La bibliothèque nationale en ligne

Présentation du système de gestion bibliographique en ligne mis en place à la Bibliothèque nationale, conformément au schéma directeur de 1981. Le système retenu, GEAC, a été adapté aux besoins spécifiques de la Bibliothèque nationale; ses modules de catalogage et d'interrogation sont les premiers développés. Au démarrage du système en 1985, la base contiendra 350000 notices (monographies françaises depuis 1975, monographies étrangères depuis 1984, publications en série françaises depuis 1975); l'accroissement annuel sera d'environ 60 000 notices. Par ailleurs, le recensement du Nouveau catalogue général 1970-1979 sera intégré d'ici 1987. La saisie comme l'interrogation seront effectuées en ligne sur les 200 terminaux mis progressivement à la disposition des catalogueurs et des lecteurs dans les deux prochaines années. De nombreuses clés d'accès permettront la recherche dans les fichiers. Ce système qui repose sur la gestion d'une base de données unique et centralisée, partagée par tous les services, suppose une redistribution des tâches dans le cadre d'une nouvelle structure : constitution de trois chaînes de traitement regroupant chacune les fonctions d'entrée et de catalogage par catégorie de documents (ouvrages français, étrangers, périodiques), création d'un centre de coordination assurant la cohérence sur le plan technique et bibliographique. A plus long terme sont prévus l'extension du système à d'autres types de documents et le développement d'autres fonctions de gestion.

Presentation of the online bibliographical management system set up at the National library in Paris, according to the instructions plan of 1981. GEAC system has been chosen and adapted to the specific needs of the National library; its cataloguing and inquiry modules have first gone into service. At the beginning, in 1985, the base will hold 350 000 entries (French monographes since 1975, foreign monographes since 1984 and French serials since 1975), with an increase of 60 000 entries each year. On the other hand, the Nouveau catalogue général 1970-1979 will be integrated by 1987. 200 terminals will be gradually placed at the users' disposal within two years. With many access keys, file retrieval will be facilitated. This system rests on the management of a single and centralized database which is shared by all services. Such a system induces a new working planification inside a new structure : creation of three processing chains, each of them holding accession and cataloguing of one type of document; creation of a coordination center in order to ensure a technical and bibliographical cohesion. Much later, the extension of the system to other documents and the promotion of other management actions are foreseen.

L'automatisation de la Bibliothèque nationale : une longue histoire qui remonte déjà à une dizaine d'années. Le projet de départ s'était d'emblée voulu limité ; l'informatisation de la Bibliographie de la France-Livres avait pour objet l'édition des fascicules bimensuels et, en prolongement, de fiches diffusées aux bibliothèques abonnées au CANAC (Catalogage national centralisé). Le système qui démarrait au début de l'année 1975 portait la marque de son époque, tant sur le plan des procédures de saisie (les catalogueurs remplissaient des bordereaux qui étaient saisis par des dactylocodeuses; des corrections, reportées sur listings, faisaient l'objet d'une nouvelle saisie), que sur celui de l'exploitation qui se faisait en différé. Par ailleurs, l'accès en ligne au fichier était très limité, tant par la brièveté des sessions que par la pauvreté des clés d'accès.

L'ordinateur de traitement, implanté à l'Isle d'Abeau, n'appartenait pas à la Bibliothèque nationale mais dépendait d'un organisme extérieur, d'abord le Bureau pour l'automatisation des bibliothèques (BAB) pour finir par la DBMIST.

Les développements nécessaires n'ayant pu être apportés, le vieillissement des programmes - et, en parallèle, celui des matériels - se faisait perceptible dès la fin des années 70. Enfin, l'automatisation subissait les contraintes dues à l'étroitesse de son objet, dans la mesure où elle ne s'appliquait qu'à un seul service, celui de la Bibliographie de la France, sans prendre en compte les services en liaison et l'organisation globale.

Il apparaissait donc nécessaire de repenser les bases de l'automatisation :
- acquérir l'autonomie en matière informatique : le principe fut accepté en 1981;
- constituer une base bibliographique en ligne au service de la Bibliothèque nationale et des autres bibliothèques en France.

C'est le processus qui est en cours depuis cette date.

