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SIBIL à la bibliothèque interuniversitaire de Montpellier

Suzanne Delrieu

Depuis le 2 mai 1983 la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier assure le prêt aux lecteurs par application du système SIBIL, et, à partir de novembre 1983, le catalogage auteurs et matières. Deux sections (Sciences, 2 mai 1983 ; Droit et Sciences Économiques, 19 septembre 1983) pratiquent aujourd'hui ce système. La section des Lettres suivra au début de 1984, puis celles de Médecine et de Pharmacie. Pour près de 38 000 utilisateurs (étudiants, enseignants, chercheurs et personnel de la bibliothèque), fiches de catalogage, bulletins de prêt et crayon à bille feront place dès avant la fin de 1984 aux écrans et au crayon optique.

SIBIL (Système Informatique des Bibliothèques de Lausanne) est un logiciel de gestion automatisée dont 3 fonctions sont développées actuellement (catalogage, prêt, acquisitions).

Conçu et développé à la Bibliothèque Cantonale et Universitaire (BCU) de Lausanne depuis une dizaine d'années, il présente la double caractéristique de fonctionner sur un ordinateur de très grande puissance, non spécialement dédié aux fonctions bibliothéconomiques, et donc de permettre le stockage et l'exploitation d'un très grand nombre de données s'appliquant à des collections de documents très importantes, à de forts effectifs de lecteurs, voire à plusieurs bibliothèques fonctionnant en réseau.

Il n'y a pas lieu de s'attarder sur l'historique du système dont les concepteurs ont donné une description très complète en 1980 1. Encore moins est-il question ici d'esquisser une critique ou une évaluation après seulement 6 mois de pratique encore partielle. L'important semble plutôt d'en dégager les aspects fonctionnels, humains, psychologiques, et les retombées sur l'organisation de travail intérieur comme sur celle de l'accès à l'information : un accès décentralisé dans une gestion bibliothéconomique centralisée, telle est la caractéristique du système.

C'est au début de 1982 que la DBMIST a décidé de confier à la BIU de Montpellier l'expérimentation du logiciel SIBIL, en acquérant à la BCU de Lausanne le système dans son état au 13 janvier 1982.

Dès juillet 1980 un séminaire organisé par la BCU de Lausanne à l'intention d'un groupe de directeurs de bibliothèques françaises avait donné lieu à un rapport qui, en décrivant sommairement le système, présentait des propositions pour son application en France et plus spécialement à Montpellier (rapport publié partiellement dans le BBF) 2. Mais c'est seulement fin 1981 que, élaborant son programme d'informatisation des bibliothèques, la Direction de l'Information Scientifique et Technique avait décidé de donner suite à ces propositions.

Parmi les arguments favorables à cette implantation, on pouvait retenir ceux-ci :
- amorcer une coopération entre bibliothèques européennes en développant un système de gestion francophone,
- économiser de lourds investissements en analyse et en programmation, en appliquant un système déjà rodé et prêt à l'emploi,
- décentraliser les études d'informatisation de la gestion des bibliothèques en allégeant le poids d'une tâche de conception et d'élaboration assumée jusque là par la seule administration centrale,
- mettre à profit la structure locale exceptionnellement favorable qu'offrait l'implantation alors toute récente du nouveau Centre National Universitaire Sud de Calcul (CNUSC) à Montpellier, doté du matériel IBM nécessaire à SIBIL,
- améliorer l'accès aux documents et l'information des utilisateurs en multipliant les points de consultation d'un catalogue commun à toutes les sections de la BIU,
- viser à renouveler des mécanismes bibliothéconomiques vieillis, à repenser le fonctionnement de la BIU de Montpellier en l'adaptant à l'évolution des besoins (croissance des effectifs d'étudiants et des besoins de la recherche, insuffisance des moyens, nécessité de développer la coopération entre bibliothèques),
- pouvoir accéder à un fichier de près de 500 000 entrées (le catalogue de Lausanne et Genève) et en réutiliser une forte proportion par récupération des notices de catalogue, puis catalogage partagé (un sondage récent révèle un taux de recouvrement entre les fichiers de Lausanne et de la seule section Lettres de Montpellier, de plus de 65 %).

Si donc la BIU de Montpellier a été retenue comme site pilote pour cette application, c'est grâce à la conjonction de quatre éléments favorables: 1) la politique d'informatisation de la DBMIST, 2) l'existence à Lausanne d'un système de gestion prêt à l'emploi, 3) l'implantation du CNUSC à Montpellier, 4) la volonté de modernisation des méthodes de stockage et de communication de l'information à la BIU de Montpellier.

Le contrat de vente du logiciel à la DBMIST englobait la fourniture du logiciel, des manuels d'utilisation et du fichier bibliographique en son état le plus récent, l'appui logistique pour l'implantation du logiciel au CNUSC, la formation du personnel de la BIU de Montpellier et celle des spécialistes du CNUSC.

