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Le Service des publications officielles de la Bibliothèque nationale

Geneviève Boisard

Le Service des publications officielles de la Bibliothèque nationale fête cette année son vingt-cinquième anniversaire. C'est en effet en février 1950 que Julien Cain, alors administrateur général, confiait à Mme Honoré le soin de mettre sur pied un service chargé des publications administratives françaises et étrangères. Cette création venait à son heure.

Dans son introduction au Catalogue général des livres inaprimés de la Bibliothèque nationale, en 1897, Léopold Delisle avait prévu qu'il faudrait regrouper les actes du pouvoir souverain et les documents parlementaires et administratifs conservés à la Bibliothèque nationale et que ceux-ci ne pourraient pas être catalogués à leur titre, mais d'après les noms des corps ou des administrations dont ils émanent.

La décision du Congrès américain en 1867 de constituer une collection aussi complète que possible des documents parlementaires et administratifs des divers gouvernements du monde par voie d'échange avec les publications américaines, les conventions de Bruxelles sur les échanges internationaux de publications officielles avaient sensibilisé l'opinion des pouvoirs publics comme des bibliothécaires.

En 1935, une commission à la Présidence du Conseil s'était penchée sur le problème des publications administratives et avait chargé M. de Dampierre d'en établir un inventaire. La guerre interrompit ses travaux et le premier volume de l'inventaire, publié en 1940, ne comprenait que les publications parlementaires.

Quand en 1947 arrivèrent les soixante premières caisses de l'échange de publications officielles conclu avec les États-Unis en 1945, nous n'étions pas en mesure de fournir les publications françaises en retour. Il fallait d'urgence en faire un premier recensement et également cataloguer le flot sans cesse croissant des publications américaines.

Pour établir la liste des publications officielles françaises, qui n'avait jamais été dressée, il fallut envoyer deux bibliothécaires faire du porte à porte dans les ministères pour aboutir à un résultat très imparfait. De plus, aucun mécanisme ne permettait à la Bibliothèque nationale de se procurer les publications officielles françaises promises aux États-Unis. Il n'était même pas possible, faute de critères, de distinguer dans la bibliographie nationale ces publications des autres. C'est alors que Julien Cain décida la création du Service des publications officielles qu'il confia à Mme Honoré.

Le premier travail du service était donc tout d'abord de créer une bibliographie courante, ce qui fut fait par l'annonce des publications officielles dans un supplément particulier de la Bibliographie de la France, le supplément F, et par l'application de règles de catalogage appropriées 1. Mais les publications américaines reçues en échange étaient sommairement triées dans un des combles de la Bibliothèque nationale, par une équipe n'ayant aucun lien avec les autres services. Les publications des Nations-Unies, de l'Unesco et des autres agences du système des Nations-Unies qui commençaient à affluer, constituaient un fonds particulier conservé au Département des périodiques. Le nouveau Service des publications officielles prit en charge ces deux catégories de documents et, dès la première année de sa création, ses trois sections étaient constituées : section française, section étrangère, section internationale.

Aujourd'hui encore le Service des publications officielles est chargé de rassembler les publications administratives françaises, étrangères et internationales, de les faire connaître et de les mettre à la disposition des lecteurs. Par publications administratives il faut entendre les publications officielles, exécutées sur ordre ou aux frais d'un organisme public, de caractère administratif. Les publications de caractère scientifique ou technique émanant d'organismes publics tels que le CNRS, les universités ou les instituts de recherche sont traitées par les services généraux de la Bibliothèque nationale.

A l'intérieur du Département des entrées de la Bibliothèque nationale le Service des publications officielles fonctionne comme un service spécialisé où sont regroupées toutes les opérations d'acquisition, traitement, catalogage, conservation et communication des collections.

En ce qui concerne les publications françaises, la première tâche du Service des publications officielles est de faire respecter la loi du dépôt légal. C'est grâce au dépôt légal, en effet, que la Bibliothèque nationale reçoit les publications officielles françaises. Dès sa création en 1537, l'ordonnance de Montpellier comprenait les publications administratives parmi celles qui sont soumises au dépôt. Une lettre du Chef de gouvernement, en date du 4 novembre 1943, a même donné une interprétation très extensive de la loi du 21 juin 1943 sur le dépôt légal en précisant que : « les administrations publiques sont tenues, depuis le Ier août 1943, d'effectuer le dépôt de tous les ouvrages édités ou publiés par elles... D'une façon générale, toute publication, qu'elle soit destinée à être mise en vente dans le public ou diffusée seulement à l'intérieur de services administratifs ou semi-administratifs, doit faire l'objet d'un dépôt, à l'exception, bien entendu, des circulaires ou instructions de service ».