Consciente de l'enjeu et de la complexité du projet, la Bibliothèque nationale a choisi de procéder par étapes, en consolidant chaque fois les acquis et en adoptant une démarche prudente. Tout au long du projet, il a paru indispensable de considérer de façon globale l'informatique et l'environnement organisationnel et humain, faisant ainsi avancer ces deux aspects en étroite liaison par rapport à des objectifs d'ensemble.

Les étapes essentielles de ce processus ont été :
- Elaboration d'un schéma directeur informatique (octobre 1981-juin 1982) qui a posé les problèmes techniques et organisationnels, esquissé les solutions d'ensemble et défini comme objectif prioritaire la réalisation, dans un horizon de 5 ans, d'un système de gestion bibliographique des livres et des périodiques
- puis des autres documents -entrés à la Bibliothèque nationale au titre du Dépôt légal, des acquisitions, des dons ou des échanges. Ses conclusions ont recueilli un large consensus à l'intérieur de l'établissement et aussi de la part des partenaires extérieurs.
- Etablissement d'un cahier des charges des besoins fonctionnels et techniques du système bibliographique, appel d'offres, sélection des offres et choix final du système canadien GEAC avec participation de la société française SEMA (octobre 82-octobre 83).
- Réalisation des adaptations du logiciel GEAC pour les besoins du système bibliographique de la Bibliothèque nationale (à partir d'avril 84).
- Définition de la nouvelle structure des services concernés et de la nouvelle organisation du travail dans le cadre du catalogage totalement automatisé (année 1984).

Nous allons donc présenter le projet dans ses aspects techniques et organisationnels. Nous conclurons sur la mise en oeuvre de cet ensemble en 1985 en esquissant les perspectives d'extension du système à partir de 1986.

Les fonctions du système

Le système de gestion de bibliothèque GEAC est un système intégré comportant tous les modules nécessaires à la gestion d'une bibliothèque. Cependant, compte tenu de ses priorités, la Bibliothèque nationale ne s'est intéressée, dans un premier temps, qu'au module de catalogage et d'interrogation ; les modules d'acquisition et de prêt devraient être mis en place au cours de l'année 1986. La Bibliothèque nationale a été amenée à redéfinir les principales fonctions du module de catalogage *. Ce développement a été mené en liaison avec le projet du Smithsonian Institute à Washington. Le noyau de ce logiciel sera installé à la bibliothèque de l'Université de Waterloo au Canada à la fin de l'année 1985, puis commercialisé par la société GEAC comme logiciel de catalogage à partir de 1986.

Au démarrage du système en automne 1985, la base bibliographique comportera environ 350 000 notices bibliographiques et plus de 220 000 notices d'autorité.

Deux ans plus tard, la base de données devrait comporter environ 1 000 000 de notices bibliographiques remontant à 1970 et 500 000 notices d'autorité. D'ici la fin de l'année 1985, une centaine de terminaux fonctionneront à l'intérieur de la Bibliothèque nationale, la majorité pour le travail des catalogueurs et une dizaine à disposition des lecteurs. A l'horizon 1987, ce sont environ 200 terminaux qui seront connectés à la base pour l'ensemble des sites de la Bibliothèque nationale.

Les principes essentiels à partir desquels est construit le système de gestion de la base bibliographique sont les suivants :
- assurer la cohérence de la base, composante essentielle de la qualité bibliographique;
- mettre à la disposition de l'utilisateur un outil ergonomique, à la fois puissant et souple;
- établir un système de sécurité pour préserver la qualité de la base.

La qualité bibliographique

La cohérence de la base est garantie par la structure de la notice, la structure des fichiers et les mécanismes de chaînage entre les fichiers. Le contenu de toute notice est structuré et codé selon un format de type MARC (INTERMARC dans la version de la Bibliothèque nationale).

La base bibliographique comporte deux types principaux de fichiers, les fichiers d'autorité et les fichiers bibliographiques. Les premiers assurent la normalisation des principaux points d'accès aux notices bibliographiques. Chaque notice d'autorité comporte la forme retenue en vedette (avec possibilité, le cas échéant, de recenser plusieurs formes), les formes rejetées et les formes associées.