La DBMIST s'engageait à ne pas modifier le format SIBIL sans l'accord de la BCUL, à n'aliéner ni les programmes ni les fichiers fournis par celle-ci et à participer financièrement au développement du réseau REBUS (Réseau des Bibliothèques utilisant SIBIL). Les deux parties s'engageaient à échanger entre elles le contenu de leurs bases de données bibliographiques.

Dès 1968 on avait commencé à la BIU de Montpellier de s'intéresser à l'avenir de l'informatique dans les bibliothèques, préoccupation qui soutint un effort d'harmonisation entre les usages des différentes sections (procédures d'inscription des lecteurs, de prêt, codification des régimes de prêt aux lecteurs, utilisation d'imprimés communs à toutes les sections). Dès 1969 la mise en service de la section de Pharmacie avait amené une réflexion sur les applications possibles de l'électronique puis de l'informatique. Sans doute une partie du personnel est-elle de ce fait restée en quelque sorte à l'affût d'une décision d'informatisation. D'où peut-être lorsque la question s'est posée en 1982, la quasi-unanimité avec laquelle le personnel dans son ensemble a souscrit à un changement auquel depuis lors il ne cesse de participer avec ardeur.

Le système SIBIL a été mis au point à Lausanne pour résoudre les problèmes de partage des fonds documentaires et de leur transfert sur le nouveau campus universitaire de Dorigny : situation rappelant celle de la BIU de Montpellier écartelée depuis 1965 en 5, puis 6 sections.

L'objectif très tôt dégagé à Lausanne était de développer la gestion en coopération de bibliothèques multiples fonctionnant en réseau.

Articulé autour d'un noyau constitué par le sous-système de catalogage, SIBIL est conçu pour contrôler, à l'intérieur d'un réseau de bibliothèques, le circuit du livre depuis l'achat jusqu'à la communication au lecteur.

Le système, dans son état au moment de l'achat du logiciel par la DBMIST, comprenait 3 sous-systèmes :
- le prêt (en ligne dès 1976),
- les acquisitions (en ligne depuis 1979),
- le catalogage (encore en différé au début de 1982, en ligne depuis 1983),
ainsi que les développements alors en cours, au plan du catalogage :
- la correction, puis le catalogage en ligne (opérationnels depuis 1983),
- l'accès par arbre (opérationnel prochainement) ,
- l'accès en logique booléenne (opérationnel en 1984),

SIBIL et ses sous-systèmes

Le prêt

Le prêt informatisé par le système SIBIL s'appuie sur deux fichiers (le fichier des lecteurs et le fichier des transactions) et permet d'accomplir les opérations traditionnelles de prêt (prêt et retour des documents, prolongation, réservation, rappels aux lecteurs, statistiques, etc.).

Il s'applique également aux autres aspects du contrôle des stocks :
- consultation sur place,
- prêt interbibliothèque,
- localisation de certains fonds ou documents (exclus du prêt, libre-accès, etc.),
- reliure,
- ouvrages en cours de recatalogage,
- ouvrages disparus.

L'enregistrement des transactions se fait soit par lecture optique d'étiquettes à codes barres (16 caractères) soit sur clavier (ceci pour les documents rarement communiqués, ou en attente d'étiquetage). L'objectif est, évidemment, d'étiqueter à moyen ou long terme l'ensemble des documents composant le fonds. Les étiquettes à codes barres indiquent :
- dans les livres ou périodiques la cote du livre (cotes alphanumériques, par numéros d'inventaire),
- sur les cartes de lecteurs le numéro du lecteur.

L'accès aux fichiers se fait par nom ou numéro de lecteur, par cote de livre, par numéro de transaction.

Le catalogage

Parmi les qualités du système SIBIL, ce sont celles du sous-système de catalogage qui doivent être particulièrement soulignées : dès la conception du système le parti pris à Lausanne était de concentrer l'effort sur la richesse des notices, la précision et la finesse de la description bibliographique, la souplesse du format, la variété des produits générés.

Seule cette option garantissait la compatibilité exigée dans toute perspective d'utilisation par échange des bandes de données nationales ou internationales.

Le format choisi, qui devait impérativement être de type MARC pour faciliter ces échanges, est dérivé du format MONOCLE (qui avait été mis au point à la BIU de Grenoble), moyennant certaines modifications. Le système respecte donc la normalisation internationale en appliquant les règles de l'ISBD (M) et de l'ISBD (S) et en s'efforçant de se rapprocher de celles de l'ISBD (A). Le format est étendu à d'autres documents en outre des imprimés.

Ce format est particulièrement riche et ouvert, puisqu'il permet en théorie d'utiliser plus de 1 000 étiquettes de zones dont chacune peut comporter 100 indicateurs de zones et s'appliquer en outre à 1 000 zones différentes.

Le catalogage en ligne est fondé sur deux fichiers :
- un fichier « mouvements » pour la rédaction des notices et les corrections, accessible en ligne,
- un fichier « maître » mis à jour en traitement par lots (chaque nuit) d'après le fichier « mouvements ».

