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Schéma directeur de l'information bibliographique de la culture

Étape n° 1

Dur, dur, le marché de l'information bibliographique ! Le Schéma directeur de l'information bibliographique du ministère de la Culture s'est donné un programme en deux étapes, dans le but de clarifier, d'analyser et de proposer différents scénarios définissant les rôles des différents partenaires et précisant la nature des équipements informatiques nécessaires. La première étape, dont nous publions de très larges extraits *, porte sur les deux premiers points et fait le bilan de l'existant dans le secteur des bibliothèques publiques. Sont présentés les questions de normalisation, les politiques et produits des principaux acteurs de la diffusion, les demandes des bibliothèques.

Avertissement au lecteur

Champ de l'étude

La présente étude de l'existant a été centrée sur les bibliothèques relevant du ministère de la Culture, champ de l'étude défini au départ. Suivant le thème concerné, les bibliothèques universitaires ont été soit abordées succinctement, soit seulement mentionnées. En ce qui concerne les BU, aucune analyse critique de l'existant n'a été faite à ce jour tant du point de vue du fonctionnement et des besoins de l'ensemble des BU que du point de vue de la politique menée par la DBMIST.

Publication du bilan de l'existant

La présente publication ne comporte que les résultats de l'étude menée par le CESIA  1 et le groupe de projet 2, à l'exclusion des annexes, ainsi que de la synthèse des enquêtes menées par le Cabinet Van Dijk. Les annexes et le rapport Van Dijk sont disponibles et peuvent être demandés à la Direction du livre et de la lecture. Le présent rapport constitue le premier document concrétisant les travaux menés lors de la première étape du Schéma directeur de l'information bibliographique.

Initialisation de l'étude

Dans le cahier des charges de cette opération Schéma directeur, le contexte et les objectifs de cette étude étaient exprimés comme suit :

Contexte

Le ministère de la Culture et de la Communication doit, dans les prochains mois, être confronté à des choix décisifs dans le domaine de l'information bibliographique :
- évolution du projet Libra compte tenu des difficultés qu'il rencontre ;
- redéfinition des missions et moyens de la Bibliothèque nationale.

Le contexte de ces décisions se caractérise, d'une part, par une plus grande indépendance des acteurs en raison de la décentralisation, d'autre part, par une mondialisation du marché de l'information bibliographique. Il convient donc pour le Ministère de se doter rapidement d'un outil permettant une vision plus claire de l'avenir et des choix informatiques plus cohérents.

C'est pourquoi, le Ministre de la Culture et de la Communication a décidé, et annoncé le 3 février 1988 la préparation d'un Schéma directeur de l'information bibliographique.

Objectifs visés

Les objectifs de ce schéma sont :
- de proposer les mesures nécessaires pour conforter puis développer la place de notre pays dans les différents secteurs du marché de l'information bibliographique, eu égard aux enjeux culturels qu'ils représentent ;
- d'expliciter les rôles respectifs que peuvent jouer, en fonction de leurs points forts, les institutions de lecture publique relevant du Ministère, aux différentes étapes de la production et de la diffusion de l'information bibliographique. Une profonde synergie avec les actions du secteur professionnel de l'édition et des autres administrations intéressées devra être assurée ;
- d'évaluer la qualité du service rendu aux lecteurs qu'il apparaît raisonnable de viser dans les prochaines années, compte tenu des opportunités offertes par les technologies de l'information ;
- de préciser la nature des équipements informatiques qui pourront équiper les institutions de lecture publique et de déterminer le mode d'intervention de l'Administration centrale le plus approprié (réalisation de produits spécifiques, incitation, normalisation, etc.).

Ces conclusions devront être appuyées :
- d'une part, sur une vision précise des marchés mondiaux de l'information bibliographique et sur les méthodes des principaux acteurs qui y opèrent aujourd'hui ;
- d'autre part, sur une étude approfondie des besoins effectifs des divers types de bibliothèques.

Leur préparation devra prendre en compte le double souci de développer la coopération européenne et les liens entre pays francophones. Elles seront accompagnées d'une évaluation financière des divers scénarios étudiés.

Lors de sa première réunion, le 10 mai 1988, le comité de pilotage a confirmé et/ou précisé ces objectifs, tout en insistant sur l'importance et l'opportunité de cette réflexion notamment en matière de :
- rôles et missions des différents acteurs / partenaires institutionnels et privés liés à la production, l'utilisation et à la diffusion de l'information bibliographique ;
- types d'actions à mener, de décisions à prendre et ce, pour certains à des échéances brèves, en matière budgétaire, compte tenu des enjeux et des coûts relatifs au matériel informatique, aux logiciels et aux réseaux existants ou non.

Ces éléments parmi d'autres ont été jugés d'autant plus importants que la Bibliothèque nationale et la Bibliothèque publique d'information étaient sur le point d'entamer leur schéma directeur et que, globalement, l'attente du monde bibliothécaire était jugée très grande.

Il a été par ailleurs précisé :
- que cette étude ne devait pas se limiter à l'échange bibliographique de l'écrit ;
- que l'ensemble des partenaires / acteurs étaient concernés (publics ou privés) ;
- que tous les niveaux, local, régional ou interrégional étaient à considérer et ce, dans un contexte lié à la décentralisation ;
- qu'enfin, l'ensemble de cette problématique devait être replacée dans un contexte européen et international tant du point de vue économique que culturel (francophonie par exemple).

Lors de cette même réunion, le comité de pilotage a approuvé les modalités de déroulement de cette étude et tout particulièrement le principe et la composition du groupe de travail.

Etape 1 : bilan et analyse

- Analyse détaillée des fonctions concourant à l'information bibliographique dans son contexte interprofessionnel : éclairage comparatif étranger, et étude des structures de coûts propres à chaque fonction (coûts fixes, coûts variables, paramètres) ;

- rôle des institutions et des professions du livre dans la création et la diffusion de l'information bibliographique ;

- recensement de l'information disponible dans chaque catégorie de bibliothèques 3; ces travaux conduiront à l'établissement d'un document de synthèse s'inspirant de la grille d'analyse suivante : statut de la bibliothèque, dimension (nombre de notices, d'exemplaires), logiciel de gestion local, format de normalisation, sources exogènes, catalogages autonomes.

- étude du besoin en information pour la gestion locale 3 (diagnostic de l'écart disponible / besoin et analyse de la valeur);

- étude présentant les spécificités propres aux supports autres que le livre 3 (périodiques, phonogrammes, logiciels, vidéogrammes, cartes, photos, estampes, etc.)

Etape 2 : enjeux et orientations

L'objectif est d'identifier les enjeux culturels, techniques et économiques dans le cadre de plusieurs scénarios de normalisation et d'organisation.

Normalisation

- Scénarios tendanciels, caractérisés par la poursuite de standards multiples pour les notices, les listes d'autorités et les règles de catalogage ;

- scénario national volontariste, caractérisé par le choix d'un standard recommandé à tous les acteurs de la filière et d'une référence Bibliothèque nationale;

- scénario international, caractérisé par un choix dicté par le marché international des notices en langue française.

Circuits de diffusion de l'information bibliographique

Etude de plusieurs scénarios d'organisation des fonctions suivantes : édition, dépôt légal, catalogage, diffusion des données, exploitation sur site local.

En particulier, il conviendra d'insister sur la pertinence d'un échelon régional et sur le positionnement des systèmes de gestion locale par rapport aux sources bibliographiques.

Etape 3 : description d'un scénario

Un scénario, choisi par le comité de pilotage, et caractérisé notamment par une forme d'organisation des fonctions et une politique de normalisation, doit être décrit précisément au cours de cette étape.

En particulier, cette étape donnera lieu à l'établissement :
- d'une trajectoire entre l'existant et la cible décrite ;
- de coûts directs et indirects de la mise en oeuvre, aux plans économique, politique et culturel.

[... La première partie du Schéma directeur présente les bibliothèques, qui concourent à la naissance et à la circulation de l'information bibliographique. Linformatique leur a apporté une aide importante, mais la variété des systèmes rend les échanges difficiles. Diverse aussi est la demande du lecteur, dont les attentes ne sont pas toujours prises en compte.

