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Du document à l'information

L'évolution des services documentaires de la Documentation française

Lydia Mérigot

La Documentation française est bien connue du monde des bibliothèques et des centres de documentation, plus largement des milieux de l'information. Elle est connue comme éditeur, éditeur de ses propres revues comme de celles des administrations, plus particulièrement éditeur des rapports officiels demandés par le Gouvernement.

Elle est également connue comme pôle documentaire important, mais la diversité et la multiplicité de ses ressources ne sont pas également perçues, d'autant que la Documentation française s'est vu confier depuis deux ans de nouvelles missions en matière d'information administrative du public. Cette Direction d'administration centrale qui relève du Secrétariat général du Gouvernement a de fait une position originale dans le paysage de l'information.

Pionnière dans ce qu'il est convenu d'appeler la production d'information électronique, tant par l'introduction de l'édition électronique que par la constitution et la mise en ligne de banques de données documentaires (LOGOS, ICONOS), elle continue de « défricher » les nouvelles technologies de l'information, mais avec des objectifs précis :
- améliorer la diffusion de ses services,
- élargir leur utilisation à de nouveaux publics, en guidant la recherche, en facilitant les accès,
- exploiter de manière plus forte et plus riche les ressources documentaires, et avoir ainsi une réelle politique de valorisation.

Producteur de services télématiques

Très tôt, la Documentation française a compris les possibilités qu'offrait le vidéotex pour toucher un public plus large.

DOCTEL

DOCTEL, créé en 1986, accessible sur le 3615 et le 3616 (serveur QUESTEL), est un produit composite qui comporte plusieurs rubriques, et qui est transactionnel par la possibilité offerte de commander en ligne la production éditoriale : outre un signalement de l'activité éditoriale de la Documentation française, et un guide des services ouverts au public, on y trouve des informations à jour sur les acteurs de la vie politique et sociale française (composition du gouvernement et des cabinets ministériels, organigramme des partis politiques, des syndicats et du patronat, Présidence de la République). Un résumé de l'activité des pouvoirs publics est quotidiennement rédigé et mis en ligne. L'ensemble est conçu comme un complément pratique à la banque de données LOGOS.

Cette volonté de transformer le document en information, et d'atteindre un public plus large est au coeur des préoccupations actuelles de la Documentation française. Celle-là, en effet, a vu au fil des ans ses services et ses produits plus orientés vers une clientèle étudiante et enseignante au détriment du tout public, le citoyen, inscrit dans son décret constitutif. La nouvelle mission d'information administrative du public confiée à la Documentation française par le Premier Ministre dans sa circulaire en date du 25 octobre 1989 renforce considérablement cette préoccupation.

ADMITEL

C'est dans cette perspective que se place la création du service télématique ADMTTEL, version vidéotex du Répertoire de l'Administration française. Cet ouvrage, guide pratique au format de poche, valeur sûre de la Documentation française dont la 48e édition a été publiée en 1990, présente chaque année les structures de l'administration centrale et des établissements publics, les noms des responsables, ainsi que des informations succinctes sur les structures régionales et départementales. Qualifié de « permanent » jusqu'en 1988, il l'était par la régularité de sa publication et le sérieux de sa collecte d'informations. Comme tout annuaire, ce répertoire devient rapidement inexact, car l'administration n'est pas figée : structures remodelées, disparition ou fusion de services, mobilité assez grande des responsables rendent en un an le produit papier obsolète à 60 %. Un chiffre illustre encore ce fait: depuis octobre 1989, 13 000 modifications ont été apportées au produit télématique.

La décision d'en réaliser une version vidéotex s'imposait dans le but de tenir régulièrement à jour les informations, de mieux les exploiter, et d'en faciliter l'accès à l'utilisateur. Il a été choisi de ne pas travailler parallèlement à l'existant, mais d'utiliser les données rassemblées déjà pour le répertoire papier.

Un seul fichier a donc été constitué par la société Jouve, par récupération des données, dans un format de saisie comportant toutes les zones d'information nécessaires à la fabrication du produit télématique et du répertoire imprimé. Ce fichier est structuré selon une table administrative hiérarchisée pouvant aller jusqu'à 9 niveaux ; elle gère le classement des services selon l'organigramme des administrations ainsi que la typographie de leurs intitulés dans l'édition imprimée. Elle permet ainsi de prendre en compte toute modification de structure par une modification de la codification. Les mises à jour sont saisies par le service grâce à l'installation de micro-ordinateurs et du logiciel PSILOG, et téléchargées sur le serveur Jouve.