Il permet un catalogage à plusieurs niveaux :
- par chaînage de notice à notice,
- par dépouillement,
- par sous-notices analytiques avec entrées secondaires,
- par sous-zones de la zone titre.

Le catalogage d'un ouvrage s'effectue soit par création de la notice, soit au moyen d'une procédure de « pompage » autorisant la réutilisation d'une description du même titre, préexistante dans le fichier maître ou dans le fichier de la BCU de Lausanne (également en ligne au CNUSC). Au niveau de la saisie des informations, le système prévoit l'utilisation de grilles (dont les principales sont décrites en annexe), affichant les zones et les sous-zones définies dans le format.

La refonte du contenu de ces grilles est commandée par une touche de fonction et produit l'affichage de la notice dans son ensemble. Si on opère par « pompage », on arrive directement à ce stade du catalogage et il ne reste qu'à compléter par la saisie des données propres à la bibliothèque.

La procédure de validation provisoire commande ensuite le transfert de la notice dans le fichier « mouvements », son contrôle par programme, et enfin sa mutation immédiate au fichier maître.

A l'issue de ce contrôle opéré de nuit, chaque catalogueur reçoit dès le lendemain matin, du Centre de Calcul, un listage de ses propres notices comprenant éventuellement des messages d'erreurs et permettant la correction en ligne, zone par zone directement dans le fichier maître.

D'autres procédures permettent ensuite l'édition du catalogue et de produits divers.

Les possibilités de sélection des notices sont très variées : par code sujet, par type de publication, par pays d'édition, par langue, par genre de document, par dépôt, par provenance, par indice CDU, par numéro de notice, par date de publication de l'ouvrage, ultérieurement par tout mot figurant dans la notice.

Afin d'assurer la cohérence et la maîtrise du fichier, le système peut éditer un certain nombre de produits internes :
- listes de vedettes,
- listes de notices « ouvertes » (suites, collections, publications en série),
- registres topographiques,
- statistiques.

On peut accéder en ligne au fichier en interrogeant soit par clés algorithmiques, soit par clés génériques complètes : numéros de notice, cote, ISBN ou ISSN, CDU, collection, titre. Selon les cas, l'écran peut afficher une ou plusieurs notices, complètes ou abrégées, ou encore une seule zone. La correction comme la récupération de notices sur fichier existant en sont extrêmement facilitées.

Le catalogue alphabétique de matières suit autant que possible les normes AFNOR et comporte, outre la vedette principale, des sous-vedettes de formes chronologiques, de titres d'oeuvres littéraires, de point de vue, de localisation géographique, de rapport. Le système édite une liste d'autorités permettant d'assurer la cohérence du catalogue-matières.

Enfin le sous-système comporte un fichier systématique par indices CDU, accessible sur écran soit par numéro de notice, soit par CDU, soit par mot-matière. Il permet l'édition de listes de concordance CDU-matières, ou matières-CDU.

Quant à l'accès aux catalogues pour le public, il est possible de l'offrir sous trois formes :
- sur microfiches COM (état actuel du catalogue de Lausanne),
- en ligne, par arbre (opérationnel prochainement à Lausanne),
- en logique booléenne (à l'étude).

Actuellement le catalogue du réseau REBUS romand comporte 320 microfiches (500 000 entrées) au catalogue auteurs et 170 microfiches au catalogue alphabétique de matières, éditées à 120 exemplaires.

Enfin, à partir du sous-système de catalogage peuvent être édités de nombreux autres produits : listes de périodiques (exemple : BIOMED, Répertoire suisse des périodiques médicaux) ou d'autres documents, bibliographies d'auteurs (exemple : bibliographie Benjamin Constant), fiches de catalogue classique pour certaines applications spécifiques, etc.

Les achats

Ce sous-système est articulé autour de 3 fichiers :
- fichier des fournisseurs,
- fichier des commandes,
- fichier des lecteurs, issu du sous-système de prêt.

Cette application permet la saisie en ligne et le suivi des ordres, l'édition des bons de commande, les relances aux fournisseurs, et, à réception des ouvrages, les avis aux lecteurs ou tous autres avis, les listes de commandes en cours, et bien entendu les statistiques nécessaires.

Le fichier des commandes peut être interrogé en ligne sur écran par numéro de commande, par titre, par auteur, par ISBN.

Le format adopté rend possible l'utilisation des bandes INTERMARC reçues par échange, ceci par simple transfert des notices (préalablement sélectionnées sur programme et regroupées en listes par sujets pour faciliter la sélection par les bibliothécaires). A Lausanne, l'intégration du sous-système des achats n'est pas complète : le format produit des notices en capitales, et une impression comme un contenu simplifiés par rapport à ceux, très affinés, du sous-système de catalogage. L'intégration totale reste à réaliser. Mais l'application dans sa forme actuelle ne perturbe nullement le système puisqu'en tout état de cause aucune notice au stade de la commande (sauf en cas d'échange de bandes INTERMARC) ne peut être réutilisée telle quelle pour le catalogage qui doit se faire livre en mains.

