Le colloque sur la coopération internationale en matière de documentation et d'information scientifiques et techniques

Ce Colloque, qui réunissait 151 spécialistes représentant 9 pays européens et 15 organisations internationales, devait examiner les possibilités d'une coopération efficace dans le domaine de la documentation et de l'information scientifiques et techniques. Les débats portèrent principalement sur les points suivants : situation actuelle; liaisons entre les centres de documentation et relations de ceux-ci avec les utilisateurs; inventaire des bibliographies courantes spécialisées, normalisation de leurs références; formation et perfectionnement du personnel documentaliste; automatisation des travaux de documentation.

Ce compte rendu a été établi pour le Bulletin des bibliothèques de France par M. Eric de Grolier, directeur du Centre français d'échanges et de documentation techniques, organisateur de ce Colloque.

Du 30 novembre au 3 décembre 1960, 15I spécialistes délégués par 122 organismes de 9 pays européens 1 et 15 organisations internationales, se sont réunis à Milan à la Bibliothèque de la Ville, pour examiner les méthodes par lesquelles pourrait être organisée une coopération plus efficace dans le domaine de la documentation et de l'information scientifiques et techniques.

Le Colloque était placé sous le patronage du Conseil national des recherches du Gouvernement italien et de la Fédération des sociétés scientifiques et techniques de Milan; il était organisé par le Centre français d'échanges et de documentation techniques de Milan.

Envisagé au début comme devant être consacré à l'examen des possibilités de coopération franco-italienne dans ce domaine, le Colloque avait été ensuite élargi aux autres pays faisant partie de la Communauté économique européenne, mais en définitive il dépassa nettement ce cadre, avec la présence de cinq délégués suisses, deux portugais, un autrichien, un représentant du « Department of Scientific and Industrial Research » anglais, ainsi que de délégués officiels de l'Unesco, de l'Agence internationale pour l'énergie atomique, de la F. A. O., et d'autres organisations internationales dont l'activité est, soit mondiale, soit européenne en un sens large.

Le Colloque fut inauguré par M. Luigi Morandi, en sa double qualité de président de la Commission pour la recherche industrielle du Conseil national des recherches italien, et de président de la Fédération des sociétés scientifiques et techniques de Milan.

M. Morandi fit ensuite désigner le directeur du Centre français d'échanges et de documentation techniques de Milan comme président du Colloque.

Les discussions se déroulèrent en séances de travail, quatre groupes ayant été constitués.

Le premier groupe, présidé par M. le Prof. Gatto, directeur du Service d'assistance à la recherche du Conseil national des recherches italien, étudia la coopération entre les services de documentation et d'information scientifiques et techniques, sur un plan assez général, puis se divisa en deux sous-groupes. L'un de ceux-ci, présidé par M. de Grolier, étudia les modalités d'une coopération internationale plus poussée entre les pays participants, en matière d'acquisition de documents et de leur mise à la disposition des utilisateurs, de catalogues collectifs, de prêt entre organismes, de photoreproduction et de microcopie, de traductions. L'autre sous-groupe, présidé par M. Goudima, représentant de la Communauté européenne du charbon et de l'acier, eut comme objectif d'envisager les liaisons entre les centres de documentation, ainsi que les relations de ces centres avec les usagers.

Ce premier groupe disposait de 42 documents - en dehors d'une « documentation de base » destinée à l'ensemble des groupes de travail, qui avait été préparée par le Centre français d'échanges et de documentation techniques. Comme intéressant plus particulièrement les lecteurs de ce Bulletin, nous noterons l'exposé de M. Egger sur les travaux de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires ; celui de Mme Barlen sur l'enquête réalisée par elle en Allemagne concernant les centres de documentation spécialisés; celui de M. Grunwald sur la nouvelle Bibliothèque technique centrale de Hanovre. Parmi les 17 rapports français, consacrés pour la plupart à décrire l'activité d'organismes de documentation spécialisés, se trouvait un document préparé par la Direction des bibliothèques de France sur « les conditions générales d'accès à la documentation scientifique en France, essai de contribution à l'étude d'une amélioration éventuelle des services », que présenta Mlle Salvan. Sur les 9 documents italiens, deux étaient de caractère général (par M. Balbis et M. Gaudenzi), donnant chacun un panorama - d'un point de vue un peu différent - sur l'état actuel de la documentation scientifique et technique en Italie; les autres se rapportaient à l'activité de centres spécialisés. M. Loosjes (Pays-Bas) avait consacré un rapport à la coopération internationale en matière de documentation agricole. Deux rapports suisses traitaient de la coopération entre bibliothèques et centres de documentation dans ce pays, du point de vue de l'Association des bibliothécaires suisses et de la Bibliothèque nationale de Berne (rapport Egger) et de celui de la Bibliothèque de l'École polytechnique fédérale (rapport Sydler).