Il a été décidé de constituer des fichiers d'autorité pour les auteurs, personnes physiques et collectivités, les titres uniformes et les mots-matières. Pour ces différents types d'information, toute vedette d'une notice bibliographique est automatiquement contrôlée sur le fichier d'autorité correspondant.

Une vedette d'une notice bibliographique correspond donc nécessairement à la vedette d'une notice d'autorité. Un chaînage est établi entre les deux notices. Inversement, toute modification dans la vedette d'une notice d'autorité est automatiquement répercutée dans la zone vedette correspondante de toutes les notices bibliographiques qui lui sont liées.

Les fichiers d'autorité assurent donc la cohérence de la base par la normalisation des points d'accès, le contrôle du catalogage et la non-redondance des données dans le fichier bibliographique.

Outre les chaînages entre fichier d'autorité et fichier bibliographique, il en existe également entre notices à l'intérieur du fichier d'autorité et à l'intérieur du fichier bibliographique. Les liens logiques entre notices se font par l'intermédiaire du numéro de notice. Tous les liens sont réciproques. A partir de l'établissement d'un lien dans une notice donnée, le lien symétrique est généré par le système dans l'autre notice.

L'ergonomie

Il s'agit d'un système transactionnel. L'interrogation et le catalogage sont totalement en ligne. Le paramétrage du système assure une très grande souplesse puisque les données ainsi gérées peuvent être à tout moment modifiées. Parmi les informations paramétrées, on peut citer, à titre d'exemple, les formats, les sections et autorisations (voir plus loin).

La recherche pour le public peut être guidée grâce à un système de menus où l'utilisateur est invité par des écrans successifs à choisir le type de recherche (par auteurs, titres, mots-matière, mots significatifs, numéros), puis à préciser sa clé, puis à choisir un titre parmi les références que le système lui propose et enfin à afficher la notice sélectionnée et ainsi de suite. Ce processus est évidemment un peu long et lassant pour celui qui l'utilise très souvent.

Dans ce cas, l'utilisateur plus expérimenté dispose de commandes, c'est-à-dire d'un vocabulaire de « mots » (ou plutôt d'abréviations) qui, interprétés par le système, conduisent à la recherche voulue. Par exemple la commande RCH BAP HUGO conduira à la recherche (RCH) du fichier bibliographique (B) par l'auteur personne physique (AP) HUGO. Ce vocabulaire doit évidemment être connu de l'utilisateur : ce type de recherche s'adresse surtout au personnel bibliothécaire. Les commandes les plus courantes correspondent à une touche fonction du terminal, ce qui rend l'utilisation encore plus facile. Au cours de la recherche comme du catalogage, l'utilisateur peut avoir recours à des écrans d'aide.

Dans tous les cas où cela est possible, le système se substitue à l'utilisateur en anticipant par défaut. Par exemple, en procédure de saisie, le système peut remplir automatiquement un certain nombre de zones fixes en fonction de l'appartenance du terminal à une section donnée ou du type de format retenu. Les valeurs données par défaut peuvent être certaines ou seulement probables, parce que définies en fonction de la majorité des cas possibles. Le travail du catalogueur s'en trouve d'autant allégé.

L'aide à la recherche

L'utilisateur peut aisément manipuler les données sur l'écran; il peut les faire défiler, en avant ou en arrière. Il peut retourner à l'écran précédent, ce qui lui permet, par exemple, d'affiner une recherche sans saisir à nouveau la commande initiale.

De nombreux points d'accès permettent la recherche dans les fichiers : numéros d'identification (numéro de la notice, ISBN, ISSN, numéro d'entrée, etc.), auteurs, titres, éditeurs, mots-matières, indices de classification, cotes. On peut utiliser la troncature à droite, la recherche par mots significatifs ainsi que la recherche booléenne avec les opérateurs « et », « ou » et « sauf ». L'accès par une forme rejetée conduit automatiquement à la vedette retenue.

Il est possible de suivre un lien (cf. schéma 1). Par exemple, on peut trouver toutes les notices bibliographiques liées à une notice d'autorité ou, inversement, remonter d'une vedette à la notice d'autorité correspondante. De même, on peut obtenir les références de tous les volumes faisant partie d'une collection ou, inversement, remonter de la zone de lien à la collection, dans la notice du volume, à la notice de collection.

