même si la documentation n’est pas explicitement citée, cela ne signifie pas qu’elle sera absente des coopérations territoriales. De plus, la dimension transversale de la documentation lui permet bien souvent de s’inscrire dans divers champs de compétences, notamment celui relatif au numérique.

    La constitution des politiques de site

    Une fois qu’ils sont constitués et ont adopté leurs statuts, les sites doivent fixer les grandes orientations de leur action à moyen terme en définissant un projet commun à l’ensemble des établissements du site. Celui-ci est ensuite intégré dans un contrat de site signé avec le ministère chargé de l’enseignement supérieur et de la recherche. La documentation peut y être intégrée à des degrés divers.

    Que prévoit la loi ?

    En 2007, la loi relative aux libertés et responsabilités des universités (dite loi LRU) prévoit que les contrats pluriannuels d’établissements cadrent les « activités de formation, de recherche et de documentation » (art. L711-1 du Code de l’éducation) des EPCSCP  5. La documentation est donc intégrée parmi les trois principales activités de ces établissements, même si dans la réalité, la formation et la recherche sont largement privilégiées dans le cadre des contrats. La loi ESR de 2013 prévoit désormais la conclusion d’un seul contrat pluriannuel entre le ministère et chaque regroupement d’établissements  6. Ce contrat quinquennal doit contenir un volet commun à l’ensemble des établissements du regroupement, prévoyant des compétences partagées ou transférées, ainsi que des volets spécifiques pour chacun des établissements participant au regroupement. La rédaction de ce contrat se base sur le projet stratégique de site, qui doit être élaboré par l’ensemble des acteurs pour déterminer leur stratégie pour les années à venir  7.

    Le dialogue contractuel

    1989 : instauration de contrats d’établissements négociés entre l’État et les universités

    2007 : la loi du 10 août 2007 relative aux libertés et responsabilités des universités prévoit l’intégration des activités de documentation dans les contrats d’établissements

    2009 : début de la mise en place des contrats d’établissements issus de la loi ESR

    2011 : conclusion des premiers contrats de PRES

    2013 : la loi du 22 juillet 2013 relative à l’enseignement supérieur et à la recherche prévoit la conclusion d’un contrat pluriannuel entre le MESR et chaque regroupement

    2016 : nouvelle version des contrats de site, avec notamment un renforcement du caractère stratégique

      Quelle place pour la documentation dans les stratégies de site ?

      Des indicateurs obligatoires définis par la DGESIP  8 doivent être intégrés aux contrats de site. Les indicateurs s’appliquant aux COMUE ne comportent pas pour l’heure d’item relatif à la documentation, mais quelques-unes d’entre elles inscrivent des projets documentaires au titre de l’indicateur de « Pilotage du développement numérique », comme c’est le cas pour la COMUE d’Aquitaine (développement de l’accès aux ressources documentaires numériques) ou la COMUE Université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées (projet SGBm notamment). Pour les volets spécifiques d’établissements, seules les universités doivent obligatoirement inclure dans leur volet spécifique un indicateur documentaire qui peut être, au choix, soit la « Variation des horaires documentaires du SCD ou SICD » soit l’« Accès aux services et ressources documentaires de l’ESR ». Cependant, les regroupements et les établissements peuvent choisir d’ajouter des indicateurs supplémentaires sur les thèmes qu’ils souhaitent et qui peuvent concerner la documentation.

      L’intégration la plus aboutie de la question documentaire dans les politiques de site se traduit par la définition d’un schéma directeur de la documentation. Cette démarche résulte de la prise en compte de la dimension stratégique de la documentation et de la nécessité de formaliser et organiser une coopération de site pluriannuelle en la matière. Cependant, rares sont les sites qui prévoient la définition d’un tel schéma : la documentation n’est donc pas encore perçue dans toute sa dimension stratégique et fédératrice par les regroupements. On peut toutefois citer le site alsacien, qui a été précurseur sur ce sujet en élaborant, dès 2013, un schéma documentaire dans le cadre de son contrat de site 2013-2017. La COMUE Université de Lyon prévoit elle aussi la mise en place d’un schéma documentaire dans son contrat de site 2016-2020.

