Circulaire 85-392 du 31 octobre 1985.

L'article 25 de la loi du 26 janvier 1984 sur l'enseignement supérieur a prévu la création de services communs, « dans les conditions fixées par décret », notamment pour assurer certaines fonctions que le législateur a jugé utile d'énumérer. C'est le cas de « l'organisation des bibliothèques et des centres de documentation ».

En ce qui concerne les universités, le décret n° 85-694 du 4 juillet 1985 sur les services de la documentation ( JO du 11 juillet 1985) complété par l'arrêté du 4 juillet 1985 fixant les modalités de fonctionnement des conseils des services communs de la documentation des universités et des conseils des services interétablissements de coopération documentaire, prévoit une organisation qui devrait les aider à remplir une des missions définies par le législateur : le développement de la culture, la diffusion des connaissances et des résultats de la recherche, l'information scientifique et technique (articles 4 et 7 de la loi).

Les universités disposeront ainsi d'une structure dans laquelle les efforts en faveur de la documentation, souvent dispersés jusqu'ici, pourront être coordonnés suivant un plan d'ensemble, mais aussi avec une souplesse suffisante, qui répond à la diversité des situations. L'exposé des motifs du décret (cf. annexe 1 p. 442) a développé les raisons qui ont conduit à cette nouvelle organisation, avec pour objectif de lier étroitement la politique documentaire des universités à leur politique d'enseignement et de recherche. Dans ce cadre, les universités pourront mieux intégrer la documentation à la politique contractuelle qu'elles seront amenées à développer avec l'État. Les contrats contribueront à la définition des objectifs documentaires des universités et à l'organisation du réseau national nécessaire à la recherche.

Champ d'application de cette circulaire

Pour les universités qui, en province, se trouvent desservies jusqu'ici par une bibliothèque interuniversitaire, il convient de tenir compte, pour l'organisation des services de documentation, à la fois de l'article 25, déjà cité, de la loi sur l'enseignement supérieur, et de l'article 44, concernant les « services communs à plusieurs établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel ».

C'est pourquoi le décret sur les services de la documentation a prévu la complémentarité entre services communs de la documentation propres à chaque université et service interétablissements, ce dernier assurant des fonctions de coopération confiées jusqu'ici à la bibliothèque interuniversitaire.

De manière à poursuivre l'œuvre accomplie par la bibliothèque interuniversitaire en matière de coopération, les articles 12 à 16 du décret proposent de multiples possibilités d'action commune aux universités et autres établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel travaillant dans un même cadre géographique, telles que :

- mise en commun dans le cadre du service interétablissements, de services de coopération :

Il apparaît nécessaire sur la base des concertations faites que le service interétablissements de coopération documentaire soit chargé, dans tous les cas, des missions suivantes :
. la création de nouvelles unités documentaires intéressant plusieurs établissements,
. la définition du schéma de référence en matière d'équipements, de réseaux documentaires et d'utilisation des techniques nouvelles,
. la formation professionnelle initiale et continue, en coopération éventuellement avec certaines unités des établissements contractants,
la gestion des moyens techniques qu'il paraît utile de regrouper et de promouvoir,
les catalogues collectifs,
la conservation et l'élimination des documents vieillis.

D'autres missions peuvent lui être confiées (URFIST...);
- gestion administrative commune : gestion des personnels, gestion des titulaires-remplaçants, passation de marchés documentaires communs à plusieurs universités... ;
- gestion commune de bibliothèques et sections documentaires, confiées au service interétablissements (la gestion de l'ensemble des sections documentaires de plusieurs universités peut être confiée à ce service conformément à l'article 16 du décret, en ce cas les services communs de la documentation ne gèrent rien en propre, mais il demeure nécessaire de constituer un conseil de la documentation chargé de l'élaboration et du suivi de la politique documentaire de chaque université);
- gestion commune de bibliothèques et de sections documentaires, correspondant notamment à des disciplines communes ou complémentaires.