Le deuxième groupe, présidé par M. Roger, directeur du Service d'information géologique du Bureau de recherches géologiques et minières, étudia les problèmes relatifs aux bibliographies courantes spécialisées. Il disposait de dix rapports, présentés par l'Association européenne de céramique, le Centre international d'informations de sécurité et d'hygiène du travail, le Centre belgo-luxembourgeois d'information de l'acier, l'Institut Robert-Koch de Berlin, l'Institut de documentation de l'Association italienne de métallurgie, l'Institut sidérurgique Finsider et l'Institut (italien) pour les études économiques et l'organisation - se rapportant aux travaux effectués par ces divers organismes - ainsi que de deux documents, d'un caractère plus général, présentés par M. Coblans (notes sur l'organisation de la bibliographie courante spécialisée) et M. Elsner (utilisation des bibliographies pour une documentation d'entreprise). Certains des rapports classés dans la première section touchaient d'ailleurs également, d'assez près, à des questions de bibliographie : notamment ceux présentés par divers organismes internationaux ayant une activité bibliographique importante (Unesco, Institut international du froid, Commission internationale du verre, Institut international de statistique).

Le troisième groupe, présidé par M. Verhoef, représentant du NIDER de La Haye, avait à étudier les questions de formation et de perfectionnement du personnel. Il ne réunit cependant que peu de participants, et un seul rapport (par Mmes Barlen et Gabriel et M. Elsner) était consacré spécifiquement à ces problèmes, en dehors de la partie correspondante de la « documentation de base » et des rapports de M. Egger déjà signalés ci-dessus.

Le quatrième groupe, présidé par M. le Prof. Pietsch, directeur du « Gmelin Institut » à Francfort, étudia l'automatisation des travaux documentaires. Dix documents se rapportaient à ces discussions. L'un (par M. Môhlen) présentait le travail de l'Institut de mathématiques appliquées de Darmstadt en matière de documentation sur les calculatrices électroniques, ainsi que quelques remarques sur l'utilisation de celles-ci pour la documentation. Un exposé de M. Loosjes traitait des « types de demandes » en documentation agricole et cherchait, par cette étude, à déterminer les conditions optimales d'emploi de différents systèmes de recherche des documents, parmi lesquels les systèmes « manuels » et « mécanisés ». Un rapport suisse, présenté par M. Schenk, décrivait l'expérience de documentation automatique effectuée en commun par les sociétés Sandoz et Hoffmann-La Roche dans le domaine chimique et pharmaceutique. Un exposé de M. Ceccato se rapportait aux travaux effectués sous sa direction, au Centre de cybernétique de l'Université de Milan, dans le domaine de la traduction mécanique et pour l'étude de l'automatisation des travaux d'analyse documentaire (une séance spéciale fut consacrée, à l'Université de Milan, à la présentation des recherches de l'équipe de M. Ceccato). Parmi les six rapports français, se trouvaient une note de M. Cordonnier sur le « Memo. 100 » et l'enregistreur « PS. 100 » 2 qui représentent deux aspects récents de ces méthodes; un document du Dr Samain sur le « Filmorex », une notice sur les travaux en cours au Centre d'études pour la traduction automatique du C.N.R.S. (Paris et Grenoble). M. Gardin avait rédigé une note sur la coordination des expériences en matière d'automatisation documentaire. Le Service de documentation du Commissariat à l'énergie atomique (Saclay) avait décrit l'état actuel des recherches sur la « mécanisation partielle » des tâches bibliographiques qu'il a entrepris, pour l'indexation par des moyens mécanographiques de son Bulletin bibliographique hedbomadaire. Enfin, M. Levéry présentait - pour la première fois publiquement - l'expérience de sélection automatique de documentation étudiée par lui à IBM-France pour la Société Saint-Gobain.