SIBIL à Montpellier

Si bien rodé et « prêt à l'emploi » qu'ait pu être ce système, l'expérience à mettre en oeuvre était tributaire à la fois des conditions propres au contexte montpelliérain et de l'évolution continue du logiciel à Lausanne (voir encadré CNUSC).

Mise en œuvre informatique

A Lausanne - et plus particulièrement au coordinateur du réseau REBUS - il appartenait de livrer les programmes dans leurs versions successives (une par semestre), de les mettre en place et de les tester avec les informaticiens du CNUSC, de former ces derniers aux logiciels, de résoudre en commun les inévitables incidents lors de la mise en route de chaque programme.

Au CNUSC il revenait de :
- choisir le matériel en liaison avec la DBMIST et la BIU, le commander, le tester,
- mettre en place les programmes en présence et, avec l'aide de l'homologue lausannois, compiler, tester,
- mettre en concordance les programmes et procédures SIBIL avec les paramètres propres au CNUSC, tester,
- introduire progressivement les paramètres propres à la BIU de Montpellier, modifier certaines procédures, tester,
- tester le fonctionnement sur CNUSCICS,
- transférer sur moniteur CICS opérationnel,
- améliorer chaque fois que possible certains programmes, avec l'accord de Lausanne,
- rédiger ou compléter la documentation du logiciel,
- former les personnels de la BIU.

Mise en œuvre bibliothéconomique

Enfin, de la bibliothèque relevait l'essentiel des problèmes de gestion bibliothéconomique : choisir, former, coordonner et prévoir.

Choisir

Presque quotidiennement sont apparues et apparaissent des questions nécessitant un choix : choisir les sections, les fonctions à lancer en priorité les responsables, le matériel, les fonds à équiper, les paramètres à retenir, les normes à appliquer et les modifications.

Entre six bibliothèques, et trois fonctions bibliothéconomiques à informatiser, quelles priorités retenir ? Traiter une seule fonction simultanément dans les six sections ou, inversement, lancer les trois sous-systèmes dans une seule avec le risque de « démobiliser » temporairement les personnels des cinq autres ? L'une des sections serait-elle pilote à l'intérieur du site-pilote qu'était la BIU elle-même ? Compte tenu des délais de mise en place du matériel et des programmes, de formation du personnel, et compte tenu aussi du calendrier universitaire obligeant à maintenir entre novembre et mars le maximum d'effectifs au service public, une solution moyenne s'est imposée d'elle-même : progresser pas à pas, fonction par fonction, section par section.

Choisir le sous-système prioritaire

Le sous-système « achats », lui-même dérivé en partie des deux autres sous-systèmes « catalogage » et « prêt », apparaissait de ce fait plus facile à implanter à leur suite et pouvait donc être mis en attente. La fonction « catalogage » était, au début de l'opération, en pleine évolution à Lausanne : encore en différé à ce moment, elle ne devait passer qu'en 1983 à la correction, puis au catalogage en ligne. Il semblait donc prudent d'attendre cette dernière version plutôt que d'appliquer temporairement une méthode destinée à être profondément modifiée un peu plus tard.

Enfin, le sous-système de prêt apparaissait à la fois comme le plus simple à mettre en place et le plus immédiatement rentable pour la bibliothèque dont certains services publics ne pouvaient plus faire face à l'affluence avec les moyens traditionnels. Autre avantage, psychologique celui-là : ce choix permettait de mobiliser immédiatement l'ensemble du personnel, alors qu'en concentrant l'effort sur le catalogage seul, on excluait une partie des effectifs, notamment le personnel de service, de l'effort initial. Quant au public, il pouvait tout de suite constater le changement, le prêt étant pour lui la « partie visible de cet iceberg » qu'est la gestion d'une bibliothèque.

C'est donc la fonction « prêt » qui dans chaque section est la première à être informatisée.

Choisir la section prioritaire

Elle ne devait être ni trop petite (Pharmacie, Médecine), afin de fournir des résultats significatifs, ni trop grande (Lettres) afin de limiter les difficultés, et, de surcroît, être volontaire pour la première épreuve. Entre les sections « moyennes » (Droit, Sciences) la première, bien que très motivée, semblait se prêter plus difficilement à une action expérimentale (vétusté, exiguité, complexité des locaux, encore accrue par une cohabitation avec les services de la Direction/Administration de la BIU). En revanche, la section des Sciences, de construction relativement récente, de plan simple, de structures assez homogènes, était plus facile à équiper techniquement. En outre, certaines difficultés de fonctionnement y rendaient un changement d'autant plus souhaitable qu'il était d'avance accepté et attendu.