La Bibliothèque nationale doit donc conserver les publications des pouvoirs publics comme elle conserve toute la production imprimée française, elle garde ainsi pour les générations à venir les « archives imprimées », mais cette tâche s'avère difficile du fait de la dispersion et des particularités de l'édition officielle.

Loin d'avoir, comme les pays anglo-saxons, un service central d'édition et d'impression des publications du gouvernement, la France possède plusieurs imprimeries officielles dont aucune n'a de monopole : Imprimerie nationale, imprimerie des Journaux officiels, imprimerie administrative de Melun, etc... sans compter que de nombreux services traitent avec des imprimeurs privés ou impriment eux-mêmes comme le leur permet la diffusion des moyens modernes de reproduction. L'anarchie la plus grande règne dans la production et chacun ignore ce que publie le voisin, quelquefois à l'intérieur du même ministère.

Les publications qui arrivent chaque jour ne représentent qu'une partie de la production officielle française car le dépôt légal n'est pas toujours respecté, soit par négligence, soit par ignorance, souvent par suite de l'idée, très répandue au sein des administrations, que leur production n'a pas d'intérêt hors du cercle restreint de ses destinataires, ou que les documents en question sont confidentiels. De plus le double dépôt, imprimeur et éditeur, sur lequel repose le système de contrôle à la Bibliothèque nationale, est exceptionnel pour les publications administratives, qui sont en dehors du circuit normal de l'édition. L'administration auteur fait souvent elle-même le dépôt ou en laisse le soin aux imprimeurs avec qui elle traite. Seule l'Imprimerie nationale fait à la fois le dépôt éditeur et imprimeur pour ses publications, ce qui n'en rend pas moins le contrôle illusoire, puisque la source est la même.

C'est donc à un véritable travail de dépistage qu'il faut se livrer, par des visites, des coups de téléphone, des recoupements grâce à des bibliographies et des pointages sur les catalogues de vente des organismes officiels. Les contacts personnels sont très utiles, aussi bien avec les fonctionnaires chargés des publications dans les administrations, qu'avec les collègues de bibliothèques administratives ou parlementaires dont les acquisitions ou les relations peuvent servir à faire des vérifications utiles.

Pour accomplir cette tâche, le Service des publications officielles travaille en liaison étroite avec le Service de l'Histoire de France, qui dès sa création a inclus dans son cadre méthodique les grandes séries parlementaires et administratives.

Il ne suffit pas de rassembler les publications administratives, il faut encore les mettre à la disposition du public. Les publications sont annoncées dans deux bibliographies courantes rédigées au Service : le Supplément II de la Bibliographie de la France recense tout ce qui est arrivé à la Bibliothèque nationale par dépôt légal. Ses notices sont classées par administration dans un ordre hiérarchique. Chaque numéro comporte plusieurs index, par administration, collaborateurs individuels et principales collections. Le Supplément II comporte six numéros par an et un index annuel récapitulatif. Ses notices alimentent le catalogue de la Bibliothèque nationale.

La Bibliographie sélective des publications officielles françaises est élaborée en collaboration avec d'autres services : Documentation française, INSEE, Fondation nationale des sciences politiques, Bibliothèque administrative de la Ville de Paris. Cette bibliographie paraît tous les quinze jours. Elle est sélective et ne comprend donc que les publications les plus importantes, mais elle a sur le Supplément II l'avantage de dépouiller le Journal officiel et les Impressions parlementaires.

Le Service des publications officielles a pu également participer aux travaux de la Commission de coordination de la documentation administrative, créée par décret du 13 juillet 107I, et collaborer à l'élaboration du Répertoire des publications périodiques et de série de l'administration française, publié par cette commission à la Documentation française en 1973. Ce répertoire, bien qu'incomplet, est un instrument de travail important puisqu'il recense 852 publications alors que l'État des périodiques français : liste des revues, journaux et bulletins statistiques des Assemblées parlementaires et des administrations centrales à la date du Ier janvier 1952, publié en 1953 par le Service, comprenait seulement 171 périodiques.

