Bibliothèques universitaires

Si les moyens et l’activité des bibliothèques universitaires françaises ont sensiblement augmenté depuis la parution du rapport Miquel en 1989, cette amélioration ne doit pas masquer les nombreux changements qui caractérisent ces services. Dans un autre contexte marqué notamment par l’apport des nouvelles technologies de l’information, les missions des services communs de la documentation et des services interétablissements de coopération documentaire n’ont pas changé et sont même devenues plus stratégiques au sein des universités. En revanche, les conditions d’exercice de ces missions connaissent un profond bouleversement, avec notamment l’émergence des ressources électroniques, une nouvelle conception des bâtiments, de nouveaux services aux usagers, des changements dans l’organisation des services et une transformation des métiers.

If the resources and activity of French university libraries have noticeably increased since the publication of the Miquel report in1989, this improvement should not mask the numerous changes that characterise these services. In another context, marked notably by the support of new information technologies, the tasks of collaborative services of documentation and of inter-library services of documentary cooperation have not changed, and have even become more strategic within universities. On the other hand, the conditions for carrying out these specific tasks are experiencing a profound upheaval, with notably the emergence of electronic resources, a new conception of the buildings, new services for users, changes in the organisation of services and a transformation of professional skills.

Obwohl die Mittel und die Leistungen der französischen Universitätsbibliotheken seit der Veröffentlichung des Miquel Reports 1989 stark angewachsen sind, darf diese Verbesserung nicht die zahlreichen Veränderungen verdecken, die für diese Services kennzeichnend sind. In einem anderen Zusammenhang, der besonders vom Zugang zu den neuen Informationstechnologien gekennzeichnet ist, haben die Aufgabenbereiche der gemeinsamen Informations– und Dokumentationsservices sich nicht verändert und sind im Universitätsbereich sogar strategisch wichtiger geworden. Im Gegegensatz dazu haben sich die Bedingungen für die Ausführung dieser Aufgabenbereiche grundlegend verändert eben durch die Benutzung digitaler Quellen, neue Konzepte der Baulichkeiten, weitere Dienstleistungen für Benutzer, Änderungen in der Serviceorganisation und Neuerungen in der Berufssparte.

Si los medios y la actividad de las bibliotecas universitarias francesas han aumentado sensiblemente desde la aparición del informe Miquel en 1989, esta mejora no debe enmascarar los numerosos cambios que caracterizan estos servicios. En otro contexto marcado en particular por el aporte de las nuevas tecnologías de la información, las misiones de servicios comunes de la documentación y de los servicios interestablecimientos de cooperación documental no han cambiado e incluso se han vuelto más estratégicos en el seno de las universidades. Por el contrario, las condiciones de ejercicio de estas misiones conocen un profundo trastorno, particularmente con la emergencia de los recursos electrónicos, una nueva concepción de los edificios, de nuevos servicios a los usuarios, de los cambios en la organización de los servicios y una transformción de los oficios.

Si l’on jette un coup d’œil sur l’évolution des bibliothèques universitaires (BU) françaises depuis une dizaine d’années, on ne peut manquer de remarquer que leur situation s’est notablement améliorée. Tout d’abord, la mise en place des services communs de la documentation (SCD) et des services interétablissements de coopération documentaire (SICD), désormais bien intégrés à la vie de leur université, et constituant le socle, ou au minimum la condition préalable, de la définition d’une politique documentaire d’établissement, a été partout effectuée.

Que certains des acteurs de cette transformation des anciennes BU aient été parfois plus des « pratiquants » que des « croyants » ne change rien à l’affaire : rares sont ceux qui mettent aujourd’hui en question le fait que la diffusion de l’information scientifique pour la pédagogie et la recherche constitue une des missions de base de l’université, que cette fonction relève d’une politique documentaire globale d’établissement, et que les SCD et les SICD en sont les outils privilégiés. Par ailleurs, les moyens, les collections, les services, les systèmes et l’activité se sont fortement développés.