Cependant, l'essentiel des travaux du Groupe IV fut consacré à une discussion, entre les représentants des « équipes » qui étudient actuellement ces problèmes de documentation automatisée, sur les meilleures méthodes à employer, et les conclusions qui peuvent être tirées, d'ores et déjà, des recherches effectuées : notamment sur l'analyse « syntactique », les problèmes sémantiques, la classification du point de vue de la mécanisation.

Une séance plénière réunit, dans l'après-midi du 2 décembre, les participants des différents groupes de travail, en vue d'examiner les conclusions adoptées par ces groupes et la suite à leur donner. MM. Pietsch et Verhoef marquèrent leur désir de voir la Fédération internationale de documentation développer son action de coordination sur le plan européen et renforcer l'organisation unifiée qu'elle cherche à assurer sur le plan mondial. Le Dr King, participant au Colloque en sa qualité de directeur adjoint de l'Agence européenne de productivité - mais également président de la F.I.D. - apporta des précisions, à cet égard, sur les possibilités nouvelles que donne à celles-ci une assise plus large, fondée sur la coopération directe avec les organismes centraux de l'information scientifique de différents pays, et la réorganisation prochaine de son secrétariat général. M. Perez Vittoria, délégué par M. Vittorio Veronese, directeur général de l'Unesco, marqua l'intérêt que lui paraissaient présenter des rencontres de ce genre, où diverses catégories de spécialistes intéressés - et en particulier de nombreux représentants des services de documentation directement liés aux organismes de recherches et aux entreprises - pouvaient confronter leurs points de vue. Le R. P. Busa, directeur du Centre pour l'automatisation de l'analyse littéraire à Gallarate, insista pour sa part sur l'utilité d'une plus large collaboration des spécialistes de l'analyse linguistique aux travaux d'automatisation des recherches d'information. Il fut décidé de transmettre aux organisations internationales intéressées, de même qu'aux organismes centraux de la recherche scientifique et technique des pays participants, les conclusions adoptées par les différents groupes de travail (que l'on trouvera en appendice à la présente note). Le vœu fut exprimé de voir des réunions analogues se tenir ultérieurement.

Trois réunions restreintes eurent lieu le 3 décembre, consacrées respectivement à la documentation dans les secteurs de la mécanique, de la céramique et du textile, et à l'amélioration des méthodes de coopération, dans ces branches particulières de l'industrie, entre organismes de documentation. Les deux premières furent franco-italiennes, et furent organisées respectivement par M. Terzi, directeur du Centre de documentation de l'Association italienne de mécanique, et par Mme Lapoujade, co-présidente du Groupe de travail Documentation européenne céramique de l'Association européenne de céramique; la troisième fut purement italienne.

Après la clôture du Colloque, les représentants du Centre d'études pour la traduction automatique du Centre national de la recherche scientifique (Paris et Grenoble) se réuniront encore pendant deux journées en séances de travail avec le Prof. Ceccato et ses collaborateurs.

Un certain nombre d'exemplaires du compte rendu provisoire du Colloque, accompagné de la liste complète des documents présentés, sont disponibles sur demande au Centre français d'échanges et de documentation techniques, 32, Corso Magenta, Milan. Celui-ci peut également adresser, à ceux de nos lecteurs qui lui en feraient la demande, - jusqu'à épuisement des stocks disponibles - la plupart des documents de travail. Ceux-ci seront, d'autre part, probablement réimprimés par les soins du Conseil national des recherches italien, à Rome.

Groupe 1 : répartition et disponiblité des documents ; coopération entre les services de documentation

Conclusions du sous-groupe Ia

1. Recherches sur la situation de la documentation et de l'information scientifiques et techniques.

Il conviendrait d'étudier un programme de développement des recherches sur la situation de la documentation et de l'information scientifiques et techniques dans les pays participant au Colloque, où ces recherches apparaissent (sauf pour le Royaume-Uni) comme relativement négligées.