Parallèlement au secteur français, fonctionnent un secteur étranger et un secteur international. En effet, nous recevons de nombreuses publications étrangères par don ou par échange, plus rarement par acquisition. Parmi celles qui nous arrivent par don, on peut citer et depuis la fin du 19e siècle, les publications statistiques des pays scandinaves, Suède, Norvège, Finlande, ainsi que les publications parlementaires suédoises. Par don également sont reçues des publications de propagande en français ou en anglais issues de pays socialistes : Albanie, Corée du Nord, République démocratique du Viet-Nam, Allemagne de l'Est. Ces publications sont conservées soigneusement en recueils qui fourniront une idée précieuse de l' « image de marque » que ces pays veulent donner d'eux-mêmes.

En matière de publications officielles, le mode d'acquisition le plus fréquent est celui des échanges internationaux. La France, pas plus que le Royaume-Uni, l'Allemagne ou l'URSS, n'avait ratifié la convention de Bruxelles de 1886, car celle-ci ne prévoyait pas de sélection des publications et constituait une charge trop lourde. Par contre elle a ratifié la convention sur l'échange de publications officielles adoptée par l'Unesco le 3 décembre 1958. Cette convention, plus réaliste que la précédente, prévoyait que la liste et le nombre des publications à échanger seraient fixés par chaque État contractant et pourraient faire l'objet de révisions.

L'accord avec les États-Unis en 1945, à la fin de la deuxième guerre mondiale et antérieurement à la convention de l'Unesco, se fit sans consultation des services intéressés. Cet échange global apporte, bon an mal an, une cinquantaine de caisses et 10 à 17 000 publications; parmi elles environ 5 000 seulement sont conservées à la Bibliothèque nationale, dont 4000 environ aux Publications officielles, les autres étant attribuées à des bibliothèques plus spécialisées. Cet échange a pris la suite d'un don ancien, puisque nous possédons les publications officielles américaines depuis le 19e siècle et les belles séries anciennes reliées en « peau de cochon » des documents du Congrès. Récemment un échange supplémentaire a été obtenu pour les « Hearings » du Congrès, qui sont les procès-verbaux des comités et commissions de la Chambre des représentants et du Sénat. Nous sommes les seuls en France à les recevoir, puisqu'ils ne figurent pas dans les collections de la Bibliothèque de l'Assemblée nationale ni dans celle de l'ambassade américaine à Paris.

En 1950 un échange a été repris avec la Belgique remettant en vigueur un accord de 189I tombé en désuétude. L'accord conclu avec la Grande-Bretagne en 1953 reprenait, lui aussi, des relations anciennes, puisque nous possédons depuis l'origine, 1509 pour les Lords et 1547 pour les Communes, les « Journals » des deux chambres du Parlement reliés en maroquin rouge aux armes royales. En 1955 un accord a été conclu avec l'Australie. Ces échanges sont sélectifs, chaque partie ne recevant que les publications qu'elle désire. Tous les accords intergouvernementaux conclus après la convention de 1958 ont été de ce type. C'est ainsi que nous avons un échange avec Israël depuis 1959, l'Allemagne fédérale depuis 1964, le Danemark et le Québec depuis 1975.

Un échange officieux fonctionne avec le Japon, une demande de la Corée du Nord est en suspens, des négociations sont en cours avec l'Algérie, l'Espagne, le Canada. D'autres pays nous envoient leurs publications à titre d'échange de bibliothèque à bibliothèque. C'est ainsi que nous recevons certaines publications espagnoles, d'Amérique latine, du Maroc, etc. et celles de nombreux pays de l'Europe de l'Est, qui sont traitées au Service slave. A l'heure actuelle notre effort porte sur les pays africains, qui ont récemment accédé à l'indépendance. En attendant la conclusion d'accords officiels, nous nous efforçons de compléter nos collections en leur proposant des publications françaises en échange de leur production officielle. Il importe, en effet, que nous puissions continuer les collections anciennes venues par dépôt légal, pour lesquelles nous participons au catalogue collectif des publications officielles africaines conservées en Europe, entrepris sous les auspices de la FIAB et conservé à Berlin Ouest.

Depuis quelque temps nous avons commencé à acheter des publications officielles quand nous ne pouvons pas les avoir par échange ou par don. C'est ainsi que nous achetons les publications italiennes les plus importantes et que nous avons fait récemment une commande de publications indiennes destinées à compléter les collections anciennes qui venaient par don depuis le 19e siècle.