Les moyens : par rapport à une base 100 en 1990, les principaux indicateurs ont augmenté nettement plus rapidement que la population étudiante, puisqu’ils atteignaient, en 2000 les niveaux suivants :

– effectifs étudiants : 129

– recettes : 278

– emplois : 144

– surfaces : 140

– places de travail : 156

Les collections : hors les ressources électroniques dont il sera question plus loin, le nombre de volumes entrés est passé de 522 042 en 1990 à 1 030 161 en 2000, celui des abonnements de 115 927 à 151 263.

Les services : pendant la même période, la part des collections en accès direct est passée de 20 à 35 % et les horaires hebdomadaires moyens d’ouverture de 40 à 56 heures.

Les systèmes : toutes les bibliothèques sont désormais dotées d’un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB), qui gère de façon automatique plusieurs fonctions bibliothéconomiques. Sur le plan national et coopératif, le système universitaire de documentation 1 s’est substitué à plusieurs catalogues collectifs parcellaires et contient actuellement plus de 5 millions de notices bibliographiques et plus de 12 millions de localisations.

L’activité : le taux de pénétration des bibliothèques a sensiblement augmenté. Aujourd’hui, 72 % des étudiants sont inscrits dans la bibliothèque de leur université contre 56 % il y a dix ans. De plus, la fréquentation et l’usage apparaissent beaucoup plus intensifs, chaque inscrit venant de plus en plus souvent à la bibliothèque (46 fois par an en 2000 contre 34 fois en 1990) et empruntant davantage à domicile (10,6 ouvrages par an en 2000 contre 7,9 en 1990).

Si le développement et la modernisation des bibliothèques des universités caractérisent sans conteste la dernière décennie, il faut néanmoins se garder de deux écueils. Le premier consisterait à céder à un quelconque triomphalisme : à cet égard, une simple comparaison avec les indicateurs et les performances des bibliothèques de pays de niveaux scientifique et économique similaires nous rappelle la nécessité de continuer et d’amplifier l’effort entrepris il y a douze ans à la suite du rapport Miquel 2. Le second écueil serait de croire qu’il nous suffirait de poursuivre un développement linéaire, armés des mêmes concepts et conceptions, alors que tout indique que les bibliothèques sont engagées dans une profonde mutation dont nous voudrions souligner ici quelques aspects, tout en nous gardant de trancher prématurément des questions qui, pour certaines d’entre elles, restent largement ouvertes.

Contexte, missions

Si l’on veut comprendre les changements qui affectent l’activité des bibliothèques, il faut d’abord s’interroger sur les changements qui touchent à leur environnement. De ce point de vue, trois phénomènes apparaissent émergents.

Le premier concerne les universités elles-mêmes. Parce qu’elles sont autonomes et qu’elles se trouvent de plus en plus, volens nolens, dans une situation de concurrence, parce qu’elles se déploient suivant un très large spectre où coexistent formations de masse, recherches de pointe dans certains secteurs et, depuis quelque temps, formations professionnelles (développement de la formation continue, nouveaux diplômes d’études supérieures spécialisées), les universités sont conduites à affirmer des spécificités et à développer chacune un profil qui lui est propre. Cette identité qui se construit dans chaque université et qui ira en s’approfondissant ne peut manquer de retentir sur la fonction documentaire et de rendre encore plus prégnante qu’aujourd’hui l’exigence d’une politique d’information scientifique qui lui corresponde le plus exactement possible.

Le second tient au développement de l’inter ou de la pluridisciplinarité. Sur le plan scientifique, chacun reconnaît que les frontières traditionnelles qui séparaient les disciplines deviennent de plus en plus poreuses ; à un autre niveau, celui de la professionnalisation des enseignements : qui ne voit que tout étudiant doit avoir frayé bien au-delà de sa seule discipline de référence ? Là encore, ce phénomène n’est pas sans conséquences sur l’élaboration d’une politique documentaire originale d’établissement.