On pourrait recommander à cet égard d'entreprendre :
a) des études plus nombreuses sur les besoins et habitudes des usagers (chercheurs et techniciens);
b) une étude de « géographie de la documentation » pour l'ensemble des pays participant au Colloque;
c) une étude sur le perfectionnement et l'unification des méthodes statistiques utilisées dans ce domaine, en liaison avec les recherches déjà effectuées sur ce sujet par la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et la Division statistique de l'Unesco, et en s'appuyant sur les travaux réalisés dans certains pays au point de vue méthodologique (y compris sur une estimation plus précise des budgets de la documentation et de l'information scientifiques et techniques). L'Association nationale de la recherche technique est priée, à cet égard, de vouloir bien fournir comme complément aux documents du Colloque un résumé de l'enquête qu'elle a conduite sur cette question.

2. Enquêtes sur les organismes de recherche et les organismes de documentation et d'information scientifiques et techniques et répertoires de ces organismes.

S'il paraît prématuré d'envisager la publication de répertoires d'organismes de recherches et de services de documentation et d'information scientifiques et techniques qui, s'inspirant de l'exemple donné par le « Nordforsk » scandinave seraient communs à l'ensemble des pays participant au Colloque ou à un certain nombre d'entre eux, il est souhaitable que les méthodes suivies pour la préparation et l'édition de ces répertoires soient confrontées, en vue de leur unification, ou tout au moins de leur rapprochement.

Il est à recommander en outre que soient accomplies, pour l'ensemble des pays participants, des enquêtes comparables sur l'organisation, les ressources et les méthodes de travail des organismes de documentation et d'information scientifiques et techniques, en profitant des résultats obtenus par les enquêtes nationales déjà effectuées ou en cours dans plusieurs de ces pays.

3. Dépôt légal.

Il serait utile d'étudier l'harmonisation des dispositions du dépôt légal dans les pays participant au Colloque, en vue : I° de permettre l'établissement de collections complètes de certains types de publications (en particulier toutes celles contenant des résultats de recherches subventionnées par les différents gouvernements, y compris les publications à diffusion restreinte) dans un certain nombre de centres de documentation désignés à cet effet comme dépôts centraux pour la littérature scientifique de l'ensemble de ces pays; 2° de constituer des fonds de publications servant à l'échange avec les pays tiers.

4. Échanges internationaux.

La situation des pays participants, pour ce qui est de l'organisation de leurs échanges internationaux, spécialement dans le domaine scientifique et technique, pourrait faire l'objet d'une enquête détaillée, continuant les travaux du Colloque organisé par l'Unesco à Budapest.

5. Services d'information et de documentation scientifiques et techniques à l'étranger.

Il serait opportun d'entreprendre une étude comparative sur les méthodes suivies par les pays participant au Colloque, concernant leurs services nationaux d'information et de documentation scientifiques et techniques à l'étranger. Cette étude pourrait également comporter l'examen de l'expérience du Scandoc, afin de voir dans quelle mesure il serait éventuellement possible de s'en inspirer.

6. Méthodes à suivre pour l'acquisition exhaustive des documents scientifiques et techniques étrangers.

Afin d'étudier, pour les pays participants ou pour certains d'entre eux, la mise en oeuvre d'une politique tendant à l'acquisition exhaustive des documents scientifiques et techniques étrangers, il serait utile de confronter les résultats obtenus par l'application de différents systèmes de ce genre déjà existants : plan Farmington, plan Scandia, politique des « Sondersammelgebiete » en Allemagne...

Les problèmes relatifs à l'acquisition des catégories spéciales de documents (documents à diffusion restreinte dits « non publiés », brevets, films...), ainsi que ceux posés par l'obtention de collections complètes de documents scientifiques et techniques en provenance des pays « difficiles », seraient à envisager plus particulièrement dans cette étude.

Il est signalé que l'inscription de ces problèmes à l'ordre du jour du « Deutsche Bibliothekarstag » 196I pourrait permettre une confrontation internationale utile. Mention est également faite à cet égard du Projet majeur de l'Unesco relatif à l'appréciation mutuelle des valeurs culturelles de l'Orient et de l'Occident; dans ce projet, les publications scientifiques et techniques pourraient avoir leur place.