Procédure recommandée

Étant donné que le service interuniversitaire préexiste, la procédure doit commencer par une réflexion entre les universités sur ce qui devra rester commun entre elles et sur les formes nouvelles de cette coordination. Les étapes à prévoir sont les suivantes :
1. Constitution d'une commission interuniversitaire préparant la convention sur le service interétablissements de coopération documentaire et les autres aspects des relations documentaires entre établissements participant à la convention. Ratification de la convention.
2. Après création du service commun qui lui est propre par délibération statutaire de l'université, élaboration et vote dans chaque université des statuts de ce service commun.
3. Inventaire, dans chaque université, des ressources documentaires, des situations et des besoins.
4. Définition de la place occupée par chaque bibliothèque ou centre de documentation (bibliothèque associée ou bibliothèque intégrée) et constitution des sections documentaires rattachées aux services communs d'université ou au service interétablissements de coopération documentaire, suivant les décisions prises lors de la première étape.

Commission interuniversitaire

Toutes les universités ont parmi leurs principales missions l'information scientifique et technique et la diffusion de la culture. Le nouveau décret a souligné le rôle important que le président de l'université doit jouer dans l'organisation et la conduite d'une politique documentaire d'université.

Il paraît donc essentiel que chaque université desservie jusqu'ici par une bibliothèque interuniversitaire soit représentée, dans cette phase préparatoire, par un enseignant-chercheur, enseignant ou chercheur, désigné en qualité de chargé de mission par le président de l'université. Ces chargés de mission sont appelés à se réunir en une commission de travail avec le directeur de la bibliothèque interuniversitaire. La commission peut s'adjoindre des enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs chargés de mission par les directeurs d'autres établissements publics à caractère scientifique, culturel ou professionnel, souhaitant participer au service interétablissements de coopération documentaire.

Il appartient au chargé de mission qui représente l'université de rattachement de la bibliothèque interuniversitaire de convoquer et de présider la commission.

Celle-ci, après avoir pris les avis nécessaires, établira des propositions qui seront présentées aux présidents et aux conseils des universités et éventuellement aux directeurs et conseils des autres établissements scientifiques, culturels et professionnels souhaitant participer au service interétablissements.

Sur la base de ces propositions, une convention pourra ainsi être mise en forme, fixant :
1. les missions confiées au service interétablissements en conformité avec le décret (en ce qui concerne le catalogue collectif national, l'organisation retenue doit apparaître clairement);
2. les ensembles documentaires dont la gestion est confiée au service interétablissements;
3. pour les services communs propres à chaque EPCSCP contractant, les modalités d'usage par les autres EPCSCP (cf. art. 12, dernier alinéa);
4. pour les mêmes services, les modalités suivant lesquelles un EPCSCP peut être associé à un autre en ce qui concerne la gestion de certains ensembles documentaires ;
5. l'université de rattachement du service interétablissements de coopération documentaire;
6. les attributions du directeur du service et du conseil de coopération documentaire, conformément aux articles 15 et 16 du décret et aux articles 1 (dernier alinéa), 5 et 6 de l'arrêté fixant les modalités de fonctionnement des conseils des services communs de la documentation et des conseils des services interétablissements. La convention précisera les modalités selon lesquelles le directeur de ce service participe, le cas échéant, aux conseils des établissements contractants autres que le conseil d'administration et le conseil de documentation;
7. l'organisation du conseil de coopération documentaire, conformément à l'article 5 de l'arrêté précité. La convention devra préciser le nombre des membres de ce conseil, la représentation respective des établissements contractants ainsi que le nombre des représentants du personnel du service interétablissements de coopération documentaire, la durée du mandat et le mode de désignation des représentants de ce service.

Il conviendra de mentionner les personnes participant au conseil avec voix consultative.

