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Les bibliothèques finlandaises réseautent pour de meilleurs services

La Bibliothèque nationale comme centre de ressources

Kristiina Hormia-Poutanen

Finlande

Illustration
Bibliothèque nationale de Finlande à Helsinki. Photo : Vestman sur Flickr (licence CC-by 2.0)

Sur une superficie de 338 145 km², la Finlande comprend une population de 5,3 millions d’habitants, soit une densité de population de 15,4 au km², une des plus faible du monde. La Finlande est une république, membre de l’Union européenne depuis 1995, et passée à l’euro en 2002, dont les langues officielles sont le finnois et le suédois. En 2010, le legatum prosperity index classait la Finlande au troisième rang mondial pour la qualité de vie, et le système éducatif finlandais a été évalué comme un des plus performants du monde selon l’enquête PISA 2009.

La Finlande est mondialement connue pour son important réseau de bibliothèques et son impact dans la population en termes de fréquentation, de prêt, et d’utilisation des technologies de l’information : 80 % des Finlandais sont usagers des bibliothèques, ils s’y rendent en moyenne 10 fois par an, et le taux de prêt annuel moyen est de 18 documents par habitant inscrit.

Les bibliothèques finlandaises sont ouvertes à tous les publics. Leur accès et leurs services sont totalement gratuits. La Finlande est le premier pays nordique à avoir promulgué une loi sur les bibliothèques, en 1928, suivie de plusieurs révisions (dernière en date : 1998). Cette loi détermine notamment la responsabilité des autorités locales en matière d’organisation des bibliothèques, la totale gratuité des prêts et des services, la qualification du personnel.

Le réseau des bibliothèques publiques rassemble les bibliothèques municipales, universitaires, polytechniques, les centres de ressources spécialisés et les bibliothèques scolaires. Les bibliothèques régionales ont pour mission de fournir à la population des ressources sur l’ensemble de leur territoire.

Il existe par ailleurs des bibliothèques spécialisées dans les différents secteurs de l’administration, et dans le secteur privé : la Bibliothèque du Parlement, la Bibliothèque des statistiques finlandaises, les bibliothèques des agences gouvernementales, les bibliothèques de musées, les bibliothèques d‘entreprises.

L’ensemble des bibliothèques finlandaises dépendent du ministère de l’Éducation et de la Culture, au sein duquel un groupe de travail (Library Administration Group) assure la coordination des mesures concernant les bibliothèques. Les bibliothèques de lecture publique sont gérées par le département pour la Culture, le Sport et la Jeunesse. La Bibliothèque nationale, la Repository Library, les bibliothèques universitaires et les bibliothèques scientifiques sont gérées par le département pour l’Éducation et la Science.

Un portail unique permet l’accès à toutes les informations concernant le réseau des bibliothèques finlandaises, dont le métacatalogue Franck  1.

La Repository Library est une bibliothèque nationale de dépôt, construite en 1989. Elle a pour fonction principale d’accueillir et de conserver des collections en provenance de bibliothèques, et de mettre ces collections à la disposition d’autres bibliothèques. Elle constitue ainsi un espace de stockage et une plateforme de partage des collections pour toutes les bibliothèques de Finlande, et contribue à résoudre les problèmes de place bien connus des bibliothécaires  2.

La Bibliothèque nationale de Finlande assure le développement, le signalement et la conservation des collections, notamment dans le domaine des publications finlandaises. Elle a également un rôle moteur au sein du réseau des bibliothèques et coordonne la coopération nationale et internationale  3.

La bibliothèque Celia propose des collections et des services spécialisés et adaptés pour les déficients visuels. En 2008, cette bibliothèque comptabilisait près d’un million de prêts pour 14 000 usagers. Elle dessert également des établissements scolaires, des hôpitaux, des maisons de retraite  4.

La formation aux sciences de l’information est assurée par les universités (notamment l’université de Tampere), les écoles polytechniques et les établissements secondaires. L’Association de recherche en information publie son propre journal, Informaatiotutkimus 5.

La Finnish Library Association a été créée en 1910 et compte environ 2 000 membres. Elle rassemble les professionnels des bibliothèques sans distinction et n’a pas de position syndicale  6.