La question du « stockage coopératif » des documents peu utilisés pourrait également être envisagé par l'étude précédemment recommandée, mais ce problème est lié à celui de la constitution de centres de documentation pouvant desservir un ensemble régional par prêt ou reproduction de documents.

7. Facilités d'accès aux documents dans les organismes de documentation.

Il serait utile de faire une enquête comparative sur les facilités d'accès aux documents dans les organismes de documentation (y compris les bibliothèques d'instituts et autres collections en principe réservées à des catégories spéciales d'usagers) des pays participant au Colloque. Les organisations centrales de la recherche scientifique et technique de ces pays devraient étudier les moyens propres à rendre cet accès aux documents plus aisé pour les chercheurs, ainsi que plusieurs d'entre elles ont d'ailleurs commencé à le faire.

8. Catalogues collectifs.

Ayant constaté le développement inégal des catalogues collectifs dans les différents pays participant au Colloque, et considérant que l'établissement d'un réseau efficace et complet de catalogues collectifs est nécessaire en vue de faciliter l'accès des chercheurs à l'ensemble des documents disponibles, le Groupe 1 remarque également que les pays européens sont en retard sur les États-Unis en ce qui concerne le développement de l'automatisation des travaux de préparation et de publication des catalogues collectifs et que, sauf en Allemagne, l'emploi du microfilm pour ces travaux n'est pas aussi étendu qu'il pourrait souvent l'être.

La publication de catalogues collectifs d'acquisitions de monographies étrangères (d'un type se rapprochant du ZKA allemand ou de certaines publications d'autres pays : États-Unis, Scandinavie, etc.) est liée à l'adoption de politiques d'acquisition exhaustive coordonnée.

Le point sur lequel une coopération entre les pays participant au Colloque ou certains d'entre eux paraît être à la fois la plus facile et la plus fructueuse serait l'établissement d'un catalogue collectif de périodiques d'un domaine scientifico-technique déterminé recensés par un certain nombre de services de bibliographie analytique, afin d'étudier la distribution de ces périodiques dans les pays qui participeraient à ce projet, et en vue de combler les lacunes éventuelles de cette distribution. Ce travail pourrait être par ailleurs l'occasion de réaliser une expérience de catalogue collectif produit avec l'aide de méthodes modernes d'utilisation de systèmes semi-automatisés.

9. Prêt inter-bibliothèques et liaisons par Telex ou autres systèmes de communication rapide entre centres de documentation.

Le Groupe 1 souligne l'intérêt qu'il y aurait à étudier la possibilité de généraliser un système de prêt inter-bibliothèques (et entre centres de documentation) entièrement gratuit pour l'usager, par des interventions opportunes auprès de l'Union postale universelle, avec l'aide de l'Unesco.

Il serait souhaitable également d'arriver à obtenir dans l'ensemble des pays participant à une sorte de « réseau européen de documentation » des dispositions libérales quant au prêt inter-bibliothèques, notamment de la part de toutes les bibliothèques et centres de documentation dépendant de fonds publics (nationaux, provinciaux ou municipaux) pour leur financement, l'intérêt bien compris des services de documentation privés étant par ailleurs de participer à un tel réseau.

La généralisation des liaisons par Telex entre les centres et services de documentation scientifiques et techniques (au moins les plus importants) faisant partie d'un tel « réseau » devrait constituer un objectif à atteindre par un plan de développement concerté, comportant l'obtention de conditions plus économiques pour ces liaisons et l'attribution de crédits spéciaux aux organismes désirant installer ces appareils.

La question de l'emploi de procédés « d'avant-garde » pour les communications entre centres de documentation scientifiques et techniques (télévision en circuit fermé, possibilités d'application de l'enregistrement thermoplastique, etc.) devrait être l'objet d'études et d'expériences poursuivies en commun.