Le troisième, ce sont bien sûr les nouvelles technologies de l’information et de la communication qui bouleversent le paysage de la documentation. Parce que nous ne saurions être ici exhaustifs, nous citerons seulement :

– la dématérialisation de l’information, qui fait passer d’une logique de stock, longtemps dominante en matière documentaire, à une logique de flux ;

– la multiplication des objets documentaires, des supports et des types d’accès ;

– l’éclatement des frontières qui séparaient traditionnellement le traitement informatique de l’information (serveurs), la production de l’information (édition), et la diffusion de l’information (bibliothèques et services documentaires).

Cette transformation du contexte modifie-t-elle les missions des SCD et SICD ? À cette question simple, il est possible de répondre clairement : non seulement ces services ne voient pas leurs missions remises en question par les modifications qui affectent leur environnement, mais ils s’en trouvent confortés, contraints qu’ils sont de jouer un rôle plus stratégique, plus exigeant et sans doute plus difficile de tri d’une information foisonnante et qui ne présente pas toujours en elle-même des critères de qualité. Qu’est-ce en effet qu’un SCD ou un SICD sinon un service placé en interface entre des ressources documentaires à évaluer et sélectionner et des besoins documentaires à analyser dans un contexte scientifique et pédagogique donné (cf. schéma)

 ?

On remarque que les deux pôles de l’interface sont devenus de plus en plus complexes et difficiles à dominer. Du côté des ressources documentaires, l’offre se multiplie, se diversifie (documents traditionnels, cédéroms, DVD, bases en ligne, périodiques électroniques, serveurs de prépublications, sites Internet, etc.), et présente de moins en moins souvent par elle-même de garanties de scientificité ou de qualité. D’où l’importance de plus en plus cruciale de la fonction d’évaluation et de sélection pour repérer et rendre accessible une information pertinente et adaptée, à égale distance du silence et du bruit. Du côté des besoins documentaires, le travail d’analyse s’est lui aussi singulièrement complexifié : d’abord, parce qu’il faut prendre l’exacte mesure du projet scientifique et pédagogique propre à l’établissement ; ensuite, parce que l’extrême diversité des populations à desservir rend les arbitrages toujours délicats.

Si les missions des SCD et SICD restent fondamentalement les mêmes, tout en revêtant une importance stratégique plus décisive, les conditions d’exercice de ces missions sont, elles, profondément bouleversées. Il n’est guère de secteurs d’activité des bibliothèques qui ne soient peu ou prou touchés. Ne pouvant les citer tous, nous nous interrogerons sur :

– l’émergence de nouvelles ressources et la définition de la bibliothèque comme système d’information ;

– une nouvelle conception des bâtiments ;

– les nouveaux services aux usagers ;

– l’organisation des services ;

– l’évolution des métiers.

Les nouvelles ressources ou la bibliothèque comme système d’information

Si les documents imprimés (monographies et périodiques) occupent et occuperont encore longtemps une place prédominante, il ne fait pas de doute que l’explosion de la production et de la diffusion des ressources numériques constitue actuellement le phénomène le plus marquant. Entre 1998 et 2000, les crédits consacrés par les universités à l’acquisition ou l’accès à de telles ressources sont passés de 30 à 50 MF, et tout indique que la hausse se poursuit à un rythme élevé.

Le développement de ces ressources, gratuites ou payantes, acquises à l’extérieur ou produites en interne, est source de multiples modifications dans l’activité des bibliothèques. Notons d’abord qu’il constitue un facteur d’accélération tant de l’intégration des SCD et SICD aux établissements, que de l’élaboration d’une politique documentaire de l’université. En effet, la question de la mise à disposition de ce type de ressources ne peut guère être soulevée à l’échelon d’une composante ou d’une structure particulière de l’établissement, mais doit être traitée à un niveau plus élevé et plus globalisant. Dans le même ordre d’idées, on observe que les débats correspondants ont désormais fréquemment lieu au sein des conseils scientifiques ou des conseils d’administration, qui sont, mieux sans doute que les conseils de la documentation, des instances adéquates pour l’élaboration collective des décisions.