Les règles de travail du conseil de coopération documentaire (majorité, quorum, procurations), devraient, pour l'essentiel, être renvoyées à un règlement intérieur. Cette convention devra comporter deux annexes:
- une annexe financière, précisant les contributions de chaque établissement contractant au financement des services énumérés et leur mode de réévaluation;
- s'il y a lieu, un projet de répartition des personnels, locaux, matériels et documents de la bibliothèque interuniversitaire entre les universités concernées, prévoyant leur affectation au service interétablissements de coopération documentaire ou aux services communs de documentation des universités.

Avant d'être ratifiée par chaque établissement contractant, la convention sera communiquée pour avis au ministre de l'Éducation nationale, qui examinera les moyens de fonctionnement prévus et des conséquences économiques des modes de coopération documentaire proposés.

Statuts des universités

Rapports préparatoires

En raison des délais impliqués par la procédure évoquée en III, il est normal que des études internes soient menées dans le cadre de chaque université concernée, parallèlement aux réunions de la commission interuniversitaire.

Les rapporteurs en seront l'enseignant-chercheur, enseignant ou chercheur, chargé de mission par le président de l'université et le directeur de la bibliothèque interuniversitaire. Ils travailleront ensemble, prendront les avis nécessaires et présenteront des propositions conjointes au président et au conseil de l'université.

Un premier ensemble de propositions concernera la rédaction des statuts du service commun. Il sera remis au président et étudié par la commission des statuts avant d'être soumis au conseil de l'université.

Un second rapport, également remis au président, comportera un inventaire et des propositions sur la place occupée par chaque élément de l'ensemble documentaire (troisième étape de la procédure définie en II). La réalisation de l'inventaire des ressources commande fondamentalement la conduite ultérieure d'une politique documentaire propre à chaque université.

Statuts du service commun

Il sera normal d'aboutir, en ce qui concerne le service commun, à des statuts assez courts, dont les dispositions principales concerneront le conseil de la documentation. Ce texte fera référence au décret sur les services de documentation et à l'arrêté fixant les modalités de fonctionnement des conseils des services communs de la documentation des universités et des conseils des services interétablissements de coopération documentaire. Il indiquera expressément que le service fonctionne suivant les modalités définies par ces textes.

S'il est inutile de recopier de nombreuses parties du décret et de l'arrêté, il conviendra cependant de mentionner :
- les missions du service, conformément à l'article 1 du décret;
- les attributions du conseil de la documentation et du directeur du service de la documentation, conformément aux articles 9 et 10 du décret et à l'article 4 de l'arrêté.

Le rapport annuel sur la politique documentaire de l'université présenté au conseil d'administration par le directeur du service commun est un élément important. Ce rapport, élaboré en tenant compte des recommandations du conseil de la documentation, proposera les orientations prioritaires et les mesures de nature à en permettre la mise en œuvre.

Conformément à l'article 28 de la loi sur l'enseignement supérieur, il appartiendra au conseil d'administration d'arrêter les orientations de l'université en matière de documentation, le cas échéant après avis du conseil scientifique et du conseil des études et de la vie universitaire, chacun en ce qui concerne ses attributions respectives.
- les ressources du service commun (cf. infra, paragraphe VIII);
- l'existence de bibliothèques intégrées et de bibliothèques associées (article 3 du décret); - l'existence de sections documentaires et de leurs responsables (articles 4 et 11 du décret);
- le choix par chaque conseil d'unité de formation et de recherche, d'école ou d'institut, d'un interlocuteur du service commun (article 6 du décret);
- la création des commissions scientifiques consultatives de la documentation prévues par l'article 4 de l'arrêté.

En revanche, les statuts ne doivent pas indiquer quelles sont les bibliothèques intégrées ou associées, ni la liste des sections documentaires. Ces choix relèvent d'une procédure ultérieure, et doivent pouvoir être modifiés, le cas échéant, de façon simple.

L'université peut prévoir de donner au service commun des mission complémentaires s'ajoutant à celles déjà mises en évidence.