Reine Bürki

  1.  (retour)↑  http://www.libraries.fi/en-GB
  2.  (retour)↑  http://www.varastokirjasto.fi/lang_en
  3.  (retour)↑  http://monihaku.kirjastot.fi/en/frank/search
  4.  (retour)↑  http://www.celia.fi
  5.  (retour)↑  http://ojs.tsv.fi/index.php/inf
  6.  (retour)↑  http://kirjastoseura.kaapeli.fi/etusivu/seura/international/francais

Le réseau des bibliothèques finlandaises : un modèle de coopération

L’organisation du réseau des bibliothèques finlandaises et le degré de coopération en son sein sont exceptionnels sur le plan international. La forte tradition de coopération a grandement influencé le développement des services proposés par les bibliothèques. Les bibliothèques universitaires (BU) ont en particulier une longue tradition de collaboration dans le domaine du catalogage et de l’informatisation. Depuis les années 1970, la norme a été de suivre des standards et d’adopter une approche commune. Un réseau unifié nommé Lingea a été créé au début des années 1990, constitué de toutes les bibliothèques universitaires et d’un certain nombre d’autres bibliothèques de recherche qui partageaient toutes le même SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque).

Dans le domaine de la lecture publique, les bibliothèques centrales régionales ont coordonné et soutenu leurs plus petites consœurs dans leur périmètre géographique. La bibliothèque municipale d’Helsinki joue le rôle de tête de réseau des bibliothèques publiques au niveau national. Ces dernières ont renforcé leur coopération en formant des réseaux de soutien entre bibliothèques qui partagent souvent un même SIGB et achètent livres et journaux conjointement.

À la fin des années 1990 et au début des années 2000, toutes les catégories de bibliothèques organisèrent ces coopérations en conseils et consortiums. Les BU furent les premières à coordonner leurs activités et formèrent le Conseil des bibliothèques universitaires en 1996. La coopération pour les autres secteurs (polytechniques, instituts de recherche et bibliothèques publiques) est plus récente. En conséquence, le réseau des bibliothèques est bien organisé et chaque secteur dispose d’une structure formalisée, avec un bureau, un président et un secrétaire. Les bureaux de secteurs, en particulier leurs représentants, ont des réunions communes régulières, afin de discuter des affaires qui intéressent tous les secteurs.

En plus de ces conseils de secteur, il existe deux consortiums de bibliothèques en Finlande, tous les deux coordonnés par la Bibliothèque nationale. Le consortium Linnea2  1 a été formé afin de gérer les questions de SIGB dans les bibliothèques universitaires et pour les principales bibliothèques spécialisées. L’acquisition de ressources électroniques est quant à elle gérée par le consortium FinELib  2. Les bibliothèques universitaires, polytechniques, d’instituts de recherche et publiques sont membres de ce dernier. Linnea2 et FinELib furent tous les deux institués afin de maximiser les bénéfices de services centralisés et de développer les ressources d’information des infrastructures pour les bibliothèques numériques. En 2011, un nouveau consortium constitué d’archives, de bibliothèques et de musées verra le jour, qui aura pour but d’améliorer l’accès au contenu et aux services des archives, bibliothèques et musées.

En 2006, la Bibliothèque nationale de Finlande  3 est devenue un centre de ressources pour les bibliothèques universitaires, polytechniques, publiques et spécialisées. Ce nouveau rôle fut formalisé par la loi sur les universités, qui met l’accent sur l’importance des responsabilités nationales de la bibliothèque. La tâche principale de ce centre de ressources consiste en l’amélioration de l’accès du public à l’information. Le ministère de l’Éducation fournit la majorité du financement afin de couvrir les coûts de personnel et dans une certaine mesure des logiciels et des licences. Le total de ces versements est d’environ 5,5 millions d’euros par an.

Le développement du concept de bibliothèque numérique est dans une phase ascendante en Finlande. Toutes les catégories de bibliothèques sont impliquées dans la planification des services du futur.

Le centre informatique de recherche, la Bibliothèque nationale et les autres bibliothèques travaillent en partenariat

Le ministère de l’Éducation administre le CSC 4, le service informatique du centre pour la science finlandais. Le CSC est une organisation à but non lucratif qui fournit des services et des ressources informatiques pour le monde universitaire. Il propose notamment la sélection la plus importante de logiciels et de bases de données scientifiques disponible en Finlande, l’environnement informatique le plus puissant du pays et un réseau de recherche très développé, Funet.