      L’intérêt d’un regroupement pour la documentation se traduit également par la nomination d’un ou d’une vice-président(e) explicitement chargé(e) des questions documentaires. Cette démarche offre à la documentation une visibilité accrue au niveau du regroupement et permet un portage politique des projets documentaires. La COMUE Université de Lyon a ainsi nommé une vice-présidente en charge de la politique de documentation, éditions et vie étudiante, et mis en place une commission documentaire. L’équipe de direction de la COMUE Normandie Université comprend elle aussi une vice-présidente chargée de la documentation et de l’édition. Une solution un peu différente a été choisie par la COMUE heSam, qui a nommé deux vice-présidents « numérique, libre accès et documentation », liant ainsi la documentation aux enjeux numériques.

      Il est intéressant de constater que l’absence de mention de la documentation dans les statuts de certains regroupements ne signifie pas obligatoirement son absence dans les stratégies de site. Ainsi, la COMUE Université de Lyon, dont les statuts ne traitent pas de la documentation, lui réserve pourtant une place dans son contrat de site pour la période 2016-2020, en prévoyant l’élaboration d’un schéma directeur documentaire ou encore la mise en place d’une carte unique UdL pour l’accès au réseau documentaire.

      Quel rôle pour les collectivités territoriales ?

      La loi de 2013 prévoit également que les contrats de site associent « la ou les régions et les autres collectivités territoriales accueillant des sites universitaires ou des établissements de recherche, les organismes de recherche et le centre régional des œuvres universitaires et scolaires » et prennent en compte les orientations prises par ces collectivités en matière d’ESR  9. Chaque région doit notamment définir un Schéma régional de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation (SRESRI). En ce qui concerne la documentation, les régions mettent très majoritairement l’accent sur l’accès aux ressources numériques dans leurs stratégies ESRI. Quelques-unes intègrent d’autres types d’initiatives, comme le soutien à la rénovation et à la construction de bibliothèques pour la région Provence-Alpes-Côte d’Azur.

      Par ailleurs, dans le cadre des Contrats de plan État-région (CPER), l’État et les collectivités de chaque région définissent une stratégie commune et s’engagent financièrement en faveur de projets pour le développement du territoire. Ces contrats affichent un volet « Enseignement supérieur, recherche et innovation », qui comprend parfois des projets relatifs à la construction ou à la réhabilitation d’équipements documentaires : de nombreux projets ont ainsi été financés dans le cadre des CPER 2007-2013, d’autres sont prévus par les CPER 2015-2020, à l’instar de la construction du learning centre de l’université Lille 3.

      Les politiques de site sont donc amenées à se construire en associant l’ensemble des acteurs d’un territoire, ce qui offre des possibilités supplémentaires de coopérations et de développements en matière documentaire.

      Principaux projets de site
      relatifs à la documentation et aux bibliothèques

      Chaque site développe ses propres projets, en accord avec les axes définis avec le ministère dans le cadre de la contractualisation. Ces projets peuvent être portés directement par une COMUE ou bien associer certains membres du regroupement en fonction de leurs affinités et de leur intérêt à travailler sur un sujet particulier. En effet, tous les projets n’intéressent pas nécessairement l’ensemble de la communauté. En matière de documentation, les initiatives développées au niveau des sites portent sur tous les aspects de l’activité documentaire, de l’acquisition et de la valorisation de ressources documentaires aux services aux publics en passant par les systèmes d’information. Voici quelques-uns des projets documentaires les plus fréquemment menés au sein des regroupements.

      La carte documentaire

      La réalisation ou la mise à jour d’une carte documentaire de site permet d’identifier les ressources présentes sur le territoire et constitue bien souvent un préalable nécessaire à la mise en place d’actions documentaires coordonnées entre les membres d’un regroupement, notamment en ce qui concerne les politiques communes d’acquisition de ressources. L’actualisation de la carte documentaire de site a ainsi été inscrite comme priorité dans le schéma directeur de la documentation du site alsacien. Cette démarche est notamment utile pour repérer des secteurs d’acquisition redondants entre les établissements membres du même regroupement.