L'utilisateur dispose d'affichages divers : en format, en ISBD complet ou simplifié. Enfin, deux « affichages » comportant l'intitulé des rubriques (auteur, titre, etc.) ont été conçus à l'intention du public - l'un très simplifié, le second plus complet.

L'aide au catalogage

Sur l'écran, le catalogueur dispose de toutes les facilités du type traitement de texte (déplacement du curseur, effacement, insertion de zones ou d'information textuelle, défilement de l'affichage avant-arrière). La saisie s'effectue sur page d'écran en mode local (c'est-à-dire dans la mémoire du terminal). Une notice complète peut être saisie de façon continue même si elle dépasse les 16 lignes qui lui sont affectées sur l'écran, le terminal prenant automatiquement en charge la gestion d'une telle notice par défilement de l'affichage. Tant que le catalogueur n'a pas appuyé sur la touche ENVOI, il peut corriger sa notice, ajouter ou effacer des informations; la notice reste en mode local : l'information complète ne sera transmise à l'ordinateur pour traitement et contrôle que lorsque le catalogueur aura appuyé sur la touche ENVOI. Cette procédure soulage l'ordinateur central et permet également un travail plus rapide puisque le catalogueur peut travailler sur l'écran librement jusqu'à ce qu'il estime avoir terminé sa saisie.

Le catalogueur est aidé par le système: informations données par défaut, affichage automatique des zones obligatoires. Un certain nombre d'automatismes s'intègrent nécessairement dans le processus de catalogage : contrôle de la notice par rapport au format, contrôles de contenu et de cohérence. Les zones vedettes des notices bibliographiques sont automatiquement vérifiées sur les fichiers d'autorité.

Le catalogueur peut, s'il le souhaite, n'entrer qu'une forme tronquée ; le système recherche dans le fichier d'autorité l'ensemble des formes débutant par cet intitulé ou s'en approchant. Le catalogueur n'a plus alors qu'à désigner dans la liste affichée la vedette qu'il retient. Si le catalogueur entre une forme qui correspond à un renvoi, le système propose la forme retenue en vedette. Enfin, si le catalogueur désire entrer une vedette nouvelle, qui n'a donc aucune correspondance dans le fichier d'autorité, le système génère automatiquement une notice d'autorité provisoire.

Pour l'ensemble des chaînages entre notices, à partir de l'établissement d'un lien par le catalogueur, la génération du lien symétrique dans la notice chaînée est prise en charge par le système.

Enfin, les procédures de catalogage et de recherche sont totalement intégrées. A tout moment du processus de création ou de mise à jour d'une notice, il est possible d'entreprendre une recherche sans risquer de perdre l'information déjà saisie.

Les sécurités

Les fichiers de travail

Seules les notices des fichiers centraux seront accessibles aux lecteurs. Ces fichiers ne contiennent que des notices validées. Tout traitement d'une notice ne peut se faire directement dans les fichiers centraux, mais doit être effectué dans un fichier de travail en liaison avec l'appartenance à une « section ».

Lorsqu'une notice est en cours de traitement dans un fichier de travail elle est signalée comme telle dans les fichiers centraux et ne peut faire l'objet d'un traitement simultané dans un autre fichier. Une notice ne peut être reversée dans les fichiers centraux qu'après validation par une personne « autorisée ».

Les sections

Les sections correspondent à l'organisation de la chaîne de traitement ; une section regroupe l'ensemble des personnes traitant, à un niveau donné, un type de document (notices bibliographiques) ou un type d'information (notices d'autorité). Chaque section dispose d'un fichier de travail où se trouve l'ensemble des notices en cours de traitement par la section. A chaque section est associé un niveau de catalogage. Lorsqu'une notice a été validée par une section, elle est reversée dans les fichiers centraux avec le niveau de catalogage de cette section. Ainsi, lorsqu'un ouvrage aura été traité par le Dépôt légal, la notice sera disponible dans les fichiers centraux avec un niveau de catalogage 5. Lorsque la Bibliographie de la France reprendra la notice pour l'enrichir, celle-ci sera copiée dans le fichier de travail de la Bibliographie de la France puis, après traitement, contrôle et validation, reversée dans les fichiers centraux avec un niveau de catalogage 2. Cette nouvelle version de la notice, de statut supérieur, remplacera la précédente dans les fichiers centraux.