10. Services de photoreproduction et de microcopie.

Une enquête sur les facilités offertes par les services de photoreproduction et de microcopie, dans l'ensemble des pays participant au Colloque, devrait être conduite sur la base des renseignements fournis par la 3e édition (en préparation) du « Directory of photo-copying and microcopying services » de la Fédération internationale de documentation et d'autres publications déjà existantes. Il serait souhaitable que le maximum d'informations sur les méthodes, l'équipement et les services disponibles soit donné dans la dite édition du « Directory ».

L'objectif de l'enquête serait d'aider, par la suite, à développer ces facilités d'une manière suffisante (avec, notamment, l'adjonction d'équipements adéquats pour la xérographie) pour que la reproduction de tous les documents disponibles dans le « réseau » soit rendue facile, rapide et économique.

Cette étude devrait également comporter l'examen des facilités à obtenir pour le règlement des fournitures de microfilms et autres reproductions entre les organismes participant au « réseau » (clearing).

En un centre de documentation et d'information scientifiques et techniques au moins pour l'ensemble des pays participant au « réseau », devrait se trouver un équipement pour la reproduction xérographique en continu, servant également à la reproduction de textes scientifiques épuisés, dans des conditions économiques, et pour la reproduction de fiches, catalogues collectifs, etc.

11. Traductions.

La constitution du Centre européen des traductions peut être considérée comme une étape importante, sur la voie d'une meilleure organisation de la coopération internationale dans ce domaine.

Cependant, il reste nombre de questions qui peuvent faire l'objet d'ententes entre pays de langues identiques (cas de la France, de la Belgique et de la Suisse romande) ou apparentées (cas des pays de langue française, de l'Italie et, éventuellement, d'autres pays de langues romanes).

D'autre part, les méthodes mises en oeuvre et les résultats des expériences effectuées pour la coordination et le développement des programmes de traduction, sur le plan national et sur le plan international par spécialités (par ex. : l'ASELT) devraient être confrontés, par une étude qui pourrait s'inspirer de celles actuellement en cours à la « Special libraries association » et à l'Aslib.

Conclusions du sous-groupe Ib

Le sous-groupe de travail chargé d'étudier la liaison entre les centres de documentation, ainsi que les relations de ceux-ci avec les utilisateurs, adopta de son côté la résolution ci-dessous :
I. Constatant l'accroissement continu du volume documentaire, le groupe de travail recommande :
I.I. le rappel aux éditeurs, auteurs et organisateurs de congrès des Recommandations ISO TC 46 et ICAD n° 1 ;
1.2. une action exercée par les centres de documentation auprès des organismes et personnes visés au paragraphe ci-dessus, en vue de l'application stricte de ces règles (voir note ci-jointe);
I.3. l'établissement systématique, par des personnes qualifiées, d'études de synthèse avec bibliographies faisant le point, à une date donnée, de questions bien délimitées.
2. Constatant la nécessité d'améliorer les liaisons entre les centres et les utilisateurs, le groupe de travail recommande :
2.I. la réduction des délais d'information;
2.2. l'adaptation de la forme de l'information aux besoins spécifiques de l'utilisateur (subdivision plus fine par disciplines, etc.);
2.3. l'établissement de contacts personnels entre le documentaliste et l'intéressé;
2.4. la désignation de correspondants ou de délégués chargés d'établir les liaisons organiques.
3. Un centre de documentation devrait pouvoir fournir la totalité de la documentation disponible sur un sujet donné et, compte tenu des remarques qui constituent le point 1 de cette résolution, le groupe de travail considère :
3.I. que les centres de documentation ne peuvent être que des centres spécialisés;
3.2. que les moyens de ceux-ci doivent être proportionnés à la fonction qu'ils remplissent, compte tenu des desiderata exprimés ci-dessus;
3.3. qu'il serait souhaitable de promouvoir une collaboration, à l'échelon national, entre les centres de disciplines connexes et, à l'échelon international, entre les centres de même spécialisation.
4. Pour promouvoir les résolutions énoncées ci-dessus, le groupe de travail chargé d'étudier la liaison entre les centres de documentation, ainsi que les relations de ces derniers avec les utilisateurs, demande à M. E. de Grolier de bien vouloir prendre toute initiative nécessaire à la réalisation de cette tâche et notamment :
4.I. l'établissement d'un répertoire des centres de documentation technique privés, industriels, professionnels, semi-publics ou publics et la détermination, par cette voie, des disciplines où la coopération sur le plan international reste insuffisamment développée ou unifiée (amélioration éventuelle du guide A. E. P.);
4.2. la prise de contact avec les organisations internationales (Unesco, O. E. C. E., etc.) afin de leur exposer la situation préoccupante dans le domaine de la documentation scientifique et technique et de leur proposer qu'elles interviennent efficacement, par tous les moyens dont elles disposent, pour promouvoir une organisation rationnelle de ce domaine (citer les exemples de l'ASELT, le pool de documentation médicale CECA, le Centre européen de traductions de Delft, etc.).