C'est donc la section des Sciences qui, dès septembre 1982, accepta de supporter le poids de l'innovation, suivie des sections de Droit, puis des Lettres. Mais il était entendu dès le départ qu'aucune des sections ne devrait rester à l'écart ni du développement du projet, ni surtout de la formation.

Choisir les personnes

Associer d'emblée plus d'une centaine de personnes à l'opération n'excluait bien sûr pas la nécessité de désigner des responsables à différents niveaux. L'unité d'action et la coordination ont bénéficié d'une double chance : la présence au CNUSC d'un ingénieur-informaticien déjà sensibilisé aux problèmes documentaires et celle, à la BIU, d'un conservateur puis d'un sous-bibliothécaire, déjà initiés aux applications de l'informatique, qui ont formé le noyau du service d'informatisation, assurant la liaison aussi bien entre BIU et CNUSC, qu'entre les sections et services de la BIU.

Au niveau de chaque section ont été désignés un ou deux correspondants (conservateurs ou sous-bibliothécaires) qui, chargés d'agir en liaison avec l'équipe « informatique », ont dû s'initier par priorité à l'utilisation des logiciels et des matériels, et ensuite répercuter information et formation auprès de leurs collègues.

Par la suite, dans chaque section ont encore été diversifiées - mais non pas diluées - les responsabilités (prêt, inscriptions, maintenance du matériel, catalogage auteurs, catalogage matières, étiquetage etc.), chacun trouvant sa compétence et sa place dans une construction commune où interviennent à divers degrés la motivation personnelle, le goût de l'innovation, l'intérêt pour l'informatique, le sens pratique et celui des responsabilités, l'aptitude à l'encadrement et à la transmission des connaissances, l'esprit d'équipe.

Choisir le matériel

Pour des raisons simples de rapidité et de facilité, on a opté dans un premier temps pour le matériel synchrone déjà utilisé à la BCU de Lausanne, donc déjà longuement éprouvé et réunissant les caractéristiques nécessaires (voir annexe).

Choisir les fonds à équiper pour le prêt informatisé

L'expérience de Lausanne montrait qu'à défaut de pouvoir équiper la totalité des collections en étiquettes à codes barres, on pouvait avec une relative précision déterminer par avance les fonds (minimum 50000 volumes) à équiper en priorité, les critères étant l'ancienneté des documents (priorité aux acquisitions récentes), leur nature (complexité dans le cas des périodiques en fascicules ou en général des publications en série), leur fréquence de consultation. Ceci sans exclure d'équiper « à la volée » les livres à mesure qu'ils rentrent du prêt.

Choisir l'encodage des prêts de livres

Attribuer à chaque unité un numéro séquentiel indépendant de sa cote ? Ou traduire en code la cote de chaque ouvrage, ce qui - comme à Lausanne - facilitait l'interrogation sur écran ?

C'est cette dernière formule qui, malgré les difficultés d'encodage qu'elle impliquait, a été choisie.

Choisir les règles à appliquer au catalogage

Le cadre commun de la description bibliographique demeurant l'ISBD, nombreux sont les points de détail qui nécessitent un choix entre les usages français et suisse. Décider de maintenir l'un ou l'autre implique chaque fois de mesurer au plan informatique la modification consécutive, et ce choix ne peut s'opérer qu'avec l'accord des interlocuteurs lausannois afin de préserver l'homogénéité du système.

Former

Veiller à ce que chacun bénéficie de la formation appropriée à sa fonction, c'est garantir la sécurité, donc la réussite, de l'entreprise : sécurité pour le personnel qui a besoin de se sentir capable de maîtriser l'innovation face au public, sécurité pour le matériel, sécurité pour les logiciels ou les fichiers vulnérables parfois en cas d'erreur de manipulation, sécurité pour l'équipe d'assistance trop souvent sollicitée.

Plusieurs facteurs étaient à prendre en compte pour organiser la formation :
- les catégories de personnels concernés (fonctions, responsabilités, aptitude, intérêt pour le projet),
- la disponibilité des agents dans le cadre de leurs tâches quotidiennes au service du public,
- la disponibilité de l'équipe « assistance » du CNUSC,
- les locaux, le matériel disponibles pour l'entraînement,
- le calendrier des opérations.

De ce fait, la formation s'est faite davantage sur le terrain, c'est-à-dire au cours de séances d'entraînement pratique ou de réunions de concertation, plutôt que sous forme d'exposés théoriques.

Démythifier tout d'abord l'ordinateur et l'informatique par une approche globale, accessible à tous, a donné lieu à des journées d'initiation, groupant successivement, dans les locaux du CNUSC et sous la direction de l'ingénieur responsable de SIBIL, chacune une trentaine de participants, toutes sections et toutes catégories de personnels confondues : chaque séance comprenait un exposé théorique simple, quelques démonstrations et une visite du centre de calcul.

