Circulaire n° 75 U 112 du 2I novembre 1975 adressée par M. le Secrétaire d'État aux universités à MM. les Présidents des universités, des centres universaitaires et des instituts nationaux polytechniques, à Mmes et MM. les Directeurs des bibliothèques interuniversitaires, des universités et des centres universitaires, et à M. l'Administrateur de la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg et concernant la politique documentaire des universités

Le Colloque sur les bibliothèques universitaires qui s'est tenu à Gif-sur-Yvette les 7 et 8 avril 1975 et qui réunissait les présidents des conseils et les directeurs de ces établissements a été l'occasion d'une réflexion fructueuse sur les structures documentaires en place dans les universités. Le souci d'offrir, à des usagers plus nombreux, des prestations constamment améliorées, a conduit les participants à émettre des propositions et des vœux, visant à une meilleure adaptation de l'organisation actuelle aux buts recherchés. A l'issue de cette manifestation, m'appuyant sur les avis exprimés, j'ai moi-même tracé des orientations et énoncé des mesures permettant d'aboutir, le plus rapidement possible, à la rationalisation qui s'impose.

La situation présente se caractérise en effet par le manque de coordination entre les différents types de bibliothèques : universitaires proprement dites, d'une part, d'unités d'enseignement et de recherche, d'instituts, de laboratoires, de centres de recherche, etc., d'autre part. Des actions de collaboration entre elles ont certes déjà été entreprises; sans en sous-estimer le mérite, force est néanmoins de reconnaître qu'elles n'ont jusqu'ici procédé que d'initiatives isolées. Les résultats obtenus ne sont pas, dans l'ensemble, négligeables mais demeurent insuffisants : l'harmonisation des achats de livres et de périodiques est encore partielle, les catalogues communs sont loin d'être exhaustifs et l'assistance technique de la bibliothèque universitaire aux autres bibliothèques reste exceptionnelle.

Cette gestion dispendieuse autant que dispersée se traduit, sur le plan des méthodes de traitement et d'exploitation, par une excessive diversité. Il en résulte notamment, pour les usagers de tous ordres, des difficultés d'accès aux collections - et à la limite une occultation documentaire - dont les incidences fâcheuses sur l'avenir de l'enseignement et de la recherche ont été maintes fois soulignées. C'est pourquoi il faut que, dans vos établissements et en particulier dans les conseils, se manifestent un intérêt renouvelé pour les questions documentaires, une conscience plus aiguë des difficultés existantes alliée à une volonté mieux affirmée de les surmonter.

Il ne suffit pas de réduire les inconvénients constatés. Il s'agit surtout de faire des bibliothèques des universités dans leur ensemble, en les insérant dans un réseau national structuré et en les ouvrant à un public élargi, des instruments privilégiés de diffusion de l'information scientifique et technique. Rien ne doit être négligé pour atteindre cet objectif et il est indispensable tout d'abord que, au niveau universitaire local, une politique globale et cohérente soit définie et mise en œuvre. A cet égard, il convient de rappeler le rôle d'organe central imparti à la bibliothèque universitaire par le décret n° 70-1267 du 23 décembre 1970. En son article Ier, ce texte dispose en effet : « afin d'assurer dans les meilleures conditions le fonctionnement des bibliothèques, les universités procèdent, conformément aux dispositions des articles 7 et II de la loi d'orientation, à la création de services communs aux unités d'enseignement et de recherche d'une université ou, lorsqu'une agglomération urbaine comporte plusieurs universités, de services communs à plusieurs universités ». Il est stipulé que ces services « établissent, dans des conditions définies par les organismes statutaires prévus par le présent décret, les relations nécessaires avec les autres bibliothèques non universitaires concourant aux mêmes objectifs ». Il est indiqué en outre qu'« ils sont ouverts au public non universitaire dans des conditions précisées par les autorités responsables de chaque bibliothèque universitaire ou interuniversitaire ».

Il apparaît que ces principes n'ont pas reçu jusqu'ici une application entièrement satisfaisante. Je proposerai prochainement au Premier ministre d'apporter au décret.précité quelques modifications touchant les compétences et la composition des conseils des bibliothèques, ainsi que celles des commissions scientifiques consultatives spécialisées, afin que ces institutions soient davantage en mesure de participer à la conception et à la poursuite d'une politique documentaire commune. Je vous invite à susciter dès maintenant, entre toutes les parties en cause et spécialement dans les conseils d'université et de bibliothèque, une concertation sur les modalités de cette politique. Il pourrait être opportun dans certains cas, pour conduire les études, d'établir un groupe de travail ad hoc. Celui-ci devrait alors être constitué par le conseil de la bibliothèque universitaire et comprendre non seulement des membres de ce conseil mais aussi des responsables des autres bibliothèques de l'université ou des universités.

La définition d'une politique cohérente suppose un examen approfondi de la situation existante, qui seul est susceptible de fournir, en vue des options à prendre, les éléments d'une juste appréciation. L'effort de clarification nécessaire devrait porter entre autres sur les dépenses consacrées aux achats de documents. Un regroupement de ces frais, en annexe des comptes de chaque université, constituerait une étape importante vers la rationalisation. Aussi des encouragements financiers ont-ils été envisagés en faveur des universités qui s'engageront dans cette voie. Conformément aux décisions que j'ai prises lors des journées d'étude de Gif-sur-Yvette, je compte également favoriser, par des aides budgétaires, la concertation des acquisitions et l'élaboration de catalogues collectifs.

Dès le Ier octobre 1976, des emplois nouveaux seront affectés à un certain nombre de bibliothèques universitaires pour former des équipes chargées, sous l'autorité du directeur de ces services communs, de la réalisation des catalogues collectifs. Au cours des années suivantes, dans la limite des moyens disponibles, le bénéfice de ces dotations spécifiques en personnel sera étendu à d'autres établissements et les effectifs existants seront, si nécessaire, progressivement renforcés.

Les mesures d'incitation et de soutien au développement de la coordination entre les diverses bibliothèques des universités ne sauraient produire leur plein effet que si elles s'inscrivent dans un plan d'ensemble reposant sur une analyse objective des besoins qui fasse ressortir les priorités au niveau national. Il va sans dire que les données que vous m'aurez fournies - dans le cadre notamment du programme universitaire de redéploiement et de développement des activités d'enseignement et de recherche, et de l'enquête sur les activités et les coûts des enseignements supérieurs - seront prises en considération. Toutefois, il s'est révélé indispensable de disposer d'un inventaire systématique, aussi complet que possible, des ressources documentaires - très mal connues et par-là même sous-utilisées - que détiennent les bibliothèques des universités, et des réalisations en matière de coopération entre le service commun et les autres bibliothèques. Selon l'engagement que j'ai pris au colloque de Gif-sur-Yvette et qui répondait du reste au souhait unanime des participants, je vous serais donc obligé de bien vouloir procéder à cet inventaire dont l'intérêt décisif ne vous échappera pas. Il s'agira de recenser, d'une part, les bibliothèques ou services de documentation de toute nature existant dans les universités en dehors des bibliothèques universitaires proprement dites et, d'autre part, les actions de coopération entre les uns et les autres. Les conditions de cette double enquête vous seront prochainement précisées.