Les autorisations

A l'intérieur d'une section donnée, il peut y avoir des niveaux d'autorisation différents : catalogueur, relecteur. Le niveau d'autorisation d'une personne habilitée à valider une notice correspond au niveau de catalogage de la section.

Toute personne peut intervenir sur les notices correspondant au type de section auquel elle appartient si cette notice a un niveau de catalogage inférieur ou au plus égal au sien. Une même personne peut avoir plusieurs niveaux d'autorisation différents en fonction du type d'information qu'elle traite.

Les sections et autorisations ont été définies à la Bibliothèque nationale en fonction de l'organisation qui lui est propre. Leur paramétrage non seulement permet une mise à jour permanente, mais assure aussi au système une très grande souplesse, lui donnant toute possibilité d'évolution.

Une organisation nouvelle

Le schéma directeur avait diagnostiqué un certain nombre de problèmes au niveau des structures et de l'organisation du travail. Sur le plan des structures, l'éclatement des circuits de catalogage en multiples services dépendant de directions différentes empêchait une gestion souple des moyens pour toute une chaîne, de l'entrée du document à l'établissement de la notice complète, et rendait pratiquement impossible la mise en oeuvre d'une politique commune.

Par ailleurs, l'organisation s'avérait peu satisfaisante du fait de la non-réutilisation du travail de catalogage effectué en amont (par exemple entre le Dépôt Légal et la Bibliographie de la France), et de l'existence de multiples boucles liées à la parcellisation des tâches du personnel et au découpage des services. Ainsi, l'affectation des vedettes de collectivités, des mots-matières, des collections ou de la cote impliquait chaque fois un traitement propre par un service ou un groupe de personnes particulier. Cette organisation avait pour résultat le déplacement des ouvrages, de nombreuses étapes de relectures, de corrections et de reprises du travail.

Ces divers facteurs, joints aux problèmes techniques liés à l'ancien système de la Bibliographie de la France, expliquaient les retards importants d'annonce de l'information bibliographique. Ce diagnostic ayant été reconnu par l'ensemble des chefs de départements et de services concernés, le schéma directeur ouvrait la voie à de nouvelles orientations.

Les nouvelles conditions

Le système reposera sur la gestion d'une base de données unique, centralisée, mise à jour en ligne, partagée par tous les services, mettant ainsi l'information bibliographique à disposition immédiate de tout utilisateur (catalogueur ou lecteur). Ce schéma doit être comparé avec l'organisation traditionnelle du travail qui reposait, à l'inverse, sur la gestion localisée, manuelle et différée de fichiers multiples.

Ce changement radical, créé par la mise en place du système, implique, en conséquence, la prise en charge par celui-ci d'un certain nombre de tâches manuelles (telle l'intercalation des fichiers), ainsi que la possibilité de « distribuer » l'information. Alors qu'auparavant les services étaient spécialisés et gestionnaires de leur propre fichier dont ils étaient véritablement « possesseurs », il sera désormais possible de mettre l'information à disposition de tous les services intéressés en n'importe quel point de la bibliothèque.

Une redistribution des tâches s'avère possible. La spécialisation extrême du personnel, la parcellisation des tâches relatives au catalogage peuvent être modifiées dans le sens d'une plus large intégration : affectation par le catalogueur de toutes les vedettes auteurs lors du catalogage signalétique (alors que précédemment ceci faisait l'objet d'une « boucle » en particulier pour les collectivités) et, à moyen terme, intégration complète du catalogage signalétique et analytique, le catalogueur affectant également les vedettes matières. Ce dernier objectif ne se mettra évidemment en place que progressivement.

De telles mutations impliquent d'une part un besoin très important de formation du personnel à ces nouvelles tâches, d'autre part une coordination plus forte au niveau de l'utilisation des normes, des procédures de catalogage et du contrôle de la cohérence de l'ensemble de la base.