La composition du conseil de la documentation doit être fixée par les statuts, en tenant compte des précisions données par l'article 1 de l'arrêté fixant les modalités de fonctionnement des conseils des services communs de la documentation. Celui-ci prévoit un effectif maximum de trente membres, mais aucun minimum, ce qui permet de mieux s'adapter aux situations locales où l'un des collèges électoraux est peu nombreux. Les statuts devront aboutir à des chiffres précis non seulement pour l'effectif total mais aussi pour la répartition par catégorie des membres du conseil.

L'article 1 de l'arrêté (4e alinéa) fixe des modalités particulières de désignation des personnalités extérieures, différant des dispositions des articles 2, 3, 6 du décret n° 85-28 du 7 janvier 1985, relatif à la participation des personnalités extérieures aux conseils prévus au titre III de la loi sur l'enseignement supérieur. Les statuts ne fixeront donc que le nombre des personnalités extérieures appelées à siéger au conseil de la documentation. Il conviendra de mentionner en outre, conformément aux trois derniers alinéas de l'article 1 de l'arrêté, les personnes participant au conseil avec voix consultative.

En ce qui concerne les représentants au conseil de la documentation des personnels des bibliothèques intégrées ou associées au service commun, le statut de l'université devra apporter des précisions notamment sur les points suivants :

électeurs : sont électeurs, sous réserve de ne pas être en disponibilité, en congé de longue durée ou en congé post-natal, les personnels affectés aux bibliothèques intégrées ainsi que ceux affectés aux bibliothèques associées, dont la définition pour les élections au conseil du service commun est fixée par l'article 3 de l'arrêté.

éligibles : sont éligibles au sein du collège dont ils sont membres tous les électeurs inscrits sur les listes électorales, à l'exception du directeur du service commun, conformément à l'article 1 de l'arrêté.

assimilation : pour l'élection au conseil du service commun, des personnels de catégorie A de bibliothèques intégrées et de bibliothèques associées peuvent être assimilés au personnel scientifique des bibliothèques dans les conditions définies par l'article 2 de l'arrêté.

opérations électorales : l'organisation, le déroulement des opérations électorales, l'information et la convocation des collèges électoraux devront être précisés, notamment les dates de scrutin et de l'établissement d'une liste électorale par collège. Les listes sont préparées sous la responsabilité du président de l'université et portées à la connaissance du personnel.

Les règles de travail du conseil de la documentation (majorité, quorum, procurations) devraient, pour l'essentiel, être renvoyées à un règlement intérieur. Le statut pourrait toutefois prévoir le nombre minimum de séances que doit tenir le conseil et le mode de convocation. Le service commun est constitué par leur adoption, et le conseil de la documentation pourra alors être mis en place. Dès l'adoption de ces statuts, il y a lieu d'en faire parvenir un exemplaire au ministère de l'Éducation nationale (DBMIST).

Dans le cas où la convention aura prévu, conformément à l'article 16 du décret, que la gestion de l'ensemble des sections documentaires serait confiée au service interétablissements de coopération documentaire, le ministre procédera alors à la nomination du directeur du service interétablissements, après avis des présidents et directeurs des établissements contractants, suivant les modalités prévues à l'article 15 du décret. Le directeur du service interétablissements assure les fonctions de directeur des services communs de la documentation des universités concernées.

Dans tous les autres cas, le ministre procédera à la nomination du directeur du service commun de chaque université, après avis favorable du président de l'université concernée à la nomination du directeur du service interétablissements, qui peut être un des directeurs de services communs (cf. les articles 9 et 16 du décret). En vertu du décret du 31 décembre 1969, portant statut du personnel scientifique des bibliothèques et visé par le décret sur les services de documentation, les directeurs de service commun de la documentation ou de services interétablissements de coopération documentaire doivent appartenir au corps du personnel scientifique des bibliothèques.

Participation du directeur du service commun, participation du directeur du service interétablissements aux différents conseils de l'université

Le décret sur les services de la documentation prévoit dans son article 10 que le directeur de chaque service commun de la documentation participe à titre consultatif au conseil d'administration de l'université, au conseil scientifique et au conseil des études et de la vie universitaire, auxquels il donne avis sur toute question concernant la documentation.