Pour le monde universitaire, le CSC et la Bibliothèque nationale sont deux centres de ressources particulièrement importants. Ces deux organisations ont une longue tradition de coopération, en particulier en ce qui concerne la maintenance du matériel informatique des bibliothèques. En conséquence, les serveurs abritant les logiciels des bibliothèques ont été centralisés de manière significative, mais le résultat le plus important repose sur une division du travail bien établie entre le CSC, la Bibliothèque nationale et les autres bibliothèques.

Le développement de l’infrastructure de recherche

En 2008, le ministère de l’Éducation a coordonné un projet visant à identifier les infrastructures de recherche existant au niveau national et à préparer une carte des nouveaux besoins. Ces ressources sont constituées de bâtiments, d’équipements, de matériels et de services permettant la recherche et le développement en matière d’innovation, en soutenant la recherche et en maintenant et développant la capacité de recherche. Un travail semblable a été mené à l’échelle européenne : en 2006, ESFRI  5, le forum européen stratégique pour les infrastructures de recherche, a publié son plan, appelé « carte routière », sur les besoins de construction et de mise à jour des infrastructures de recherche au niveau européen.

Le groupe pilote du projet finlandais a répertorié 24 projets sur 184 comme étant des infrastructures de niveau national en Finlande. L’une de celles-ci est la Bibliothèque nationale électronique (FinELib), qui est un projet commun des bibliothèques finlandaises et de la Bibliothèque nationale.

FinELib – vers de nouveaux horizons

La Bibliothèque nationale électronique finlandaise (FinELib) a atteint ces dernières années une position significative comme acquéreur de ressources électroniques scientifiques en Finlande. Le consortium FinELib achète des bouquets de revues et de livres électroniques internationaux et domestiques, des ouvrages de référence et des bases de données afin d’accompagner la recherche, l’enseignement et l’apprentissage, mais aussi afin de promouvoir leur disponibilité et leur usage à travers une interface de recherche nationale. Le rôle de FinELib en termes d’acquisitions est crucial : pour les universités, 80 % des ressources électroniques sont acquises par le consortium, alors que pour les universités polytechniques le total est de 60 %.

L’unité de service FinELib gérée par la Bibliothèque nationale négocie de façon centralisée les contrats de licence au nom des organisations membres du consortium : les universités, les universités polytechniques, les bibliothèques publiques finlandaises, ainsi que les 39 instituts de recherche et bibliothèques spécialisées. La structure administrative et la direction du consortium ont mis en place un processus de prise de décision transparent qui a donné à chaque catégorie de bibliothèque la même possibilité d’influencer le développement des services fournis par le consortium.

Ces dernières années, les changements structurels au sein de l’enseignement supérieur et de la recherche finlandais ont diminué le nombre d’organismes de l’enseignement supérieur et d’instituts de recherche, et ont conduit à une croissance de la taille de ces derniers. À cause de l’environnement mouvant des organismes membres et du secteur de l’édition, la stratégie de FinElib a été revue en 2011. Désormais, les objectifs stratégiques de FinElib seront : répondre aux besoins des différents types de consommateurs ; jouer un rôle actif dans le développement des services de la société de l’information. Ces missions sont fondées sur une expertise de pointe.

Grâce à ces changements structurels, les bibliothèques ont la possibilité de réorganiser leurs opérations et d’allouer au consortium une part de leurs ressources sur les activités à contenu électronique. FinELib restera une infrastructure importante d’acquisition pour les bibliothèques, mais se concentrera plus sur l’accompagnement des acquisitions des membres et sur la création de nouveaux partenariats afin de développer les meilleurs services pour les organisations. Une expertise accrue dans les bibliothèques sur les contenus électroniques rend possible l’utilisation de leurs compétences au profit du consortium dans son ensemble. L’importance des ressources électroniques a augmenté au sein de toutes les institutions membres, y compris les bibliothèques publiques, ce qui a conduit à un besoin de repenser des services adaptés au cas par cas.

Même si des livres électroniques étrangers ont déjà été utilisés dans l’enseignement supérieur depuis quelques années, l’édition électronique en Finlande ne fait qu’émerger et sa présence en bibliothèque est insignifiante. L’un des buts du consortium est donc l’encouragement à la publication de contenus électroniques dans le pays.