Sur le plan opérationnel, les services de la Bibliothèque nationale doivent maîtriser l'outil informatique. Cette nécessité appelle la création d'une fonction nouvelle, celle d'administrateur des données. Celui-ci est chargé d'aider les services dans l'utilisation du système, de recenser les problèmes ergonomiques et fonctionnels et de proposer de nouveaux développements. Il est responsable de la cohérence et de l'intégrité logique des données de la base. Il est par ailleurs l'intermédiaire entre l'utilisateur et le service informatique chargé pour sa part de la maintenance des programmes et de l'exploitation physique des fichiers.

La nouvelle structure

En septembre 1984, suite à différents groupes de travail réunissant des représentants des services concernés, un rapport de synthèse proposant les réformes d'organisation nécessitées par la mise en place du système a été proposé. Un large consensus s'étant dégagé, une nouvelle structure est graduellement mise en place depuis le début de l'année 1985.

La nouvelle structure de la chaîne de catalogage des livres et périodiques français et étrangers est présentée dans le schéma 2.

La constitution de trois chaînes de traitement, placées chacune sous une direction unique et regroupant l'ensemble des fonctions d'entrée et de catalogage d'un type de document répond au souci dé donner les moyens du suivi et de la gestion de la production catalographique. L'objectif de ces départements s'exprime essentiellement en termes quantitatifs de gestion du flux des documents et de production des notices.

Par ailleurs, un Centre de coordination, chargé des fonctions communes, a pour responsabilité d'assurer la cohérence de l'ensemble sur le plan bibliographique et technique. Ce nouveau service regroupe les fonctions de gestion des fichiers d'autorité (auteurs et matières), de normalisation, documentation et formation, et d'administration des données. Il a en main les outils permettant de réaliser la synthèse entre les aspects bibliographiques (normalisation, fichiers d'autorité) et les aspects techniques (administration des données), de suivre l'utilisation de l'ensemble dans les services et de leur apporter l'aide nécessaire (documentation, formation).

L'objet de cette organisation est d'assurer une liaison efficace à double sens entre ce service et les chaînes de catalogage. Le Centre de coordination a pour mission essentielle de soutenir les services de catalogage dans leur pratique quotidienne. Autour d'un noyau de personnes travaillant à plein temps, d'autres personnes partageront leur temps entre le Centre de coordination et un service de catalogage. De même, dans les chaînes de traitement, seront nommés des délégués aux autorités et des correspondants informatiques (sous l'autorité technique du Centre de coordination, mais administrativement dépendants du service de catalogage) chargés de suivre l'application de l'ensemble du système, tant sur le plan bibliographique qu'informatique. Ces délégués ou correspondants assureront ainsi la liaison avec le Centre de coordination et aideront leurs collègues dans les services de traitement (création de vedettes, formation, validation du catalogage...).

La nouvelle organisation du travail

Dans les chaînes de catalogage, l'organisation du travail sera bâtie autour des principes suivants :
- catalogage progressif avec établissement d'une notice sommaire dès l'entrée du document à la Bibliothèque nationale et enrichissement ultérieur de cette notice par le service de catalogage proprement dit qui établira la notice définitive (y compris le catalogage matières). La notice sommaire sera établie dans les 15 jours suivant l'entrée du document à la Bibliothèque nationale et sera ainsi disponible quasi immédiatement pour tout utilisateur interne ou externe. La notice définitive, y compris les mots-matières, devrait être disponible dans la base dans un délai de 8 semaines pour 80 % des ouvrages;
- affectation par les catalogueurs de toutes les vedettes auteurs avec contrôle par rapport aux fichiers d'autorité dans le cadre du catalogage signalétique;
- création des vedettes auteurs et validation des notices d'autorité correspondantes - lorsqu'elles ne correspondent pas à des cas dits « complexes » - par les services de catalogage eux-mêmes (délégués aux autorités);
- une seule étape de relecture et de validation finale par le service de catalogage de la notice bibliographique - y compris toutes zones vedettes auteurs et matières -, ce processus de validation étant indépendant du processus de validation des créations de notices d'autorité correspondantes, validation faite par les délégués aux autorités du service de catalogage dans les cas dits « simples » ou par le service d'autorité, dépendant du Centre de coordination, dans les cas dits « complexes »;
- gestion de l'ensemble, sondages, harmonisation par le Centre de coordination.