Au CNUSC ont été formés également les deux responsables du service « informatisation » de la BIU: ni l'un ni l'autre n'étaient informaticiens, mais ils avaient déjà certaines connaissances et un intérêt personnel pour les applications de l'informatique (c'était, avec une bonne aptitude aux contacts humains, le profil souhaité pour la DBMIST). Ils ont donc suivi - outre des stages SIBIL à Lausanne - les cours, organisés par le CNUSC, d'utilisation de différents logiciels : JCL (traitement par lots), TSO (moniteur télétraitement), SPF (traitement de texte), SASS (statistiques), et surtout ont acquis une pratique sûre des logiciels par un travail d'application presque quotidien avec les spécialistes du CNUSC,

Ainsi peuvent-ils non seulement assurer dans chaque section la mise en place des terminaux et des logiciels, en tester le fonctionnement et en surveiller le suivi, lancer les travaux en traitement par lots, mais surtout transmettre aux personnels les connaissances nécessaires, assurer leur entraînement pratique sur clavier et les assister ensuite dans les applications en grandeur réelle.

Il était entendu dès le départ que tous les agents de la BIU devaient connaître et pratiquer le maniement des terminaux afin d'éviter toute coupure du service par défaillance humaine occasionnelle.

On s'est efforcé, une fois acquis les rudiments nécessaires, d'enchaîner aussi rapidement que possible l'entraînement pratique sur clavier, d'abord par groupes de 2 à 4 personnes (toutes sections, toutes catégories), puis, à un rythme plus intensif, dans les sections désignées pour les premières implantations. Cet entraînement était autant que possible quotidien, avec spécialisation selon les responsabilités (inscriptions de lecteurs, prêt, catalogage). Si la formation aux procédures d'inscription et de prêt est rapide (deux à quatre semaines), le catalogage pose davantage de problèmes et la formation ne peut être dissociée de l'étude point par point de chaque cas particulier dans le format, faisant apparaître la nécessité d'adaptations entre les règles appliquées par SIBIL et celles que pratiquaient les catalogueurs de Montpellier.

Aussi s'est constitué un noyau de catalogueurs issus de toutes les sections (une demi-douzaine au maximum, conservateurs et sous-bibliothécaires), qui ont suivi, selon les engagements contractuels respectifs, deux stages à la BCU de Lausanne et deux autres à Montpellier sous la direction du responsable lausannois du système. Entre temps, cette formation a été complétée par des réunions presque hebdomadaires de ce groupe de travail élargi à une dizaine de participants (deux par section en moyenne), consacrées à des exercices de catalogage sur bordereaux, et des questions d'application (concordances ou discordances entre Montpellier et Lausanne, ou même entre les sections de Montpellier où subsistaient des différences dans l'interprétation des normes). Exercices et questions sont soumis à l'interlocuteur lausannois pour corrections ou réponses par correspondance. Une fois mis en place le matériel et les programmes de catalogage et de correction en ligne, le travail sur bordereaux fait place à l'entraînement sur clavier et très vite au travail en grandeur réelle, passant progressivement des cas les plus simples aux plus complexes. C'est le cas depuis le second stage de catalogage qui a eu lieu à Montpellier fin septembre 1983 et qui a été complété par deux journées de perfectionnement en décembre.

Quant à la conception générale du système, elle n'a pas donné lieu à une action particulière de formation : elle est perçue au fil des réunions régulières de concertation groupant une vingtaine de correspondants de toutes les sections. Nécessaires à chaque étape de la mise en place du système, elles devront se poursuivre à mesure des développements futurs des réseaux. L'intérêt formateur de cette réflexion en commun est évident, car elle oblige chacun à replacer chaque problème, même de détail, dans les moules communs que constituent le système SIBIL d'une part, et le complexe « BIU de Montpellier » d'autre part, sans toutefois jamais perdre de vue la finalité du projet comme du fonctionnement en réseau.

Coordonner

L'expérience vécue - et loin d'être achevée - à la BIU de Montpellier montre la difficulté d'informatiser une bibliothèque interuniversitaire dans son intégralité, c'est-à-dire, on l'a vu, non pas une bibliothèque, mais bien six bibliothèques ayant chacune sa spécificité, ses usages, ses lecteurs aux caractéristiques et aux besoins différents, ceci tout en respectant les contraintes d'un fonctionnement en réseau. D'où la nécessité d'une coordination accrue : même en choisissant d'échelonner l'implantation du système sur plusieurs mois, il ne pouvait être question de travailler dans le cadre d'une seule section sans se préoccuper constamment de l'ensemble.

Si l'informatisation du prêt apparaissait au départ comme la plus simple à appliquer, elle n'en renfermait pas moins les problèmes les plus complexes de coordination, apparaissant à chaque phase d'encodage des données, telles que, par exemple, pour le fichier des lecteurs :
- quelles catégories de lecteurs définir (étudiants, enseignants, chercheurs, thésards, lecteurs autorisés universitaires ou non, issus de telle section etc.) ?
- combien de volumes leur prêter ? Pour combien de temps ?
- comment traiter dans chaque section les lecteurs provenant d'une autre section ?
- comment définir un « thésard », ou un « chercheur » selon qu'il poursuit des études en Médecine, en Sciences, en Droit, en Lettres ?
- peut-on prévoir tous les cas de figures susceptibles de se présenter ?