Ces ressources permettent également une meilleure couverture documentaire, notamment dans les domaines étrangers. On sait que la documentation étrangère constitue l’un des points de faiblesse des acquisitions des bibliothèques françaises, du fait sans doute de l’insuffisance des moyens, conjuguée peut-être à ce qu’un grand universitaire a appelé un jour le « narcissisme monoglotte » des Français. L’acquisition des périodiques électroniques pour la recherche a permis un début de rééquilibrage des ressources, de la même façon qu’elle a atténué la différence entre les universités anciennes, celles dont le stock s’est constitué par accumulation, et les universités plus jeunes, aux fonds documentaires généralement modestes.

Les modes de travail ont dû aussi évoluer. À la sélection titre par titre s’est souvent substituée la sélection d’un catalogue ou d’un « bouquet » dans son intégralité. Ce changement, qui met en cause l’un des principes de base de la constitution d’une collection, fût-elle virtuelle, n’est pas toujours bien accepté par certains bibliothécaires et universitaires. Il reste qu’il est parfois moins coûteux d’avoir accès à l’ensemble plutôt qu’à une partie et que des titres qui n’avaient pas été sélectionnés à l’origine se révèlent par la suite beaucoup plus consultés que prévu.

Par ailleurs, les ressources documentaires électroniques ont conduit les bibliothèques à s’organiser autour de groupements d’achats pour être en mesure de discuter en meilleure position face à des éditeurs ou diffuseurs en situation de monopole ou de quasi-monopole. Ces groupements portent en germe une nouvelle façon de coopérer qui, si elle est encore peu développée, est riche de potentialités. Ils peuvent être en effet des instances de veille scientifique et technologique pour évaluer de nouveaux produits, ou de réflexions collectives pour l’archivage partagé des collections sur papier ou de versions électroniques de sécurité.

Enfin et surtout, les ressources électroniques portent en elles une nouvelle forme de la bibliothèque, qui prend désormais corps autant à travers un système d’information documentaire qu’à travers un bâtiment. Élément du système d’information global de l’université, le système d’information documentaire est l’outil, spécifique à chaque établissement, qui permet depuis un poste de travail banalisé de l’université d’accéder aux ressources numériques acquises ou produites par celle-ci : catalogue de la bibliothèque, catalogues collectifs, bases de données, réseau de cédéroms, périodiques électroniques, documents pédagogiques, thèses numérisées, rapports de recherche, sélections de sites Internet, etc.

Une nouvelle conception des bâtiments

Contrairement à une idée parfois reçue sans examen, le système d’information qui constitue la bibliothèque doit aussi s’inscrire dans un bâtiment. Celui-ci est indispensable à l’exercice concret de la fonction d’interface qui définit les services documentaires. Il est surtout le lieu collectif par excellence au sein duquel se constitue la communauté universitaire et se construit l’identité étudiante. Il remplit en outre une fonction sociale éminente dès lors qu’il offre aux étudiants de bonnes conditions de travail tout en mettant à leur disposition des ressources souvent coûteuses. Il est enfin l’espace le plus approprié pour la conservation partagée de l’ensemble des collections de l’établissement.

Dans ce contexte, l’architecture des bibliothèques est conduite à évoluer, en portant une attention renouvelée à plusieurs exigences 3 :

– assurer une forte visibilité au bâtiment abritant le service de documentation, qui constitue un pôle structurant de l’institution ;

– affirmer le principe général de l’accès direct aux ressources, qu’elles soient sur support traditionnel ou numérique, en réservant le cas de l’accès indirect à des situations particulières (fonds anciens, rares ou précieux ; fonds peu consultés dont la mise en libre accès constituerait davantage une gêne pour l’usager qu’une valeur ajoutée, etc.) ;

– tendre vers l’accès en continu aux différents services, en permettant à la bibliothèque de pouvoir fonctionner à certaines heures avec un effectif réduit, ou d’accueillir 24 heures sur 24 certains usagers dûment identifiés (par un badge par exemple) ;

– favoriser plusieurs types d’usage en faisant correspondre à différents espaces différentes pratiques de consultation et de travail ;

– prévoir des lieux de formation pour les usagers ;

– multiplier les possibilités d’implantation de postes informatiques ;

– garantir une grande flexibilité à des bâtiments qui doivent pouvoir évoluer très rapidement.