La mise en oeuvre

Cette nouvelle organisation se met progressivement en place pour être véritablement effective dans les locaux de la rue Vivienne qui seront prêts à l'automne 1985. Les services de traitement des livres et périodiques français et étrangers, c'est-à-dire les services d'entrée (Dépôt légal, Acquisitions, dons ou échanges) et les services de catalogage proprement dits (signalétique et analytique), ainsi que le centre informatique occuperont ces locaux.

Cette nouvelle organisation des postes de travail et des tâches du personnel, alliée à la puissance propre de l'outil informatique, permettent raisonnablement d'escompter un accroissement substantiel de la productivité de l'ensemble des services de catalogage, lorsqu'auront été dépassées les difficultés inévitables du démarrage. En effet, de nombreux facteurs peuvent créer des difficultés ; en premier lieu, le système, s'il part d'un noyau existant proposé par GEAC, a été largement modifié pour les besoins de la Bibliothèque nationale. Le démarrage se fera parallèlement à l'installation des services dans les nouveaux locaux. Une nouvelle structure et une nouvelle organisation doivent être progressivement mises en place. Les catalogueurs abandonnent les méthodes de travail traditionnelles pour passer à la saisie directement en ligne. Ce personnel, soit environ 150 personnes, doit être formé au système, aux formats...

Compte tenu de ces difficultés prévisibles, il a été décidé d'adopter une démarche prudente. A chaque étape, nous nous efforcerons de consolider les acquis de la mise en place du système. Les deux aspects essentiels de cette mise en oeuvre sont la montée en charge du système et les actions de formation.

Le coup d'envoi

Depuis la fin de l'année 1984, la Bibliothèque nationale a déjà réalisé plusieurs expériences en utilisant l'ancien logiciel de catalogage de GEAC. D'ores et déjà, le fichier de la Bibliographie de la France 1975-1984, avec l'indexation matières à partir de 1980, est consultable en ligne par l'intermédiaire d'un logiciel d'interrogation pour le public, très facile d'utilisation.

Les fichiers d'autorité ont été progressivement chargés dans le système pour permettre non seulement la consultation mais aussi la saisie et la mise à jour des notices. Le fichier d'autorité des collectivités (30 000 notices) a été constitué le premier en incorporant, d'une part les bordereaux rédigés par le service des Publications officielles depuis l'application de la nouvelle norme sur les vedettes de collectivités et, d'autre part, les zones vedettes collectivités du fichier de la Bibliographie de la France, avec leurs renvois. Le fichier d'autorité des noms de personnes (120000 notices) a été constitué ensuite par l'extraction des zones vedettes noms de personnes du fichier de la Bibliographie de la France auxquelles sont venus s'ajouter 3000 bordereaux rédigés par le Service étranger. Enfin le fichier d'autorité mots-matières (65 000 notices), qui faisait l'objet d'un traitement informatique par un façonnier, a été transféré dans le système provisoire de la Bibliothèque nationale.

Le bilan de cette opération sur les fichiers d'autorité est très positif : elle a permis la formation des catalogueurs au format et à l'utilisation d'un système informatique; à partir de cas concrets, elle a donné l'occasion de définir la méthode de travail sur les fichiers d'autorité; enfin, et surtout, elle a permis la révision d'un certain nombre de notices et donc l'amélioration de la qualité des fichiers d'autorité qui constituent le fondement de la future base bibliographique *.

Le nouveau système de catalogage sera testé à partir du mois de septembre pendant environ 1 mois. Cette phase, appelée recette, aura pour objectif d'évaluer la conformité du système aux spécifications fonctionnelles, et d'établir le degré de sécurité et de fiabilité logique et physique des données. Une fois la vérification d'aptitude prononcée, le système pourra être implanté progressivement dans les services.

Le calendrier

A partir du temps zéro, date de la vérification d'aptitude (en principe le 15 octobre 1985), les services suivants seront automatisés :

Temps zéro : fichiers d'autorité (auteurs, matières); supplément II (Publications officielles); chaîne des monographies étrangères (catalogage signalétique et analytique).

Temps zéro + 4 mois: chaîne des monographies françaises (Dépôt légal, Bibliographie de la France, Indexation matières).

Temps zéro + 6 mois : chaîne des périodiques français et étrangers.