Conformément à l'article 16 du décret, le directeur du service interétablissements de coopération documentaire est entendu par les conseils d'administration des établissements concernés chaque fois que ceux-ci traitent de questions intéressant le service interétablissements de coopération documentaire. La convention créant le service interétablissements prévoit les modalités suivant lesquelles le directeur de ce service participe aux autres conseils des établissements.

Inventaire

L'inventaire des ressources, des situations et des besoins constitue un travail essentiel, qu'on a intérêt à rendre aussi exhaustif que possible. Les deux rapporteurs, désignés en IV ci-dessus, disposeront d'éléments fournis par une enquête interne à l'université, conduite sous l'autorité du président. Cette enquête doit porter à la connaissance du président et des conseils, pour chaque unité documentaire, les éléments suivants :
- les locaux (surface utile totale par bibliothèque d'UFR, d'école, d'institut ou de laboratoire et sections de l'actuelle BU; surface des salles de lecture et nombre de places assises, surface des magasins, surface des bureaux);
- le matériel (photocopieurs, lecteurs et lecteurs-reproducteurs de microformes, magnétoscopes, matériel audiovisuel, terminaux d'interrogation de banques de données, systèmes antivol, microordinateurs, etc.);
- l'état des collections et acquisitions en 1984, quels qu'en soient la nature (livres, périodiques, documents audiovisuels, autres documents), et le lieu de dépôt;
- les dépenses documentaires engagées en 1984 (livres, périodiques, documents audio-visuels, autres documents, reliure) et l'origine des crédits correspondants;
- le fonctionnement: horaires d'ouverture, prêt, prêt interbibliothèques, possibilités de photocopie, interrogation de banques de données, participation aux catalogues collectifs;
- les personnels : bibliothécaires professionnels et autres personnels, en précisant les personnes travaillant à temps plein ou à temps partiel.

Pour les personnels de catégorie A, sera en outre indiqué l'intitulé des diplômes professionnels, certains d'entre eux déterminés par arrêtés, permettant à leurs titulaires une assimilation au personnel scientifique des bibliothèques, prévue à l'article 11 du décret sur les services de documentation à l'article 1 de l'arrêté précité.

Définition de la place occupée par chaque bibliothèque

Cette étape suit l'inventaire et suppose que le conseil d'administration de l'université, le conseil de la documentation, les conseils des unités concernées par l'organisation documentaire, aient été constitués. Il est nécessaire qu'à ce moment aient été nommés les directeurs des services communs de documentation et du service interétablissements de coopération documentaire suivant les modalités évoquées p. 440.

Il est également souhaitable que les conseils d'unité de formation et de recherche, d'écoles et d'instituts, composantes de l'université aient choisi les enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs qui seront, conformément à l'article 6 du décret, les interlocuteurs des services communs et participeront avec voix consultative aux conseils de la documentation et éventuellement aux sections du conseil de coopération documentaire.

En même temps que l'inventaire, les rapporteurs seront amenés à proposer au président, au conseil de la documentation, au conseil d'administration de l'université :
- un projet d'organisation en sections documentaires,
- l'intégration éventuelle de certaines bibliothèques et de certains centres de documentation aux sections documentaires,
- l'association aux sections documentaires pour tous les autres organismes documentaires.

L'objectif doit être d'organiser un système documentaire d'ensemble, compatible avec une décentralisation de l'accès à la documentation qui corresponde aux modes de travail des étudiants, des enseignants et des chercheurs, en prenant en compte les fonctions spécifiques et complémentaires des différents centres de documentation de l'université.

Pour assurer un service optimal aux utilisateurs, il est souhaitable que chaque unité documentaire offre une ouverture régulière et assure la gestion de ses fonds. Le regroupement de bibliothèques isolées est une solution favorable à l'amélioration du service et génératrice d'économies.