Touchées par la décentralisation, les bibliothèques de lecture publique réagissent différemment. Dans l'optique d'une coopération régionale, deux exemples: celui de la Région Rhône-Alpes et celui de la Région Midi-Pyrénées... ]

L'offre et la demande

[... L'information bibliographique est un produit soumis à l'offre et à la demande. C'est sous cet angle que sont examinés, dans cette partie, les producteurs d'information bibliographique...]

La normalisation

Qualité des notices et contrôle nécessaires posent le problème de la normalisation relative à l'information bibliographique. Cette normalisation concerne les normes de catalogage, les formats mais aussi l'indexation matière et les fichiers d'autorité en général.

L'examen de l'ensemble de la problématique de la normalisation peut justifier à lui seul des développements importants. Les problèmes liés aux normes ont été abondamment abordés lors des réflexions dans les groupes de travail; pour ce qui est du présent chapitre, on se limite à faire quelques rappels assortis de quelques considérations générales. Les enjeux liés à la normalisation seront pris en compte lors de l'étape 2.

De la nécessité de la normalisation

La production et l'échange documentaire constituent une des clés du développement économique et culturel national et international même si, pour beaucoup de partenaires, il reste encore à en prendre conscience; ils sont fondés sur une coopération qui implique la compatibilité des systèmes. Cette compatibilité ne peut être assurée que par l'existence de normes qui harmonisent les procédures d'échanges des informations. L'établissement de normes est un facteur essentiel de développement, de l'amélioration de la qualité et de la réduction des coûts de la production et de l'échange documentaire. Les normes concernent les différentes opérations de la chaîne documentaire dans une perspective d'utilisation des moyens informatiques et télématiques. La normalisation, dans le domaine de l'information bibliographique, recouvre en particulier deux points :
- les numéros standards internationaux permettant l'identification de livres (ISBN), de périodiques (ISSN), de documents sonores (ISRC en projet), pour simplifier le traitement en ordinateur ;
- les règles de catalogage ;
- la structure des données lisibles en machine : le format ;
- les normes de transmission physique de l'information bibliographique.

Des organismes concernés

Au niveau international

Plusieurs organisations internationales publient des recommandations concernant la documentation : l'IFLA sur le catalogage, la FID sur la documentation, le CIA sur les archives, l'UNESCO sur la culture. C'est à l'ISO que revient la mission de normalisation la plus spécifique et la plus étendue, puisque le Comité technique 46 « Documentation et information » a pour vocation de normaliser les pratiques en usage à la fois dans les bibliothèques, les centres de documentation, les services d'indexation et d'analyse, les archives, les domaines des sciences de l'information et de l'édition. L'informatisation qui accélère les possibilités et les échanges de données au niveau national et international rend de plus en plus urgente la normalisation à toutes les étapes du traitement de l'information pour permettre la compatibilité et l'utilisation de ces données.

Au niveau national

La Commission générale de documentation de l'AFNOR, en liaison notamment avec l'ISO et l'IFLA, élabore les normes françaises dans le cadre de différentes commissions nationales.

Une normalisation difficile

Au niveau international, la normalisation ne va pas de soi, les concepts et les pratiques professionnels variant profondément d'un univers culturel à l'autre, mais au niveau national également :
- par le manque général de prise de conscience ;
- par la diversité des secteurs d'application (enseignement, recherche, industrie, administration, commerce...) ;
- par la multiplicité des points de décision dans le secteur public (DBMIST, DLL, CNRS, BN, INA, DIXIT) ;
- par l'hétérogénéité des professions : éditeurs, bibliothécaires, documentalistes, informaticiens, ainsi que par la variété des techniques utilisées et leur évolution, la documentation se présente comme un domaine où les objectifs des travaux de normalisation constituent une gageure, tout en répondant à une nécessité.

A partir du format MARC US originel, une série d'autres formats ont vu le jour, mais tous peuvent être qualifiés de local, puisque aucun ne permettait l'échange international, d'où le dernier avatar UNIMARC qui est en quelque sorte un « surformat ».

Les fichiers d'autorité

Ils constituent un outil de cohérence et de contrôle. La normalisation des points d'accès favorise la récupération d'informations. Cependant, la constitution et la maintenance des fichiers d'autorité coûte cher (en temps, en ressource; il faut des systèmes qui gèrent effectivement les renvois) et l'offre en la matière est réduite, la BN étant reconnue comme faisant autorité pour ce qui est de ces fichiers.

Dans la plupart des BM, il semble régner une confusion constante entre les fichiers d'autorité et les index, confusion entretenue par les fournisseurs de logiciels.

Les vedettes matière

Pour l'indexation matière, on dispose de deux techniques : les vedettes matière structurées ou l'indexation par mot-clé, par uniterme.

Dans une première phase, on a d'abord utilisé des vedettes précoordonnées. Dans ce cas, on ne peut pas changer la chaîne de caractères. Dans une deuxième phase, avec l'apparition des systèmes informatiques, on a eu recours aux unitermes qui font l'objet d'un assemblage, donc postcoordonnés. Dans une troisième phase, avec RAMEAU, on essaie d'associer les avantages des deux systèmes. On va traiter les vedettes matière comme une association de termes liés par des opérateurs, c'est-à-dire qu'on casse la chaîne en plusieurs unitermes. Ce que l'on normalise, ce sont les termes, chacun étant employé indépendamment et associé.

Sur le plan purement informatique, il faut noter que les logiciels font beaucoup plus facilement du booléen que du hiérarchique, et que donc la solution mot-clé uniterme est plus aisée à mettre en œuvre et coûte moins cher en développements.

Ceci étant rappelé, compte tenu du fait que ce travail est de loin la partie la plus lourde et la plus complexe, les BM sont preneuses de travail déjà fait par ailleurs. Mais alors, quelle technique privilégier ? En fonction de quel public ? Et peut-on avoir deux systèmes coexistants d'indexation matière, l'un pour le fonds d'étude et l'autre pour le fonds adulte ? Autant de questions qu'il faudra aborder d'une manière concrète dans l'élaboration des solutions à partir des réflexions déjà engagées, de l'enquête sur le terrain et de réflexions complémentaires.

La diffusion de l'information bibliographique

Les producteurs de l'information bibliographique sont passés du stade de la production au stade de la vente directe au consommateur, soit parce que la demande existait, soit parce qu'une fois les notices fabriquées, les producteurs considéraient que, tout naturellement, de producteurs ils devaient devenir diffuseurs de leur propre produit.

Les acteurs de la diffusion

On retrouve ainsi comme acteurs à des degrés divers de la diffusion de l'information bibliographique les producteurs institutionnels et accidentels, à savoir : le Cercle de la librairie, la BN, le réseau coopératif, les bibliothèques informatisées, les BU ne se situant pas actuellement en position de diffuseur, mais plutôt de client.

Le Cercle de la librairie

Le Cercle a initialement développé sa base pour les libraires; c'est après coup que les bibliothèques publiques se sont trouvées demandeuses des notices du Cercle, soit en liaison avec leurs acquisitions, soit pour le rétrospectif.

Trois BM, Nîmes, Villeurbanne, Bayonne, ont récupéré des bandes du Cercle et ont renouvelé leur abonnement. Quelques remarques ont été faites concernant le catalogage, problèmes mineurs en réalité.

La diffusion de notices se fait par bandes magnétiques. Toutes les semaines, la bibliothèque reçoit une bande magnétique comportant les 500 notices (environ) de la production de la semaine qui précède la sortie de Livres Hebdo. A la réception des livres de la semaine du lundi suivant, la bibliothèque charge la bande et, au fur et à mesure, récupère les notices qui l'intéressent. La récupération se fait par l'index ISBN (saisi au clavier ou par lecture optique du code barre dans les notices de Livres Hebdo ) et/ou index titre.

TOBIAS, OPSYS et LIBRA ont intégré le format du Cercle et sont capables de récupérer ses bandes.

L'abonnement est calculé sur le nombre de titres français acquis par la bibliothèque, qui ne paye que les notices correspondant à un usage réel. Le prix est de 10 F par notice utilisée. Ce prix avait été établi par rapport à un coût moyen de catalogage par notice évalué pour les bibliothèques publiques à 120 F (congrès ABF Avignon 1985).