Tâche non moins complexe pour le fichier des transactions, puisque, reposant sur les numéros d'inventaire des documents, il devait engranger des cotes parfois héritées d'un passé largement centenaire et reflétant les mutations successives de la BIU de Montpellier depuis la fin du XIXe siècle (époque du transfert d'une partie du fonds de la Bibliothèque de Médecine à la Bibliothèque Centrale avec nouvelle cotation alphanumérique, cotes numériques à 6 chiffres à la BU Médecine, classement en magasins par lettres de secteurs à partir de 1962 et accès libre en CDU dans les nouvelles bibliothèques à deux niveaux, etc.). D'où un foisonnement de cotes hétéroclites, obligeant à :
- recenser et comparer toutes les séries de cotes existant dans toutes les sections;
- rechercher si des sections différentes utilisaient certaines cotes identiques et éliminer ces cas;
- attribuer un code alphanumérique à des cotes purement numériques que n'acceptait pas le système;
- définir des codes permettant un tri par sections;
- respecter la limite de 16 caractères propre aux codes barres utilisés par le système;
- éliminer certaines sous-cotes non acceptées par le système (chiffres romains « bis », « ter » et autres suffixes utilisés jusqu'alors).

C'est ce travail de préparation du codage des cotes qui, probablement, a nécessité le plus de travail en concertation.

Le sous-système de catalogage ne pose guère moins de problèmes pour produire un fichier unique en réutilisant par extraction de notices celui de Lausanne. D'où la nécessité de commencer, là aussi, par recenser tous les fichiers de toutes les sections, de comparer leurs usages, de s'entendre sur une application commune des normes sans oublier de tenir compte des usages de Lausanne. C'est l'objet des réunions jusqu'ici presque hebdomadaires du groupe montpelliérain de catalogage qui travaille en liaison avec la commission de catalogage (COCA) de Lausanne et tient à jour le manuel commun de catalogage lui-même susceptible d'adaptations dans le cadre de l'évolution des recommandations internationales.

Quant au catalogue alphabétique de matières, il pose à lui seul d'immenses problèmes d'harmonisation, que ce soit entre sections, ou au plan des usages nationaux (projet de modification de normes AFNOR, en cours) ou internationaux. Parmi ces problèmes, la question de développer soit des listes d'autorité communes, soit même des thesauri, est loin d'être résolue.

De la coordination entre sections relève aussi le problème de l'accès à l'information; dès la mise en route du catalogage en ligne se pose la question des produits à fournir aux utilisateurs : catalogues sur microfiches ou accès direct au fichier en ligne par terminal ? Ou encore exploitation des nouvelles perspectives ouvertes par MINITEL (vidéotex) ? Cette réflexion débouche sur l'entrée souhaitée par les UER, de leurs bibliothèques dans le réseau SIBIL : quelle sera la place de chaque section de la BIU entre ces bibliothèques et les fichiers communs ? Une mise en commun des moyens informatiques et des sources d'information ne sera-t-elle pas conditionnée par un certain regroupement des fonds documentaires, par le degré de qualification des responsables de bibliothèques, par la nature de leurs utilisateurs, chercheurs ou étudiants, etc. ?

Autres problèmes d'organisation

Dans les sections fonctionnant sur deux niveaux en application des instructions de 1962, l'informatisation remet partiellement cette structure en question. En effet, il est apparu plus rentable de regrouper les opérations de prêt sur un seul niveau, près de la sortie de la bibliothèque, en un point de passage obligé des lecteurs des deux niveaux « étudiants » et « recherche ». Mais la communication sur place des ouvrages se trouvant en magasins s'en trouve, du coup, affectée. A Lausanne, où la plus grande partie des fonds est en accès libre, la gestion des prêts sur place n'a que partiellement été développée. A Montpellier au contraire, où trois bibliothèques ne pratiquent pas du tout, ou très peu, l'accès libre, on ne peut renoncer à appliquer le système également aux ouvrages consultés sur place, ce qui a incité à développer cette fonction, en accord avec Lausanne qui a repris cette amélioration au bénéfice de l'ensemble du réseau.

De même, pour répondre aux besoins spécifiques de Montpellier, le travail des services d'assistance du CNUSC a permis de développer les fonctions relatives au prêt interbibliothèque. Ainsi la BIU est-elle maintenant en mesure de traiter comme les prêts aux lecteurs tous ses prêts aux autres bibliothèques y compris les relances, amélioration qui a également été reprise au bénéfice de l'ensemble du réseau.

Ces deux exemples illustrent bien les avantages d'une coopération au sein d'un réseau, où chaque élément apporte sa part d'effort au bénéfice de tous.

