Recommandations de la Commission des bibliothèques de la « Deutsche Forschungsgemeinschaft » pour la coordination entre les bibliothèques universitaires et les bibliothèques d'instituts

Pour contribuer à une bonne collaboration entre les bibliothèques universitaires et les bibliothèques d'instituts la « Deutsche Forschungsgemeinschaft» a défini un certain nombre de principes qui sont fonction et des établissements et de leur spécialisation. Dans une telle perspective les bibliothèques universitaires doivent développer leurs services de façon à être le centre de la coordination bibliothéconomique au sein de l'Université.

1. Principes de base.

La valeur d'une bibliothèque diminue en fonction de la distance de l'utilisateur. Ce principe vaut tout particulièrement dans les domaines spécialisés où l'utilisateur demande des informations brèves qu'il doit pouvoir obtenir facilement.

L'utilisateur apprécie la disponibilité constante des fonds de consultation sur place en libre accès. Le prêt à domicile est également indispensable. Une bonne gestion bibliothéconomique concilie au mieux les deux nécessités.

Toute solution en vue d'une meilleure coordination entre la bibliothèque universitaire (BU) et les bibliothèques d'instituts doit tenir compte des données topographiques et architecturales, y compris des possibilités de parking.

La coordination devient d'autant plus effective que le nombre de partenaires est réduit. C'est pourquoi, il faut créer, partout où les locaux le permettent, de plus grandes unités bibliothéconomiques. Par ces regroupements, on réunit les conditions indispensables à une amélioration du service : une meilleure acquisition dans les domaines proches ou interdisciplinaires, la suppression des doubles inutiles, un emploi plus efficace du personnel, la diminution du nombre de postes de distribution et de surveillance, l'accès généralisé aux fonds, des heures d'ouvertures prolongées et l'introduction de l'informatique dans la gestion des bibliothèques. La nature de la coordination et les fonctions de la bibliothèque d'institut dépendent du type même de l'institut.

2. Les différents types d'instituts.

21. Les instituts spécialisés.

Les instituts spécialisés couvrent un domaine étroitement délimité et leur nombre d'étudiants est relativement faible. (Ex.: la sinologie, la géodésie...) Comme la documentation de ces instituts est spécialement adaptée à leurs objectifs, les fonds de la BU ne la recoupent guère. Les instituts acquièrent la littérature courante dans leur domaine et la BU peut être dispensée en général de ces acquisitions. La bibliothèque d'un institut spécialisé est surtout utilisée par un nombre restreint de spécialistes. Elle doit donc être essentiellement une bibliothèque de consultation sur place. Ses fonds doivent cependant être accessibles aux personnes qui n'appartiennent pas à l'institut, soit par la consultation sur place pour les utilisateurs locaux, soit par la diffusion de photocopies par la BU pour les utilisateurs éloignés.

Même si plusieurs bibliothèques de ce type se regroupent en une bibliothèque plus grande, les mêmes recommandations s'appliquent.

22. Les instituts des disciplines « de masse ».

Les bibliothèques de ces instituts se caractérisent par des demandes élevées dues au nombre important d'étudiants ou à une utilisation particulièrement intensive du fonds documentaire. Les sections spécialisées qui leur sont rattachées sont à traiter comme des bibliothèques d'instituts spécialisés. La situation de ces bibliothèques diffère selon les disciplines.

221. Les sciences littéraires et historiques.

La répartition des fonds entre les bibliothèques d'instituts et la BU doit essentiellement tenir compte des besoins des étudiants. Il convient aussi de distinguer le cas des livres de celui des périodiques.

Les livres.

Il faut distinguer les fonds d'étude des fonds de recherche. Comme il n'existe pas de manuels à proprement parler dans ces disciplines, la distinction n'est pas absolue; la même documentation peut être utilisée par les étudiants et les chercheurs.

En fait on peut cependant partir des besoins spécifiques de chaque catégorie et considérer que le fonds d'étude correspond à des besoins de masse.