La mise en place de cette nouvelle stratégie conduit à réorienter les missions actuelles vers de nouveaux services. À l’avenir, les services du consortium FinELib se diversifieront, les services des différents secteurs membres s’ajusteront à leurs besoins, et l’expertise des membres du consortium sera largement partagée, tandis que les publications finlandaises disponibles sous forme électronique seront plus largement accessibles aux usagers des bibliothèques.

L’interface publique de la Bibliothèque numérique nationale finlandaise

Le projet de la Bibliothèque numérique nationale finlandaise améliore l’accessibilité et l’utilisation en ligne des ressources numériques du patrimoine culturel détenu par les bibliothèques, musées et archives de Finlande, en combinant les services et les collections de ces organisations dans une interface d’utilisation polyvalente appelée l’« interface publique  6 ». Au total, 35 organismes sont impliqués dans le projet.

La Bibliothèque numérique nationale et la Bibliothèque numérique européenne Europeana  7 collaborent étroitement à ce projet. Cette collaboration permet de rendre les documents importants des bibliothèques, musées et archives finlandaises disponibles à travers Europeana, et à ceux d’Europeana d’être aussi présents via l’interface publique finlandaise.

La planification, l’approvisionnement et la mise en œuvre de l’interface publique ont été réalisés entre 2009 et 2011. Le service est en cours de test, et devrait fonctionner pour la fin de 2011  8. Il est conçu pour les besoins des usagers et constitue une interface d’usage détaillée et polyvalente, répondant aux attentes concernant la navigation rapide et efficace à travers l’information.

L’architecture est fondée sur l’idée de la séparation entre l’interface d’usage et le système de traitement principal. Le principe d’organisation est de continuer à cataloguer des données et des objets numériques dans le système de traitement pendant que les métadonnées sont moissonnées et indexées dans l’interface publique pour une recherche d’information facile et rapide.

La compréhension des besoins des usagers a joué un rôle majeur durant le processus de décision. Puisque les portails actuels sont déficients en termes de convivialité, le but de l’interface publique est d’améliorer l’accessibilité des ressources numériques à travers une facilité d’utilisation accrue.

Solutions partagées pour la conservation numérique de longue durée

L’idée d’une coopération extensive entre le monde des archives, des bibliothèques et des musées concernant la conservation de longue durée remonte à 2007, lorsque le ministère de l’Éducation et de la Culture mit en place un groupe de travail ayant pour tâche de définir des principes nationaux pour la conservation de longue durée.

Le groupe de travail arriva à la conclusion que des mécanismes et des services de conservation partagés étaient faisables et désirables. La collaboration concernant la conservation numérique fut ensuite intégrée dans l’initiative pour la Bibliothèque numérique nationale. Certaines parties de la conservation numérique de la Bibliothèque numérique nationale sont encore à l’état de projet, mais le processus de planification a déjà produit des résultats importants. En particulier, les plus petites institutions ont plus confiance en la conservation numérique puisqu’elles peuvent compter sur des principes largement acceptés, des normes reconnues, et le soutien d’une équipe en augmentation de spécialistes de la conservation. L’un des résultats les plus positifs est une compréhension plus profonde des similitudes et des différences entre les archives, les bibliothèques et les musées, notamment grâce aux efforts communs dans la création de l’architecture d’entreprise de la Bibliothèque numérique nationale  9. Chaque secteur a pu apprendre des bonnes pratiques des autres.

La conservation de longue durée des documents numériques est en train de devenir rapidement un enjeu capital pour la société dans son ensemble. De plus en plus d’informations vitales n’existent plus que sous forme numérique. La conservation sûre est aussi un enjeu financier considérable, même si son échec serait une alternative beaucoup plus coûteuse. Une analyse en termes de coût-avantage montre que d’énormes économies peuvent être dégagées au niveau national grâce à une coopération intensive – près de 100 millions d’euros sur douze ans  10.