Groupe II : bibliographies courantes spécialisées

Conclusions.

Les discussions aboutirent aux conclusions suivantes (rédigées par M. Roger) :

1. Inventaire des bibliographies courantes spécialisées.

Le Groupe a admis que l'inventaire des bibliographies courantes spécialisées devrait retenir les bibliographies qui donnent suivant une périodicité assez courte (au maximum un an) et assez constante des références suffisamment récentes (pouvant cependant dater de plusieurs années), comportant ou non une analyse plus ou moins longue, relatives à des publications ou des documents accessibles ne fût-ce que sous forme de microfilms ou microfiches.

Il lui est apparu que cet inventaire était indispensable, qu'il devait être effectué rapidement, et qu'il devait être complet.

Le Groupe propose donc qu'une enquête soit conduite dans chacun des pays participant au Colloque, sans exclure les résultats obtenus dans le même ordre d'idées dans d'autres pays.

Le « Comité d'organisation » du présent colloque est prié de trouver les collaborateurs nécessaires dans chaque pays, dans le plus court délai.

A titre d'indication, les personnes chargées de cette enquête devraient chercher à obtenir, au besoin en allant sur place, les renseignements suivants : éditeur, périodicité, date de création, sujet, nombre annuel d'analyses ou références, classification adoptée, index matières ou auteurs, nature de l'analyse, nature des documents pris en considération, nombre et liste des publications analysées.

Le Comité d'organisation du présent Colloque est sollicité pour prévoir l'organisme ad hoc qui se chargera de centraliser les résultats et de les diffuser dans un délai d'un an.

2. Recensement des périodiques et publications scientifiques et techniques.

Le Groupe recommande que soient étudiés les moyens pour faire connaître les lacunes existantes, pour les combler et, en même temps, rendre facilement accessibles les publications et documents.

Il remarque que beaucoup de publications demeurent inaccessibles du fait de la réglementation rigide des bibliothèques traditionnelles.

3. Classification et codification.

Ire recommandation : Le Groupe demande à la Fédération internationale de documentation de transmettre les extensions et corrections à la Classification décimale universelle en trois langues : français, anglais, allemand.

2e recommandation : Les organismes établissant des bibliographies spécialisées ou utilisant des classifications spéciales ou particulières devraient être avisés que la Fédération internationale de documentation a un programme de mise au point d'une classification normalisée, y compris l'utilisation dans des machines documentaires. Il est donc souhaitable que tout organisme ayant établi une classification dans une discipline scientifique ou technique la porte à la connaissance du Secrétariat général de la Fédération internationale de documentation à La Haye (7 Hofweg). En contrepartie, il est recommandé que les classifications spécialisées, dans toute la mesure du possible, s'insèrent dans le cadre de la Classification décimale universelle et que soient mentionnés, de toute façon, les indices de celle-ci dans les références bibliographiques.

4. Unification des normes de documentation.

La normalisation des références bibliographiques est étudiée essentiellement par l'ISO. Il serait hautement souhaitable que les recommandations ISO soient largement diffusées parmi les diverses organisations s'occupant de bibliographies spécialisées. Il est recommandé que ces mêmes organisations se tiennent en contact avec les organisations nationales de normalisation.

Groupe III : formation et perfectionnement du personnel des services de documentation et d'information scientifiques et techniques

Conclusions.

Sur la base du document préparé par M. E. de Grolier, le Groupe III a étudié le problème de la formation professionnelle des documentalistes et des bibliothécaires.