Le coût de la consultation d'Electre Biblio est de 120 F de l'heure. Un système Kiosque (3617) est ouvert depuis avril 1988. Des études sont en cours pour le rendre plus convivial.

Un copyright interdit aux bibliothèques de revendre les notices. En fait, vis-à-vis des réseaux régionaux notamment, ce que veut éviter le Cercle c'est qu'on utilise ses notices sans qu'il le sache... Des accords particuliers vis-à-vis des réseaux devraient être prévus.

Les avantages des notices du Cercle sont la rapidité de la production et du système de diffusion organisé (récupération facile). Les inconvénients sont le prix des notices et la non sophistication du catalogage, dénoncée par certains.

Le Cercle, jusqu'à présent, ne s'est pas positionné en diffuseur de notices bibliographiques pour les bibliothèques; mais, face à la demande, il est en train d'élaborer une politique commerciale.

La Bibliothèque nationale

Les notices bibliographiques sont fournies en UNIMARC, format d'échange établi au sein de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires (IFLA). Les notices d'autorité sont fournies en INTERMARC (A), le format UNIMARC n'étant pas encore disponible pour ces notices.

Les types d'accès

Accès en ligne : disponibilité immédiate pour les utilisateurs internes (dont les lecteurs) et l'(es)établissement(s) connecté(s).

A ce jour, la Bibliothèque Sainte-Geneviève alimentée en grande partie par le dépôt légal imprimeur, dispose d'une liaison spécialisée avec la base BN, en consultation.

Accès en différé : la BN propose deux types de services sur bandes magnétiques.

- Fourniture de la production courante aux abonnés, avec la périodicité suivante : tous les 15 jours (délai fixé à ce jour);

- Extraction sur requête : le demandeur constitue des clés de recherche selon les spécifications fournies par la BN. Les requêtes sont confrontées à la base BN et, dans le cas de réponse positive, la notice est fournie.

Les bandes sont conformes aux normes ISO 1001 : Information processing-file structure and labelling of magnetic tapes for information interchange (2nd ed., 1986) et ISO 2709: Documentation-Format for bibliographic information interchange on magnetic tape (1981). Les jeux de caractères sont conformes à la norme ISO 5426.

Les fournisseurs de système de gestion de bibliothèques ont tous reçu le dossier technique relatif à la fourniture de notices. Un jeu d'essai sur bande magnétique a été remis à ceux d'entre eux qui l'ont demandé.

La BN expérimente avec la British library un CD Rom contenant 30 000 notices BN, et envisage l'accès vidéotex à son fichier.

Le prix de vente des notices

Un prix de vente des notices a été adopté par le Conseil d'administration de la Bibliothèque nationale en 1986. Il concerne la cession directe de notices aux bibliothèques.

Notices obtenues par extraction : par clé numérique (ISBN, numéro BGF, numéro BN de la notice) : 1,50 F la notice; par clé alphanumérique (auteur/titre/éditeur/date) : 2,50 F la notice ; pour les notices récentes (année en cours et année précédente) : 3,70 F la notice.

Notices obtenues par abonnement : notice Dépôt légal ou Bibliographie de la France : 2,50 F la notice; notice Dépôt légal et Bibliographie de la France : 3,70 F la notice.

La propriété des notices

Une convention est proposée aux villes. Elle précise que les notices BN ne peuvent être cédées à des tiers. L'établissement acquéreur peut les modifier, mais s'engage à conserver la marque d'origine. D'autres types de cession sont envisageables.

Le réseau coopératif

Le serveur national du Ministère, support de la base nationale, ne s'est pas placé comme vendeur de notices aux bibliothèques. Coopératif, le réseau national a jusqu'à présent fonctionné sur le mode de l'échange : partage du catalogage ou échanges de notices pour les bibliothèques ne travaillant pas en mode catalogage partagé. Cependant, une demande existe, émanant d'établissements d'une certaine importance qui souhaitent reprendre leur fonds, pour récupérer des notices sans entrer dans le « système » coopératif. En effet, le module « reprise » présente un avantage certain par rapport à l'envoi de bandes de requêtes, en dépit du coût des connexions.

Le réseau est rediffuseur de notices créées ailleurs (BPI et BN). Toutefois, la base ne comporte pas de notices BN postérieures à 1984, le Conseil d'administration de la Bibliothèque nationale n'ayant pas encore arrêté de tarif pour la fourniture de notices aux réseaux.

En région, la base Rhône-alpine de l'ACORD diffuse des notices aux bibliothèques dont le système de gestion informatique est interfacé.

A partir du 1er janvier 1989, une tarification sera appliquée aux coopérateurs connectés au serveur national sur les bases suivantes : coût de connexion horaire, y compris les frais Transpac, 105 F; inscription annuelle, 15 000 F; droit d'accès payable une seule fois, 7 000 F.

Les bibliothèques informatisées

Les plus grosses ventes de notices bibliographiques réalisées actuellement sont effectuées par le biais des clubs d'utilisateurs de logiciels de gestion de bibliothèques. L'offre du privé, des fournisseurs de logiciels est en général de proposer à la ville qui s'équipe de récupérer des notices d'une autre bibliothèque travaillant avec le même système informatique. Certaines villes ont vendu plusieurs fois leurs fichiers. Cependant, le résultat ne se révèle pas probant, et les fichiers récupérés ne sont pas toujours utilisés parce que souvent le catalogueur local n'est pas satisfait de la base du voisin; ou bien, on s'aperçoit qu'il n'y a pas de recoupement réel entre les fonds; sans compter que le fait d'utiliser le même logiciel ne supprime pas forcément les problèmes techniques (paramètres différents entre le format CLSI de Caen et d'Aix par exemple).

Les réseaux « sauvages » par échange de bandes continuent cependant à se développer faute d'un marché suffisamment organisé des notices.

Les prix de cession des notices varient de la gratuité totale (cession à titre gratuit aux bibliothèques publiques du fichier de la BPI) à 1 F ou 1,50 F la notice.

Aucun des fournisseurs de logiciels, de fait, ne joue la carte de la coopération. Ils ne s'empressent pas non plus de développer les interfaces nécessaires (UNIMARC) pour récupérer les notices BN, les notices du Cercle ou les notices du réseau coopératif. A leur décharge, la multiplicité des interfaces à écrire et la multiplicité des producteurs avec qui traiter justifieraient d'attendre que la situation se clarifie...

Les bibliothèques universitaires

Le réseau Sibil se retrouve dans la même situation que le réseau coopératif pour la création et la rediffusion de notices, toutes proportions gardées. En fait, les BU sont potentiellement davantage clientes d'information bibliographique (notamment pour les notices d'ouvrages étrangers) que diffuseurs pour les monographies. Par contre, les BU fournissent, par le biais du CCN et de Myriade, de l'information bibliographique en ce qui concerne les périodiques.

Diffuseurs et diffusion : bilan

Jusqu'en 1986, on se trouvait en situation de rareté.

La diffusion papier certes existait sans rencontrer de demande réelle (700 abonnés BGF). La demande est née avec l'informatisation : il fallait pouvoir démarrer avec un stock de notices. Le Cercle s'est positionné par défaut; le réseau coopératif national n'envisageait pas de vendre ses notices. Les seules notices diffusées l'ont été par un réseau régional. La BN n'a été prête qu'en 1987.

A la pénurie, a répondu le troc : les villes qui s'étaient informatisées ont vendu (quelquefois 25 fois) leur fichier de notices. Aujourd'hui, l'information bibliographique commence à exister comme un produit qu'on peut acheter quelque part. Tout se passe comme si les acheteurs (les bibliothèques) devaient systématiquement aller se fournir à l'usine, sur le lieu de fabrication : les producteurs. On fabrique, on vend.

Pas d'étude de marché, pas de profil d'utilisateurs ; pas de coûts différenciés. En fait, si l'on voit bien se dessiner une offre et, de l'autre côté, une demande pour, non pas un produit unique, figé une fois pour toutes mais plusieurs produits, ce qu'on ne voit pas apparaître, c'est l'adéquation entre l'offre et la demande, adéquation qui devrait être le rôle d'un diffuseur intermédiaire.