Tirer profit au maximum des métadonnées – le Catalogue collectif national finlandais

Le but du Catalogue collectif national finlandais est de rendre les cœurs de métier de la bibliothèque, le catalogage et la description, plus efficaces. Il contribue à la nouvelle architecture d’entreprise des bibliothèques finlandaises en tant que système central de traitement et comme réserve nationale de données bibliographiques. Les données bibliographiques des bibliothèques sont stockées à un seul endroit, ce qui représente une solution d’économie. Ces données pourront être consultées via différents systèmes, comme l’interface publique de la Bibliothèque numérique nationale et divers services de web locaux. Lorsqu’il sera terminé, le Catalogue collectif sera disponible pour tous, avec un accès libre aux métadonnées.

Le Catalogue collectif contribue à divers changements à venir dans les règles et les pratiques de catalogage et de description : ISBD, FRBR, RDA, thesaurus et ontologies, folksonomies et ODI (Overseas Development Institute). Il offre la possibilité de développer des services web totalement nouveaux avec de nouveaux partenaires, en utilisant des technologies du web 2.0 et en tirant au mieux parti des métadonnées.

Dans un avenir proche, le fichier d’autorités du Catalogue collectif liera les entrées d’autorité au fichier d’autorité international virtuel (VIAF) 11 qui est construit grâce au travail des agences bibliographiques nationales.

Le projet du catalogue collectif avait été lancé en 2008 avec les bibliothèques universitaires et certaines bibliothèques spécialisées finlandaises. En 2011, elles furent rejointes par les bibliothèques publiques finlandaises et, en 2012, suivront les bibliothèques d’universités polytechniques. Le Catalogue collectif national est maintenu et développé par la Bibliothèque nationale de Finlande en coopération avec les organisations participantes. L’organisation en charge de la maintenance de l’environnement technique est le CSC évoqué plus haut.

Le catalogue collectif constituera une réserve de métadonnées où toutes les métadonnées pertinentes pour les besoins de description seront conservées. Des outils tels que les fichiers d’autorité et la bibliographie nationale ont été intégrés au catalogue collectif. Le niveau de catalogage direct en Finlande est très faible, moins de 20 % dans les bibliothèques universitaires, grâce notamment au développement de tout cet environnement de catalogage.

Conclusions

Le concept de services partagés fut l’une des pierres angulaires du développement des services des bibliothèques en Finlande durant la dernière décennie. Nous partageons de la mémoire sur des serveurs, nous partageons des logiciels et des métadonnées ainsi que du personnel au centre de ressources de la Bibliothèque nationale. La Finlande a utilisé l’« informatique dans les nuages » pour alléger ces processus et économiser de l’argent bien avant que le concept d’« informatique dans les nuages » ne soit largement répandu.

Des infrastructures efficaces forment le socle des activités au sein du réseau de bibliothèques, ainsi des licences nationales et des services informatiques. L’architecture informatique, on l’a vu, est fondée sur l’idée de séparer l’interface pour les usagers des systèmes centraux de traitement. Le principe opérationnel est de garder le catalogage des données et les documents numériques dans les systèmes centraux de traitement, alors que les métadonnées sont moissonnées et indexées dans l’interface publique pour une recherche d’information aisée et rapide.

Toutes les catégories de bibliothèques ont organisé leur coopération en conseils ou en consortiums. Ces structures sont importantes pour ces bibliothèques, mais aussi pour la Bibliothèque nationale. D’ailleurs, les bibliothèques sont représentées dans le conseil d’administration de la Bibliothèque nationale et dans les divers groupes de pilotage des services. À ce jour, les archives et les musées n’ont pas encore organisé leurs activités, mais des discussions préliminaires ont été engagées.

Que cela soit dans le développement ou dans les tâches au jour le jour le facteur essentiel de réussite est la coopération. Les services sont conçus en fonction des besoins exprimés par les clients, et les services communs sont contrôlés par des comités de pilotage où les clients sont fortement représentés. •

* Ont aussi contribué à cet article : Nina Hyvönen, Annu Jauhiainen, Esa-Pekka Keskitalo, Paula Mikkonen, Ari Rouvari et Arja Tuuliniemi, de la Bibliothèque nationale de Finlande.

* Traduit de l’anglais par Benjamin Caraco

Ancien élève de l’École normale supérieure de Cachan, Benjamin Caraco est titulaire d’un master en histoire de l’université d’Oxford et doctorant en histoire contemporaine à l’université Paris 1.

Août 2011