Au total c'est environ 10 000 publications étrangères que nous recevons chaque année par don, échange ou acquisition, sans compter les fascicules de périodiques conservés au Département des périodiques.

Sur le plan international la Bibliothèque nationale est reconnue comme bibliothèque dépositaire par les organisations internationales dont la France est membre. Le Service reçoit ainsi en don les publications des Nations Unies et des organisations parentes (Organisation pour l'alimentation et l'agriculture, Bureau international du travail, etc.) celles du Conseil nordique, des Communautés européennes et de bien d'autres. Les organisations qui ont leur siège en France, comme l'Unesco, l'Organisation de coopération et de développement économique, le Conseil de l'Europe, ou celles qui ont un diffuseur en France, comme les Communautés européennes, ont accepté de se soumettre au dépôt légal pour leurs éditions françaises; ce qui leur permet de voir leurs publications annoncées par la Bibliographie de la France. De tous ces organismes nous recevons non seulement les publications imprimées et mises en vente, mais les documents de travail imprimés ou multigraphiés, ce qui représente une masse considérable et une documentation du plus haut intérêt, tant de point de vue politique qu'économique ou social. Au total les publications internationales traitées dans le Service sont au nombre de 9 ooo par an environ, sans compter les périodiques.

Toutes ces publications, tant françaises qu'étrangères ou internationales sont cataloguées. Nous n'avons pas de classification propre aux publications officielles, contrairement à ce qui se pratique souvent à l'étranger; ce serait d'ailleurs inutile puisque nous ne pratiquons pas le libre accès; les publications ne peuvent donc être retrouvées que grâce aux catalogues, auxquels nous apportons beaucoup de soin. Elles sont cataloguées sous les vedettes de collectivités-auteurs élaborées d'après les normes de l'Afnor (NF Z 44-060) et les principes de la Conférence de Paris de 196I, mais elles figurent également dans les catalogues à leur titre, quand il est significatif, au nom des rapporteurs, et, dans le catalogue alphabétique de matières, aux vedettes représentant leur contenu. Depuis le Ier janvier 1974, les notices sont rédigées d'après les règles de l'ISBD.

La difficulté la plus considérable du travail de catalogage est due à la mobilité des administrations, qui, comme tous les corps vivants, naissent, se transforment, se divisent ou fusionnent, meurent parfois, puis renaissent sous une autre forme, si bien que la même publication peut se continuer sous le timbre de services, voire de ministères différents.

Les fiches de publications officielles alimentent les fichiers généraux de la Bibliothèque nationale. De plus, elles sont désormais incluses depuis 1960 dans le nouveau Catalogue général des livres imprimés de la Bibliothèque nationale, ce qui pose bien des problèmes, un catalogue quinquennal n'étant pas forcément le mieux adapté à des publications dont les trois quarts paraissent en série. Maintenant que le travail courant est assuré, il faudrait songer à établir le catalogue rétrospectif de toutes les publications officielles entrées à la Bibliothèque nationale des origines à 1949 et qui sont actuellement introuvables, dispersées dans le catalogue des anonymes à des titres non significatifs tels que « rapport » ou « procès-verbal » ou répertoriées au nom d'un rédacteur, généralement inconnu du lecteur comme du bibliothécaire. Ce catalogue rétrospectif prendra la suite de celui des actes de l'Ancien régime, paru seulement à ce jour pour la partie Actes royaux. Il permettra aux historiens d'utiliser les sources fort riches de la Bibliothèque nationale pour l'histoire administrative du 19e et du début du 20e siècle. Sa réalisation demandera une équipe spécialisée, car sur une longue période, l'évolution des administrations posera des problèmes difficiles à résoudre et il faudra opérer des regroupements pour éviter de disperser les publications sous des rubriques trop nombreuses.

En magasin les publications sont conservées, soit dans les séries méthodiques de l'Histoire de France cotées L, soit dans des magasins spéciaux pour lesquels on a repris le classement géographique assez rudimentaire de Clément en ajoutant à la lettre de classement la subdivision w qui indique qu'il s'agit des publications officielles de l'aire géographique considérée.