La demande des bibliothèques

Typologie des demandes

Il n'existe pas une demande mais des demandes ; si, en première analyse, on peut penser à une typologie de bibliothèques à laquelle répondrait une typologie de demandes, on s'aperçoit en fait que la situation est plus complexe. En fait, les bibliothèques ont des demandes à des niveaux divers (fonds d'étude, consommation courante) qui correspondent aux demandes diversifiées de leurs lecteurs (chercheurs, grand public...). Une même bibliothèque peut vouloir une indexation matière de type encyclopédique (RAMEAU) pour son fonds d'étude et quelque chose de simple pour le fonds adulte ou pour la bibliothèque pour enfants, cataloguer le fonds ancien (notice complète) et récupérer au plus vite des notices correspondant à ses acquisitions courantes...

Demande à multiples facettes donc, d'autant que la bibliothèque doit tenir compte de son public et des autorités de tutelle.

La demande des élus

L'élu, par rapport aux bibliothèques publiques veut un système au moindre coût qui lui permettra éventuellement par ailleurs de réduire les coûts en personnel. La demande quant à l'information bibliographique a alors pour objectif de produire sur place le moins possible et que l'information soit traitée rapidement pour suivre au plus près l'actualité, d'autant que souvent on n'a pas les moyens de former les personnels à ces tâches.

L'échelon local décide par rapport aux choix techniques (choix du logiciel dans les BM); on attend de l'informatique une amélioration de l'efficacité. Le bibliothécaire doit alors tenir compte de l'équilibre efficacité/coût. Un service efficace se doit d'être rentable; pour cela, il ne faut pas recataloguer à l'infini. Mais il faut aussi pouvoir évaluer les coûts en catalogage par rapport aux coûts de reprise.

La demande du lecteur

La demande du lecteur en matière d'information bibliographique est mal identifiée. Il est difficile d'en cerner les contours; de plus en plus cependant, elle semble évoluer vers une demande de type recherche documentaire. L'information prend des formes différentes : on évolue vers des bibliothèques centre de référence.

Les demandes mal satisfaites

La demande étrangère

En l'absence d'un catalogue collectif, la demande étrangère ne sait pas toujours à quel interlocuteur s'adresser. L'étranger tient à la notion d'interlocuteur unique. Suivant les principes internationaux, la BN doit remplir ce rôle. Le Centre national de prêt (CNP) de la BN a reçu, en 1987, 16 000 demandes étrangères. Le CNP dispose, depuis 1980, d'un exemplaire du Dépôt légal, sa collection d'ouvrages est donc grande mais orientée surtout sciences humaines pour la période antérieure à 1980; or, la demande concerne souvent les publications scientifiques.

En 1987, 23 000 demandes étrangères ont été adressées aux BU et 35 000 environ au CNRS.

Prêt inter, catalogues collectifs et localisation

Les chiffres

Le CNP de la BN prête 30 000 ouvrages par an. Dans les BM actuellement, on a répertorié 50 000 prêts inter par an ; en y ajoutant un chiffre probable de 25 000 demandes non satisfaites, cela ferait un total de 75 000 prêts inter par an, ce qui, mis en regard de 67 millions de prêts locaux par an, représente un chiffre très faible.

La majorité des opérations de prêt est assurée actuellement par le CNRS (CDST) et les BU. Le CNRS a assuré, en 1987, 387 000 prêts (dont 356 000 sur son propre fonds). La croissance du volume de prêts du CDST (300 000 prêts assurés en 1970) est relativement lente, mais la constitution de l'INIST peut l'accélérer. Les BU ont assuré, en 1987, 403000 prêts (contre 115 000 en 1975, 355 000 en 1985) à la suite d'une politique de développement systématique de cette fonction. Les bibliothèques spécialisées, quant à elles, ont émis au moins 400 000 demandes.

Bilan

Les BU et le CNRS assurent donc la plus grande part du prêt inter. Il faut noter cependant que les taux concernent davantage les périodiques que les ouvrages. Dans les bibliothèques spécialisées, la part des monographies correspond à 10 % du prêt inter. Le pourcentage de prêts inter en BM se révèle très faible.

Pour effectuer le prêt inter, les BU.sont mieux outillées que les BM. En l'absence de localisation, les BM à qui l'on s'adresse le plus volontiers sont les BM possédant le Dépôt légal imprimeur, dans la mesure où l'on sait qu'elles détiennent les documents du DL. Le réseau coopératif n'a pas joué de rôle marquant en terme de facilitation du prêt inter, car certes, il joue un rôle de catalogue collectif, mais les BM sont peu nombreuses dans le réseau.

Intérêt des catalogues collectifs

Aujourd'hui, la localisation des collections de périodiques, indispensable à l'efficacité du prêt inter, est résolue par le CCN.

Le succès du CCN

Le CCN a bénéficié des conditions favorables suivantes :

Un existant :
- il a fusionné des fichiers existants : celui de l'IPPEC, inventaire national des périodiques étrangers et des fichiers collectifs régionaux (AGAPE et CPI) ;
- il s'est greffé en la modifiant (création des centres régionaux) sur une structure existante et des habitudes de travail (recensement départemental des périodiques étrangers mis en place dès 1952) ;
- il utilise la base ISDS (normalisation) et notamment les notices créées par le centre français (CNEPS) soit 45 % ;
- il a adopté une solution simple pour la notice.

Une attente :

Il répond à un besoin très net. Une volonté politique affirmée au niveau de la DBMIST.

Pour les monographies, il faudrait pouvoir bénéficier d'un catalogue collectif similaire, conçu selon la même philosophie. Le projet de Pancatalogue de la DBMIST veut répondre à ce besoin.

Le rétrospectif

Le groupe de travail a défini le « courant » comme la production des 18 derniers mois, les fonds anciens allant de Gutenberg à 1810, le rétrospectif englobant tout ce qui est paru avant la production courante. Lorsque les BM parlent de rétrospectif, elles évoquent souvent un fonds à ressaisir en masse, pas forcément un fonds ancien...

Pour les fonds vraiment anciens, en terme de bilan, ce que l'on peut dire c'est que, souvent, ils sont laissés pour compte, parce qu'on ne les a pas, ou peu, informatisés (faute de temps, de personnel qualifié). De plus, la réflexion sur l'informatisation du fonds ancien n'a pas suffisamment abouti. Cependant, c'est pour eux que les plus grandes exigences de qualité réapparaissent : catalogage selon la norme de fonds ancien, réflexion autour des bases régionales, volonté de mettre en avant ces fonds patrimoniaux.

Si les problèmes posés sont peu différents de ceux de la production courante (si ce n'est la masse !), les solutions à mettre en œuvre pourraient être différentes :
- des solutions catalogage partagé en coproduction avec la BN par exemple sont volontiers envisagées dès qu'il s'agit de fonds ancien ;
- le catalogage doit être plus rigoureux et plus complet ;
- il faut tenir compte des particularités des exemplaires (reliure, ex-libris, enluminures sur les incunables) et pouvoir localiser.

Donc, à terme, produire un catalogue collectif national. En fait, on ne connaît pas les taux de recoupement des fonds anciens. Ils peuvent être importants; mais, là, la notion d'exemplaire redevient importante. Des exigences nouvelles apparaissent : analyser l'iconographie, indexer et décrire complètement l'image par exemple... Toute une réflexion nouvelle se greffe autour du livre ancien, reliée au prêt inter et aux besoins en localisation. Pour les fonds locaux, un système « CCN » pourrait être possible, même pour les bibliothèques non informatisées.

Le multimédia

Parmi les autres médias, seuls les documents sonores ont été réellement pris en compte, dans le présent schéma directeur. L'audiovisuel, jusqu'alors, est encore faiblement représenté en BM; sa faible importance numérique relègue à plus tard les problèmes de fond en ce qui le concerne. Pour le disque, toutes les BM s'accordent à dire que les besoins en description (nombre de zones auteurs/interprètes) sont plus importantes que pour les livres. Le discophile est plus exigeant, les notices se révèlent plus complexes. L'exigence de l'emprunteur est plus grande : il veut pouvoir interroger sur tout (l'année d'enregistrement, le nom du percussionniste...), il faut un degré de sophistication plus grand que pour le livre. Les différentes éditions d'un disque ne se recoupent pas, les recoupements d'une discothèque à l'autre sont faibles.