Les nouveaux services aux usagers

Deux éléments caractérisent aujourd’hui l’accès aux ressources documentaires. D’un côté, l’extrême dispersion ou variété de l’offre, la qualité souvent inégale des ressources et la diversité des modes d’accès contribuent à rendre plus difficile la recherche d’informations. De l’autre, on observe que les usagers, quoique souvent mal armés, souhaitent à juste titre être autonomes dans leur démarche en maîtrisant le processus de recherche documentaire. Il en résulte que les bibliothèques doivent consacrer plus de moyens et plus de temps au service du public, soit en présentiel, soit par la confection d’outils spécifiques : guides du lecteur, bornes interactives, didactiels, aides en ligne, etc. Il en résulte surtout que la formation des usagers à l’information scientifique et technique est appelée à prendre une place beaucoup plus importante, qui n’a plus grand-chose à voir avec les visites guidées d’autrefois dans les bibliothèques.

À la fois méthodologique, instrumentale et disciplinaire (car l’information scientifique n’existe qu’en référence à une discipline ou à un groupe de disciplines), cette formation n’a de sens que si elle est fondée sur une collaboration étroite entre les enseignants et le personnel de la bibliothèque et si elle s’inscrit dans un projet pédagogique et scientifique global de l’établissement.

L’organisation des services

L’émergence de plus en plus marquée d’une politique documentaire dans chaque établissement et le développement des nouvelles technologies ont un impact fort en termes d’organisation, même si le paysage est en pleine évolution et si les points d’équilibre n’ont pas encore été trouvés. Les changements les plus nets se manifestent sur plusieurs plans.

Au niveau des établissements, l’intégration progressive des fonctions informatiques, éditoriales et documentaires a conduit plusieurs universités à mettre en synergie les services correspondants (centre de ressources informatiques, presses universitaires, service commun de la documentation), et à faire coordonner leur action par un responsable politique unique, généralement un vice-président chargé des systèmes d’information.

S’agissant du périmètre d’activités des SCD et SICD, plusieurs d’entre eux ont vu leurs compétences élargies, lorsqu’on leur a par exemple confié des responsabilités en matière de production de documents numériques ou d’édition.

En ce qui concerne l’organisation des SCD et SICD eux-mêmes, on a souvent souligné que l’informatisation des bibliothèques, d’une part, le développement des ressources électroniques, d’autre part, qui transcendent les champs traditionnels des sections ou des disciplines, avaient contribué à répartir différemment les responsabilités au sein des services. Si l’organisation en sections disciplinaires est parfois imposée par les implantations géographiques, on constate néanmoins d’assez fréquents transferts de responsabilités des chefs de section au directeur ou à un adjoint ou chargé de missions assurant des fonctions transversales (chef de projet informatique, chargé de la coordination des acquisitions, chargé des ressources électroniques, etc.).

L’évolution des métiers

Les bibliothèques universitaires sont, on le sait, des services à la fois scientifiques, techniques et administratifs. Scientifiques, car ils sélectionnent et donnent accès à des ressources d’information pour la pédagogie et la recherche ; techniques, car ils mettent en œuvre un ensemble de savoir-faire pour traiter, organiser et rendre accessibles ces ressources ; administratifs, dans la mesure où toute bibliothèque est plus ou moins confrontée à des tâches de gestion concernant son budget, son personnel et ses locaux. C’est le cumul et la forte intégration de ces trois dimensions qui ont justifié la constitution d’une filière professionnelle spécifique.