Il a reconnu que cette formation, absolument nécessaire, doit se faire tout d'abord sur une base nationale.

Il existe par contre des problèmes ou des techniques spéciales, qui peuvent et doivent se discuter sur une base internationale. Le Goupe III recommande donc :
a) l'organisation de cours spécialisés de perfectionnement sur des problèmes particuliers de la documentation sous les auspices d'organisations internationales en ces domaines;
b) l'échange de professeurs et de stagiaires d'un pays à l'autre, tel que la F. I. D. et la F. I. A. B. l'envisagent, dans leur programme, ainsi que l'échange de matériel d'enseignement, etc.;
c) la publication et la propagation des résultats de toute réunion internationale dans ces domaines.

Étant donné que la position des documentalistes ne dépend pas seulement de leur formation professionnelle, mais aussi de leur situation sociale, le Groupe III suggère que le titre de documentaliste soit reconnu officiellement, ainsi que l'est celui de bibliothécaire dans certains pays, et que le documentaliste soit rétribué au même échelon que le personnel de la recherche scientifique. Il serait souhaitable que la F. I. D. et la F. I. A. B. le réclament dans leur programme.

Groupe IV : automatisation des travaux documentaires

Conclusions.

I. Le développement de l'utilisation des méthodes mécanisées de préparation des bibliographies - et particulièrement des index de celles-ci - est dès maintenant possible et recommandable. Il en est de même pour la mécanisation de la préparation des catalogues collectifs. Il conviendrait d'examiner les moyens propres à favoriser de tels développements, à coordonner les expériences faites en cette matière, et à perfectionner les méthodes utilisées.

2. Afin de développer les possibilités offertes par la documentation automatique, il convient de porter les efforts dans deux directions, et de les réaliser en travail de groupe : a) en ce qui concerne les études linguistiques, l'analyse des termes, la création d'un langage clair pour les machines, le développement des « coordinate indexing », etc. ; b) au point de vue du développement des appareillages, en vérifiant à ce sujet jusqu'à quel point on peut obtenir un « processing » et un « retrieval » satisfaisants, tout en évitant les coûteux ordinateurs, par d'autres procédés automatiques.

3. La documentation et l'information n'ont pas seulement à remplir une fonction d'aide aux diverses disciplines de la recherche scientifique, de la technique et de l'économie; elles sont devenues elles-mêmes un domaine de recherches scientifiques. Les problèmes les concernant sont si nombreux et si étroitement liés, qu'ils ne peuvent être résolus qu'avec l'aide de collaborateurs à plein temps.

4. Étant donné la grande importance économique que représente la documentation - elle est elle-même à considérer comme une « matière première » nationale de haute qualité - il y a lieu de faire en sorte, en tenant compte de ce qui a été exposé sous (3), que les activités de recherche dans le domaine de la documentation, et les réalisations pratiques portant par exemple sur la création et le développement de centres de documentation adéquats et d'organismes de coordination s'établissent sur des bases nationales saines. Cela implique que les moyens financiers indispensables soient rendus disponibles dans une mesure suffisante, afin de permettre de disposer des collaborateurs nécessaires, tant en ce qui concerne leur nombre que leurs qualifications professionnelles.

5. Il convient d'organiser une meilleure collaboration entre les équipes de travail des divers pays, et de faciliter les échanges d'expérience acquise entre celles-ci. D'une manière générale, des contacts plus étroits seraient à favoriser entre les divers groupes travaillant dans ce domaine en Europe, par échange de documents de travail (y compris les programmes), de stagiaires, etc., ainsi que par un calendrier des réunions, élaboré en accord entre les organisations des pays membres; ces réunions étant d'autant plus fructueuses qu'elles réuniront chacune un groupe restreint de spécialistes d'une même discipline scientifique ou technique.

6. Indépendamment de la collaboration souhaitable dont il est fait mention sous (5), la véritable coopération internationale ne peut s'effectuer que dans le cadre de la F. I. D. C'est à cet organisme qu'il convient en prenant pour base le « Programme à long terme » élaboré par le Dr King de réserver le développement des activités nécessaires pour une coopération internationale réelle et efficace.