Le besoin est plus grand et l'offre inexistante. Les logiciels de gestion de bibliothèques se révèlent très insuffisants pour traiter le disque : pas suffisamment de zones auteurs pour mettre tous les interprètes et tous les compositeurs d'un disque d'anthologie. Difficile de distinguer les différentes versions des disques « live » de Callas, si l'on ne peut interroger sur tous ses partenaires et les dates et lieux d'enregistrement.

Pour la vidéo et les films, et l'image en général, la description se veut plus « documentaire » : on veut décrire l'image et résumer l'action. Plus question de se contenter de la liste des « auteurs ». D'où la fréquence d'utilisation de logiciels de type documentaire pour les images fixes ou animées (voir l'INA, le CNC, etc.). On se trouve au-delà du bibliographique.

Les obstacles à la récupération de notices

Les bibliothèques dénoncent couramment deux obstacles :

La difficulté de récupérer les notices

La difficulté des extractions de notices à partir de bases existantes est souvent dénoncée et pas seulement par les bibliothèques ne le pratiquant pas. Les problèmes administratifs et juridiques une fois résolus, il reste les problèmes techniques : aux dires mêmes de la BM de Lyon qui a choisi GEAC pour travailler avec la BN, il faut un certain temps (et une certaine compétence) pour confectionner des bandes requêtes en format MARC. Même retard pour la BM de Montreuil qui a multiplié les aller-retours de bandes requêtes avec la BN: problèmes liés à l'UNIMARC, puis au nombre de requêtes possibles par bande... (7 000 au lieu de 15 000).

La récupération en ligne se révèle plus facile... La Bibliothèque Sainte-Geneviève a récupéré des notices à partir de l'ISBN, sans difficulté (la clé auteur/titre semble moins performante). L'abonnement aux bandes hebdomadaires du Cercle de la librairie ne pose pas de difficultés d'ordre technique en matière de récupération.

Les coûts de récupération des notices

La cherté des notices est dénoncée le plus souvent par les BM qui, en fait, n'achètent pas de notices (ni au Cercle, ni à la BN) et qui n'ont pas réfléchi au problème. La confection d'une notice en catalogage manuel revient cher. Avec son informatique, la BM de Lyon évalue le coût moyen d'une notice à 80/100 F; en parallèle, le coût d'une notice récupérée à la BN se monte à 3,70 F par notice plus le travail que constitue la confection de la bande de requête (temps passé et coût de la bande).

Les 10 F par notice récupérée du Cercle de la librairie représentent un prix modeste eu égard au catalogage complet effectué par une BM. Mais, les BM n'ont aucune idée des coûts de production de l'information bibliographique, ou, plus exactement, souvent ces coûts sont parfaitement transparents; le personnel pour cataloguer existe. Budget personnel et budget informatique sont séparés. Le temps passé est une dimension peu mesurée par les bibliothèques. Par contre, quand on récupère une notice, le prix constitue une somme qui apparaît en tant que telle, et qui vient s'ajouter aux autres dépenses.

Et puis, en réalité, les bibliothèques ne sont pas prêtes à payer l'information bibliographique.

Les raisons invoquées sont diverses :
- l'argument de service public

La BN est un service d'Etat qui fonctionne avec des fonctionnaires d'Etat, et certains utilisateurs pensent qu'il est choquant qu'un service public fasse payer ses services.

En ce qui concerne le Cercle de la librairie, certains utilisateurs potentiels estiment que, le système Electre ayant été partiellement subventionné par la DLL, ils devraient bénéficier d'un tarif préférentiel.

- l'effet dumping

Les prix pratiqués entre bibliothèques étant extrêmement faibles quand ils ne sont pas inexistants, ceux en vigueur pour récupérer les notices du catalogage courant (BN, Cercle, OCLC) paraissent en comparaison élevés. D'autant que beaucoup de bibliothèques pensent qu'avec l'informatique, le catalogage, étant plus rapide, leur coûte peu cher.

- l'adéquation du produit à la demande

* L'exigence de qualité en matière de catalogage

Alors que la qualité du catalogage est peu mise en avant quand on récupère les notices du voisin (qui se révèlent souvent décevantes à l'usage !), on est totalement rigoureux quand il s'agit du Cercle de la librairie (dénonciation du manque de qualité de ses notices...). La BN, toutefois, est rarement contestée ! Pour les vedettes matières, peu de bibliothèques sont décidées à récupérer, sans revoir l'indexation matière, des notices indexées avec RAMEAU ou la liste des mots matières Blanc-Montmayeur.

* Les manques dénoncés

Certaines BM se sont déclarés intéressées par une interrogation possible du petit résumé sur les ouvrages contenus dans Electre, amorce d'une évolution de l'information bibliographique vers le documentaire. Est aussi signalée l'absence d'indexation Dewey dans les notices BN.

[... Suit l'exemple de la BM de Dijon. Un tablea u du circuit du livre détermine le temps passé à chaque opération et fixe le temps moyen de l'élaboration d'une notice bibliographique à 1 h 15 mn.]

Le rôle des acteurs institutionnels

Sans reprendre le détail du rôle de chacun des acteurs principaux en matière de production et de diffusion, on peut faire deux constatations évidentes :
- le manque de coordination, sur la dernière décennie, entre les acteurs institutionnels que sont la DLL, la DBMIST et la BN ;
- le manque de continuité dans les politiques annoncées (objectifs pas assez clairs ou pas assez affirmés) et surtout le manque de moyens associés pour les acteurs et les politiques considérés, quoique cette affirmation doive se déclarer de manière différente suivant l'organisme considéré.

La Direction du livre et de la lecture

En matière de taux d'informatisation et d'amélioration des données catalographiques, l'action du ministère de la Culture a été bénéfique. En effet, le taux d'informatisation des BM a été multiplié par 5,8 en 6 ans (juillet 82 - septembre 88). Alors que, seuls les établissements publics nationaux cataloguaient en MARC en 82, six ans après, 30 % des systèmes installés dans les villes de plus de 20 000 habitants permettent un catalogage suivant ce format. C'est aussi grâce au concours de l'Etat qu'existe un système français de gestion intégrée permettant le catalogage en MARC, LIBRA diffusé désormais par SINORG.

En matière de coopération et de circulation des notices pour les BM, les résultats sont bien plus ténus et, le plus souvent, ce sont des initiatives locales plutôt que l'action de l'Etat qui ont conduit à des résultats. On en a l'exemple avec les villes appartenant à un syndicat intercommunal dédié aux actions d'informatisation : c'est dans ce cadre que des appels d'offres communs ont pu être lancés par plusieurs communes (en Seine-St-Denis, Isère). En revanche, jusqu'à présent, aucun appel d'offres commun n'a été lancé par une commune et une université. Pour la circulation des notices, c'est la conjonction de l'indisponibilité des notices de la BN et des dysfonctionnements des articulations régionales du réseau coopératif, qui n'ont pas permis l'essor escompté. Si certains constructeurs ont interfacé leur système, peu de BM ont profité réellement de cette facilité. Seules environ 600 000 notices ont pu être récupérées sur le réseau (1/3 par requêtes en ligne ou en différé, 2/3 par versements au moyen de bandes). On peut donc affirmer que, jusqu'à présent, le dispositif coopératif déployé s'est avéré peu adéquat pour les bibliothèques municipales.

Sans revenir sur l'historique du réseau LIERA, le mérite notable pour la DLL d'avoir promu et mis en place le premier réseau coopératif français est nettement contrebalancé par :
- d'une part, la suite d'impedimenta d'ordre a priori technique (arrêts, conversions, logiciels non prêts, abandon du prêt déporté), mais traduisant un manque de continuité dans la politique et surtout de moyens pour faire en sorte que l'adhésion des coopérants soit totale ;
- d'autre part, par la confusion entre les logiciels LIERA et le réseau coopératif. Les « promesses » non tenues de la DLL quant au développement de logiciel ont rejailli de manière malencontreuse sur le réseau.

