Circulaire du Secrétariat d'État aux universités, Service des bibliothèques n° 76-U-49 du 15 mars 1976 relative au rôle des conservateurs chargés de section

Les bibliothèques universitaires sont généralement organisées, du point de vue de leur fonctionnement, en sections. Celles-ci correspondent, dans la plupart des cas, aux anciennes structures des enseignements supérieurs. Aussi la notion de section se définit-elle, tout d'abord, par référence à une discipline ou à un ensemble de disciplines : droit et sciences économiques, lettres et sciences humaines, médecine, pharmacie et sciences. Cependant un autre critère intervient qui est celui de bâtiment. Il en résulte qu'une section peut être implantée dans plusieurs locaux ou, à l'inverse, qu'un même bâtiment peut en abriter plusieurs. Il existe d'ailleurs, dans ce domaine, une relative diversité liée à l'évolution et à la taille respective des établissements. Ainsi, dans les bibliothèques importantes, les services administratifs et éventuellement les services techniques communs mis en place auprès du directeur ont pu être assimilés à une section. En tout état de cause, le nombre et la nature des sections sont fixés par le directeur en accord avec l'Inspection générale des bibliothèques.

Dans la circulaire n° 74-160 du 29 avril 1974, avait été évoquée la désignation des conservateurs chargés de section : « c'est le directeur, et lui seul, qui procède, avec l'accord de l'Inspection générale, à la désignation des conservateurs chargés de section ». Cette fonction ayant donné lieu à différentes interprétations, il me paraît utile de vous donner à ce sujet un certain nombre de directives.

Je rappelle tout d'abord que le directeur de la bibliothèque universitaire assume, pour l'ensemble de celle-ci dont il est le seul responsable, les attributions fixées par le décret n° 70-1267 du 23 décembre 1970 et précisées par la circulaire du 29 avril 1974. Il est toutefois évident qu'il ne saurait remplir efficacement sa mission sans confier l'exercice d'une partie de ses fonctions aux conservateurs qu'il a chargés d'une section.

I. Rôle du conservateur chargé de section

Le conservateur désigné pour assurer le fonctionnement d'une section est l'adjoint du directeur dont il est chargé d'appliquer les décisions et les instructions. Son rôle à ce titre peut se définir notamment comme suit :

I.I. Lorsque la section est installée dans un bâtiment séparé, il veille au respect des règles relatives à l'ordre et à la sécurité;

1.2. Dans le cas de construction, d'extension ou de transformation des locaux de la section, il collabore avec le directeur pour l'élaboration du programme et des plans, et suit l'exécution du projet;

1.3. Il fait au directeur toutes propositions relatives à la maintenance du matériel, du mobilier et des locaux, et veille à l'exécution des décisions prises à cet égard, notamment en ce qui concerne le nettoyage des locaux;

I.4. Il organise et gère les fonds documentaires de la section, suivant les orientations arrêtées par le conseil de la bibliothèque et le directeur compte tenu des propositions des commissions scientifiques consultatives spécialisées; en accord avec le directeur, il établit, avec d'autres bibliothèques ou organismes, des relations permettant de mieux répondre aux besoins documentaires des usagers;

1.5. Dans la limite des crédits dont il dispose pour l'accroissement et la conservation des collections de la section, il établit la liste des livres, périodiques et autres documents à commander et à relier;

1.6. L'ensemble du personnel affecté à la section est placé sous son autorité immédiate; il en organise, dirige et contrôle le travail;

1.7. Il établit en accord avec le directeur le tableau des horaires et le calendrier des congés;

1.8. Il présente au directeur ses propositions relatives à la titularisation, à la notation et à l'avancement des fonctionnaires affectés à la section.

2. Collaboration entre le directeur de la bibliothèque et les conservateurs chargés de section

Il importe que les conservateurs chargés de section accomplissent leurs tâches dans le sens de l'unité de fonctionnement de la bibliothèque et qu'une politique d'ensemble soit poursuivie. Aussi est-il indispensable que s'établisse une collaboration étroite et régulière entre les conservateurs chargés de section et le directeur. Ce dernier a, à cet égard, un rôle d'incitation, de coordination et de contrôle, sur les plans administratif, scientifique et technique.

Dans cet esprit :

2.1. Il s'efforce de promouvoir des méthodes rationnelles d'organisation et de gestion; il met en place des services techniques communs (ateliers de reprographie, de multigraphie et de reliure, par exemple);

2.2. Il réunit périodiquement les conservateurs chargés de section (une réunion mensuelle semble souhaitable); il se rend dans les sections afin d'apprécier par lui-même leurs problèmes particuliers d'organisation et de fonctionnement;

2.3. Il consulte les conservateurs chargés de section sur le projet de budget de la bibliothèque avant de le proposer à l'adoption du conseil de celle-ci;

2.4. En règle générale, il centralise les dépenses autres que celles relatives aux achats de documents et à la reliure, et en assure directement la gestion;

2.5. Il notifie aux conservateurs chargés de section le montant des crédits consacrés à l'acquisition et à la conservation des documents de leur service respectif ; il les tient informés de l'état des dépenses réglées et engagées à ce titre, selon la procédure la plus appropriée pour permettre de respecter la règle impérative de l'équilibre budgétaire;

2.6. Il fait appliquer la politique documentaire définie en conseil de bibliothèque ; à cette fin, il peut exercer a posteriori son droit de contrôle sur les acquisitions de documents auxquelles ont procédé les sections;

2.7. Il veille au respect des règles de fonctionnement général déterminées par le conseil de la bibliothèque;

2.8. Il intervient dans les questions de personnel lorsqu'un problème de service ou de discipline n'a pu être réglé au niveau de la section;

2.9. Compte tenu des obligations et nécessités de service, il harmonise les régimes d'horaires et de congés.

Je vous prie de bien vouloir porter à ma connaissance les difficultés auxquelles vous vous heurteriez pour l'application des instructions qui précèdent.

(B.O. n° 12, 25 mars 1976, p. 1330-1332).