221.1. Fonds d'étude.

Le nombre élevé des étudiants et l'utilisation intensive de cette littérature exigent que ces fonds existent en plusieurs endroits : dans les bibliothèques d'instituts sous forme de fonds de consultation sur place, à la BU sous forme de fonds de consultation sur place et de fonds de prêt à domicile. En cas de forte demande, de nombreux exemplaires sont nécessaires.

22I.2. Fonds de recherche.

L'expérience montre qu'il faut un fonds de recherche de base à la BU et dans les bibliothèques d'instituts. Par contre l'acquisition de la documentation plus spécialisée revient aux instituts. La BU peut en être dispensée, sauf si traditionnellement elle a développé un fonds donné. Pour ces disciplines, il faut établir des accords entre la BU et les instituts concernés. A la BU seule il appartient d'acquérir la documentation fondamentale pour les spécialités qui ne sont pas représentées à l'Université.

Les Périodiques.

Pour des raisons d'accès plus large et plus libre et pour des raisons d'économie et de traitement uniforme, il faudrait réunir en un seul endroit le plus grand nombre possible de périodiques. Cet endroit est la BU où il faut les regrouper, si les locaux le permettent, en un pool de périodiques, desservi par des appareils de photocopie en libre accès. Les périodiques de base doivent être à la fois à la BU et dans les bibliothèques d'instituts. Les périodiques plus spécialisés sont à là BU et ne doivent se trouver dans les instituts que s'ils y sont constamment utilisés. Seuls les périodiques hautement spécialisés qui ne servent qu'à quelques disciplines particulières doivent être conservés dans les bibliothèques d'instituts.

222. Les sciences juridiques.

La structure documentaire de la plupart des « vieilles universités » comporte une grande bibliothèque de faculté en plus des collections de la BU. S'il s'y ajoute quelques bibliothèques d'instituts spécialisés, cette structuré documentaire est à trois niveaux.

Les besoins de masse pour l'enseignement et aussi une grande partie des besoins de la recherche se rapportent au droit allemand. La documentation pour l'enseignement et la documentation de base pour la recherche (les manuels, les commentaires, les ouvrages traitant des questions fondamentales ou d'actualité, les volumes de mélanges, un grand nombre de thèses, les périodiques de base dés principales disciplines du droit ainsi que les recueils de législation et de jurisprudence) constituent ce secteur qui doit exister à la BU et à la bibliothèque de faculté.

La bibliothèque de faculté devrait être une bibliothèque de consultation sur place avec de nombreux exemplaires. La BU, à côté d'une salle de lecture bien équipée, devrait mettre l'accent sur le prêt à domicile. En outre, dans ces fonds d'étude, il importe de bien distinguer les manuels de niveaux différents.

En ce qui concerne la documentation spécialisée, l'exemplaire de la bibliothèque de faculté ou d'institut suffit généralement. Toutefois, la BU devrait posséder dans son fonds de prêt les ouvrages importants en raison de leur qualité ou de leur sujet et aussi ceux d'un intérêt interdisciplinaire. Les documents parlementaires et les bulletins législatifs et administratifs devraient être seulement à la BU, sauf les doubles indispensables à la bibliothèque de faculté. En effet, le cercle de leurs utilisateurs dépasse le cadre des juristes.

La documentation sur le droit étranger revient fondamentalement aux bibliothèques de facultés et d'instituts. La BU pourrait limiter ses doubles acquisitions aux sources importantes et aux publications de base des régions particulièrement intéressantes du point de vue juridique.

Comme la tripartition des collections de droit accentue les risques d'acquisitions dispendieuses, il faudrait d'abord chercher à rattacher les bibliothèques d'instituts à la bibliothèque de faculté en tant que sections spécialisées de celle-ci. Enfin, lors de la conception architecturale d'une nouvelle université juridique, il y a lieu d'étudier s'il ne faudrait pas réaliser une « Law library » de type anglo-saxon, bibliothèque qui serait la section de droit de la BU.