La DLL a impulsé la politique de création d'agences de coopération régionales et a mis en place un réseau coopératif national, ce qui était nécessaire dans le contexte considéré, mais a peut-être eu tort de considérer que la solution LIERA était à même de résoudre le problème de l'ensemble des bibliothèques, les BCP d'abord, ensuite les BM. Dans le cadre du réseau, l'approche régionale a été surtout technique (il a fallu mettre des serveurs régionaux pour décongestionner le serveur du Ministère), d'une certaine manière le développement des coopérations régionales a été contrecarré par l'ensemble des « ennuis » rencontrés par LIBRA. Par ailleurs, certaines agences régionales se sont donné d'autres objectifs fondés sur l'exploitation des fonds locaux, à partir de bibliographies régionales et du dépôt légal imprimeur (Bourgogne).

La Bibliothèque nationale

La BN tire sa légitimité de ses missions de base (notamment le dépôt légal) et de son rôle d'interlocuteur pour l'étranger. Elle est reconnue comme faisant autorité en matière bibliographique, la qualité de son travail bibliographique est reconnue par tous et demandée par le plus grand nombre.

Par rapport aux bibliothèques, son rôle n'est évidemment pas à mettre sur le même plan que les deux administrations centrales (DLL et DBMIST). Parmi l'ensemble des services qu'elle peut rendre aux bibliothèques, la fourniture d'informations bibliographiques est primordiale. Depuis la fin 87, elle est à même, grâce à BN OPALE, de fournir des notices bibliographiques sur bandes magnétiques. Mais elle n'a pas su jusqu'à cette date se montrer à la hauteur de ses ambitions. Les relations avec ses « clients » et/ou partenaires ont été une suite de rendez-vous manqués (annonces informatiques toujours reculées).

De plus, les délais de dépôt, de traitement et donc de production ont été et sont toujours jugés rédhibitoires pour un certain nombre de bibliothécaires.

Les administrations centrales

Les deux centrales ont mis en place des outils nouveaux à une époque où on leur supprimait des postes, ce qui s'est traduit par une insuffisance en personnel et en compétence. Il est à rappeler que le Centre national du CCN a fonctionné grâce au transfert de personnels de l'IPPEC et à un redéploiement des personnels des bibliothèques universitaires au bénéfice du Centre national et des Centres régionaux du catalogue collectif.

L'informatisation des bibliothèques voulue, impulsée et soutenue par les deux directions a créé un besoin énorme en matière de formation. Les bibliothèques ont été et sont toujours demandeurs de stages sur l'informatisation des bibliothèques. La DLL et la DBMIST ont essayé de le faire, mais il n'existait pas une volonté politique forte de développer cette formation, au sens où les moyens nécessaires n'ont pas été mis en oeuvre. La DLL a effectivement mené des opérations de formation, mais limitées, et n'a pas pu et/ou su les généraliser et impulser une dynamique de formation.

La question est encore d'actualité de manière générale, mais se pose avec plus d'acuité pour la formation à RAMEAU par exemple.

Synthèse

L'objectif principal de la première étape est de faire le bilan de l'existant, cette analyse de l'existant doit permettre aussi :
- de vérifier les hypothèses de départ,
- d'amender ou pondérer les objectifs de l'étude,
- de proposer des orientations pour la suite de l'étude (élaboration des scénarios).

Dans le cas présent, nous allons donc tout d'abord faire une synthèse de l'existant en matière d'information bibliographique en insistant sur les faiblesses du système, dans un deuxième temps, nous mettrons en évidence les principes et les axes qui doivent guider les travaux suivants, sans empiéter sur le contenu tel qu'il est défini actuellement et la deuxième étape du schéma directeur.

Le Bilan

Tout d'abord, il est important de rappeler le fait que, nonobstant la dérive sémantique du terme bibliographique 4 (qui, dans le langage actuel, inclut tout support : disque, image etc.), c'est la première fois que l'on examine le « phénomène » information bibliographique comme sujet central d'études et non pas comme une des dimensions de telle ou telle fonction de la bibliothèque, ou de telle ou telle solution informatique intégrée ou non.

Même limitée dans ses ambitions, parce qu'axée sur les bibliothèques publiques, non approfondie sur certains aspects (les bibliothèques d'art, les autres supports par exemple), la présente démarche nous semble la bonne, ne serait-ce que parce qu'elle permet de mettre en évidence un certain nombre de contradictions et de lacunes qui n'apparaîtraient pas autrement.

Compte tenu et ce, d'une manière contradictoire, du non-approfondissement de certains aspects, et de l'importance et de la variété des éléments du champ de l'étude, il peut paraître prétentieux ou hasardeux de vouloir, en quelques phrases, résumer à la fois cette complexité de la situation actuelle et la richesse du sujet. Néanmoins, on trouvera ci-après en manière de synthèse, un ensemble de considérations qui ont pour seul objectif de mettre en évidence, même sous la forme de phrases lapidaires les points clés de la situation actuelle.

Des bibliothèques

Une grande variété de bibliothèques (statut, fonds, finalités) et donc de situations, mais des mécanismes et des soucis similaires (qualité de la notice, indexation matière et localisation) pour les bibliothèques universitaires, les bibliothèques spécialisées ou pour les BM quand elles possèdent un fonds d'études important, mécanismes et préoccupations qui ne sont pas les mêmes, en termes de poids relatif de tel ou tel besoin, pour les autres BM que l'on pourrait qualifier de « consommation courante ».

Pour la plus grande part des bibliothèques, la récupération des notices est une source de gain de temps recherché, mais là aussi, des réactions différentes face au triptyque qualité, coût, procédure de récupération. Certaines biblitohèques préfèrent récupérer rapidement une notice moyenne, de qualité moyenne, d'autres estiment nécessaires la notice complète avec le label BN, d'autres enfin (plus rares ?) considèrent que le catalogage, pour être de qualité, doit être fait par la bibliothèque concernée.

Du bibliothécaire

Profession en quête d'une nouvelle identité et d'une revalorisation (certains font de l'informatique un des moyens de cette revalorisation). Pour une rémunération plus que moyenne, le bibliothécaire doit, en plus de son travail spécifique, avoir une approche économique et/ou informatique de sa bibliothèque, tout en ayant des qualités de gestionnaire certaines. Autant de compétences que le bibliothécaire n'a pas pu acquérir dans sa formation de base, tardivement renforcée dans les domaines économiques et informatiques.

De plus, conscient des enjeux liés à cette approche économique et ouvert en général à l'emploi de nouvelles technologies, le bibliothécaire voit que cette formation de base peut lui faire cruellement défaut, d'autant plus que la formation continue ne pallie pas encore de manière suffisante ce manque initial de formation.

De la décentralisation

- Une décentralisation qui n'est effective que depuis deux ans ;
- des BCP qui coopèrent (la majorité) et d'autres pas ;
- des agences de coopération régionales dynamiques (peu), d'autres qui sont considérées comme peu crédibles, et le plus grand nombre qui en est encore à l'étape des projets (ou d'actions bibliographiques limitées) ;
- une émergence d'entités régionales culturelles liées d'une manière non exclusive à la présence de fonds patrimoniaux locaux et spécifiques importants, et à une volonté des élus d'intégrer les bibliothèques, les centres de documentation et autres dans un surensemble.

Mais la coopération peut dépasser la région stricto-sensu pour des raisons économiques et/ou de politique locale ;
- des bibliothèques « dépendant » de plus en plus de la politique menée dans le département, la commune, par la collectivité territoriale ou locale correspondante.

De l'informatique

Des fournisseurs de logiciels qui ont encore trop tendance à considérer les bibliothèques comme un marché captif et sont tentés encore trop souvent de proposer des solutions toutes faites sans prendre en compte de manière satisfaisante la communication en matière d'information bibliographique. Cet échange d'informations bibliographiques nécessite des outils (logiciels) de conversion de format. « C'est faisable, » disent les fournisseurs de logiciels, « C'est trop cher », disent les bibliothécaires. Le format d'échange UNIMARC s'impose et des interfaces adéquats, pour la récupération des notices bibliothèques publiques, sont en cours d'élaboration chez certains fournisseurs de logiciels.