L'article 3 du décret indique dans quelles conditions une bibliothèque pourra être intégrée. Les unités documentaires susceptibles d'être intégrées doivent disposer de crédits documentaires et de locaux suffisants, d'un personnel stable assurant une ouverture régulière. Les personnels et les moyens permettant à ces bibliothèques de fonctionner seront affectés au service commun. Il s'agit donc d'une décision importante dont toutes les conséquences doivent être évaluées et acceptées par avance.

Les bibliothèques associées ont des ressources distinctes de celles du service commun, avec lequel elles entretiennent des relations de coopération en tenant compte de leurs objectifs propres et des politiques documentaires d'université. Deux formes d'association sont prévues par le décret :
- association automatique pour les bibliothèques de l'université dont l'intégration ne sera pas proposée lors de l'organisation du service commun;
- association par convention entre l'université et un organisme extérieur, dans le cas de services documentaires appartenant à des organismes liés par contrat ou convention à l'université. En ce qui concerne le Centre national de la recherche scientifique, ces modalités ont été précisées et acceptées par le directeur général du CNRS (annexe 2 p. 443).

L'ensemble des bibliothèques intégrées (anciennes sections de la bibliothèque interuniversitaire et bibliothèques nouvellement intégrées) devrait normalement porter le titre de bibliothèque de l'université. Cet ensemble doit être réparti en sections documentaires. L'attention est attirée sur le fait que le nombre de celles-ci doit rester limité. Les universités ont avantage à disposer d'ensembles fonctionnels assez vastes, dotés de locaux adaptés. L'article 4 du décret définit la procédure de création des sections, qui suppose l'accord préalable du ministre chargé des universités. Les bibliothèques associées coopèrent avec les sections et fonctionnent ainsi, sur le plan technique et pour la gestion des documents, dans le cadre du service commun.

En attendant la création officielle des sections documentaires et la nomination de leurs responsables suivant la procédure prévue à l'article 16 du décret, les sections actuelles de la bibliothèque interuniversitaire fonctionneront provisoirement comme sections documentaires, sous l'autorité de leurs responsables. Ceux-ci siégeront au conseil de la documentation ou dans les sections du conseil de coopération documentaire dans les conditions définies par l'article 1 de l'arrêté du 4 juillet 1985.

Sous réserve des missions confiées au service interétablissements de coopération documentaire, une division des affaires générales, prévue à l'article 4 du décret, peut être constituée, sous la responsabilité directe du directeur du service commun.

Les commissions scientifiques consultatives de la documentation, prévues aux articles 4 et 6 de l'arrêté précité fixant les modalités de fonctionnement des conseils, seront créées après constitution des sections documentaires. Il peut en exister plusieurs par section documentaire. Les modalités de création, d'organisation et de fonctionnement des commissions scientifiques consultatives sont arrêtées sur proposition du directeur par le conseil de la documentation. Ces commissions doivent comporter des enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et étudiants des unités concernées, des membres du personnel scientifique des bibliothèques intégrées et des responsables des bibliothèques associées à la section. Elles sont convoquées au moins une fois par an par le responsable de section documentaire sous l'autorité du directeur.

Enseignants-chercheurs interlocuteurs des services communs de la documentation

Le choix d'enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs comme interlocuteurs du service commun, par les composantes de l'université et, dans le cadre de conventions d'associations, par les unités et organismes liés contractuellement à l'université, est un élément nouveau. Lorsque certaines unités comportent d'importants départements, laboratoires ou centres de recherche dont les besoins documentaires sont spécifiques, le conseil d'administration de l'université peut inviter ces unités à choisir plusieurs enseignants-chercheurs, enseignants, ou chercheurs pour exercer cette fonction. Le rôle de ces interlocuteurs est d'assurer un lien constant entre la politique documentaire de l'université et les actions d'enseignement et de recherche des unités. Ils participent au conseil de la documentation suivant les modalités prévues à l'article 1 de l'arrêté précité fixant les modalités de fonctionnement des conseils.