223. Les sciences exactes et appliquées.

En sciences pures et appliquées, les besoins en documentation pour l'enseignement se ramènent à un nombre modéré de titres qui doivent toutefois être disponibles en un grand nombre d'exemplaires. De la documentation pour la recherche, il suffit en général d'un exemplaire. Dans les deux cas, la proximité des fonds par rapport aux utilisateurs est fondamentale. Pour ces disciplines la solution est de créer des bibliothèques de secteurs ou de départements gérées par la BU, sauf si, à cause des locaux, une bibliothèque centralisée est préférable.

La littérature de recherche récente doit être disponible directement dans les diverses bibliothèques de secteurs. La BU verse ses fonds propres dans ces bibliothèques lors de leur création. Elle peut être dispensée d'acquérir les nouveautés, à l'exception de la littérature à caractère interdisciplinaire qui est regroupée chez elle. Les fonds plus anciens et ceux qui ne sont plus utilisés couramment, par exemple les années anciennes des périodiques sont transférées à la BU. Les bibliothèques spécialisées doivent fonctionner comme bibliothèques de consultation sur place avec des heures d'ouverture étendues. Elles devraient avoir des possibilités de photocopie et un service de renseignement propre. Il doit être entendu que les lecteurs qui n'appartiennent pas à l'institut, ont accès aux fonds.[Le bibliothécaire spécialisé de la BU et le bibliothécaire responsable d'une bibliothèque spécialisée ont à oeuvrer ensemble en vue d'une utilisation optimale des moyens financiers.

La BU est responsable de l'acquisition et de la diffusion de la littérature d'enseignement. Ces fonds doivent être regroupés en un seul endroit ou du moins en peu d'endroits. Dans les bibliothèques spécialisées ils doivent être organiquement séparés des fonds de recherche. Deux solutions sont possibles suivant l'éloignement de la BU des locaux d'enseignement. Lorsque la BU est proche, les fonds d'étude se trouvent chez elle. Dans le cas contraire, il convient de créer une sorte d' « Undergraduate Library », annexe de la BU à proximité des secteurs spécialisés. Cette section doit être largement équipée en exemplaires multiples pour la consultation sur place et le prêt à domicile et disposer de places de travail suffisantes.

De telles solutions sont à mettre en oeuvre pour les sciences exactes et appliquées. Il n'échappe pas que leurs réalisations présupposent l'existence des locaux nécessaires. En attendant il faut prendre des dispositions transitoires assurant une meilleure diffusion de la documentation. En ce qui concerne l'acquisition de la documentation spécialisée, les instituts doivent en supporter l'effort essentiel.

23. Les instituts de médecine.

231. Les cliniques.

Les bibliothèques de cliniques sont des bibliothèques de référence pour les besoins immédiats et pratiques de la clinique. Leur taille réduite rend indispensable la coopération avec la section de médecine de la BU. Une administration bibliothéconomique n'est pas requise pour chaque bibliothèque de clinique : ces fonctions bibliothéconomiques peuvent être prises en charge plus efficacement par la section de médecine de la BU. Des fonds importants de périodiques ne sont pas nécessaires dans les bibliothèques de cliniques, vu les facilités de photocopie. Il suffit que les périodiques essentiels y soient disponibles. Pour les besoins autres, la photocopie des articles doit être réalisée rapidement par la section médecine de la BU.

232. Les instituts pour la médecine théorique.

Les bibliothèques des instituts pour la médecine théorique doivent pouvoir faire appel à des fonds plus importants que les bibliothèques de cliniques. Il dépend des données locales, notamment de l'éloignement de la section de médecine de la BU et de ses possibilités de travail, de savoir si le fonds doit être dans les instituts ou chez elle. Dans le premier cas, il faut appliquer les recommandations pour les bibliothèques spécialisées en sciences exactes. Dans le second cas, le fonds est disponible à la section de médecine de la BU, à l'exception des manuels.