      Les cartes multiservices

      Un nombre croissant de COMUE mettent en place des cartes multiservices qui permettent d’emprunter des livres, mais aussi de déjeuner dans les restaurants du CROUS, de payer des photocopies et des impressions, ou encore d’accéder à certains bâtiments dont l’accès nécessite une authentification. La COMUE Normandie Université a ainsi mis en place la Léocarte, et la COMUE Université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées a institué la carte MUT. L’instauration de ces dispositifs permet d’inclure des services documentaires parmi les indispensables de la vie étudiante.

      Les portails documentaires

      Certains regroupements cherchent également à rendre plus visibles les ressources documentaires offertes par leurs établissements membres, et proposent un portail documentaire fonctionnant comme un point d’accès unique à l’ensemble des ressources du territoire. Il peut s’agir de portails de type catalogue fédéré, signalant les collections des bibliothèques et ayant vocation à centraliser l’accès aux ressources électroniques, comme celui mis en place par la COMUE Université Paris-Est. On trouve également des plateformes plus générales, à l’instar du portail PSL Explore de la COMUE Université de recherche Paris Sciences et Lettres. Conçu comme un site de diffusion des savoirs, ce dernier propose non seulement un accès unique à l’ensemble des collections du territoire mais également des contenus propres comme des expositions virtuelles ou encore des MOOC.

      Les plateformes d’archives ouvertes

      De plus en plus d’établissements développent des archives ouvertes institutionnelles afin de valoriser la production scientifique de leurs membres. Pour ce faire, deux possibilités s’offrent à eux : ouvrir un portail au nom du regroupement dans la plateforme nationale HAL et/ou développer une archive ouverte au niveau local, par leurs propres moyens.

      L’archive ouverte HAL, portée par le ministère, est destinée au dépôt de la production scientifique. Le choix de déposer sur HAL permet aux établissements de s’inscrire dans une politique nationale de valorisation des productions scientifiques et de garantir une visibilité accrue de leurs publications au-delà du niveau local. Les COMUE Normandie Université et Université Grenoble Alpes ont ainsi opté pour cette solution. Les établissements ou regroupements déposants peuvent librement personnaliser leur portail HAL, en fonction de leur charte graphique. Cette solution présente notamment un avantage financier : les moyens nécessaires à la mise en place d’un portail dans HAL sont en effet bien moins importants que ceux mobilisés pour la mise en place d’une infrastructure indépendante.

      La seconde solution est défendue par des établissements ou regroupements qui tiennent à disposer de leur propre archive ouverte, parce qu’ils souhaitent par exemple y publier pour partie des documents uniquement accessibles à leur communauté. Elle peut également être privilégiée par les sites qui souhaitent déposer en libre accès des types de documents plus variés que ceux acceptés sur HAL 10. C’est notamment le cas de la COMUE Université Bourgogne Franche-Comté, qui a créé son archive ARTUR-BFC (Archive des travaux universitaires et de la recherche – Bourgogne Franche-Comté) sur laquelle peuvent être déposées des thèses, des rapports de stage d’IUT, des mémoires de master et des publications scientifiques.

      Ces deux options ne sont pas exclusives l’une de l’autre et ne servent pas exactement les mêmes objectifs. La création d’un portail dans l’archive ouverte HAL peut très bien s’articuler avec la mise en place d’une archive de site ou d’établissement, en fonction des besoins locaux.

