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Création d'une commission de coordination de la documentation administrative

Décret du 13 juillet 1971

Art. Ier. - Il est institué auprès du Premier ministre (secrétariat général du gouvernement) une commission qui a pour mission :

D'étudier les moyens d'améliorer, dans un souci d'efficacité et de rentabilité, le travail de documentation des administrations publiques.

De veiller à la coordination, sur le plan technique , des activités d'édition des divers services intéressés et à la diffusion la plus adéquate des publications émanant des administrations publiques.

De faire toutes propositions à cet effet.

Art. 2. - La commission prévue à l'article précédent comprend :
- un membre du Conseil d'État ou de la Cour des comptes, président;
- un membre choisi sur proposition du comité central d'enquête sur le coût et le rendement des services publics;
- deux à quatre membres choisis en fonction de leur expérience des questions de documentation et de diffusion.

Les membres de la commission sont nommés par arrêté du Premier ministre.

Le directeur au secrétariat général du Gouvernement, le secrétaire général du comité interministériel pour l'information et le directeur de la documentation et de la diffusion sont membres de droit de la commission.

Le secrétariat est assuré par la direction de la documentation.

Art. 3. - Chaque ministre désigne, pour être son représentant auprès de la commission, un haut fonctionnaire de rang égal à celui de directeur d'administration centrale ou de chef de service, lequel pourra se faire suppléer par un agent de son administration désigné spécialement à cet effet. Le nom du titulaire et celui de son suppléant sont notifiés au secrétariat de la commission.

Le représentant de chaque ministre tient la commission informée des projets ou études élaborés au sein de son administration en matière d'organisation documentaire et de création de périodiques. Il est invité par le président à participer aux délibérations sur les sujets qui relèvent de sa compétence.

Art. 4. - La commission est chargée d'étudier au niveau interministériel :

I° Les problèmes posés par la coordination des travaux de technique documentaire des administrations publiques (centre de documentation, bibliothèques, photothèques, etc.) et par leur adaptation aux besoins des pouvoirs publics et des usagers.

2° Les problèmes posés par l'édition et la diffusion des publications émanant des administrations centrales, de leurs services extérieurs et des établissements de l'État.

A cet effet, elle est habilitée à demander toutes précisions sur ces publications, notamment sur leur mode d'édition, de financement et de diffusion.

Elle fait l'inventaire des publications périodiques et de série d'information générale et le tient à jour.

Aucune publication d'information générale, périodique ou de série, considérée comme devant figurer à l'inventaire ne peut être créée sans que le projet d'édition et de financement correspondant ait été préalablement soumis à l'avis de la commission.

La création de tout nouveau périodique de caractère scientifique ou technique est notifiée à la commission.

3° Les moyens d'assurer la conservation et la consultation de documents qui, sans être couverts par le secret, ne peuvent faire l'objet d'une diffusion.

Le Premier ministre peut, en outre, charger la commission de toute étude relevant de la mission définie à l'article Ier ci-dessus.

Art. 5. Dans le cadre de la compétence définie aux articles précédents, la commission émet des avis et propositions qui sont adressés au Premier ministre et au ministre intéressé.

Ces avis et propositions peuvent, dans un esprit de plus large ouverture des ressources documentaires au profit des pouvoirs publics et des usagers, tendre :

I° En ce qui concerne les travaux documentaires des administrations publiques : à une meilleure utilisation et à une meilleure connaissance des fonds spécialisés; à la rationalisation et à la modernisation des techniques documentaires par tous les moyens appropriés.

2° En ce qui concerne les éditions : à la réalisation de matériels documentaires imprimés ou audio-visuels; à la coordination de publications relevant de diverses administrations; à une meilleure diffusion des publications de sources administrative dans les services et le public; à la suppression, refonte ou fusion de publications existantes.

3° En ce qui concerne les documents visés au 3° de l'article 4 : à leur conservation et aux modalités éventuelles de leur consultation.

Toute administration est tenue de répondre aux avis et propositions qui lui sont communiqués par la commission.

L'avis de la commission est obligatoirement joint aux propositions d'engagement de dépenses pour toute nouvelle publication périodique ou de série d'information générale.

Art. 6. - Pour l'examen de problèmes particuliers, la commission peut être complétée, par arrêté du Premier ministre, par toute personne qualifiée à cet effet.

Art. 7. - La commission peut constituer des comités spécialisés.

Elle peut désigner des rapporteurs parmi ses membres ou faire appel à des rapporteurs extérieurs.

Les dispositions du décret susvisé du 14 juin 196I lui sont applicables.

Les administrations sont tenues de communiquer toutes informations utiles à la commission.

Art. 8. - Périodiquement, le président fait rapport au Premier ministre des résultats des travaux de la commission.

(J. O. n° 163, 15 et 16 juillet 1971, pp. 7004-7005.)