Si cette tripartition garde toute sa pertinence, tout le monde s’accorde en revanche à reconnaître que les tâches, dans chacun de ces trois domaines, se sont tout à la fois diversifiées et compliquées. Sur le plan scientifique, le travail d’évaluation des contenus est devenu plus difficile et beaucoup plus lourd : le temps où un nombre limité de collections bien identifiées constituaient par elles-mêmes une garantie de scientificité est révolu. Sur le plan technique, on est passé en quelques décennies d’une bibliothéconomie rustique à une ingénierie documentaire complexe faisant appel à des outils de plus en plus élaborés et en constant renouvellement, notamment en matière informatique. Sur le plan administratif, les règles et les dispositifs sont devenus eux aussi beaucoup plus exigeants.

Ces évolutions, conjuguées à une forte croissance de l’activité des SCD et SICD, ne sont pas sans effets sur l’exercice des métiers et la nature des ressources humaines à mobiliser.

Sur le plan scientifique, l’élargissement sans précédent de l’offre de ressources et l’enjeu que représente désormais l’élaboration, à l’échelle de l’établissement, d’un programme raisonné d’enrichissement des collections ou des accès rendent nécessaire un dialogue beaucoup plus étroit entre les conservateurs et les enseignants, et constituent même une occasion historique de renouveler des relations qui s’étaient parfois étiolées au fil du temps. Que cette exigence soit prise en compte à des degrés divers selon les établissements est une évidence ; qu’elle soit la condition sine qua non pour que la fonction scientifique soit à la place qui doit être la sienne dans les SCD et SICD, c’est-à-dire au poste de commande, est une certitude.

Le caractère à la fois plus lourd et plus complexe des tâches bibliothéconomiques a rendu totalement obsolète le pyramidage traditionnel de la filière des bibliothèques, pyramidage aggravé par un déficit préoccupant des emplois de la catégorie intermédiaire. La prise en compte des changements en cours impose que l’on modifie progressivement la structure de cette pyramide, notamment en augmentant massivement la part des emplois à forte valeur ajoutée technique.

Le fonctionnement des bibliothèques fait appel par ailleurs à des compétences professionnelles de plus en plus spécialisées, certaines relevant de la bibliothéconomie ou de l’ingénierie documentaire (normalisation, formats, etc.), d’autres de métiers connexes (informatique, programmation d’équipements, droit, management, gestion des ressources humaines, etc.). Pour y faire face, les SCD et SICD sont conduits, d’une part, à consacrer des moyens beaucoup plus importants que par le passé à la formation continue, d’autre part, à faire appel à des compétences externes (consultants), à accueillir en leur sein d’autres types d’emplois que ceux qui relèvent de la filière des bibliothèques et à développer des coopérations fonctionnelles avec d’autres services de l’université. Il est clair par exemple qu’aucun SCD ou SICD ne saurait plus fonctionner sans qu’on y adjoigne des compétences proprement informatiques, que celles-ci lui soient directement rattachées ou mises à sa disposition par le centre des ressources informatiques de l’université. De la même façon, le poids sans cesse plus important pris par les questions juridiques (multiplication des contrats et marchés, licences d’accès aux ressources électroniques, droit de la propriété intellectuelle, etc.) requiert désormais de pouvoir mobiliser les compétences adéquates.

Enfin, il faut remarquer que l’augmentation de l’activité des bibliothèques, qui s’exprime aussi bien par l’accroissement des horaires et des périodes d’ouverture que par le volume des transactions, a été rendue possible non seulement par une augmentation des effectifs permanents, mais aussi par le recours à des moniteurs étudiants, affectés notamment à des tâches d’accueil et de services de premier niveau. Ceux-ci, qui représentent aujourd’hui en équivalents temps plein autour de 10 % des ressources humaines des bibliothèques, ont pleinement leur place au sein de l’institution à laquelle ils apportent, aux côtés des professionnels, un concours doublement utile : la qualité des contacts qu’ils nouent tout naturellement avec les autres étudiants favorise l’intégration de la bibliothèque dans le tissu universitaire ; la disponibilité des étudiants à des heures ou à des périodes de l’année où les personnels ne peuvent être présents qu’en effectif réduit constitue un atout irremplaçable pour le service au public. Sans doute conviendra-t-il d’en tirer toutes les conclusions au niveau administratif.

Septembre 2001