Lorsqu'une unité comporte une ou plusieurs bibliothèques associées, l'interlocuteur désigné collabore avec le responsable de section documentaire concerné pour assurer une gestion concertée. Les directives nécessaires à la mise en oeuvre de la politique documentaire de l'université, prévues à l'article 8 du décret, sont établies par le responsable de section documentaire, en accord avec le ou les enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs choisis par les conseils d'unité, et les responsables des bibliothèques concernées. Cet accord doit être constamment recherché en tenant compte des besoins propres des unités disposant d'une bibliothèque associée et des réseaux thématiques.

Personnels, locaux, matériels, documents, budgets

Les ressources des services communs de la documentation sont énumérées à l'article 7 du décret. Les conventions définissent la contribution de chaque établissement contractant aux dépenses du service interétablissements de coopération documentaire, selon les fonctions assumées par celui-ci. Étant donné le développement de la contractualisation, chaque université aura soin d'intégrer la documentation - appui de l'enseignement et de la recherche - dans les contrats qu'elle sera appelée à passer soit avec le ministère de l'Éducation nationale, soit avec d'autres organismes et notamment les collectivités territoriales.

Le conseil de la documentation, le conseil de coopération documentaire ou les sections de ce conseil, prévues à l'article 5 de l'arrêté fixant les modalités de fonctionnement des conseils, lorsque le service interétablissements gère des sections documentaires, ont connaissance des crédits alloués aux bibliothèques associées et à la documentation de laboratoire. L'identification de ces crédits est indispensable à la mise en place d'une politique documentaire dans l'université, qui suppose à la fois prévision et contrôle a posteriori. Une circulaire particulière précisera le mode d'identification des crédits documentaires, dans le cadre du budget par fonction.

Conformément aux circulaires n° 82-0882 et 82-0900 des 25 novembre et 1er décembre 1982, la création de services communs de la documentation gérant séparément des sections documentaires entraîne transfert des crédits d'infrastructure correspondants à chaque université.

En ce qui concerne le service interétablissements, deux hypothèses sont possibles, soit le versement à l'établissement de rattachement des crédits d'infrastructure correspondants, soit la prise en charge par chacun des établissements cocontractants d'une part des locaux du service interétablissements. Les solutions choisies et les répartitions éventuelles de m2 doivent être précisées dans la convention, qui sera communiquée au service administratif et financier des enseignements supérieurs et de la recherche.

Après ratification des conventions et après avis de l'inspection générale des bibliothèques, les personnels, locaux, matériels et documents des bibliothèques interuniversitaires seront répartis, par arrêté du ministre de l'Éducation nationale, entre les universités contractantes qui les affecteront aux services communs de la documentation et au service interétablissements de coopération documentaire. Suivant les choix faits, ces services disposeront d'une dotation en emplois des corps de bibliothèques et emplois administratifs, ainsi que des emplois affectés par les universités aux bibliothèques intégrées. Pour assurer un fonctionnement optimal au bénéfice des utilisateurs, les directeurs des services communs, et le directeur du service interétablissements de coopération documentaire s'il gère des sections documentaires, procéderont, en cas de besoin, sous l'autorité des présidents d'université, au redéploiement des personnels à l'intérieur des sections documentaires, ou entre elles, dans un esprit d'ouverture et d'échange entre les bibliothèques d'université.

Documents à transmettre à l'administration centrale

Devront être transmis au ministère de l'Éducation nationale (DBMIST) de manière à permettre le suivi de la mise en place des nouveaux services communs, notamment :
- la convention préparée entre les établissements contractants avec ses annexes,
- les statuts et règlements intérieurs,
- le projet de constitution de sections documentaires,
- les comptes rendus des séances des conseils de la documentation et du conseil de coopération documentaire avec tous les éléments nécessaires à leur compréhension (date, liste des membres présents, excusés ou absents avec leur titre, qualité et affectation, pièces annexes telles que inventaire de bibliothèques, études préparatoires sur l'organisation du service commun, projets de budget, comptes financiers, etc.).

Les éléments ci-dessus sont des indications destinées à permettre la mise en œuvre la plus harmonieuse des nouvelles structures de documentation universitaire.