Dans les quatre premiers mois, correspondant à la période de garantie du logiciel, la mise en place du système fera l'objet d'une observation et d'une évaluation qui seront conclues par un rapport de synthèse évaluant les aspects suivants : fiabilité du système, ergonomie, productivité, formation du personnel, organisation du travail, réactions du personnel. Ce bilan « à chaud » permettra, si nécessaire, de prendre toute mesure corrective avant l'automatisation de la chaîne « française » et la généralisation du système.

La formation

Compte tenu des nouvelles méthodes de travail, la formation du personnel est indispensable et conditionne le démarrage dans les meilleures conditions. L'utilisation du système provisoire pour la gestion des autorités a nécessité une formation initiale des catalogueurs concernés, mais elle a permis, par ailleurs, en ce qui concerne l'ensemble de la formation, de procéder à un étalement dans le temps et de préciser la méthodologie. Trois types de formation sont prévus pour l'ensemble du personnel concerné : formation aux normes de catalogage (2 jours), formation aux formats (2 jours), formation au système informatique (4 jours). Ces formations doivent précéder la montée en charge, service par service.

Chaque catalogueur aura reçu, préalablement à l'automatisation de son service, en moyenne 8 jours de formation. Cette formation constitue un effort important et pose un certain nombre de problèmes de planification et d'organisation compte tenu du nombre de sessions à organiser (en moyenne 10-12 personnes par session). La formation au système informatique sera basée sur de courtes présentations théoriques. Elle sera essentiellement axée sur des travaux pratiques, les catalogueurs s'exerçant directement au terminal et simulant les fonctions de recherche et de catalogage qu'ils rencontreront dans leur travail.

Les perspectives

Des extensions du système sont prévues à partir de 1986. Certaines sont internes à la Bibliothèque nationale, comme la récupération des notices du Nouveau catalogue général 1970-1979, l'extension du système à d'autres types de documents (disques, estampes, cartes et plans, fonds anciens, etc.).

L'interrogation par le public de la Salle des catalogues est prévue début 1986. Les lecteurs disposeront d'une dizaine de terminaux. Ils seront assistés, dans leur recherche, par du personnel bibliothécaire.

D'autres fonctions doivent être progressivement automatisées sous GEAC. Il s'agit en 1986 de la gestion du Dépôt légal, des Acquisitions et du Centre de prêt et, à plus long terme, du bulletinage.

Vers l'extérieur, progressivement à partir du début 86 en fonction de la montée en charge du système, les services suivants seront fournis par la base :
- produits variés en différé : bibliographies courantes, Bibliographie de la France et ses suppléments, Liste des acquisitions, poursuite du service de diffusion de fiches aux bibliothèques, microfiches des fichiers d'autorité (auteurs, matières), bandes d'échanges en UMMARC;
- interrogation de la base en ligne par tout terminal de type standard par lignes spécialisées ou par TRANSPAC.

Le système de la Bibliothèque nationale devrait très rapidement s'ouvrir à d'autres bibliothèques avec possibilité pour elles non seulement d'interroger la base et de transférer des notices vers leur propre système, mais aussi d'ajouter leur cote à des notices existantes ou d'en créer dans le cadre d'un catalogage partagé. On peut envisager que la base de la Bibliothèque nationale constitue le noyau d'un catalogue collectif ou que d'autres bibliothèques adoptent le même système, aient leur propre base et constituent avec la Bibliothèque nationale un réseau d'informations.

Par ailleurs, des études seront prochainement menées pour réaliser la connexion du système GEAC avec d'autres systèmes français ou étrangers en prenant en compte le respect des normes d'échange de l'information bibliographique et d'interconnexion des systèmes (Cercle de la librairie, British Library, ...). L'objectif est d'établir les liens entre les différents systèmes existants, de façon à mettre en place le plus rapidement possible le réseau français des bibliothèques, en liaison avec les principaux réseaux étrangers.

Ainsi se réalisent progressivement et dans les délais les objectifs fixés par le schéma directeur. Des obstacles restent à franchir. La période automne 85-début 86, en particulier, sera extrêmement difficile. Mais la Bibliothèque nationale a confiance dans la réussite de ce projet, qui permettra de répondre à l'attente de la communauté des bibliothèques en France.