Recommandations pour le prêt entre bibliothèques et la fourniture des documents à distance

Du fait de l'accroissement continu de la fourniture de documents entre établissements documentaires et de l'élargissement du nombre de centres impliqués, la codification d'un certain nombre de règles de « bonne conduite » devenait de plus en plus nécessaire. C'est pourquoi un groupe présidé par Mlle Carpentier et réunissant des représentants de la Bibliothèque nationale, des bibliothèques universitaires et publiques, de la DBMIST et de la DLL, a rédigé les recommandations suivantes, qui sont conformes à l'action de l'IFLA dans ce domaine.

Les deux administrations centrales les ont approuvées et en ont décidé la publication pour leur donner une large diffusion. Les bibliothèques qui veulent participer au réseau de transmission des demandes par messagerie électronique doivent s'engager à les observer.

Les présentes recommandations concernent le fonctionnement du prêt entre organismes documentaires. Elles s'attachent à respecter, dans la mesure du possible, le code national-type de prêt entre bibliothèques élaboré en 1983 par le Bureau pour le prêt international de la Fédération internationale des associations de 'bibliothécaires et des bibliothèques (IFLA) dans le cadre de son programme d'Accès universel aux publications (UAP). Elles n'excluent pas la conclusion d'accords particuliers entre organismes géographiquement proches ou appartenant au même domaine.

Définition : Le prêt entre bibliothèques (« prêt-inter », en abrégé) est le processus par lequel un organisme documentaire obtient d'un autre un document demandé par ses usagers et non disponible dans son fonds. Le document demandé peut être soit prêté temporairement, soit fourni sous forme de reproduction.

Principes

Aucun organisme documentaire (bibliothèque, centre de documentation) ne pouvant satisfaire à lui seul la totalité des besoins de ses usagers, l'utilisation réciproque des collections de chacun d'entre eux est un élément nécessaire à la qualité de l'accès aux documents primaires. Tous doivent donc faire connaître le service du prêt-inter à leurs usagers.

Si le développement de la coopération entre établissements passe par un accroissement du volume du prêt-inter, il convient néanmoins de tenir compte en permanence du coût spécifique de cette activité, qui est loin d'être négligeable pour la collectivité. A cet égard, d'autres solutions doivent être envisagées, pourvu qu'elles soient économiquement justifiées : par exemple, acquisition de l'ouvrage demandé, orientation de l'usager vers un autre organisme, fourniture d'un autre document sur le même sujet.

La fourniture de substituts des documents - souvent moins coûteuse -, devrait être préférée, dans la mesure où la législation sur la propriété intellectuelle le permet; de plus, elle supprime pour l'établissement prêteur les risques de perte ou de dégradation dus au transport et l'original reste disponible sur place, ce qui est particulièrement important dans le cas des périodiques; l'utilisateur préférant pour sa part conserver une copie du document demandé, cette pratique est en général bien acceptée.

Les bibliothèques prêteuses doivent faire connaître, à la demande, leur politique de prêt et leurs tarifs.

L'établissement sollicité décide en dernier ressort s'il fournit ou non le document demandé; en cas de refus, il doit en proposer un substitut total ou partiel, dans la limite des moyens techniques mis à sa disposition et dans le respect de la législation en vigueur; dans tous les cas il doit fournir la justification précise de son refus.

Dans toute la mesure du possible, les organismes doivent assurer toute l'année la permanence du prêt entre bibliothèques.

Demande

Les organismes documentaires qui désirent emprunter des documents par l'intermédiaire du prêt entre bibliothèques doivent respecter, pour la transmission des demandes, les recommandations de l'ISO et en particulier par voie postale :

- soit en utilisant le formulaire de documentation proposé dans le fascicule n° Z 45-005 publié par l'Association française de normalisation, qui en précise également le mode d'emploi;

- soit en utilisant le formulaire IFLA; ce dernier devra seul être utilisé pour le prêt international.

Rédaction de la demande

Il est nécessaire que le formulaire soit rempli sous le contrôle et la responsabilité de l'organisme emprunteur. Ceci permet d'une part de vérifier que le lecteur s'engage à n'utiliser le document qu'à des fins exclusives de recherche ou d'usage privé conformément aux dispositions de la loi du 11 mars 1957, article 41, et d'autre part d'effectuer les indispensables vérifications bibliographiques et de donner à la demande une présentation correcte.

L'organisme sollicité pourra retourner toute demande illisible, mal remplie, incomplète ou manifestement erronée.

La bibliothèque emprunteuse doit mener les recherches bibliographiques nécessaires pour contrôler et compléter les références des documents demandés par l'utilisateur. La consultation des catalogues, imprimés ou accessibles en conversationnel, collectifs ou locaux, s'impose pour améliorer l'orientation des demandes. La référence bibliographique, ou mieux une photocopie de la source, l'indication de la cote, lorsqu'elle est connue, accélèrent le traitement de la demande et donc de la fourniture de documents.

Chaque formulaire ne doit comporter qu'une demande.

Il est souhaitable que le formulaire soit dactylographié. Dans tous les cas on veillera à la parfaite lisibilité des indications portées sur le formulaire et à la clarté matérielle de leur présentation.

Circulation de la demande

La méconnaissance des ressources locales, la mauvaise orientation des demandes, leur circulation dans un nombre élevé d'organismes entraînent des délais de prêt souvent rédhibitoires.

Il y a lieu de s'inspirer des principes suivants :
- la réduction du délai de fourniture doit être d'abord recherchée dans l'utilisation des ressources des bibliothèques ou centres de documentation situés dans la même agglomération ou la même région;
- la demande comportera une date limite de circulation et éventuellement un circuit préférentiel;
- on adressera de préférence les demandes aux établissements susceptibles d'en satisfaire un grand nombre et on évitera de surcharger de demandes les établissements qui n'ont pas la capacité de les traiter.

Fourniture

La bibliothèque prêteuse doit indiquer les conditions particulières de communication du document (interdiction de prêt à domicile, conditions de surveillance).

La reproduction du document, sous quelque forme que ce soit, est subordonnée à l'autorisation de la bibliothèque qui consent le prêt du document original. Les dispositions de la loi du 11 mars 1957, article 41, doivent être respectées ; la reproduction doit être destinée à des fins exclusives de recherche et réservée à l'usage privé du demandeur.

Sauf indication contraire, la durée du prêt est fixée à deux semaines, délai de port non compris. Toute prolongation doit être demandée suffisamment tôt pour que la réponse puisse être transmise avant la date d'expiration du prêt.

Réception et retour des documents

La bibliothèque emprunteuse est dans tous les cas responsable du document emprunté depuis son expédition par la bibliothèque prêteuse jusqu'à son retour dans la bibliothèque prêteuse.

Les documents doivent être emballés pour l'envoi comme pour le retour avec le plus grand soin. On utilisera un emballage rigide au format adapté, protégeant entièrement le document.

Paiement

Les bibliothèques prêteuses doivent faire connaître aux bibliothèques emprunteuses les procédures de paiement et les tarifs qu'elles pratiquent.

Les bibliothèques emprunteuses s'engagent à honorer les factures qui leur sont adressées par les organismes prêteurs, correspondant à leurs commandes de documents, sous peine d'exclusion du prêt.