L'utilisateur peut ainsi trouver rapidement le nom du responsable d'un service, les coordonnées d'un organisme à partir de son intitulé ou de ses principales activités. Le domaine de chaque unité administrative a été indexé en effet, rendant possible ce type de recherche, et permettant de le combiner avec d'autres critères. ADMITEL a été ouvert au public en décembre 1989 sur le kiosque 3616.

Vos droits

Le renouveau du service public clairement affirmé dans la circulaire du Premier Ministre en date du 23 février 1989 s'appuie sur une politique d'information du public, « la production des guides télématiques étant un outil essentiel d'une modernisation de cette information ».

C'est dans ce contexte que la nouvelle mission dévolue à la Documentation française au sein des services du Premier Ministre prend tout son sens : l'information administrative du public en matière de droits et démarches confiée précédemment au SID 1.

- Chaque ministère a la responsabilité, par voie écrite ou télématique, de définir, pour reprendre les termes mêmes de la circulaire du 31 janvier 1990, une politique d'information administrative du public dans l'ensemble de ses services ;

- la Documentation française est chargée de produire une banque de données contenant les informations les plus courantes et les plus fréquemment demandées ;

- la CCDA 2 doit veiller « à ce qu'un système nouveau et coordonné de production et de diffusion de l'information soit mis en place ».

C'est un véritable système d'information qui est ainsi préconisé avec une architecture à deux niveaux : le premier niveau donnant les informations les plus couramment demandées par l'utilisateur est géré et produit par la Documentation française ; le deuxième niveau est produit par les administrations dans le champ de leurs compétences.

L'utilisateur, entrant par un point d'accès unique dans ce réseau de bases de données, après avoir interrogé le premier niveau pourra être réorienté - s'il le souhaite - vers des informations plus spécifiques de 2e niveau par la technique du reroutage mise en place par France Telecom. La première phase de la réalisation de cet ambitieux projet est engagée, avec la mise en oeuvre d'une maquette de faisabilité préfigurant les principales fonctions demandées au système, et qui sera réalisée avec un ou deux départements ministériels.

En attendant sa réalisation, il a été demandé à la Documentation française de diffuser le Guide télématique des droits et démarches, ex-TELSID sur le 3615 du kiosque TELETEL.

Une simple mise à jour des informations n'était pas suffisante pour un produit diffusé jusque-là par bande magnétique aux collectivités locales. Un des aspects fondamentaux de l'interrogation d'un système vidéotex étant la façon dont on arrive aux informations, il a été nécessaire de restructurer l'architecture des fichiers : un accès guidé a été créé à partir d'un sommaire général de 21 thèmes correspondant aux grands sujets de la vie courante (travail, famille, logement, papiers) et ouvrant sur des listes de mots ou des menus intermédiaires. Cette banque de données, baptisée Vos droits est consultable sur le 3615 du kiosque TELETEL depuis avril 1990.

Le souci de mieux diffuser un ensemble d'informations déjà collectées et de favoriser l'accès à un public non rompu aux techniques documentaires se retrouve dans la conception d'un service télématique sur la photographie. Ce service comprendra plusieurs parties :
- l'Actualité regroupant les adresses utiles pour la photographie, les annonces de congrès, d'exposition, de publications, données déjà rassemblées par Interphotothèque 3, mais qui désormais le seront de manière plus systématique.
- la banque de données ICONOS qui recense l'ensemble des collections photographiques en France, publiques ou privées,
- une troisième partie présente les travaux et la biographie de 3 000 photographes internationaux, à partir de l'encyclopédie AUER, en collaboration avec Paris Audiovisuel. Ce produit sera opérationnel dans le courant de l'année 1991, et vise un public varié s'intéressant à la photographie.

Producteur de CD-ROM

Valoriser un stock de données en choisissant un support adapté est une priorité de la Documentation française. Les 300 000 documents ou références, contenus dans la banque de données LOGOS sur l'actualité politique, économique et sociale en France constituent un ensemble unique sur l'activité des pouvoirs publics et les phénomènes sociaux. Essentiellement connu des professionnels de la documentation, il fallait en donner l'accès à un public plus large.

La Documentation française a répondu à l'appel à propositions lancé par la Délégation à l'information scientifique et technique (DIST) du ministère de la Recherche et de la Technologie (MRT) destiné à amorcer une série de CD-ROM français, et son projet a été parmi les 30 retenus sur les 150 parvenus au ministère de la Recherche.

Il est important de souligner que le CD-ROM Politique et société, la France des années 80 n'est pas une duplication de LOGOS sur un autre support : l'idée qui a présidé à sa conception étant de fabriquer un produit qui se détache du documentaire pour aller vers l'éditorial, en restructurant les données et en se servant de l'hypertexte.