      Les horaires d’ouverture

      La réflexion sur l’accueil des étudiants en bibliothèque est parfois menée à l’échelle du regroupement. Le ministère encourage les sites à s’emparer de ce sujet, notamment à travers le plan « Bibliothèques ouvertes + ». Lancé en 2016, ce dernier apporte un soutien financier aux établissements mettant en place des extensions d’horaires, et incite les regroupements à coordonner et porter des projets d’extensions à l’échelle de leur territoire. Dans le cadre du Plan, un poste de coordinateur a en outre été attribué à chaque regroupement lauréat afin d’assurer la mise en place de son projet et de renforcer les coopérations documentaires au niveau du site. À titre d’exemple, la COMUE Université de Lyon prévoit des ouvertures de bibliothèques le dimanche et pendant les congés de Noël sur le principe d’un roulement entre plusieurs bibliothèques tout au long de l’année, afin de répartir les efforts entre plusieurs établissements tout en assurant un accueil aux étudiants sur de larges plages horaires.

      La coordination de l’accueil des étudiants au niveau d’un site passe également par l’information qui leur est transmise sur les horaires d’ouverture de leurs bibliothèques, la disponibilité des places et les autres bibliothèques à proximité susceptibles de les accueillir. De plus en plus d’établissements proposent ainsi à leurs étudiants une application mobile leur transmettant ces informations en temps réel. Ils peuvent recourir pour cela à une solution commerciale, comme la solution Affluences, ou bien faire le choix de développer un outil propre adapté à leurs besoins, comme l’a fait l’Université Clermont Auvergne avec l’application MyUCA.

      Les modalités de la coordination sont cependant fonction de la volonté des établissements, de leurs moyens financiers et humains ainsi que de la configuration du regroupement concerné : lorsqu’une COMUE s’étend sur un vaste territoire, la coordination se fait plutôt au niveau de chaque ville universitaire, car la circulation des étudiants ne peut s’effectuer à l’échelle d’un territoire régional ou interrégional, comme dans le cas de la COMUE Université Bretagne Loire.

      Les ressources électroniques

      La mutualisation des ressources électroniques est un projet mis en avant par un certain nombre de regroupements, qui l’insèrent parfois dans le cadre de leur schéma directeur numérique, à l’instar de la COMUE Normandie Université. Cette démarche favorise l’égalité d’accès des étudiants, enseignants-chercheurs et chercheurs aux ressources électroniques à un niveau de site.

      Ces mutualisations peuvent se faire au bénéfice de l’ensemble des établissements membres d’un regroupement, mais cela n’est pas toujours pertinent. En effet, beaucoup de ressources numériques sont très spécialisées, et seul un petit nombre d’entre elles est susceptible d’intéresser l’ensemble de la communauté. Dans d’autres cas, la mutualisation des ressources se fait entre quelques établissements intéressés selon des logiques disciplinaires.

      La négociation mutualisée des ressources auprès des éditeurs ne débouche pas toujours sur des économies financières. Cependant, le portage financier de la mutualisation par la COMUE peut offrir des avantages, notamment en termes d’économie de temps et de moyens humains pour les établissements membres. La pertinence des mutualisations s’évalue donc au cas par cas en fonction des regroupements et des avantages recherchés.

      Les réinformatisations

      La réinformatisation des services documentaires peut également constituer un projet fédérateur au sein d’un regroupement, d’autant plus que l’uniformisation des systèmes informatiques facilite le développement de projets ultérieurs entre les établissements. La mise en place de ce type de projet permet également d’offrir aux usagers un meilleur niveau de service, en simplifiant leur accès aux ressources documentaires du site. Certains sites ont fait le choix d’être pilotes dans le cadre du projet national SGBm (Système de gestion de bibliothèque mutualisé), porté par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES). C’est le cas de la COMUE Université fédérale Toulouse Midi-Pyrénées, qui a clairement inscrit ce projet dans les objectifs de son contrat de site pour la période 2014-2018 et dans son schéma directeur du numérique. L’existence d’un SICD rattaché à la COMUE et chargé de développer des coopérations au sein du réseau documentaire, constitue ici un avantage certain pour le site. Le SICD assure en l’occurrence la gestion de cette réinformatisation, à travers son département Informatique documentaire. Un groupe de travail associant les représentants des bibliothèques du réseau a été mis en place pour développer le projet.