233. Bibliothèque de la faculté de médecine.

Une bibliothèque de la faculté de médecine dans le quartier des cliniques universitaires est la meilleure solution pour une diffusion rationnelle de la documentation. Elle constitue la section de médecine de la BU.

Cela comporte l'obligation d'avoir en grand nombre d'exemplaires les manuels pour étudiants. Il faut en outre un fonds de prêt et des salles de consultation sur place largement équipées en bibliographies, manuels et périodiques.

24. Les instituts interdisciplinaires.

Deux types sont à distinguer :

Les instituts permanents, qui ont un fonds durable de documents. Ces instituts se consacrent à l'étude, sous des approches différentes, soit d'un sujet déterminé (par exemple : la recherche spatiale), soit d'un sujet délimité dans l'espace ou le temps (par exemple : l'Asie de l'Est ou les études médiévales). Lors de la constitution de ces bibliothèques, il faut tenir compte des fonds déjà existants à la BU. La BU peut renoncer à l'acquisition des documents très spécialisés ou en langue rare

Les instituts temporaires, qui sont supprimés à l'achèvement du programme de recherche. Lors de la constitution de ces instituts, le dépôt joue un rôle considérable. Sur la base des listes d'acquisitions il faut examiner quels ouvrages la BU peut prêter et quels ouvrages il faut acheter. Il faut éviter dans tous les cas le plus de doubles possibles, car ils seront inutiles après la dissolution de l'institut.

3. La Bibliothèque universitaire.

31. Généralités.

La BU est le lieu de coordination bibliothéconomique de toute l'université. Elle représente le centre d'information de l'université et est nécessaire comme bibliothèque de prêt à côté des bibliothèques d'instituts et de faculté qui sont surtout des bibliothèques de consultation sur place. Son domaine d'acquisition comprend la documentation interdisciplinaire, par exemple les bibliographies générales et les ouvrages de référence, des collections, les périodiques scientifiques de base, les écrits académiques et les publications sur l'enseignement supérieur et la bibliothéconomie. Elle regroupe aussi les collections de thèses. De plus, il lui incombé d'acquérir la documentation qui n'entre pas ou non exclusivement dans les collections des instituts et des facultés (cf. point 2).

En somme, il lui revient le soin de la constitution de fonds équilibrés dans le cadre du système d'ensemble. En particulier elle doit jouer un rôle de complément dans les domaines où les instituts renoncent, en raison du sujet, à acquérir la documentation. Indépendamment de sa mission à l'intérieur de l'université, elle doit continuer à assurer une diffusion documentaire locale et régionale. Il importe en particulier de mettre en oeuvre toutes les possibilités de rationalisation du circuit documentaire pour aboutir à une diffusion rapide de la documentation aux utilisateurs.

32. Documentation pour l'enseignement.

Une tâche fondamentale de la BU consiste à procurer aux étudiants la documentation pour l'enseignement qui est utilisée régulièrement et en grand nombre. L'expérience des dernières années a montré que la constitution des collections de manuels répondait à un besoin pressant. Cependant, les fonds actuels sont encore nettement insuffisants, surtout dans les disciplines de masse. Il faut donner les moyens à la BU de constituer à grande échelle ces fonds d'enseignement en libre accès. (... Pour la constitution de ces fonds, il faut compter au minimum 10 DM par étudiant et par année avec une augmentation annuelle de 50 %. Cette somme est à ajouter au budget de la BU.)

Il semble raisonnable de regrouper à la BU, le prêt à domicile du fonds d'enseignement, car les utilisateurs s'intéressent souvent à plusieurs disciplines. En outre cela permet la rationalisation du service de prêt. Seul un éloignement considérable de la BU justifie que le prêt se fasse en plusieurs endroits.