Cette entreprise novatrice a mobilisé les énergies de la BIPA 4 et a nécessité en amont un travail lourd et souvent délicat mais riche d'enseignement tant sur le fonds de la banque de données que par la réflexion suscitée. Il a porté sur l'extraction des données, longue et complexe, la création de liens, la mise à jour du thésaurus.

Ce compact disque est organisé en grands ensembles appelés volumes : 8 volumes recouvrent des thèmes ou des types de documents et s'intitulent : Déclarations présidentielles, déclarations gouvernementales, Presse, Publications administratives, Action gouvernementale, Partis politiques, Syndicats, Patronat, Chronologie politique et sociale. Le 9e ensemble regroupe tous les documents. L'utilisateur entre ainsi aisément dans chaque volume par des accès appropriés, et y circule grâce à des listes, listes thématiques particulières... Une chronologie réalisée par la Documentation française sous-tend tout cet ensemble, la recherche par date est considérablement simplifiée, et devient presque ludique grâce à un calendrier préformaté ; il suffit à l'utilisateur de pointer les périodes sur lesquelles il souhaite effectuer ses recherches. En outre, des listes pour les partis et les syndicats ont été constituées qui donnent, outre les structures et les noms des principaux responsables, les fédérations ou organismes associés.

Politique et société, la France des années 80, édité par la société ACT Informatique, premier CD-ROM de la Documentation française a été présenté officiellement au Salon du livre le 26 mars 1990 et le 7 juin 1990 à Matignon. D'un usage facilité, il est destiné au tout public à la recherche d'une information fiable et vivante qu'il peut feuilleter à son gré, sans considération de coût.

Enfin, un grand chantier est ouvert avec la mise en oeuvre de l'informatisation de la bibliothèque. Est-il besoin de préciser que c'est une opération lourde, coûteuse, qui nécessite beaucoup de méthode et de rigueur ?

Elle est importante en effet parce que la bibliothèque joue un rôle considérable dans cet organisme éditorial qu'est la Documentation française. Ouverte à tous les publics, elle est également un centre de ressources pour les services eux-mêmes, et ses fonctions se trouvent imbriquées dans l'activité des revues, aussi bien pour l'entrée des documents que pour la circulation des périodiques qui alimentent les rédactions.

Il a été décidé de mettre en place un système intégré avec un progiciel de gestion des collections, sans développement spécifique. Cette entreprise de rationalisation et de modernisation de traitements documentaires complexes doit contribuer à la mise en valeur et à la participation à des réseaux nationaux d'un fonds de bibliothèque important par la richesse de ses collections de publications officielles françaises, étrangères, internationales (CEE, ONU, OCDE, Banque mondiale), de ses séries statistiques, de ses documents sur l'Afrique et les pays de l'Est, comprenant les sources mêmes de ces pays.

Là encore, les nouvelles technologies sont exploitées au mieux pour la diffusion et la promotion des ressources de la Documentation française, et la meilleure adéquation entre l'objectif particulier d'un projet et la solution technique retenue est recherchée avec ténacité.

Il reste encore à mieux utiliser la formidable richesse que constitue pour la Documentation française le rapprochement entre la fonction Edition et la fonction Documentation et qui lui donne une place tout à fait originale dans le paysage de l'information.

Septembre 1990

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Formulaire d'interrogation. ADMITEL

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Liste des réponses. ADMITEL

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Sommaire général

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Exemple de recherche (1/2)

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Exemple de recherche (2/2)

  1.  (retour)↑  La Documentation française, 29 quai Voltaire, 75340 Paris, Cedex 07, tél. ( 1 ) 40 15 70 00 et 8 avenue de l'Opéra, 75001 Paris, tél. (1) 42 96 14 22.
  2.  (retour)↑  La Documentation française, 29 quai Voltaire, 75340 Paris, Cedex 07, tél. ( 1 ) 40 15 70 00 et 8 avenue de l'Opéra, 75001 Paris, tél. (1) 42 96 14 22.
  3.  (retour)↑  SID : Service d'information et de diffusion du Premier Ministre.
  4.  (retour)↑  CCDA : Commission de coordination de la documentation administrative. cf. Bull. Bibl. France, 1989, n° 5, p. 444-447.
  5.  (retour)↑  Interphotothèque : Centre d'étude et d'information sur la photographie, 8 avenue de l'Opéra 75001 Paris.
  6.  (retour)↑  BIPA : Banque d'information politique d'actualité, 8 avenue de l'Opéra 75001 Paris.