      D’autres sites mettent en place un système d’information documentaire commun, sans pour autant s’inscrire dans le cadre du projet SGBm : c’est notamment le cas du regroupement alsacien.

      Conclusion

      La place de la documentation dans les politiques des sites est très variable d’un territoire à l’autre. Ce constat s’explique en partie par le fait qu’aucune obligation n’est imposée aux regroupements en ce domaine par l’État, qui encourage cependant à travers certains programmes (notamment le plan « Bibliothèques ouvertes + ») à développer une réflexion de site sur les services des bibliothèques. La mise en place de coopérations documentaires au niveau d’un regroupement dépend de différents facteurs : l’existence de collaborations documentaires anciennes entre les établissements, la présence d’un service interuniversitaire de coopération documentaire, le portage de la documentation à un niveau politique ou encore la capacité des bibliothèques à rendre visibles la documentation et son aspect fédérateur. Les contraintes géographiques jouent également un rôle dans le choix des coopérations développées.

      Par ailleurs, le développement de projets au niveau des sites peut tirer profit des coopérations et des mutualisations menées au niveau national afin d’améliorer l’accès à la documentation et les services rendus aux usagers. La Bibliothèque scientifique numérique (BSN) est ainsi le lieu de coordination des acteurs de l’ESR dans tous les domaines de l’information scientifique et technique, dans le but d’élaborer des recommandations communes, d’harmoniser les pratiques et de développer des outils à destination de tous les établissements de l’ESR. Le dispositif CollEx-Persée a pour objectif d’optimiser la visibilité et l’accès aux ressources documentaires de niveau recherche et de développer des services nationaux à destination des enseignants-chercheurs et des chercheurs. Par ailleurs, l’initiative Istex, qui vise à acquérir massivement des collections rétrospectives de littérature scientifique dans l’ensemble des champs disciplinaires pour les rendre accessibles à la communauté scientifique, peut utilement compléter les mutualisations de ressources menées à un niveau territorial. La documentation doit donc trouver sa place au sein d’une politique territoriale incluant l’ensemble des acteurs locaux, en articulation avec les développements opérés au niveau national.

      1.  (retour)↑  Deux fusions supplémentaires sont prévues au 1er janvier 2018 : celle des universités Lille-1, Lille-2 et Lille-3 et celle des universités Paris-Sorbonne et Pierre-et-Marie-Curie.
      2.  (retour)↑  Art. L. 718-9 du Code de l’éducation.
      3.  (retour)↑  Les compétences propres sont des compétences gérées directement par la COMUE. Les compétences partagées impliquent une prise de décision et un pilotage au niveau de la COMUE, et une mise en œuvre par un ou plusieurs membres. Les compétences coordonnées sont des compétences menées au sein de chaque établissement, en accord avec la politique de site définie.
      4.  (retour)↑  Centre régional de formation aux carrières des bibliothèques.
      5.  (retour)↑  Établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel. Les EPCSCP sont des établissements nationaux d’enseignement supérieur et de recherche (universités, écoles et instituts extérieurs aux universités, écoles normales supérieures, écoles françaises à l’étranger, grands établissements, communautés d’universités et d’établissements).
      6.  (retour)↑  Les sites sont répartis en différentes vagues contractuelles (A, B, C, D et E). Chaque année, les regroupements d’une même vague négocient leur contrat de site avec le ministère. En 2017, ce sont ainsi les établissements appartenant à la vague B qui sont concernés par le renouvellement de leur contrat.
      7.  (retour)↑  Le dialogue contractuel mené entre le ministère et chaque site s’inscrit dans les grandes orientations définies par l’État et inscrites dans la stratégie nationale de l’enseignement supérieur (StraNES) et la stratégie nationale de la recherche (SNR).
      8.  (retour)↑  Direction générale de l’enseignement supérieur et de l’insertion professionnelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.
      9.  (retour)↑  Art. L. 718-5 du Code de l’éducation.
      10.  (retour)↑  Cette archive est destinée au dépôt des articles scientifiques et des thèses.