En plus du fonds de prêt, des fonds de consultation sur place sont nécessaires dans les salles de lecture de la BU et des instituts et facultés. Il est en outre particulièrement important d'avoir des fonds de consultation temporaires, sous la forme de collections semestrielles. Ces collections consistent essentiellement en ouvrages et photocopies d'articles de périodiques qui ont été recommandés pour un cours ou un séminaire. Pour en permettre la consultation la plus large possible, la BU devrait retirer ces ouvrages de ses fonds pour les mettre en dépôt dans les salles de lecture des utilisateurs. Ainsi ces documents ne sont pas soustraits aux autres lecteurs pour une longue durée. Les lacunes seront comblées par la BU.

4. Répartition des acquisitions.

Pour une utilisation plus économique des moyens et un meilleur équipement documentaire il importe de répartir les acquisitions entre la BU et les bibliothèques d'instituts. Il y a plusieurs façons d'organiser cette répartition. Dans chaque cas la forme appropriée doit être déterminée en fonction du type de l'institut et de son fonds. Il faut veiller à ce que les mesures prises ne soient pas disproportionnées avec les résultats obtenus. Il est recommandé dans tous les cas de codifier dans un document écrit la répartition des acquisitions. Entre les instituts spécialisés et la BU, des accords individuels à propos d'un achat onéreux suffisent généralement, car leurs domaines d'acquisitions respectifs ne se recoupent pas. Des commissions communes sont indispensables pour l'achat d'ouvrages dans les disciplines de masse à cause des risques élevés de recoupement. Souvent il faut décider dans ces séances cas par cas, si telle nouveauté est à acquérir pour un institut ou pour la BU ou pour les deux à la fois et s'il faut l'intégrer au fonds de la salle de lecture ou au fonds de prêt de la BU. Le bibliothécaire spécialiste de la BU est l'interlocuteur des instituts. Ceux-ci doivent aussi lui soumettre des propositions d'achats pour la BU.

Le nombre de périodiques en exemplaires multiples qui se trouvent dans l'université devrait être le plus petit possible et le nombre total de titres différents le plus élevé possible. Lors de tout abonnement nouveau, des accords réciproques sont nécessaires. De telles ententes sont également recommandées pour les échanges.

5. Catalogage.

Un catalogue collectif des livres et des périodiques de l'université est un adjuvant essentiel d'un ensemble coordonné de bibliothèques. Il permet non seulement une meilleure utilisation de tous les fonds de l'université, mais facilite aussi la répartition des acquisitions entre la BU et les bibliothèques d'instituts et entre ces bibliothèques elles-mêmes. Le Wissenschaftsrat (conseil scientifique) a rappelé en 1967 l'insuffisance de ces catalogues. Il appartient à la BU d'imposer la participation aux catalogues collectifs et l'application de règles uniformes de catalogage.

Pour la constitution des catalogues collectifs (traitement des fonds existants), des subventions spéciales en personnel et en moyens doivent être accordées à la BU et les frais courants doivent figurer dans le budget de la BU. A la condition que le personnel de toutes les bibliothèques soit étatisé (cf point 10), le catalogage des nouvelles acquisitions incombe à la BU. Tant que les instituts ont leur personnel propre, la BU doit veiller à la coordination du catalogage. A plus long terme il faut lui donner les moyens nécessaires pour diffuser les fiches des ouvrages aux instituts.

6. Utilisation.

Il faut que les fonds de l'université soient tous accessibles, notamment les collections de périodiques des instituts qui doivent être disponibles pour les photocopies que la BU est appelée à faire. L'utilisation rationnelle des fonds n'est possible que sur la base d'un accès libéral et d'une entraide réciproque.

Les heures d'ouverture des instituts dépendent de leurs besoins particuliers et ne peuvent pas être réglementées d'une façon globale. Cependant, il est recommandé d'ouvrir les bibliothèques des instituts de masse de 8 h à 22 h tout comme la BU. Le prêt à domicile doit fonctionner au moins six heures d'affilée. La durée du prêt doit être la même pour tous.

L'introduction du prêt immédiat pour tous les utilisateurs est vivement recommandée partout où cette prestation toute normale n'existe pas encore. Il faut créer pour cela, dans la mesure où c'est nécessaire, les postes de travail et les installations techniques nécessaires. En outre, il faut chercher à étendre les fonds en libre-accès. Il en résulte un allègement du service du prêt.