Des coûts informatiques importants (matériel et fonctionnement sur place, ainsi que coûts de communication télématique), mais surtout des coûts de maintenance anormaux dans certains cas (jusqu'à 40 % du prix de l'acquisition). Ceci est lié aux fournisseurs informatiques, et aussi aux demandeurs qui n'ont pas forcément fait une analyse économique fiable qui leur permette de choisir la solution informatique adéquate.

De l'échange et de la circulation de l'information bibliographique

Récupération de notices

Pour la récupération de notices, trois types de besoins auxquels devraient correspondre trois types de réponses différents :
- une notice simplifiée pour l'acquisition : dans ce cas, le délai est la dimension principale ;
- une notice de qualité pour ce qui est du fonctionnement régulier et de la description du fonds ;
- la constitution initiale du fichier informatique du fonds de la bibliothèque.

A l'évidence, cette différenciation n'a pas été la règle dans la recherche des solutions informatiques notamment (parfois, l'on ne pouvait faire autrement), ce qui a eu pour effet, de contraster très fortement la situation actuelle et de rendre la présente réflexion plus complexe.

Le réseau

Des approches différentes suivant les bibliothèques ou les structures concernées (BCP, BM, BU, Régions) :
- la nécessité d'un catalogue collectif (inventaire et prêt) pour les BU, pour les bibliothèques spécialisées, et les autres bibliothèques à fonds anciens ;
- un attachement (en partie pour des raisons économiques) au réseau coopératif national de la plus grande partie des BCP ;
- un réseau coopératif national qui était nécessaire, mais qui n'a pas su résoudre à temps les problèmes techniques rencontrés, et qui n'a pas su parfaitement et à temps « intégrer » la nécessaire connexion avec les bases régionales.

Ce réseau répond toujours à certaines attentes d'un ensemble de bibliothèques, mais nécessite peut-être une redéfinition du « comment ».

Du marché et des coûts

Un marché de notices qui est à peine défini et donc peu ou mal organisé :
- des acteurs publics (la BN, telle agence régionale de coopération par exemple) qui, en matière de fourniture de produits bibliographiques et surtout de prix de vente, évoluent vers des pratiques du secteur privé sans être soumis aux mêmes contraintes (prise en compte des bons paramètres nécessaires à l'évaluation d'un prix de revient). D'autre part, un organisme privé, le Cercle de la librairie, proche des éditeurs par définition qui, outre ses clients naturels (les libraires), vise dans un second temps les bibliothèques ;
- du fait de l'approche généralement non économique du bibliothécaire et des règles de la comptabilité publique, des coûts très difficiles à déterminer pour chacune des fonctions d'une bibliothèque (le temps des agents n'entre pas dans cette estimation). Pour ce qui est du catalogage, trop peu de mesures fiables faites et trop de paramètres variables entrent en ligne de compte, cependant on peut avec l'informatisation estimer un gain de 5 à 30 minutes (voire plus si l'indexation est complexe) pour l'élaboration d'une notice; une bibliothèque estime le coût de fabrication informatique de sa notice à 100 francs (cf. rapport Van Dijk) ;
- des prix très divers qui, pris séparément, obéissent à une logique identifiable, mais confrontés ou comparés ne sont pas cohérents : de 0 à 10 F la notice en passant par 2,50 F, sans qu'aucun de ces prix ne corresponde véritablement à un coût, voire au même « produit » ;
- des aspects juridiques et/ou commerciaux comme le copyright par exemple, non clarifiés ;
- une présence en France de plus en plus organisée et « tentante » de quelques fournisseurs étrangers de notices, mieux structurés et régis par des règles économiques plus claires. Les bibliothèques d'ores et déjà abonnées à OCLC y trouvent plus facilement ou plus rapidement des notices françaises que chez les producteurs français.

De l'administration

Les instances politiques n'ont pas su établir la nécessaire coordination, dans le domaine bibliographique, entre la DLL et la DBMIST. Le ministère de la Culture n'a pas su ou n'a pas pu arbitrer les « conflits » entre la DLL et la BN (considérée par certains comme un « Etat dans l'Etat »).

Les administrations centrales, tout en ayant une prise de conscience certaine de la plupart des enjeux liés à l'informatisation des bibliothèques et à l'information bibliographique, ont très souvent eu une approche technicienne plus que politique, ce qui n'a pu que renforcer une certaine vision « centraliste » (les utilisateurs : bibliothèques et autorités de tutelle, n'ont pas été assez associés).

Conclusion

Lors de la première réunion, le groupe de travail, à propos des objectifs annoncés pour le schéma directeur (cf. supra, p. 293).

- a surtout retenu les deux suivants comme étant importants :

« d'expliciter les rôles respectifs que peuvent jouer, en fonction de leurs points forts, les institutions de lecture publique, relevant du Ministère, aux différentes étapes de la production et de la diffusion de l'information bibliographique. Une profonde synergie avec les acteurs du secteur professionnel de l'édition et des autres administrations intéressées devra être assurée ».

« d'évaluer la qualité du service rendu aux lecteurs qu'il apparaît raisonnable de viser dans les prochaines années, compte tenu des opportunités offertes par les technologies de l'information ».

- sans ignorer l'objectif relatif aux enjeux culturels, à savoir :

« de proposer les mesures nécessaires pour conforter, puis développer, la place de notre pays dans les différents secteurs du marché de l'information bibliographique, eu égard aux enjeux culturels qu'ils représentent ».

- enfin, n'a retenu du quatrième (préciser la nature des équipements informatiques...) que la partie concernant le rôle de l'Administration centrale :

« (...) déterminer le mode d'intervention de l'Administration centrale le plus approprié (incitation, normalisation, etc.) ».

La réflexion entamée au travers de ce schéma directeur est estimée comme indispensable et venant à point, les attentes sont très fortes et pourraient s'exprimer de la manière suivante : un souhait unanime de cohérence, d'harmonisation, de clarification (expliciter les rôles respectifs de chacun), de synergie entre les partenaires concernés au sein du ministère de la Culture et avec la DBMIST, d'examen du problème dans la sérénité, et une volonté d'aboutir à un résultat concret et que « ça marche ».

L'enquête sur le terrain et les différentes entrevues (bibliothèques, BCP, agences régionales de coopération, clubs d'utilisateurs, la FFCB) ont confirmé et accentué l'ensemble de ces souhaits (attente) par rapport au schéma directeur, tout en demandant pour certains que des problèmes parfaitement identifiés et d'ordre technique ou administratif soient résolus au mieux sans attendre la fin de l'étude jugée encore une fois indispensable.

A la fin de ce bilan, même si son objectif était surtout une mise à plat du système, laissant à l'étape n° 2, le soin de proposer des scénarios, en tenant compte notamment des enjeux culturels techniques et/ou économiques, il apparaît opportun d'évoquer certains points, de formuler certaines « orientations » ou principes directeurs pouvant guider la réflexion à conduire pour l'élaboration des scénarios.

Cela s'avère d'autant plus nécessaire qu'au mois de juillet 1988 a été lancée, par le Président de la République, l'idée de la Nouvelle grande bibliothèque et que les conclusions de l'étude, devant en définir les contours, doivent être remises par Patrice Cahart et Michel Melot, fin novembre 1988. Sans préjuger du contenu de ce rapport, il est probable qu'un certain nombre de préoccupations bibliographiques (notamment l'accès des professionnels et des lecteurs à ce type d'information) parties intégrantes du présent schéma directeur, recoupe en plus ou moins grande partie les missions et le type d'activité de la future Nouvelle grande bibliothèque.

Orientations et principes directeurs

Dans l'étape, quels que soient la solution élaborée et le scénario choisi, on devra évidemment tenir compte des dysfonctionnements et lacunes actuels pour y pallier, mais :
- il n'est pas question à priori de casser les dynamiques engagées (même si certaines doivent être amendées) ;
- il faudra tenir compte de l'ensemble des bases bibliographiques existantes et/ou en développement ;
- il sera nécessaire d'établir des passerelles avec les autres projets comme celui concernant l'INIST (CNRS Nancy) par exemple.