Les problèmes de conservation sont assez délicats, étant donnée la présentation souvent médiocre des publications et la présence fréquente de cartes ou annexes variées accompagnant les rapports. Nous employons suivant les cas la reliure traditionnelle, les encollages ou tout simplement la conservation en boîtes ou en porte-feuilles.

En plus du traitement des publications administratives, qui lui incombe en propre, le Service des publications officielles a pour mission l'élaboration des vedettes de collectivités-auteurs officielles, non seulement pour les publications traitées au Service, mais pour toutes celles qui entrent à la Bibliothèque nationale quel qu'en soit le département destinataire. Il a seul en effet les instruments de travail nécessaires à ces recherches délicates. En échange, il reçoit des services les fiches correspondant à ces publications et peut constituer des fichiers complets de toutes les publications officielles, administratives ou non. Cela lui permet de répondre aux demandes de renseignement, car il faut avouer que la complexité des publications officielles n'en rend pas l'accès facile.

Pour maintenir l'uniformité de la vedette sous laquelle une collectivité a été prise, nous avons été amenés à constituer un fichier des vedettes adoptées, comprenant également les renvois des formes rejetées et des formes hiérarchisées aux formes retenues. Ce fichier est pour nous un instrument de travail indispensable, car seul il permet une certaine cohérence dans le choix des vedettes et facilite en cas de correction d'une vedette la correction de tous les renvois qui lui sont liés. Créé en 1950, ce fichier comprend aujourd'hui 35 000 fiches. Chaque fiche de yedette comprend la vedette adoptée avec l'indication de toutes les formes rejetées qui ont fait l'objet de renvoi : sigles, formes hiérarchisées, dans d'autres langues, formes différentes, etc... La fiche porte également la date de création de la vedette, elle peut mentionner des références bibliographiques, au Journal officiel le plus souvent, indiquant la date de création de l'organisme et les textes constitutifs; dans le cas d'un organisme ancien elle indique la période pendant laquelle la collectivité a existé.

Ce fichier tenu à jour quotidiennement est constamment utilisé. Une des difficultés majeures de ce travail d'établissement des vedettes tient en effet aux modifications fréquentes dans le nom ou la forme des collectivités. Les principes de la Conférence de Paris de 196I ont prévu que les formes successives des collectivités étaient prises en vedette avec des renvois chronologiques les reliant entre elles, mais que, dans le cas de modifications mineures, la forme à adopter était la forme la plus récente avec des renvois des formes antérieures. En fait, le bibliothécaire est toujours pris entre deux feux : ou bien il respecte les formes successives d'une collectivité et cela entraîne une dispersion bien gênante des publications, ou bien il fait des regroupements commodes mais toujours sujets à modifications, ce qui entraîne des remaniements incessants de son fichier. Le fichier d'autorité de vedettes, sans supprimer les inconvénients de l'une ou l'autre solution, permet au moins de garder une trace de la politique adoptée et de s'y tenir ou, le cas échéant, de la modifier en connaissance de cause.

L'automatisation du fichier d'autorité des vedettes devrait suivre ou accompagner celle du Supplément II de la Bibliographie de la France consacré aux publications officielles. Cela devrait permettre à d'autres bibliothèques de profiter des recherches et du travail effectués au Service des publications officielles. L'automatisation devrait permettre également une mise à jour plus rapide et plus sûre des fichiers.

Conçu à l'origine comme un service spécialisé du département des Entrées de la Bibliothèque nationale, le Service des publications officielles assume en fait des fonctions de caractère national, que ce soit en matière de bibliographie nationale de publications officielles ou d'établissement de vedettes. L'automatisation devrait permettre d'étendre les services rendus, que ce soit par l'établissement de la bande magnétique d'échange des notices de publications officielles françaises dans le cadre du contrôle bibliographique universel ou par la constitution de catalogues collectifs de publications officielles au niveau national. Le Service pourrait devenir le centre d'un réseau de documentation en matière administrative, grâce à ses collections importantes et à son personnel spécialisé. Plus que jamais, en effet, il faut coordonner les efforts dans un domaine aussi spécifique et organiser un meilleur accès à l'information administrative pour les lecteurs de tous genres et de tous pays.

  1.  (retour)↑  L'inventaire sur fiches des publications reçues par M. de Dampierre en 1937-1938 était conservé à la Bibliothèque nationale, mais avec les modifications intervenues dans l'administration depuis la Libération, son intérêt n'était plus que rétrospectif.