7. Magasinage des fonds d'instituts.

Les bibliothèques d'instituts ou de facultés sont des bibliothèques en libre-accès sans magasins. Il faut tenir compte de cette donnée lors de la construction et des acquisitions. La documentation qui n'est plus utile dans le fonds en libre-accès de l'institut ou qui n'y peut être conservée pour une raison donnée, doit être transférée dans les magasins de la BU. Celle-ci doit avoir la liberté de disposer des doubles.

8. Services techniques de la BU.

L'atelier de photo et de reprographie de l'université devrait être contigu à la BU. En outre il faut installer des appareils de photocopie dans l'université partout où un besoin se fait sentir (par exemple dans les bibliothèques de secteurs et dans les salles de lecture de la BU).

Dans le cadre d'un enseignement, il est parfois nécessaire de disposer d'un grand nombre d'exemplaires de textes qui manquent ou ne sont pas assez nombreux. La BU doit être en mesure de répondre à ce besoin en multigraphiant les textes grâce à du personnel approprié et un équipement technique adéquat. La préparation et la vérification des trains de reliure des instituts devraient être effectuées par le personnel de la BU en fonction dans les instituts.

9. Informations.

Un système unifié de bibliothèques exige des différents partenaires un échange permanent d'informations sur toutes les questions bibliothéconomiques. En particulier, une coopération étroite entre la commission des bibliothèques de l'université et la BU est indispensable.

Dans le cadre du système d'ensemble, le service de renseignement de la BU revêt une importance particulière. Il doit être organisé et éventuellement renforcé en raison de ces exigences. Ce service de renseignement doit donc être pourvu du personnel et des instruments bibliographiques nécessaires pour pouvoir répondre immédiatement aux demandes des instituts et des secteurs spécialisés. Dans la mesure où des services de renseignement existent dans les bibliothèques de secteur, ce rôle leur incombe.

10. Personnel.

Les recommandations partent du principe que les bibliothèques de l'université forment une unité. Ce principe exige l'étatisation de tout personnel des bibliothèques, car cela seul permet son utilisation rationnelle. Cette disposition n'implique pas que tout le personnel travaille à la BU mais que tout le personnel, que les instituts affectent à leurs bibliothèques, relève de la BU. L'étatisation du personnel des instituts ne doit pas cependant se faire au détriment de l'effectif dont la BU a besoin pour ses propres tâches.

11. Développements futurs.

La transformation de l'enseignement supérieur implique aussi une transformation des bibliothèques pour les adapter aux besoins futurs des universités. En plus de dispositions qui peuvent amener à court terme à une meilleure coopération entre les différentes unités de documentation de l'université, ces recommandations contiennent également des propositions qui ne pourront se réaliser que progressivement à partir de l'état actuel. Les solutions proposées doivent naturellement être adaptées aux données locales; elles ne peuvent pas non plus être réalisées sans tenir compte de l'expansion des universités et des réformes de l'enseignement.

Le nombre croissant des étudiants exige la création de bibliothèques plus grandes et plus fonctionnelles qui soient suffisamment équipées en exemplaires multiples. La suppression des acquisitions désordonnées et une utilisation meilleure des moyens doit permettre aussi de réunir la documentation nécessaire aux besoins effectifs de la recherche.

Des modifications de structure s'imposent pour exploiter au mieux les possibilités qu'offre un système unifié de bibliothèques. En premier lieu il faut créer de plus grandes unités de gestion et s'efforcer de supprimer la dispersion actuelle pour organiser un ensemble fonctionnel et économique.

L'adaptation aux besoins documentaires futurs nécessite un organe directeur qui décide des questions fondamentales et veille, par des mesures appropriées, à la coordination des bibliothèques et au développement de leur coopération. C'est le rôle de la commission des bibliothèques de l'université 2.