Au plan technique, des décisions restent à prendre pour déterminer quels produits il est utile et possible de faire éditer par le système : listes de nouvelles acquisitions, catalogues sectoriels par sections ou par disciplines, éventuellement fiches de catalogue à fournir à d'autres bibliothèques ou à des services non encore informatisés (CCOE par exemple), statistiques.

Les statistiques elles-mêmes doivent être organisées de manière à répondre aux exigences des enquêtes annuelles au plan national, mais aussi, et surtout, à fournir les informations nécessaires à une politique d'accroissements comme à la maîtrise des services à garantir au public.

L'informatisation entraîne aussi une redistribution de certaines tâches justifiée d'abord par les responsabilités nouvelles assignées aux uns et aux autres, mais ultérieurement par les changements qui interviendront dans la nature même des tâches de chacun. Cette responsabilisation des personnels et la revalorisation de leurs tâches ne sont pas l'un des moindres bénéfices de ce changement : quant à une réelle économie de personnel, si elle se révèle possible ce ne peut être qu'à moyen ou long terme, une fois re-traitée la totalité des collections (recatalogage et étiquetage pour le prêt notamment).

Ce sont donc les conditions de travail qui s'en trouvent largement modifiées, et il convient d'en souligner les effets positifs sans toutefois en négliger les effets « dérangeants », en se penchant sur tous les problèmes ergonomiques de nature à garantir au personnel la sécurité qu'il demande.

Autant que le personnel, les utilisateurs du service public ont droit à des garanties de sécurité quant à l'utilisation des données qui les concernent, d'où la nécessité d'agir en conformité avec la Loi « Informatique et Libertés » 3.

Pour une extension du système

Le système ayant confirmé, avec le développement de REBUS, son aptitude à fonctionner en réseau, son application en France ne peut ni ne doit se limiter à la seule BIU de Montpellier, et doit donc bénéficier progressivement aux autres bibliothèques des universités de Montpellier puis d'autres régions.

C'est pourquoi dès l'origine a été associée à l'expérience une unité au profil particulier : le Centre languedocien d'études du XVIIIe siècle. Ce Centre de recherche de l'Université Paul Valéry développe depuis une dizaine d'années un fichier des éditions languedociennes du XVIIIe siècle, dont les dimensions imposent une exploitation informatisée. La DBMIST l'a inclus dans son programme d'aide à la constitution de banques de données en lui allouant par convention les moyens nécessaires. Tâche facilitée par une coopération déjà ancienne entre ce centre et la BIU, mais aussi, techniquement, par le fait que, implanté, sur un même campus, à proximité de la bibliothèque des Lettres, le Centre pouvait être relié directement à la grappe installée dans cette dernière. Ici, la seule fonction à prendre en compte est le catalogage, c'est-à-dire essentiellement la localisation et la description bibliographique affinée de livres anciens avec tous les paramètres particuliers à ce domaine. La BCU de Lausanne a accueilli le Centre comme un partenaire apte à faire avancer au bénéfice du réseau le développement du volet « Livre ancien » dans le sous-système de catalogage.

De même sera rattaché à la grappe implantée à la section des Lettres le Centre régional de formation de bibliothécaires qui fonctionne dans le bâtiment même de la bibliothèque, et sera doté d'un terminal pour l'enseignement des méthodes informatiques aux élèves préparant le CAFB et le concours de recrutement de bibliothécaires adjoints.

Enfin, le programme prévoit également, malgré quelques difficultés techniques dues à la distance qui sépare les bâtiments, la liaison avec la bibliothèque de recherche de l'UER de Sciences Economiques dont la Faculté de Droit (Université de Montpellier I) a décidé de confier la réorganisation et la gestion à la BIU.

Ce sont là les premières étapes de l'extension progressive du système vers un réseau universitaire montpelliérain et nîmois qui répondrait à l'attente de nombreux enseignants et chercheurs: la gestion en commun de l'ensemble des fonds documentaires des universités, longtemps regardée comme une utopie, apparaît maintenant comme possible par les techniques informatiques.

Mais ce n'est que lorsque l'application du système SIBIL aura dépassé les limites du secteur montpelliérain que l'on pourra vraiment parler d'un réseau REBUS français : la BIU de Bordeaux doit suivre bientôt celle de Montpellier et si l'effort se poursuit auprès d'autres bibliothèques universitaires, on peut en attendre un très grand progrès dans la gestion du patrimoine documentaire régional et interrégional.

Il s'agit là d'une tâche de très longue haleine, qu'assume pour le moment la seule BIU de Montpellier et que devront jalonner, outre la mise au point de nouveaux matériels, des tests d'efficacité et des études d'évaluation, parallèlement au développement du système dans ses nouvelles versions.

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La BIU de Montpellier

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SIBIL et REBUS

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Le CNUSC

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Annexe 1 - Les composantes informatiques

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Annexe 2 - Documents (1/3)

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Annexe 2 - Documents (2/3)

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Annexe 2 - Documents (3/3)