Par ailleurs, certains aspects de l'élaboration des scénarios doivent être éclairés par les orientations a priori suivantes :
- la valorisation des notices de la base BN OPALE;
- la séparation des fonctions de production et diffusion ;
- l'énumération des mesures à prendre (attitude vis-à-vis des fournisseurs de logiciels et actions de normalisation par exemple), pour que l'échange des notices soit possible tout en préservant au maximum la liberté de choix de la bibliothèque, de la commune, du département ou de la région ;
- la communication (mise en relation) entre les réseaux régionaux et le réseau national, s'il existe, et quelle que soit sa structure, doit pouvoir fonctionner, des points d'articulation précis doivent être établis ;
- la coopération entre le Ministère et la région devra passer par l'établissement de véritables « contrats », où l'Etat et la région sont à considérer comme partenaires à part entière ;
- l'importance particulière pour un réseau que l'on veut pérenne de la fonction d'administration dudit réseau (aspects techniques et qualitatifs). Cette fonction doit être clairement définie et les moyens qui lui sont nécessaires mis en place, à l'instar du Centre national de coopération des bibliothèques publiques de Massy pour LIBRA ;
- la clarification des rôles entre secteur public et secteur privé, et la mise en oeuvre d'une synergie respectant le statut et les contraintes de chacun en matière de production, diffusion, et normalisation (cela est indispensable par exemple en matière de prix de vente de notices) ;
- la clarification de tous les aspects juridico-commerciaux ;
- le champ de l'étude doit concerner de manière plus concrète les bibliothèques universitaires, ce qui suppose une modification de la composition du comité de pilotage (la DBMIST doit en faire partie) voire du groupe de travail.

Actions immédiates

Le présent schéma directeur, s'il se déroule tel qu'il est actuellement défini, sera terminé pour début 1989. Certaines BCP et/ou agences régionales de coopération sont actuellement en attente de solutions techniques ne dépendant pas d'elles (régions Midi-Pyrénées et Rhône-Alpes).

Il semble nécessaire de réexaminer au plus vite ces situations dans lesquelles le ministère de la Culture est impliqué, pour vérifier dans quelle mesure des solutions techniques et/ou budgétaires, même transitoires, mais rapides, sont à mettre en place pour éviter une dégradation irréversible d'une partie du mouvement de coopération régional.

Dans un tout autre registre, lors de l'établissement du présent bilan, il s'est avéré que peu de chiffres ou de mesures pertinents existaient, ce manque peut être gênant pour juger de la justesse de telle ou telle partie de solution ou de tel ou tel morceau de scénario à proposer.

C'est le cas notamment pour la récupération des notices. Il serait indispensable de disposer pour l'étape 2 d'un test sérieux sur la qualité et la fraîcheur des notices trouvées chez les différents fournisseurs potentiels (producteurs, diffuseurs et/ou réseaux) qu'ils soient français ou étrangers.

Préalables à l'étape 2

Afin que la réflexion et les travaux inhérents à l'étape n° 2 soient les plus efficaces possible il est nécessaire, si le contenu du présent rapport, est globalement approuvé, que le comité de pilotage 5:
- confirme (ou infirme) les objectifs du schéma directeur (compte tenu notamment du projet de la Nouvelle grande bibliothèque) ;
- précise si nécessaire le contenu de cette étape n° 2 ;
- se prononce sur les actions à court terme; - donne son avis sur les orientations a priori, notamment celle concernant les BU et la DBMIST.

Les rédacteurs du présent document et les membres du groupe de travail considèrent que, si globalement le contenu du schéma directeur ne change pas, l'intégration des BU est une nécessité.

Si la décision est contraire, il faudra revoir de manière précise le champ de l'étude et les attentes du schéma directeur.

Novembre 1988

Sigles

ABF : Association des bibliothécaires français

ACORD: Agence de coopération régionale pour la documentation (Région Rhône-Alpes)

AFNOR : Association française de normalisation

AGAPE : Application de la gestion automatique des périodiques

BCP : Bibliothèque centrale de prêt. Bibliothèque départementale, desservant les communes de moins de 10 000 habitants

BGF : Bibliographie de la France

BN : Bibliothèque nationale

BM : Bibliothèque municipale

BPI: Bibliothèque publique d'information. Bibliothèque nationale intégrée dans le Centre national d'art et de culture Georges Pompidou

BU : Bibliothèque universitaire

CCN : Catalogue collectif national des publications en série

CD-ROM : Compact disc read only memory. Disque compact utilisé comme support d'édition. ROM indique que cette technologie ne permet ni l'ajout, ni la modification des informations

CDST : Centre de documentation scientifique et technique du CNRS

CESIA : Conseil en systèmes d'information

CIA : Conseil international des archives

CLSI : Computer library services

CNC : Centre national de la cinématographie

CNCBP: Centre national de coopération des bibliothèques publiques à Massy

CNEPS : Centre national d'enregistrement des publications en série

CNP : Centre national de prêt à la Bibliothèque nationale

CNRS : Centre national de la recherche scientifique

CPI : Catalogue collectif des périodiques informatisé

DBMIST: Direction des bibliothèques, des musées et de l'information scientifique et technique

DIXIT : Délégation à l'information, à la culture et à la communication scientifique et technique, au ministère de la Recherche

DL : Dépôt légal

DLL : Direction du livre et de la lecture

FFCB : Fédération française de coopération entre bibliothèques

FID : Fédération internationale de documentation

IFLA : International federation of library associations and institutions

INA: Institut national de la communication audiovisuelle

INIST : Institut national de l'information scientifique et technique. Organisme qui couvre les activités d'Informations scientifiques et techniques du CNRS (Science, technologie, médecine d'une part; sciences humaines et sociales d'autre part)

INTERMARC : International MARC

IPPEC : Inventaire permanent des périodiques étrangers en cours (l'un des fichiers d'origine du CCN)

ISBN: International standard book number. Numérotation internationale normalisée pour les livres

ISDS : International serials data system

ISO : International organization for standardization

ISRC : International standard recording code

ISSN : International standard serial number

LIBRA: Logiciel intégré de bibliothèque en réseau automatisé. A désigné le logiciel du réseau coopératif du ministère de la Culture et le logiciel de gestion intégrée distribué par la

CISI (Compagnie internationale de services en informatique). Depuis mai 1988, cette dénomination s'applique uniquement au logiciel de gestion intégrée distribué par SINORG.

MARC : Machine readable cataloguing. Catalogue lisible en machine, format de catalogage

OCLC : Online computer library center. Réservoir nord-américain de notices catalographiques (18 millions), qui est aussi le plus grand catalogue collectif au monde

RAMEAU : Répertoire d'autorité matière encyclopédique et alphabétique unifié. Outil d'aide à l'indexation matière cohérente

SINORG : Société internationale d'organisation

UNESCO : United nations educational, scientific and cultural organization

UNIMARC : Universal MARC format

  1.  (retour)↑  L'étude n'est pas publiée ici in extenso. Les parties concernant la problématique et la production de l'information bibliographique n'y figurent notamment pas. Des résumés en sont donnés entre parenthèses, en italique. Dans les extraits choisis, quelques modifications de pure forme ont été apportées. Un index des sigles utilisés est donné en fin d'article.
  2.  (retour)↑  Par Annie GOURDIER et François PELLEGRI.
  3.  (retour)↑  Avec la collaboration de : Annick BERNARD, Jacques BOURGAIN, Bertrand CALENGE, Hubert DUPUY, Francine MASSON, Denis PALLIER, Georges PERRIN, Dominique PIOT, Albert POIROT, Michel NETZER, Nicole SIMON.
  4.  (retour)↑  Ces points sont confiés au Cabinet Marcel Van Dijk.
  5.  (retour)↑  Ces points sont confiés au Cabinet Marcel Van Dijk.
  6.  (retour)↑  Ces points sont confiés au Cabinet Marcel Van Dijk.
  7.  (retour)↑  Cette remarque n'est pas faite uniquement par souci de purisme, mais parce qu'elle peut cacher un problème de fond qu'il faudra examiner dans la deuxième étape; il existe dans la profession un consensus pour utiliser le terme bibliographique, faute d'autre terme, en l'appliquant à n'importe quel support, mais, dans le même temps, commencent à apparaître des querelles entre bibliothécaires et discothécaires.
  8.  (retour)↑  Il est officiellement prévu d'intégrer la DBMIST au comité de pilotage.